Zahlungsbestätigung Vorlage

Du suchst für eine Zahlungsbestätigung eine Vorlage, die du schnell und einfach nach deinen eigenen Erfordernissen ausfüllen kannst? Dann haben wir hier nicht nur ein Muster für dich, sondern auch die dazu passende Anleitung. So erfährst du in wenigen Schritten, wie du die Zahlungsbestätigung Vorlage herunterlädst und individuell anpassen kannst.

Kostenlose Vorlage einer Zahlungsbestätigung als Word-Datei

Damit der Eingang einer Zahlung bestätigt werden kann, kommt eine sogenannte Zahlungsbestätigung zum Einsatz. Doch woher kriegst du solch eine Bestätigung? Wir haben die Antwort und passend dazu eine kostenlose Vorlage. Diese kannst du im Word-Format herunterladen und an deine eigenen Bedürfnisse anpassen.

Anleitung: Ausstellen einer Zahlungsbestätigung

Der Inhalt einer Zahlungsbestätigung ist theoretisch immer gleich. Sie enthält verschiedene Angaben, damit du und der Empfänger nachvollziehen könnt, wann und für welche Sachen oder Dienstleistung gezahlt wurde. Aufgebaut ist die Zahlungsbestätigung ähnlich wie ein klassischer Brief. Angefangen bei einem Briefkopf, einem Betreff über die Bestätigung hin zum Schlussteil.

Briefkopf

Im oberen Bereich einer Zahlungsbestätigung ist die Absenderadresse zu finden. Diese enthält:

  • Name des Absenders
  • Straße und Hausnummer des Absenders
  • Postleitzahl und Stadt des Absenders

Zum oberen Teil gehört außerdem die Empfängeradresse. Das heißt:

  • Name des Empfängers
  • Straße und Hausnummer des Empfängers
  • Postleitzahl und Stadt des Empfängers

Als weitere Bestandteile gehören in den Briefkopf auch:

  • Datum
  • Betreff
  • Nummern (wie zum Beispiel Kundennummer, Vertragsnummer, Rechnungsnummer)

Inhalt

Der Mittelteil, also die eigentliche Zahlungsbestätigung, ist in der Regel in Textform gestaltet. Es wird der Empfänger namentlich angesprochen und danach erwähnt, dass eine Zahlung in Höhe X für die Rechnung X erhalten wurde. Du bedankst dich in dem Schreiben für die Zahlung und je nach Situation kannst du auf weitere Dinge hinweisen. Wenn du beispielsweise Betreiber oder Betreiberin eines Online-Shops bist, könntest du sagen, dass du dich darauf freust, Kunden bald wieder im Shop begrüßen zu dürfen. Hier könnte auch ein Link zu deiner Webseite eingefügt werden.

Schlussbereich

Es folgt die Grußformel, dein Name oder Firmenname.

Definition: Was ist eine Zahlungsbestätigung?

Mit einer Zahlungsbestätigung wird der Zahlungspflichtige (Schuldner) in schriftlicher Form informiert, dass seine Zahlung gutgeschrieben wurde und somit beim Zahlungsempfänger (Gläubiger) eingegangen ist.

Mit einer Zahlungsbestätigung wird der Zahlungspflichtige (Schuldner) in schriftlicher Form informiert, dass seine Zahlung gutgeschrieben wurde und somit beim Zahlungsempfänger (Gläubiger) eingegangen ist.

Bedenke: Eine Zahlungsbestätigung ist freiwillig, also rein per Definition auch etwas anderes als eine Quittung. Das heißt, du bestätigst einfach freiwillig den Eingang einer Zahlung. Du kannst das Schreiben gleichzeitig verwenden, um auf neue Angebote aufmerksam zu machen, weiteren Service anzubieten oder generell deine Kunden daran zu erinnern, wie gut dein Angebot ist.

Unterschied: Zahlungsbestätigung vs. Quittung

Wie bereits erwähnt ist eine Zahlungsbestätigung rein rechtlich nicht das Gleiche wie eine Quittung. Wo die Unterschiede liegen, erläutern wir nachfolgend.

ZahlungsbestätigungQuittung
Freiwillig?Ja.Nein, auf Wunsch eines Schuldners muss laut § 368 BGB eine Quittung ausgestellt werden.
Formvorgaben?Nein, da es eine Art freiwilliger Geschäftsbrief ist.Ja, Quittungen unterliegen dem Schriftformgebot und müssen alle notwendigen Inhalte enthalten.
Gültigkeit?Da es kein offizielles Dokument beziehungsweise keine Vorschrift ist, gibt es auch keine notwendige „Gültigkeit“.Da eine Quittung ein offizielles Dokument ist, wird es als Beleg gültig, wenn alle vorgeschriebenen, notwendigen Angaben enthalten sind.
Kostenlos?Ja, für deine Kunden ist eine Zahlungsbestätigung kostenlos, da du sie freiwillig zur Verfügung stellst.Ein Schuldner kann darauf bestehen, dass eine Quittung ausgestellt wird. Das ist gesetzlich geregelt. Wird davon Gebrauch gemacht, verursacht das Kosten (die du eventuell nicht wolltest, da es nicht freiwillig war) und daher lassen sich die Kosten nach § 369 Abs. 1 BGB auf den Schuldner umlegen.

Inhalte einer Zahlungsbestätigung

Nach dem Download unserer Vorlage musst du nur wenige Daten im Dokument anpassen. Achte darauf, dass die folgenden Platzhalter im Muster mit deinen individuellen Daten ausgetauscht werden:

  • Briefkopf mit Absenderadresse und Daten
  • Empfängeradresse und Daten
  • Datum
  • Kundennummer / Rechnungsnummer
  • Summe

Tipps für Formulierungen

Nachfolgend haben wir einige Anregungen und Tipps für dich:

  • Aufforderung zum Wiederkommen: Abgesehen von der Zahlungsbestätigung könntest du das Schreiben nutzen, Kunden dazu aufzufordern, bald wieder im Shop oder auf der Webseite (oder im Geschäft) vorbeizukommen.
  • Freude ausdrücken: Du kannst in der Zahlungsbestätigung auch deine Freude darüber ausdrücken, dass es zu diesem Geschäft gekommen ist.
  • Service-Hinweise: Das Schreiben kann optional dazu verwendet werden, auf weitere Service-Möglichkeiten hinzuweisen, wie beispielsweise Telefonnummern oder Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.
  • Weitere Angebote: Auch auf weitere Angebote, Ankündigungen oder Dienstleistungen kannst du an der Stelle elegant hinweisen.

Warum sich eine Vorlage für eine Zahlungsbestätigung für dich lohnt

Natürlich kannst du die Bestätigung für eine Zahlung auch einfach selbst schreiben. Mit einem Muster kannst du aber ganz einfach viel Zeit sparen. Das ist allerdings nicht der einzige Vorteil, den eine Vorlage mit sich bringt:

  • du kannst alle Bereiche einfach mit eigenen Daten austauschen und stellst somit sicher, dass du nichts Wichtiges vergessen hast
  • eine Vorlage oder ein Muster wirkt meist professioneller, da Sie schon über einen langen Zeitraum optimiert wurde.

Lade dir die Zahlungsbestätigung Vorlage einfach als Word-Dokument herunter. Anschließend öffnest du das Dokument und passt die Felder an. Schon fertig und versandbereit!

Wenn du noch weitere Vorlagen für dein Geschäft oder eine künftige Gründung suchst, bist du bei uns genau richtig. Wir haben zahlreiche passende Muster und Vorlagen für dich, die dich bei geschäftlichen Aktivitäten unterstützen!

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