Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung geschrieben und zugesendet, aber im Nachhinein bemerken Sie einen Fehler? Oder Ihr Kunde schickt Ihnen eine gelieferte Ware zurück?
In diesen Fällen ist eine Rechnungskorrektur notwendig. Nur so bleibt Ihre Buchhaltung und die Ihres Kunden fehlerfrei.
Dies ist vor allem dann unverzichtbar, wenn es sich bei dem Fehler um falsche oder fehlende Pflichtangaben handelt, und wenn die Rechnung bereits bezahlt und verbucht wurde. Generell sind zwischen zwei Arten von Korrekturen für Rechnungen zu unterscheiden:
- Einfache Rechnungskorrektur (Berichtigungsdokument) mit einem Verweis auf Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Originalrechnung
- Kaufmännische Gutschrift (Stornorechnung) für bereits verbuchte Rechnungen
Ersteres können Sie theoretisch sogar handschriftlich und formlos erledigen. Für eine Stornorechnung gilt jedoch eine besondere Vorgehensweise, weshalb eine Vorlage für die fachgerechte Rechnungskorrektur sinnvoll ist.
Unser Muster hilft bei der ordnungsgemäßen Rechnungskorrektur
Eine Rechnungskorrektur im Sinne einer kaufmännischen Gutschrift enthält einen negativen Rechnungsbetrag. Die fehlerhafte Originalrechnung wird so storniert. Neben den üblichen Pflichtangaben für eine Rechnung darf hier auch ein Hinweis auf den ursprünglichen Beleg nicht fehlen, sodass die Rechnungskorrektur später eindeutig zugewiesen werden kann.
Danach ist der alte Beleg ungültig und Sie können anschließend eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben erstellen. Nur so lassen sich bereits verbuchte Belege mit Fehlern korrigieren. Sollte auf eine solche Korrektur verzichtet werden, kann dies zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
Ein fehlerhafter Beleg kann beim Leistungsempfänger sogar dazu führen, dass diesem die Vorsteuerabzüge nicht gewährt werden. Wollen Sie es sich mit Ihren Kunden nicht verscherzen, sollte eine Berichtigung ernst genommen werden. Mit unseren Vorlagen für eine entsprechende Rechnungskorrektur ist dies jedoch kein Problem.
Vordruck in Word – für einfache Rechnungen
Sie möchten eine Rechnung korrigieren, die nur einzelne Waren oder Dienstleistungen enthält? Dann können Sie eine Vorlage für Word nutzen.
Die Vorlage enthält alle wichtigen Angaben und ist einfach anzupassen. So erhalten Sie schnell und unkompliziert eine professionelle Rechnungskorrektur. Bei umfangreichen Rechnungskorrekturen kann diese einfache Lösung jedoch nicht ausreichend sein.
Vordruck in Excel – für mehr Übersicht
Haben Sie viele Rechnungsposten, dann bietet sich eine Rechnungsvorlage in Excel an. Sowohl die Auflistungen Ihrer Waren oder Dienstleistungen als auch die Kalkulation für die Gutschrift geht Ihnen hier leicht von der Hand. Für die Rechnungskorrekturen von großen Aufträgen ist diese kostenlose Vorlage perfekt geeignet.
Beispiele und Anmerkungen für die richtige Verwendung der Muster
Um eine Verwechslung der Rechnungskorrektur mit einer sogenannten „Umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift“ zu vermeiden, wird empfohlen, die Korrektur eindeutig als Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder als Stornorechnung zu bezeichnen.
Durch eine andere Benennung verliert diese zwar nicht zwangsläufig ihre Gültigkeit, aber so fällt die Zuordnung einfacher. Wichtig ist auch zu beachten, dass nur Sie als ursprünglicher Rechnungssteller eine gültige Rechnungskorrektur schreiben dürfen.
Neben eigentlichen Fehlern in der Rechnung kann es auch zu Reklamationen von Waren kommen. Wenn Ihr Kunde also die erhaltene Ware zurückschickt, ist ebenfalls eine Rechnungskorrektur notwendig. Kleine Fehler, die den Sinn und Zweck einer Rechnung nicht verfälschen, müssen hingegen nicht zwingend korrigiert werden. Hierzu zählen zum Beispiel unbedeutende Rechtschreibfehler.
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