Fragen & Antworten zu unseren kostenlosen Mustern

Wie darf ich die kostenlosen Vorlagen verwenden?

Sie dürfen die heruntergeladenen Muster frei in Ihrem Geschäftsverkehr verwenden, dazu bearbeiten oder weitergeben – wir setzen Ihnen kaum Grenzen und fordern lediglich bei der Weitergabe über Ihre oder eine dritte Website einen Quellennachweis. Gerne dürfen Sie also für die zweckmäßige Verwendung Logos, Links sowie sonstige Hinweise auf uns oder unser Portal aus der Vorlage entfernen.

Möchten Sie die Vorlagen nicht selber nutzen, sondern verteilen (z. B. über eine andere Website, ein Forum oder via Email), so beachten Sie bitte, dass sich die Dateien im Originalzustand befinden müssen.

Wie verwende ich die Muster richtig?

Nachdem Sie die Vorlagen für Excel, Word oder PowerPoint auf Ihrem PC gespeichert haben, benötigen Sie eine Office-Software und diese anzupassen. Welche Angaben individuell bearbeitet werden müssen, erfahren Sie im jeweiligen Artikel zu unserem Vordruck.

Kann ich die Vordrucke 1-zu-1 übernehmen?

Nein, jede Vorlage dient lediglich als Beispiel und muss auf Ihre Situation abgestimmt werden. Über persönliche Angaben sowie Adressdaten und Co. hinaus gibt es bestimmte Punkte – z. B. die Rechnungsnummer – die besonders wichtig sind.

Sind die Word- & Excel-Beispiele rechtssicher?

Auch wenn wir bei der Erstellung der Vorlagen auf eine größtmögliche Rechtssicherheit (v. a. in Sachen Steuerrecht) achten, so können wir keine Garantie für die Akzeptanz bei Finanzbehörden und Co. geben. Dabei entscheidend ist vor allem der Umgang mit den Vorlagen Ihrerseits, denn kritisch sind in erster Linie die Dinge, die Sie selbst anpassen müssen.

Wichtig: Excel- & Word-Muster sind nicht GoBD-konform

Es spricht natürlich nichts dagegen, wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen mit Excel oder Word erstellen – kritisch wird es bei der nahhaltigen Speicherung. Hier kommt die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) ins Spiel.

In erster Linie ist es dabei wichtig, dass die abgelegten Dateien nicht nachträglich veränderbar sind. Da Dateien aus Word und Excel jederzeit angepasst werden können, ist eine GoBD-konforme Speicherung ohne weiteres nicht möglich. Spätestens bei einer Betriebsprüfung kann dies zu Problemen führen.

Unser Tipp: Setzen Sie auf eine gute Buchhaltungssoftware

Eine Software wie sevDesk erlaubt es Ihnen den buchhalterischen Alltag nicht nur unkomplizierter und schneller zu bewältigen, sie arbeitet auch zu 100% GoBD-konform. So sind Sie stets auf der sicheren Seite und haben unzählige weitere Werkzeuge zur Verfügung, die Ihre Unternehmung professioneller sowie effizienter arbeiten lassen – von der automatisch erstellten Umsatzsteuervoranmeldung bis hin zur per Klick generierten EÜR.