Angebot schreiben – der erste Schritt zum neuen Auftrag

Für Sie als junger Unternehmer oder Gründer ist die Kundenakquise eine der größten Herausforderungen. Neue Kunden zu finden kostet Zeit und jeder muss sich immer wieder auf Absagen einstellen. Der erste Schritt, einen neuen Kunden für sich zu gewinnen ist deshalb ein gutes Angebot abzugeben. Doch wie müssen Sie ein Angebot schreiben? Worauf es beim Angebotsschreiben ankommt und wie Sie Interessenten überzeugen und somit als Kunden gewinnen können, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Das erwartet Sie heute:

• Was ist ein Angebot?
• Angebot schreiben Schritt für Schritt
• Pflichtangaben im Angebot
• Was macht ein gutes Angebot aus?
• Formulierungen im Angebotsschreiben
• Angebot schreiben mit Word oder Excel
• Angebotsvorlage
• Angebote online schreiben mit einer Angebotssoftware
• Verbindlichkeit von Angeboten
• Angebot nachträglich ändern
• Zusammenfassung

Was ist ein Angebot?

Unter einem Angebot, auch Offerte genannt, versteht man das Anbieten von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden. Das Angebot untersteht hierbei festgelegten Konditionen. In einem Angebot sind die Art der Leistung, der Umfang und die entsprechenden Preise enthalten. Wird ein Angebot akzeptiert, so mündet dies in einen Kaufvertrag.

Welche Arten von Angebot gibt es?

Ein Angebot, in der Regel ein kaufmännisches Angebot, können Sie in verschiedene Gruppen unterteilen.

Angebot schreiben Schritt für Schritt

Kommen wir aber wieder zurück zum Angebot erstellen. Sie stehen vor der Aufgabe, ein Angebot zu schreiben, um damit einen Auftrag zu erhalten. So einfach, wie es auf den ersten Blick sein mag, ist es aber nicht – denn es gibt einige Punkte zu beachten.

Wichtig ist aber für Sie allerdings in erster Linie, dass Sie vor allem den Interessenten von Ihrem Angebot überzeugen. Damit dies gelingt und Sie dennoch keine Pflichtangaben vergessen, haben wir Ihnen im Folgenden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt:

• 1. Schritt: Sie müssen beim Kunden das Interesse an Ihrem Angebot wecken. Dies gelingt am besten, wenn Sie Bezug auf ein vorheriges Gespräch nehmen. Haben Sie den Interessenten beispielsweise auf einer Messe oder einer Veranstaltung getroffen? Dann nehmen Sie darauf ruhig Bezug.
• 2. Schritt: Fragen Sie sich vor dem Angebot schreiben, welche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Das können beispielsweise Sonderwünsche sein, welche für den Interessenten relevant sein können. Aber auch der Umfang der Leistungen und die Planung Ihres Zeitkontingents sind immens wichtig.
• 3. Schritt: Erstellen Sie Ihr Angebot in schriftlicher Form.
• 4. Schritt: Prüfen Sie vor dem Versand, ob alle Pflichtangaben beachtet wurden.
• 5. Schritt: Senden Sie das Angebot dem Interessenten zu.
• 6. Schritt: Fragen Sie nach, ob Ihr Angebot angekommen ist und der Empfänger damit auch zufrieden ist.
• 7. Schritt: Erhalten Sie die Zusage, müssen Sie sich um einen Kaufvertrag kümmern. Wird das Angebot abgelehnt, dann sollten Sie nach den Gründen fragen.
• 8. Schritt: Nach Auftragserhalt müssen Sie Ihre Buchführung im Auge behalten – denn nach dem Angebot schreiben geht es für Sie noch weiter. Von der Auftragsbestätigung bis hin zur Stellung der Rechnung und einer möglichen Mahnung. Diesen ganzen Prozess müssen Sie begleiten und natürlich in der Zwischenzeit auch weitere Angebote schreiben.

Pflichtangaben im Angebot

Wie oben bereits erwähnt, spricht der deutsche Gesetzgeber beim Angebot ein Wörtchen mit:

• Laut § 145 Bindung an den Antrag – Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Sie zwingend an ein Angebot gebunden – außer, wenn Sie dies ausgeschlossen haben.
• Gemäß § 148 Bestimmung einer Annahmefrist (BGB) haben Sie das Recht ein Datum festzulegen, bis zudem Ihr Angebot gilt.
• Ein Angebot erlischt demnach gemäß § 146 Erlöschen des Antrags (BGB) erst, wenn der Interessent das Angebot ablehnt oder es nicht rechtzeitig annimmt.
• Verpasst Ihr Interessent diesen Zeitpunkt, hat er gemäß § 147 Annahmefrist (BGB) keinen Anspruch mehr darauf, das Angebot annehmen zu können. Das gilt übrigens auch für mündliche Angebote.

