Eine ordentliche Buchführung kann nicht darauf verzichten, für jede Buchung einen Beleg nachzuweisen. Was aber, wenn für eine Buchung keine Quittung oder Rechnung vorliegt? Kommt es zu einem solchen Problem, ist es erlaubt, einen sogenannten Eigenbeleg auszustellen.

Dieser wird dann zum Beispiel im Rahmen der Steuerabrechnung als Betriebsausgabe anerkannt. Um hier den Beleg in einer korrekten Form einzureichen, ist es hilfreich, mit einem Muster für einen Eigenbeleg zu arbeiten.  

Was ist ein Eigenbeleg?

Eigenbelege können von Unternehmen für Ausgaben ausgestellt werden, für die keine Rechnung oder Quittung vorliegt. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein:

  • Unterlagen verlegt oder verloren
  • Ausstellung vergessen
  • Kunde stellt keinen Beleg aus

Der Eigenbeleg gibt Auskunft über alle relevanten Infos zum betreffenden Vorfall. Der Beleg dient sowohl für die interne Buchhaltung als auch für eine offizielle Finanzprüfung.

Ein Eigenbeleg ist aber nicht immer ein Ersatz. Es gibt auch Situationen, in denen der Eigenbeleg die einzige Alternative ist. Zum Beispiel, wenn es zu einer außerplanmäßigen Abschreibung vom Firmenbesitz kommt.

Ein Muster für einen Eigenbeleg erlaubt es Ihnen, alle Daten korrekt und übersichtlich einzutragen. So ist für jeden klar ersichtlich, worum es auf dem Beleg geht.  

Einen Eigenbeleg erstellen – ganz einfach mit der richtigen Vorlage

Eigenbelege werden nicht immer durch das Finanzamt voll anerkannt. Weniger Probleme gibt es hier allerdings, wenn die Ausgabe unter die Regelung für Kleinstbeträge fällt – bis 150 Euro. Solche Kleinstbeträge können im Arbeitsalltag regelmäßig anfallen und summieren sich recht schnell zu einer stattlichen Summe. Es ist daher wichtig, sie detailliert nachzuhalten:

  • Münzschließfach
  • Kopiergebühren
  • Parkuhren

Wird keine Quittung für diese Ausgaben ausgestellt, kann für die Buchführung ein Eigenbeleg erstellt werden. Generell sollten Sie jedoch versuchen, auch für scheinbar kleine Ausgaben immer einen passenden Beleg in der Form von einer Quittung zu erhalten.

Achtung: Verzichten Sie darauf, die Kleinstbeträge in Listen zu sammeln und als einzelnen Kostenpunkt beim Finanzamt einzureichen. Bei einer Prüfung stehen die Chancen besser, dass die einzelnen Eigenbeläge als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Wird für jede Ausgabe ein einzelner Beleg ausgestellt, kann dies zwar sehr aufwendig sein, dafür hilft es, die Übersicht in der Buchführung zu wahren. Möchten Sie ohne einen großen Aufwand einen Eigenbeleg schreiben, ist es also hilfreich, auf einen Vordruck zurückzugreifen. Mit einer leicht verständlichen Eigenbeleg-Vorlage ist die Buchhaltung in allen Bereichen übersichtlich und lückenlos.  

Inhalt & Form einer Eigenbelegvorlage


Eigenbelege werden als Buchungsbelege definiert. Damit sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, die Belege für zehn Jahre aufzubewahren. Es ist ratsam, die Buchhaltung in allen Formen immer zeitnah zu einem Geschäftsvorfall nachzuhalten. So vermeiden Sie, dass Unterlagen verloren gehen oder Ausgaben vergessen werden.

Der Gesetzgeber hat keine Vorgaben für die Erstellung von Eigenbelegen ausgegeben. Es ist also möglich, einen Eigenbeleg handschriftlich zu erstellen. Schneller geht es natürlich mit einer fertigen Vorlage.

Unabhängig davon, wie Sie den Eigenbeleg erstellen, müssen die folgenden Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg vorhanden sein:

  • Name und Anschrift vom Zahlungsempfänger
  • Zahlungsgrund
  • Geschäftsanlass
  • Zeitpunkt der Zahlung
  • Betrag (brutto)
  • Grund für das Fehlen des Originalbelegs
  • Datum der Ausstellung
  • Unterschrift des Ausstellers

Eine Vorlage, ob in Word, Excel oder als PDF, hilft dabei, keine der genannten Angaben zu vergessen. Fehlen einzelne Angaben, oder es kommt zu Unstimmigkeiten, wird der Beleg nicht im Rahmen einer Finanzprüfung anerkannt.

Warum kann der Originalbeleg fehlen?

Die Gründe für einen fehlenden Beleg sollten Sie möglichst genau auf dem Eigenbeleg benennen können. Hat der Mitarbeiter auf der Geschäftsreise im Ausland vergessen, nach dem Beleg für die Taxifahrt zu fragen? Oder wurde für das gezahlte Trinkgeld einfach kein Beleg ausgestellt? Es kann auch sein, dass ein Kauf von einer Privatperson es unmöglich macht, eine ordentliche Quittung zu erhalten. Der Grund muss klar auf dem Eigenbeleg genannt sein.

Nutzen Sie eine Eigenbeleg-Vorlage in Word, um schnell und einfach alle Daten einzutragen. Der Beleg kann elektronisch ausgefüllt sein, muss aber anschließend ausgedruckt und unterschrieben werden.

 

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