Wer mit seinen Kollegen oder Mitarbeitern über betriebsinterne Dinge spricht, wird für gewöhnlich von seinem Chef dazu angehalten, diese nicht nach außen zu tragen. In der Regel heißt es: ‘Was in diesem Büro besprochen wird, bleibt auch in diesem Büro!’ Dies umschreibt praktisch auch sehr gut, worum es in einer Geheimhaltungserklärung, die auch als NDA (Non-Disclosure-Agreement) bezeichnet wird, geht. Insbesondere in Folge von Verhandlungen sind Dritte von den besprochenen Einzelheiten auszuschließen, wofür ein entsprechender Vertrag aufgesetzt wird. Dieser gewährleistet im Interesse des Betriebes, dass Stillschweigen über die Vereinbarungen bewahrt wird.
Wir erläutern anhand von einem Beispiel, wann es durchaus sinnvoll ist, eine solche Erklärung aufzusetzen und bieten Ihnen im Anschluss ein entsprechendes Muster in Form einer Word-Vorlage zum Download.
Ein gutes Beispiel für die Notwendigkeit einer Geheimhaltungserklärung
Gehen wir einmal davon aus, ein Betrieb entwickelt ein bestimmtes Produkt und möchte dieses vor der Öffentlichkeit geheim halten. Das Produkt wird ganze Wirtschaftszweige beeinflussen und stellt gleichzeitig für den Betrieb eine essenziell wichtige Einnahmequelle dar. Würde ein Mitarbeiter, der darüber Bescheid weiß, der Konkurrenz darüber Bericht erstatten, wäre dies geschäfts- und gleichzeitig wettbewerbsschädigend für den Betrieb, der das Produkt erfunden hat.
Um genau dies zu verhindern, wird eine Geheimhaltungserklärung aufgesetzt, in der festgelegt ist, dass sämtliche Bezüge als auch Informationen rund um das Produkt nicht an Dritte weitergegeben werden. Durch die unrechtmäßige Bekanntgabe der Einzelheiten wäre nicht nur die Position des Unternehmens auf dem Markt geschwächt, es bestünde sogar die Möglichkeit, dass es ruiniert würde.
Der Unterschied zum Betriebsgeheimnis
Viele würden von vorne herein wahrscheinlich vermuten, es handle sich bei der Geheimhaltungserklärung um so etwas wie ein Betriebsgeheimnis. Das ist jedoch so nicht ganz korrekt. Zwar handelt es sich beim Betriebsgeheimnis auch um Vorgänge, Technik oder gar Rezepte, die vor der feindlichen Übernahme eines anderen Betriebes oder der Kopie derer geschützt werden soll. Die Formulierung innerhalb der Vorlage für das Betriebsgeheimnis ist jedoch klar gesetzlich verankert, während die Geheimhaltungserklärung der Vertragsfreiheit unterliegt.
Typische Eigenschaften der Geheimhaltungsvereinbarung
Innerhalb der Vorlage sind oftmals einige typische Eckpunkte angegeben, die von den jeweiligen Vertragsparteien auszufüllen sind. Diese beinhalten:
- Wer mit wem die Vertraulichkeitsvereinbarung eingeht
- Welche Informationen geheim zu halten sind
- Was nicht Teil der Geheimhaltung ist
- Das Strafmaß für einen Verstoß gegen die Vereinbarung
- Wie lange die Vereinbarung gültig ist
Geht es beispielsweise um eine Erfindung, die bis zur Veröffentlichung nicht an die Öffentlichkeit dringen soll, wird die Definition innerhalb der Geheimhaltungsvereinbarung klar niedergelegt sowie die Informationen, die über das Produkt bereits vorhanden sind. Dazu können bereits bestehende Unterlagen, Dokumente oder weitere Informationen gehören.
Wichtig ist auch, deutlich aufzuführen, welche Eigenschaften nicht Teil des Vertrages sind. Dies kann ein bereits vorher erworbenes Wissen beider Vertragsparteien sein oder aber inwiefern ein Patent dafür eingereicht wurde.
Die Dauer gibt an, bis zu welchem Zeitpunkt Stillschweigen zu bewahren ist. In vielen Fällen ist dies meist der Termin der allgemeinen Veröffentlichung.
Die Höhe der Strafe liegt im Ermessen des Vertragserstellers und kann sowohl eine Abmahnung, Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder eine Geldstrafe nach sich ziehen.
Die gerichtliche Anerkennung der Erklärung – klare Definitionen helfen
Ehe der Verdacht aufkommt, man könne einfach eine knapp zusammengefasste Erklärung bereits als Geheimhaltungserklärung ansehen, möchten wir an dieser Stelle noch einmal deutlich machen, dass es für eine gesetzliche Anerkennung nicht nur wichtig ist, die jeweiligen Objekte und Informationen zu dokumentieren. Ebenso unerlässlich ist es, innerhalb der Vereinbarung zu klären, wem die Informationen zugetragen werden dürfen. Die Formulierung hierbei ist essentiell und kann wie folgt abgefasst werden:
‘Die Geheimhaltungserklärung ist auch in Bezug auf andere Mitarbeiter gültig. Ihnen gegenüber ist ebenfalls Stillschweigen zu bewahren.’
Das bedeutet im Klartext, dass sämtliche Personen, die nicht klar in der Vereinbarung genannt werden, von Informationen ausgeschlossen sind. Dazu gehört nicht nur das muntere Gespräch in der Mittagspause, sondern ebenso die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen auf dem Schreibtisch, so dass sie praktisch jeder einsehen kann. Nur wenn eine solche Klausel innerhalb des Dokuments enthalten ist, gilt er als gesetzlich anerkannt.
Bei uns erhalten Sie eine passende Geheimhaltungserklärung-Vorlage
Wir bieten Ihnen ein passendes Muster für Ihre Geheimhaltungserklärung an. Diese Vorlage können Sie ganz einfach downloaden, in Word bearbeiten und so entsprechend Ihren Wünschen anpassen. Auf diese Weise sichern Sie sich dahingehend ab, dass keine betriebsinternen Daten in falsche Hände gelangen und sind gewappnet, falls es doch einmal zu Schwierigkeiten kommen sollte.
