Im Rahmen der Buchführung gehören Rechnungen mitunter zu den wichtigsten Belegen überhaupt. Nicht umsonst gilt auch für Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wer eine Rechnung schreiben muss, der sollte dies bis spätestens sechs Monate nach der Erbringung einer Leistung machen. Obwohl jede Rechnung Geld in die eigene Kasse bringt, gehört das Rechnungen schreiben nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen eines Unternehmers. Wenn Sie als Freiberufler Rechnungen erstellen auch nicht besonders mögen, dann wäre für Sie möglicherweise eine kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler genau das Richtige.

Rechnungen schreiben als Freiberufler – diese Pflichtangaben müssen auf die Rechnung

Die allgemeingültigen Anforderungen an eine korrekte Rechnung ergeben sich nach § 14 Abs. 4 UStG. Dies gilt auch für die Rechnung von Ihnen als Freelancer. Folgende Pflichtangaben werden deshalb unbedingt benötigt, damit das Finanzamt Ihre Rechnung akzeptiert:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift unter der Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit angemeldet haben.
  • Den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers. Bei Freiberuflern können dies neben Kunden auch Patienten, Klienten oder auch Mandanten sein.
  • Ihre Umsatzsteuer-Identnummer oder Ihre Steuernummer.
  • Eine Rechnungsnummer, welche nur einmalig vergeben wird und fortlaufend sein muss.
  • Das Datum der Rechnungserstellung.
  • Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung. Hier reicht eine monatsgenaue Angabe aus. Es ist immer nur entscheidend, in welchem Monat eine Leistung abgeschlossen wurde.
  • Eine genaue Angabe über die Art der erbrachten Leistung und deren Dauer.
  • Rechnungsbeträge, welche nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt sind.
  • Möglicher Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung.
  • Der Umsatzsteuer-Gesamtbetrag, welcher im Rechnungsbetrag enthalten ist.

Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung

Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis maximal 250 Euro, müssen Sie auf dem Rechnungsmuster für Freiberufler andere Pflichtangaben angeben, als dies bei Rechnungen über diesem Betrag notwendig ist. Für diese Rechnungsvorlage Freiberufler gelten folgende Angaben, welche Pflicht sind:

  • Ihr vollständiger Name und die Anschrift an der Sie als Freiberufler gemeldet sind
  • das Rechnungsdatum
  • den Umfang oder die Menge der erbrachten Leistung
  • das Bruttoentgelt für die erbrachte Leistung
  • den Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 Prozent (bei einer Umsatzsteuerbefreiung muss zwingend ein Hinweis auf der Rechnung Vorlage Freiberufler eingetragen werden. Mehr dazu in unserem Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer)

Rechnungsstellung Freiberufler ins Ausland

In diesem Fall gilt es zwischen der Rechnungsstellung an einen Auftraggeber innerhalb der EU und außerhalb der EU zu unterscheiden. Innerhalb der EU geht es hier um die sogenannten innergemeinschaftlichen Leistungen. Innergemeinschaftlich bedeutet, dass Sie als Freelancer die Leistung in Ihrem Land erbringen und die Leistung in ein anderes EU-Land liefern. In diesem Fall fällt keine Umsatzsteuer an. Sie können hier eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer nutzen. Notwendig sind folgende Pflichtangaben:

  • Ihr vollständiger Name und die Anschrift an der Sie als Freiberufler gemeldet sind
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Datum der Rechnungserstellung
  • der komplette Firmenname und die komplette Anschrift des Rechnungsempfängers
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • den Rechnungsbetrag
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
  • Hinweis auf umsatzsteuerfrei
  • Ihre internationale Bankverbindung
Achtung: Bei der Rechnungsstellung ins nicht-europäische Ausland können keine genauen Regelungen oder Pflichtangaben genannt werden. Welche Angaben für die Rechnung in Drittländer erforderlich sind, wird durch die dortige nationale Steuergesetzgebung festgelegt.

Typische Fehler bei der Rechnungserstellung vermeiden

Jede Rechnung ist ein wichtiges Dokument. Das bedeutet, dass eine Rechnung nur dann rechtsgültig ist, wenn sie absolut fehlerfrei ist. Eine felherhafte Rechnung kann Sie einiges an Geld kosten, denn der Rechnungsempfänger muss eine fehlerhafte Rechnung nicht bezahlen. Auch beim Rechnung schreiben als Freiberufler passieren immer wieder typische Fehler.

FehlerBeschreibung
Hinweis auf Kleinunternehmerregelung nicht vorhandenSind Sie Kleinunternehmer und von der Umsatzsteuer befreit, muss zwingend ein Vermerk auf die Rechnung. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UStG“
Steuernummer fehltAls Rechnungsersteller müssen Sie zwingend Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Falsche Angabe der AdresseSowohl Ihre Adresse als auch die Adresse des Rechnungsempfängers müssen unbedingt auf der Rechnung fehlerfrei angegeben werden.
Steuerbetrag wird falsch angegebenFallen Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung, dann muss der fällige Steuerbetrag gesondert ausgewiesen werden.
Rechnungsnummer nicht einzigartigJede Rechnung muss von Ihnen eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer bekommen. Es drohen Ihnen Strafen, wenn zwei oder mehrere Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer auftauchen.

Ist eine Rechnungsvorlage für Freiberufler sinnvoll?

Für Freiberufler ist die Verwendung einer Rechnungsvorlage durchaus sinnvoll und bringt Ihnen einige Vorteile.

  • Sie können die Rechnungsvorlage Freiberufler kostenlos downloaden.
  • Wenn Sie möchten, lässt sich die Vorlage einfach und schnell personalisieren.
  • Beim Ausfüllen geht alles einfach und zeitsparend.
  • Die Pflichtangaben, welche vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind, sind bereits alle in der Vorlage aufgelistet.
  • Sie müssen nur bestimmte Angaben anpassen.

Als Nachteil allerdings stellt sich die Verwendung einer Vorlage in Sachen GoBD dar. Die Rechnungsvorlage für Freelancer sind nicht GoBD-konform. Deshalb können Sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form nicht so leicht einhalten. Um hier Strafen zu entgehen, müssen alle Rechnungen, die mit einer Freiberufler Rechnungsvorlage erstellt wurden, unveränderbar abgespeichert und archiviert werden.

Mit unseren kostenlosen Rechnungsvorlagen Word oder Excel für Freiberufler typische Fehler vermeiden

Sowohl mit der Rechnungsvorlage Freiberufler Word als auch mit der Rechnungsvorlage Freiberufler Excel lassen sich die genannten typischen Fehler vermeiden. Beide Exemplare der Musterrechnung können Sie sich hier kostenlos downloaden.

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