Es bestehen zwar darüber hinaus keine formalen Anforderungen, aber Ihr Angebot sollte  auf jeden Fall seriös wirken. Wie in Schritt 1 beschrieben, wollen Sie den Interessenten ja schließlich neugierig machen und ihn von sich und Ihrer Leistung überzeugen. Das heißt, dass Sie beim Angebot schreiben auf eine korrekte Rechtschreibung, Sorgfalt, falsche Angaben und schwammige Formulierungen verzichten sollten.

Folgende Inhalte sind für Sie formal als auch inhaltlich deshalb besonders wichtig:

• Sie sollten das Angebot in schriftlicher Form erstellen und können es als Brief, Fax oder Mail zustellen.
• Es muss einen eindeutigen Adressaten geben.
• Versehen Sie Ihr Angebot mit einer fortlaufenden Nummer. Es ist immer gut, wenn Sie das Angebot anhand dieser Nummer rückverfolgen können.
• Wenn es sinnvoll erscheint, vergeben Sie für den Interessenten auch direkt eine eindeutige Kundennummer.
• Das Datum der Erstellung des Angebots sollte nicht fehlen.
• Die Leistung, welche von Ihnen erbracht werden soll, muss im Angebot ganz exakt beschrieben werden.
• Vergessen Sie nicht, genaue Mengenangaben zu machen.
• Listen Sie im Angebot die Preise und auch die Rabatte ganz genau und transparent auf.
• Machen Sie genaue Angaben zu den Kosten für Verpackung, Transport und Versand.
• Auch eine voraussichtliche Lieferzeit sollte nicht fehlen.
• Machen Sie auf die Zahlungsbedingungen, die Lieferbedingungen und die gültige AGB aufmerksam.
• Geben Sie eine Frist an, bis wann das Angebot Gültigkeit besitzt.
• Gibt es optionale Leistungen, welche einen Aufpreis rechtfertigen, dann weisen Sie darauf hin.
• Nicht zu vergessen sind Schreiben des Angebots der Eigentumsvorbehalt, der Erfüllungsort und der gültige Gerichtsstand.

Pflichtangaben für Angebote als Kleinunternehmer oder Freiberufler

Für Kleinunternehmer und Freiberufler (Freelancer) gibt es keine besonderen rechtlichen Pflichtangaben – für sie gelten die gleichen Bestimmungen. Das bedeutet, Ihr Angebot sollte in dem Fall folgende Pflichtangaben umfassen:

• Anschrift und Kontaktdaten des Absenders
• eindeutiger Adressat
• Angebotsnummer
• optional: Kundennummer
• Datum der Angebotserstellung
• Art, Umfang und Vergütung der Leistungen oder Produkte
• eventuelle Kosten für Verpackung, Versand sowie Transport-Versicherung
• anvisierter Liefertermin
• Zahlungsbedingungen
• optional: Freizeichnungsklausel
• Bankverbindung
• Steuernummer
• AGB

Was macht ein gutes Angebot aus?

Abseits der formalen oder rechtlichen Empfehlungen, haben wir Ihnen im Folgenden Tipps zusammengestellt, mit denen Sie überzeugende Angebote schreiben und designen, die Interessenten überzeugen.

Kunden überzeugen und für Sie gewinnen

• Tipp 1: Nutzen Sie bei der Angebotserstellung immer eine persönliche Anrede und Titel (sofern vorhanden)
• Tipp 2: Überzeugen Sie den Angebotsempfänger mit einem plausiblen und ansprechenden Aufbau
• Tipp 3: Sie sollten immer eine Gruppierung nach Gruppen vornehmen
• Tipp 4: Mit einer Gewährung von Rabatten schaffen Sie Interesse und eine erhöhte Kaufabsicht
• Tipp 5: Je schneller Sie Ihr Angebot machen, desto größer sind Ihre Chancen auf einen Zuschlag
• Tipp 6: Vergessen Sie nicht, eine Frist zu setzen, bis zu der das Angebot auch gültig ist.

