Rechnungen können mit und ohne Zahlungsziel ausgestellt werden. Ist ein Zahlungsziel vereinbart, wird aber nicht erfüllt, befindet sich der Schuldner automatisch im sogenannten Verzug. Ist kein Zahlungsziel vereinbart, wird der Schuldner erst mit der Sendung einer ersten Mahnung rechtlich in Verzug gesetzt. Nutzen Sie eine Vorlage für eine Mahnung, um alle relevanten Angaben in diesem Schriftstück zu haben und ein korrektes Mahnverfahren einzuleiten.
Was ist eine Mahnung?
Mit einer ersten Mahnung, auf Wunsch auch als Zahlungserinnerung benannt, um etwas mehr Milde walten zu lassen, informieren Sie den Schuldner darüber, dass er finanzielle Ausstände bei Ihnen hat. Mit diesem Schritt befindet sich der Schuldner rechtlich gesehen in Verzug. Dies hat eine Reihe von Folgen:
- Ausgeweitete Haftung für den Schuldner
- Kommt es nach §§ 280 Abs. 2, 286 BGB zu einem Verzögerungsschaden, muss der Schuldner einen Schadensersatz leisten
- Als Gläubiger können Sie vom Schuldner Verzugszinsen verlangen
Wann sollten Sie eine Mahnung schreiben – den richtigen Zeitpunkt wählen
Werden Rechnungen ohne ein spezielles Zahlungsziel ausgestellt, ist die Fälligkeit der Zahlung umgehend. Nach welchem Zeitraum eine Mahnung an den Kunden geschickt wird, ist in diesem Fall Ihnen überlassen. Generell sollten Sie beachten, dass Sie dem Kunden ausreichend Zeit einräumen sollten, die offene Zahlung zu begleichen.
Viele Unternehmen arbeiten mit einem Zeitrahmen für zwei bis vier Wochen. Ist dieser Zeitraum verstrichen, werden Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen geschickt. Eine Zahlungserinnerung ist dabei mit einer Mahnung gleichzustellen. Allerdings klingt die Formulierung für Kunden weniger aggressiv.
Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?
Betrachten Sie Mahnung und Zahlungserinnerung rein aus rechtlicher Sicht, haben beide die gleiche Funktion. Hat ein Geschäftskunde bei Ihnen seine Rechnung 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung nicht bezahlt, gerät er in Verzug. Dies gilt auch, ohne dass Sie ihm eine Mahnung zustellen. Bei einem Privatkunden ist dies ein wenig anders. Dieser gerät erst dann automatisch in Zahlungsverzug, wenn Sie auf der für ihn bestimmten Rechnung auf die Zahlungsfrist und den damit drohenden Zahlungsverzug hinweisen. In der Regel besteht zwischen Mahnung und Zahlungsverzug nur ein wesentlicher Unterschied. Dieser liegt rein in der Bezeichnung. Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel nur der Höflichkeit halber so bezeichnet. Rechtlich haben aber sowohl Mahnung als auch Zahlungserinnerung die gleiche Funktion.
Mahnungsvorlagen korrekt anpassen
Sie finden online eine Vielzahl von Vorlagen, Mustern und Vordrucken für Mahnungen – neben Mustern zu Angeboten oder Rechnungsvorlagen haben wir auch diese für Sie zum kostenlosen Download. In der Regel werden drei Mahnungen verschickt, bevor es zu legalen Konsequenzen für den Schuldner kommt. Sie können eine Mahnung auf Wunsch ganz einfach mit einem Generator erstellen. Dieser erfragt lediglich die relevanten Eckdaten und erstellt im Handumdrehen einen professionellen Standard-Text.
Allerdings ist es nicht immer ratsam, gleich in der ersten Mahnung mit rechtlichen Konsequenzen zu drohen. Denn hier macht in der Tat der Ton die Musik. Eine freundliche Anfrage für die Zahlung, zusammen mit der Angabe, dass es sich sicherlich nur um ein ungewolltes Versäumnis handelt, kann wahre Wunder wirken.
Es ist keine Seltenheit, dass eine Zahlung vergessen oder die Rechnung verlegt wird. Wird dann von Ihrem Unternehmen gleich mit dem Anwalt gedroht, ist eine zukünftige Zusammenarbeit eher unwahrscheinlich. Im Namen der Kundenbindung ist es daher wichtig, auch in Mahnungen dem Kunden gegenüber Respekt zu zeigen.
