Eine Bilanz ist grundsätzlich fester Bestandteil eines jeden Unternehmens. Erstellt wird sie, damit der Betrieb stets den Überblick über seine Verpflichtungen und Vermögenswerte hat. Sie ist auch die Ausgangsbasis für eventuelle Investitionen, denn steht es an, einen höheren Betrag auszugeben, muss man selbstverständlich die Zahlen im Auge behalten.
Wir befassen uns in diesem Artikel einmal mit dem Stichwort Bilanz und der Vorlage, welche die Erstellung von dieser erleichtert. Anschließend bieten wir Ihnen einen kostenlosen Vordruck an, den Sie für Ihre Zwecke nutzen und in Form von Word- sowie Excel-Mustern bearbeiten können.
Wozu genau wird eine Bilanz erstellt?
Die Bilanz stellt die Positionen Aktiva (Vermögen) und Passiva (Schulden) eines Unternehmens gegenüber. Der daraus resultierende Saldo stellt das Nettovermögen dar. Innerhalb des Vermögens sind unter anderem die Investitionen aufgeführt, innerhalb der Schulden die laufenden Rechnungen, Kredite oder Verbindlichkeiten wie Versicherungen, deren Zahlung der Betrieb zu leisten hat. Eine Bilanz wird in der Regel gewöhnlich dann erstellt, wenn ein Geschäftsjahr zu Ende geht und umfasst höchstens einen Zeitraum von zwölf Monaten. Die Bilanz wird gewöhnlich dazu verwendet, um eine
- Dokumentationsfunktion zu erfüllen
- Gewinnermittlungsfunktion zu ermöglichen
- Informationsmöglichkeit zu besitzen
Sie gibt also Auskunft über vergangene Ausgaben, Einnahmen und gibt die Option, um den Gewinn mittels GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) zu ermitteln. Außerdem ist sie ein Dokument, welches auch zur Information einer dritten Partei dient. Beispielsweise bei der jährlichen Steuererklärung. Somit ist sie auch gleichzeitig der Jahresabschluss des Unternehmens, welche wiederum Ausgangsbasis für andere Dokumentationen ist.
Ihre Erstellung ist gesetzlich geregelt im HGB (Handels- und Gesetzbuch) und somit ein Instrument eines jeden Betriebes. Es ist praktisch auch eine Gegenüberstellung, die so konstruiert ist, dass sie eine Erfolgsrechnung ermöglicht.
Aktiva Passiva – Mehr zum Aufbau einer jeden Bilanz
In diesem Abschnitt möchten wir kurz näher auf die Posten Aktiva und Passiva eingehen und welche Informationen in den beiden Spalten zu finden sind. So gehören zu den Aktiva gewöhnlich:
- Anlagevermögen
- Umlaufvermögen
Diese Spalte befasst sich praktisch mit dem Budget, was man zur Verfügung hat. Darin sind alle Werte verzeichnet, die zur Liquidität des Betriebes gehören:
Der Fuhrpark, Immobilien oder Maschinen die zum Unternehmen zählen, Dinge, die langfristig zur Nutzung angeschafft wurden. Außerdem werden hier Vorräte verzeichnet, bei einem Supermarkt sind dies zum Beispiel die Produkte, die im Regal zum Verkauf stehen. In der Spalte der Passiva hingegen befinden sich:
- Eigenkapital
- Rückstellungen
- Verbindlichkeiten
Diese Spalte beschreibt die Ausgaben, die festgelegt sind und die von der Spalte Aktiva abzuziehen sind. Hierzu zählen laufende Kosten bei Versicherungen, laufende Rechnungen, Steuerverbindlichkeiten und ähnliches. Außerdem werden in beiden Spalten, entsprechend der jeweiligen Konten auch die latenten Steuern verzeichnet sowie Rechnungsabgrenzungsposten.
Der resultierende Wert wird dann als Bilanzsumme bezeichnet. Er muss auf beiden Seiten identisch sein. Außerdem ist festgelegt, dass die Schlussbilanz eines Geschäftsjahres stets mit der Eröffnungsbilanz des nächsten Jahres übereinstimmen muss.
Die Bilanz als Vorlage – Wie kann man sich die Erstellung erleichtern?
Das eigentliche Problem bei der Bilanzierung besteht darin, dass – bevor die Hauptbilanz überhaupt erst erstellt werden kann – zunächst die Erstellung von einzelnen Konten erforderlich ist. Hier schlüsselt sich auf, welche Einnahmen man hat, welche Ausgaben zustande kommen. So werden die einzelnen Posten mit jeweils einem Konto dokumentiert, anschließend nach Aktiva und Passiva sortiert, den jeweiligen Positionen zugeordnet und ausgerechnet, um den insgesamt resultierenden Wert dann in der Hauptbilanz nieder zu schreiben.
Müsste man sich hierzu die jeweiligen Vorlagen alle einzeln erstellen, wäre dies ein noch größerer Aufwand. Es lässt sich also eine erhebliche Erleichterung schaffen, indem man passende Vorlagen zum Ausfüllen der jeweiligen Konten nutzt.
Welche Informationen müssen in dem Muster enthalten sein?
Ein Vordruck für die Bilanz enthält grundsätzlich:
- eine Zeile für das Datum
- eine Zeile für die Eintragung der Kontenbezeichnung
- eine Tabelle für sämtliche Angaben
- möglicher Platz für Angaben unter der Bilanz
Schon diese simple Aufteilung kann dabei helfen, das Rechnungswesen im Allgemeinen zu vereinfachen und die Eintragungen schneller vorzunehmen, ohne zuerst Tabellen aufzeichnen zu müssen. Die Vorlage hierfür wird einfach in der gewünschten Anzahl im Dateiformat PDF ausgedruckt, oder aber in Excel und Word direkt bearbeitet. Dank des einfachen Umgangs mit den Tabellen und Muster-Dokumenten ist es möglich, eine übersichtliche Struktur zu schaffen.
Bei uns erhalten Sie Ihre kostenlose Vorlage zur Bearbeitung
Auf unserer Webseite erhalten Sie das entsprechende Muster, welches Sie kostenlos herunterladen können, um es anschließend in Word oder Excel zu bearbeiten. Mit diesem Vordruck wird die Erstellung einer Bilanz, einschließlich der angehängten Konten zu einer Leichtigkeit, weil Sie die Vorlage nur noch ausfüllen müssen.
Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine schlichte Aufstellung der Konten handelt, damit Sie im laufenden Jahr einen Überblick haben, oder zum Beispiel für die Jahresbilanz, die sogar für die Steuererklärung Voraussetzung ist. Die Bilanzerstellung war noch nie so einfach. Mit unserem Vordruck brauchen Sie keine besondere Software, die Bearbeitung geht einfach von der Hand.