Gehen wir hier auf die einzelnen Punkte zum besseren Verständnis für Sie ein.

• Die persönliche Anrede: Eine allgemeine Anrede sollten Sie vermeiden. Es ist wichtig, dass beim Angebot schreiben der Name von Ihrem Ansprechpartner genannt wird. Dies bewirkt, dass er sich persönlich von Ihnen angesprochen fühlt. Sollte ein akademischer Titel vorhanden sein, so sollten Sie Ihren Ansprechpartner auch damit betiteln.
• Der Aufbau von Ihrem Angebot: Im Grund ist ein Angebot einer Rechnung sehr ähnlich. Sie müssen also in Ihrem Aufbau mit der Adresse und dem Ansprechpartner beginnen. Anschließend müssen Sie dann die Adresse vom Empfänger folgen lassen. Vergessen Sie Auftragsnummer oder den Bezug zu Ihrem Angebot nicht. Dann müssen Sie eine kurze Einleitung folgen lassen, bevor es mit den Leistungen weitergeht. Wichtig ist beim Aufbau auch ein ansprechendes Design. Gestalten sie dieses am besten so, dass es auch zu Ihrem Unternehmen passt.
• Klare Gliederung schaffen: Haben Sie die oben genannten Punkte in Ihrem Angebot erwähnt, müssen Sie nun genau auflisten, um welches Produkt oder welche Leistung es geht. Sind mehrere Produkte oder Leistungen gefragt, dann erstellen Sie für jede von ihnen einen abgeschlossen Punkt. Nennen Sie den Preis, den Ansprechpartner von Ihrer Seite und ziehen Sie zur besseren Übersicht in diesem Fall ruhig Zwischensummen. Der Interessent sollte zu jeder Zeit erkennen können, was es ihn kostet, wenn der Auftrag von Ihnen erledigt wird.
• Rabatte gewähren: Um den Angebotsempfänger für sich zu gewinnen, können Sie durchaus Rabatte gewähren. Diese müssen aber für Sie finanziell auch zumutbar sein. Es hilft Ihnen wenig, wenn Sie Rabatte gewähren, die Ihnen unter dem Strich dann zu wenig einbringen. Mit Rabatten aber machen Sie sich auf jeden Fall interessant.
• Die Reaktionszeit: Sie können sich mit Ihrem Angebot einen Vorteil verschaffen, wenn Sie das Angebot so schnell wie möglich machen. Experten raten hier, dies in einem Zeitfenster von maximal 24 Stunden zu tun. Damit machen Sie einen positiven Eindruck und davon könnten Sie ebenfalls profitieren.
• Setzen Sie eine klare Frist: Sie müssen auf jeden Fall eine klare Frist setzen, bis wann Ihr Angebot gültig ist. Diese Frist muss in Ihrem Angebot klar sichtbar sein. Hat der Angebotsempfänger klares Interesse, dann bleiben Sie in dessen Gedächtnis und setzen ihn auch gewissermaßen in Zugzwang.

Das richtige Design Ihres Angebots

Formulierungen im Angebotsschreiben

Auf die Formulierungen beim Angebot schreiben müssen Sie besonderes Augenmerk legen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass Sie ein Angebot abliefern müssen, welches sich von den anderen einfach abhebt. Dabei müssen Sie auf folgende Punkte besonders achten:

• Formulierung vom Angebotstext
• Grußformel und Schlusstext

Angebotstext formulieren

Bei der Formulierung von dem Angebotstext geht es für Sie darum, für eine klare Struktur zu sorgen. Diese Struktur muss alle Punkte und auch Fragen, die ein potenzieller Kunde hat, abdecken und erklären. Deshalb muss die Formulierung leicht lesbar sein. Wichtig ist auch, dass Sie dies nicht unpersönlich machen, sondern eine direkte und persönliche Ansprache wählen. Am Ende muss ein Angebotstext formuliert sein, der auch auf gewisse Weise für den Empfänger wertvoll ist. Legen Sie Wert darauf, die Wahrnehmung des potenziellen Kunden so gut es geht zu beeinflussen. Mit den richtigen Worten können Sie dies erreichen. Achten Sie besonders hierauf:

• Sie haben seine Wünsche und seine Bedürfnisse genau verstanden und wissen, was er will.
• Sie sind in der Lage, ihm die bestmögliche Qualität zu bieten.
• Sie können ohne große Probleme auf seine individuellen Wünsche eingehen und diese ihm auch bieten.
• Der von Ihnen genannte Preis muss sich aus Ihren Leistungen und Ihrer Qualität ergeben.

