Ein Kostenvoranschlag ist ein wichtiges Werkzeug im Geschäftsalltag. Besonders häufig wird dieses Dokument dabei im Handwerk verwendet. Aber auch andere Dienstleistungen werden vor einem möglichen Vertragsabschluss mit einem Kostenvoranschlag benannt.

Nutzen Sie eine Kostenvoranschlag-Vorlage, um schnell ein individuelles Schriftstück aufsetzen zu können. Vergessen Sie keine der relevanten Angaben und präsentieren Sie Ihren Kunden ein professionelles Schriftstück.

Warum einen Kostenvoranschlag erstellen?

Kunden nehmen nur ungern Dienstleistungen in Anspruch, ohne dabei den möglichen Kostenfaktor zu kennen. Für viele Bereiche ist es dabei möglich, einen klaren Preis zu nennen.

Hier ist ein konkretes Angebot die beste Wahl. Was aber, wenn man nicht so richtig weiß, wie lange ein Projekt dauern wird, wie viel Material benötigt wird, oder wie aufwendig der Auftrag ist? In einem solchen Fall ist ein Kostenvoranschlag die Lösung.

Besonders häufig im Rahmen von handwerklichen Arbeiten ausgegeben, erlaubt der Kostenvoranschlag einen Überblick über die möglichen Kosten. Das Schriftstück führt die einzelnen Posten auf und benennt die zu erwartende Arbeitszeit oder Materialmenge.

Wichtig ist dabei, dass ein Voranschlag lediglich eine Schätzung ist. Der tatsächliche Endpreis kann sich vom Kostenvoranschlag abheben – und das für beide Parteien. Sind die Mitarbeiter zum Beispiel in der Lage, das Projekt mit weniger Arbeitsaufwand abzuschließen als gedacht, fällt die Rechnung günstiger aus. Wird aber mehr Baumaterial benötigt als zuerst angenommen, kann die Rechnung leicht höher ausfallen.

Achtung: Einen Kostenvoranschlag unbedingt realistisch beziffern! Liegt der tatsächliche Kostenpunkt doppelt so hoch wie im Voranschlag, wird dies ohne Frage zu Problemen führen. Stellen Sie frühzeitig fest, dass ungeplante Extrakosten auf den Kunden zukommen, geben Sie rechtzeitig Bescheid.

Korrente Vorlage – was muss aufgeführt werden?

Abhängig vom Projekt können Sie einen Kostenvoranschlag verbindlich und unverbindlich ausstellen. In beiden Fällen ist es wichtig, die Kosten im vollen Umfang aufzuführen. Je detaillierter, umso besser. So sind spätere Anpassungen leichter nachzuvollziehen. Ein vollständiger Muster-Kostenvoranschlag sollte mindestens diese Kostenpunkte aufführen:

  • Arbeitskosten
  • Materialkosten
  • Spesen
  • Lieferkosten
  • Weitere Kosten

Ein Vordruck für einen Kostenvoranschlag sollte es Ihnen erlauben, diese und auf Wunsch weitere Einzelposten übersichtlich zu präsentieren. In einer Word-Datei und in einer Excel-Datei ist dies gut in einer Tabellenform möglich.

Die Excel-Vorlagen eignen sich besonders gut für Kostenvoranschläge mit vielen Einzelposten. Die automatische Rechenfunktion minimiert die Fehleranfälligkeit des Dokuments. Um eine solche Vorlage individuell anzupassen, sind jedoch Vorkenntnisse für Excel notwendig.

Einen unverbindlichen Voranschlag erstellen

Der unverbindliche Kostenvoranschlag ist lediglich ein Überblick über mögliche Auftragskosten. Der Kunde kann ein solches Dokument nicht verwenden, um spätere Abweichungen im Endbetrag anzufechten. Es ist also wichtig, dies innerhalb des Schriftstücks zu erwähnen.

Wird nicht angegeben, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt, kann dies in einem Rechtsstreit gegen Sie genutzt werden.

Die passenden Formulierungen könnten unter anderem so aussehen:

  • Die angegebenen Preise sind nicht verbindlich und können ggf. durch einen etwaigen Mehraufwand über- bzw. unterschritten werden.
  • Die genannten Preise sowie der geschätzte Arbeitsaufwand sind nicht verbindlich. Der tatsächliche Endpreis kann sich zum Beispiel durch einen höheren Arbeitsaufwand von den genannten Preisen unterscheiden.

Unsere Kostenvoranschlag-Vorlage macht es Ihnen einfach

Wählen Sie aus, ob Sie einen Vordruck in Excel oder in Word verwenden möchten. Die Dokumente stehen oft auch als PDF zum Download bereit oder sollten von Ihnen in ein solches Format konvertiert werden. Eine Word-Datei ist leicht anzupassen. Achten Sie darauf, dass das Layout ansprechend ist. Denn das Schriftstück ist ein wichtiger Teil der Kundenkommunikation. Neben dem Inhalt spielt also auch die Optik eine Rolle.

Das Einfügen von Logos oder Wasserzeichen sollte schnell von der Hand gehen. Um den Kostenvoranschlag in einem Standard-Briefumschlag mit Sichtfenster zu versenden, sollten die entsprechenden Zoll-Abstände eingehalten werden.

Ein Kostenvoranschlag muss nicht unterzeichnet werden. Auf Wunsch können Sie dies allerdings gern als persönlichen Abschluss integrieren.

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