Ist eine Rechnung ausgestellt, und die Zahlung ist nach dem Verstreichen des angegebenen Zahlungsziels nicht eingegangen, ist eine Zahlungserinnerung der beste Weg, um das Thema diplomatisch anzugehen.
Denn ausbleibende Zahlungen verursachen oft einen Anlass zu unnötigen Streitigkeiten. Häufig, weil die Kommunikation schnell hitzig wird. Eine gute Vorlage für eine Zahlungserinnerung hilft Ihnen dabei, das Thema korrekt anzugehen.
Wir klären Sie außerdem darüber auf, wann Sie eine Zahlungserinnerung schreiben können und ob es Pflichtangaben gibt.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Auch wenn es ganz offensichtlich scheint, dass es sich hier um eine Erinnerung an eine Zahlung handelt, steckt doch mehr hinter diesem Schriftstück. Rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung als eine Art von Mahnung definiert.
Diese bedeutet, dass der Schuldner sich durch die Zustellung der Mahnung offiziell in Verzug befindet. Dies wiederum ist an eine Reihe von Konsequenzen gebunden:
- Befindet sich der Schuldner in Verzug, bedeutet dies eine ausgeweitete Haftung für ihn.
- Kommt es nach §§ 280 Abs. 2, 286 BGB zu einem Verzögerungsschaden, muss der Schuldner einen Schadensersatz leisten.
- Es ist rechtens, dass der Gläubiger Verzugszinsen vom Schuldner abverlangt.
Der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Die Erinnerung als Vorstufe zur Mahnung hat keinerlei rechtliche Folgen. Sie hat einen eher informativen Charakter und ist freundlicher formuliert. Erst bei Ausbleiben der Zahlung nach der Erinnerung werden die beiden nächsten Schreiben als Mahnungen betitelt. Zahlungserinnerung und Mahnung haben aber die Funktion, den Schuldner zur Zahlung aufzufordern.
Im Internet finden Sie zahlreiche Anbieter, auf deren Websites eine vorformulierte Zahlungserinnerung Vorlage zu finden ist. Sie können sich das Erinnerungsschreiben Muster kostenlos herunterladen und für Ihre Zwecke verwenden.
Können Mahngebühren für Zahlungserinnerung erhoben werden?
Solche Mahngebühren entstehen für Ihren Schuldner, wenn Sie ihn durch eine Mahnung in Verzug setzen. Für dieses Schreiben dürfen Sie noch keine Mahngebühren verlangen. Etwas anderes ist es, wenn der Schuldner gemäß § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) aufgrund eines bestehenden Zahlungszieles auf der Rechnung in Verzug ist. In diesem Fall können Sie bereits im Rahmen einer Zahlungserinnerung Mahngebühren verlangen.
Falls Sie unsicher sind, wie sie mit säumigen Kunden umgehen sollen und was zu tun ist, um den ausstehenden Rechnungsbetrag zu erhalten, können Sie sich an einen Fachanwalt wenden. Manche Unternehmen beauftragen in solchen Fällen auch ein Inkasso-Unternehmen.
Form und Inhalt – Wie sieht eine Zahlungserinnerung aus?
Wenn Sie einem Kunden eine Zahlungserinnerung zukommen lassen möchten, wollen Sie mit ihr erreichen, dass der Empfänger zur Begleichung der offenen Rechnung bewegt wird. Das erreichen Sie vor allem durch den richtigen Ton und die korrekten Angaben. Vor allem durch die eindeutige Benennung des Sachverhalts erlangt eine Zahlungserinnerung rechtliche Relevanz, weil Sie den Kunden damit „in Verzug“ setzen. Deshalb sollte ein Zahlungserinnerung Muster immer folgende Angaben enthalten:
- Angaben zu Ihrem Unternehmen (als empfangsberechtigter Gläubiger)
- Rechnungsnummer (inklusive Datum)
- Art der Leistung
- Höhe des Rechnungsbetrages
- Aufforderung zur Zahlung (unter Nennung eines Zahlungszieles)
- „Erinnerungsstufe“ (z. B. 1. Erinnerung/Mahnung)
Eine erste Zahlungserinnerung können Sie durchaus als E-Mail versenden. Manchmal genügt auch bereits ein Anruf beim Schuldner, um ihn auf die offene Rechnung hinzuweisen und zu erinnern. Fruchtet eine Erinnerung per Anruf oder E-Mail nicht, sollten Sie die Zahlungserinnerung per Post senden, im Idealfall per Einschreiben. So haben Sie bei eventuellen rechtlichen Auseinandersetzungen einen Nachweis, dass Sie den Schuldner zur Zahlung aufgefordert haben.
Zahlungserinnerung schreiben – wann ist der beste Zeitpunkt?
Eine Mahnung kann erst ausgesprochen werden, ist die vereinbarte Fälligkeit verstrichen. Die Fälligkeit wird dabei individuell zwischen den Vertragspartnern festgelegt – es gibt keine allgemeingültigen Zeiträume.
Sobald der Zeitpunkt der Fälligkeit verstrichen ist, befindet sich der Schuldner rechtlich gesehen in Verzug. Es ist nicht notwendig, dafür eine Mahnung auszustellen.
Kommt es jedoch nicht zu einer Vereinbarung über die Fälligkeit, ist das Zahlungsziel immer umgehend.
Eine Freundliche Zahlungserinnerung schreiben – auf die Formulierungen kommt es an
Eine Zahlungserinnerungsvorlage kann dabei helfen, die passenden Worte für die Situation zu finden. Allerdings ist zu bedenken, dass es sich lediglich um ein Muster handelt.