Beispielhafte Formulierungen für Angebote im Angebotstext:

• Wir nehmen Bezug auf unser gestriges Telefonat …
• Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom DD.MM.YYY und bieten Ihnen die von Ihnen genannten Produkte wie folgt an: …
• Wir können Ihnen die gewünschten Änderungen zu folgenden Zusatzkonditionen anbieten …

Grußformel und Schlusstext

Beim Schlusstext ist es wichtig, dass Sie hier nochmals genau auf die Vorteile Ihres Angebotes eingehen. Zeigen Sie ihm, dass er bei Ihnen in den besten Händen ist. Zeigen Sie ihm Ihre Vorfreude, dass Sie sich auf diesen Auftrag freuen und diesen für ihn umsetzen möchten. Verabschieden Sie sich auch hier wieder mit einer persönlichen Anrede und in freudiger Erwartung seiner Rückmeldung.

Beispielhafte Formulierungen für Angebote im Schlusstext:

• Gerne erwarten wir Ihre Bestellung und sichern Ihnen pünktliche Lieferung zu.
• Sollten Sie weitere Informationen benötigen, wird sich unser Außendienstmitarbeiter gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.
• Wir freuen uns auf Ihre Bestellung und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung zufrieden sein werden.

Angebot schreiben mit Word oder Excel

Ein Angebot schreiben können Sie sowohl in Word als auch in Excel. Sie müssen allerdings bedenken, dass es sich auch hier um ein rechtsverbindliches Schreiben handelt. Bei der Verwendung dieser Office-Programme haben Sie einige Vor- und Nachteile, welche sie bedenken müssen.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• kostengünstig für Sie, da es sich um Standardprogramme handelt
• Sie können das Angebot auf jedem Computer schreiben

Nachteile:

• Sie müssen sehr viel Aufmerksamkeit in die Struktur vom Angebot legen
• es wirkt standardmäßig und ohne großen Bezug zu Ihrem Unternehmen
• nicht GoBD konform

Angebotsvorlage

Vorteilhafter ist es, wenn Sie beim Angebot schreiben auf eine entsprechende Angebotsvorlage zurückgreifen. Auch dieses Muster ist in den meisten Fällen in Word oder Excel gehalten, doch  Sie können sie oft kostenlos herunterladen und Ihr persönliches Design verleihen. Am meisten profitieren Sie bei einer Angebotsvorlage von der Zeitersparnis! Dabei können Sie das Muster außerdem immer wieder verwenden.

Vor- und Nachteile von Angebotsvorlagen

Vorteile:

• Zeit sparen und nicht jedes Angebot manuell von neuem fertigen, sondern einfach die entsprechenden Positionen austauschen!
• Keine Daten vergessen, denn es sind alle Pflichtangaben enthalten. Die müssen nur auf die fortlaufende Nummerierung achten!
• Immer wieder für neue Angebote zu verwenden. Dafür müssen Sie das Muster nur abspeichern
• Sie können dieses Muster mit Ihrem persönlichen Design versehen
• Sie hinterlassen beim Angebotsempfänger einen ersten positiven Eindruck
• die Struktur ist bei der Angebotsvorlage bereits vorgegeben und Sie können sich ganz auf den Inhalt konzentrieren

Nachteile:

• nicht GoBD konform

Angebote online schreiben mit einer Angebotssoftware

Müssen Sie nur von Zeit zu Zeit ein Angebot schreiben, dann reichen Ihnen diese oben genannten Möglichkeiten durchaus aus. Gehört das Angebot schreiben aber zu Ihrem Geschäftsalltag, dann sollten Sie dafür eine professionelle Angebotssoftware nutzen. Damit können Sie sich eine Menge Zeit sparen und profitieren von einigen Vorteilen.

Vorteile von Angebotssoftwares

• Sie haben in Sachen Optik und Gestaltung freie Hand und sind flexibel
• es gibt sehr viele Möglichkeiten in Sachen Design
• die Angebote, welche Sie mit der Software schreiben, sind alle GoBD-konform
• Sie haben immer einen perfekten Überblick über alle Ihre geschriebenen Angebote

Verbindlichkeit von Angeboten

Ein Angebot ist in der Regel immer verbindlich. Ist dies nicht der Fall, dann muss diese Verbindlichkeit grundsätzlich gemäß §145 BGB ausgeschlossen werden. Dies kann beispielsweise durch den Hinweis „Angebot freibleibend“ erfolgen.