Mahngebühren
Um Mahngebühren berechnen zu können, ist es wichtig, dass Sie auf Ihrer Rechnung an den Kunden auch eine Fälligkeit oder ein Zahlungsziel vermerken. Stellen Sie beispielsweise ein Zahlungsziel von 20 Tagen, so ist am 21. Tag die Begleichung der Rechnung fällig. Ab diesem Tag dürfen Sie dann auch Mahngebühren fordern. Aus rechtlicher Sicht stellen die Mahngebühren gemäß den § 280 Abs. 1 und 286 BGB einen Verzugsschadenersatz dar. Mahngebühren stellen für säumige Kunden eine Art Denkzettel dar. Er soll wissen, wenn er jetzt nicht bezahlt, dann wird es für ihn noch teurer.
Höhe der Mahngebühren
Rechtlich gibt es für die Mahngebühren keine einheitliche Regelung was die Höhe der Mahngebühren betrifft. Sie müssen Mahngebühren als eine Art Aufwandsentschädigung für die Zustellung einer Mahnung sehen. Mahngebühren bis zu einer Höhe von 5 Euro gelten als akzeptabel. Es gibt zwar viele Unternehmen, die ihren Schuldner deutlich höhere Mahngebühren stellen, allerdings würden diese bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung keinen Bestand haben. Mahngebühren sind ebenfalls nicht gültig, wenn Sie diese Mahnung per E-Mail zustellen. Mahngebühren erfüllen aber nicht immer ihren Zweck. Um den Kunden zum Bezahlen seiner fälligen Rechnung zu bewegen, können Sie die Mahngebühren auch mit Verzugszinsen kombinieren. Wichtig für Sie ist, dass die Berechnung dieser Verzugszinsen immer nachprüfbar ist. Das bedeutet, dass Sie dafür folgende Angaben machen müssen:
- um welchen Betrag handelt es sich, der verzinst wird
- wie hoch ist der Zinssatz
- über welchen Abrechnungszeitraum werden diese Verzugszinsen berechnet
Der korrekte Zinssatz beläuft sich dabei auf folgende Werte:
- bei einem Privatkunden liegt der Wert bei 5 % über dem Basiszinssatz
- bei einem Geschäftskunden liegt der Wert bei 9 % über dem Basiszinssatz: In der Regel ist hier aber ein pauschaler Verzugsschadenersatz in Höhe von 40 Euro üblich, wenn es sich um ein Handelsgeschäft handelt.
Sie müssen den Basiszinssatz aber immer wieder neu auf seine Aktualität prüfen. Festgelegt wird der Basiszinssatz immer von der Deutschen Bundesbank.
Pflichtangaben im Mahnverfahren
Mit einer Mahnung soll es vermieden werden, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden. Der Kunde soll also dazu aufgefordert werden, die offene Rechnung zu begleichen. Darüber hinaus dient eine Mahnung aber auch dazu, den Schuldner offiziell in Verzug zu setzen.
Um eine Mahnung rechtsgültig zu gestalten, muss das Schreiben ein paar Angaben enthalten. Diese müssen es klar erkennbar machen, dass es sich um eine Mahnung handelt. Es ist empfehlenswert, das Wort „Mahnung“ gut sichtbar in den Betreff des Schreibens zu setzen. Darüber hinaus sind diese Angaben relevant:
- Benennung des Gläubigers (Name, Firma)
- Nennung der Forderung (Rechnungsnummer)
- Warum ist die Forderung offen (Nennung Zahlungsziel)
- In welcher Höhe ist die Zahlung offen?
Aus Kulanz sollten Sie Ihrem Schuldner auch Hilfe bei möglichen Zahlungsproblemen anbieten. Geben Sie Kontaktkanäle an, um zum Beispiel eine Ratenzahlung oder eine Stundung der Zahlungen zu vereinbaren.
Vorlage in Word verwenden
Ob Sie nur ein paar Rechnungen im Monat schreiben oder wöchentlich Hunderte abarbeiten müssen, früher oder später wird ein Kunde in Zahlungsverzug kommen. Für diesen Fall ist es hilfreich, ein Muster für eine Mahnung herunterzuladen. Die Muster-Mahnungen werden in der Regel als Word-Dateien oder in PDF-Form zur Verfügung gestellt.
Die Word-Datei lässt sich kinderleicht an den individuellen Fall anpassen. Auf Wunsch können Sie ein Firmenlogo oder ein Wasserzeichen einfügen. Achten Sie darauf, dass die verwendeten Daten korrekt wie vollständig sind. Kommt es zum Beispiel zu einem Zahlendreher in der Rechnungsnummer, kann dies zu unnötigen Missverständnissen führen.
Ein Vordruck für eine Mahnung als PDF-Datei sollte ungeschützt vorliegen. Für das Versenden können Sie die Datei dann geschützt speichern. Dies erspart Ihnen einen Arbeitsschritt im Vergleich zur Word-Vorlage.