Es ist dabei wichtig, die Inhalte individuell anzupassen. Denn die Gründe für eine Zahlungsverzögerung können ganz unterschiedlich sein.
So kann es sein, dass der Kunde die Rechnung schlichtweg vergessen hat. Oder er hat die Post im falschen Stapel sortiert und die Rechnung gar nicht erst gesehen. Es ist aber auch denkbar, dass aktuelle Zahlungsschwierigkeiten bestehen, die zeitnah behoben sind. Leider ist es auch möglich, dass die Rechnung mit Vorsatz nicht beglichen wird und kein Zahlungswille vorhanden ist.
Die richtigen Worte sind in der Zahlungserinnerung also relevant. Sind Sie über die aktuelle Situation informiert, ist es möglich, die Fakten in die Erinnerung einzubringen. Ein Vordruck für eine Zahlungserinnerung in Word oder als PDF-Datei hilft Ihnen dabei, die richtigen Worte zu finden.
Korrekte Ansprache im Namen der Kundenbindung wählen
Sie haben das Recht, den Kunden in der Zahlungserinnerung darauf hinzuweisen, dass er sich rechtlich in Verzug befindet. Auch die Androhung von rechtlichen Konsequenzen ist legal. Allerdings zeigen sich im Geschäftsalltag beide Vorgehensweisen selten als erfolgreich.
Häufig handelt es sich in der Tat um ein einfaches Versäumnis, dem mit der Erinnerung oft sehr schnell nachgegangen wird. Wird der Kunde auch in einem solchen Fall freundlich behandelt, ist dies sehr positiv für das Unternehmen. Fordernde und drohende Briefe mögen ebenfalls zu einer schnellen Zahlung führen, haben aber auch oft einen Kundenverlust zur Folge.
Zeigen Sie Verständnis für den Kunden. So muss dieser sich nicht schämen und baut ein Vertrauen zu Ihrem Unternehmen auf.
Was muss eine Zahlungserinnerung beinhalten?
Eine Zahlungserinnerung dient in erster Linie dazu, den Kundenkontakt zu wahren und eine schnellstmögliche Zahlung in Gang zu setzen. Gleichzeitig ist das Schreiben aber auch ein rechtliches Instrument. Eine Mahnung soll den Schuldner in Verzug setzen.
Dafür muss das Schreiben allerdings eindeutig als eine Zahlungserinnerung zu verstehen sein. Um dies zu tun, dürfen die folgenden Pflichtangaben in einer solchen Erinnerung nicht fehlen:
- Nennung des Gläubigers
- Benennung der Forderung (Rechnungsnummer)
- Warum ist die Forderung offen? (Nennung vom Zahlungsziel)
- In welcher Höhe ist die Zahlung ausstehend?
Es ist darüber hinaus hilfreich, dem Kunden Hilfe bei Zahlungsproblemen anzubieten. Dies ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Oft erweist es sich aber als ein guter Weg, um die Zahlungen zum Beispiel über Raten zu begleichen.
Neue Frist setzen – bieten Sie ein neues Zahlungsziel
Es ist ebenfalls möglich, ein neues Zahlungsziel anzubieten. Dies ist nicht unbedingt notwendig, allerdings entscheiden sich viele Firmen aus Kulanz dazu, dies zu tun. Erneut müssen Sie hier abwägen, ob Sie Druck auf den Kunden ausüben möchten, oder ein gutes Verhältnis wahren möchten.
Mit einer Zahlungserinnerungsvorlage können Sie die wichtigsten Inhalte auf einem Blick erkennen. Sie passen lediglich die konkreten Fakten, wie z. B. Ihre Frist, im Muster an. Verwenden Sie unbedingt das richtige Datum. Auch die Rechnungsnummer müssen Sie überprüfen. Eine fehlerhafte Angabe kann die Zahlung unnötig hinauszögern.
Ein einfach zu verwendendes Muster für die Zahlungserinnerung erlaubt es Ihnen, auch ein Logo einzufügen oder das Layout der Seite zu überarbeiten. Zum Beispiel, wenn die Zoll-Abmessungen der Seite so gestaltet sein sollen, dass der Brief in einen Musterumschlag mit Sichtfenster passt.
Was kommt nach der Zahlungserinnerung?
Kommt der Schuldner seinen Pflichten trotz Zahlungserinnerungen und zweier Mahnungen nicht nach, ist es sinnvoll, rechtliche Schritte einzuleiten. Diese sollten Sie in der letzten Mahnung für den Fall einer weiteren Weigerung des Schuldners unbedingt angekündigt haben. Außergerichtlich können Sie auf die bereits genannten Inkasso-Unternehmen zurückgreifen. Sie versuchen den Schuldner zur Zahlung zu bewegen, indem sie auf den eigentlichen Rechnungsbetrag ihre eigenen Gebühren aufschlagen, die sich von Mal zu Mal erhöhen und den zu zahlenden Betrag deutlich in die Höhe treiben.
Eine andere Möglichkeit, Ihr Geld einzufordern, ist das gerichtliche Mahnverfahren. Dazu beantragen Sie einen Mahnbescheid. Ein solches Verfahren wird über das Zentrale Mahngericht geführt. Es wird ohne Erbringung von Beweismitteln automatisiert geführt und Sie können es zudem ohne Beauftragung eines Anwalts führen.
Sind Ansprüche unklar, kann es sinnvoll sein, die Angelegenheit im Rahmen eines Zivilprozesses zu klären. Das Ergebnis eines solchen Prozesses ist in der Regel ein Vollstreckungstitel, der vollstreckt werden kann, sobald das gefällte Urteil rechtskräftig ist.