Freizeichnungsklauseln

Beim Angebot schreiben werden Sie auch immer wieder mit dem Thema Freizeichnungsklauseln konfrontiert. Doch was verbirgt sich dahinter? Sind Sie sich als Händler und Angebotsersteller nicht sicher, wie viel von Ihren Produkten oder Waren tatsächlich verfügbar sind, können Sie diese Freizeichnungsklauseln in Ihr Angebot aufnehmen. Diese sind auch dann gültig, wenn sich beispielsweise die Preise für die Waren oder die Dienstleistungen verändern sollten.

Folgende dieser Klauseln können Sie in Ihr Angebot aufnehmen:

• „Angebot ohne Gewähr“, „freibleibendes Angebot“ oder „unverbindliches Angebot“
• „Lieferung vorbehalten“
• „nur solange der Vorrat reicht“
• „Preis vorbehalten“

Dauer der Gültigkeit eines Angebotes

Die Gültigkeit von einem Angebot ist immer wieder eine spannende Frage. Zunächst müssen Sie also klären, ob es sich um ein befristetes Angebot oder ein unbefristetes Angebot handelt. Deshalb ist es für Sie beim Angebot schreiben immer wichtig, dass Sie ein genaues Datum angeben, bis wann das Angebot gültig ist. Das können Sie beispielsweise im Schlusstext von Ihrem Angebot machen. Doch das bedeutet nicht, dass Ihr Angebot für immer gültig ist, wenn Sie dies nicht machen. Es gibt auch hier für Sie nur eine im Vergleich kurze Dauer für die Gültigkeit. Es gelten dann die Regelungen ab den §§ 145, 146 BGB. Es ist also ausgeschlossen, dass sich ein Kunde noch nach Monaten oder gar Jahren auf Ihr Angebot berufen kann.

Wann wird eine Auftragsbestätigung benötigt?

Eine Auftragsbestätigung ist nicht notwendig, kann aber im Falle von Streitfragen hilfreich sein. Ist bereits ein Auftrag in schriftlicher Form erteilt, wird keine Extra-Auftragsbestätigung mehr benötigt. Eine Auftragsbestätigung dient in der Regel nur dazu, Missverständnissen vorzubeugen. In Deutschland ist die Auftragsbestätigung nicht gesetzlich geregelt.

Wann gilt ein Angebot als rechtlich angenommen?

Ein Angebot gilt dann als angenommen, wenn es vom Angebotsempfänger so akzeptiert wird. Eine Annahme kann aber nur dann erfolgen, wenn es auch ein Angebot gibt. Mit der Annahme wird eine Willenserklärung erbracht, aus der dann ein Vertrag entsteht. Sie sind also immer auf der sicheren Seite, wenn Sie eine Auftragsbestätigung erstellen und ebenfalls eine Bestätigung über die Angebotsannahme erhalten.

Angebot nachträglich ändern

Sie können ein Angebot auch nachträglich ändern. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr Angebot nicht bereits akzeptiert wurde. Es gibt immer wieder mal Fälle, in denen Fehler gemacht werden. Ein Angebot können Sie in folgenden Fällen ändern:

• Sie haben sich verschätzt bei der Planung von Zeit und Aufwand
• Bei Ihrer Kalkulation Ihres Angebots ist Ihnen ein Rechenfehler unterlaufen
• Sie haben sich beim Erstellen vom Angebot vertippt

Sie sollten aber bedenken, dass der Angebotsempfänger von einer nachträglichen Änderung nicht begeistert sein wird.

Zusammenfassung

Mit einem Angebot bieten Sie einem Interessenten Ihre Waren oder Ihre Dienstleistungen an. Damit Ihr Angebot auch rechtssicher ist, müssen Sie einige Voraussetzungen und Bedingungen beachten. Das Angebot sollte deshalb immer eine entsprechende Auftragsnummer haben, es muss klar an einen Adressaten gerichtet sein und eine exakte Beschreibung über Ware oder Dienstleistung mit einem Preis enthalten. Wichtig für Sie ist auch, dass Sie Ihr Angebot immer mit einer Gültigkeitsdauer versehen. Auch die Aufnahme von Freizeichnungsklauseln sind zu empfehlen.