Mit einer Spesenabrechnung Vorlage kannst du die Kosten deiner Geschäftsreise übersichtlich darstellen und belegen. Aufgeführt werden alle Fahrten, Übernachtungen, der Verpflegungsmehraufwand sowie die Nebenkosten der Reise. Ohne eine korrekte und vollständige Spesenabrechnung werden die Reisekosten von deinem Arbeitgeber nicht erstattet. Abgesehen davon ist eine korrekt durchgeführte Spesenabrechnung auch aus steuerlichen Gründen relevant.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Wenn du aus beruflichen Gründen eine Geschäftsreise tätigst, fallen Kosten an. In einer Spesenabrechnung listest du die angefallenen Kosten deiner Geschäftsreise auf, um sie entweder beim Arbeitgeber oder steuerlich zu verrechnen.

Definition von Spesen und Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung ist per Definition eine Übersicht für deinen Aufwand bei einer Geschäftsreise. Dabei dürfen nicht nur Angestellte eine Reisekostenabrechnung erstellen, sondern auch Selbstständige.

Tipp: Du findest auf unserer Website auch eine Reisekostenabrechnung Vorlage zum kostenlosen Download.

Der Begriff „Spesen“ stammt übrigens aus dem Lateinischen. Der lateinische Begriff „expensa“ bedeutet Aufwand oder Ausgabe. Im Lateinischen hat sich aus diesem Begriff das Wort „spese“ entwickelt.

Was gehört in die Spesenabrechnung?

In der Spesenabrechnung werden sowohl die Fahrtkosten, Übernachtungskosten als auch der Verpflegungsmehraufwand angegeben. Abgesehen davon kannst du auch sonstige Reisenebenkosten aufführen.

Fahrtkosten

In diesen Bereich fallen Kosten für die Hinfahrt sowie die Rückfahrt, aber auch Fahrten vor Ort. Falls du längere Reisen unternimmst, sind auch die Zwischenheimfahrten in der Spesenabrechnung aufzuführen. Es gibt allerdings Voraussetzungen, um die Fahrten zu den Fahrtkosten zu zählen. Du musst wahlweise mit einem Flugzeug, der Bahn, einem Mietwagen, deinem Privatwagen oder mit dem Taxi gereist sein. Bewahre in jedem Fall alle Belege auf, damit die Fahrtkosten auch in voller Höhe abgerechnet werden können.

Zur Abrechnung gibt es bei den Fahrtkosten verschiedene Methoden. Gängig ist eine Kilometerpauschale, bei der du pro Kilometer 30 Cent erhältst. Bei der Fahrt mit einem Motorrad oder Moped sind es 20 Cent pro Kilometer. Alternativ zu dieser Variante können die Fahrtkosten auch als Kilometersatz abgerechnet werden, bei dieser Abrechnungsart ist es notwendig ein Fahrtenbuch zu führen.

Übernachtungskosten

Falls du während einer Dienstreise außerhalb deiner Wohnung übernachtest, kannst du in der Spesenabrechnung auch Übernachtungskosten angeben. Dazu zählen unter anderem Kosten für ein Hotel oder auch eine Ferienwohnung. Übernachtungskosten lassen sich in voller Höhe anrechnen, sofern du in der Spesenabrechnung auch die notwendigen Belege anhängst.

Verpflegungsmehraufwand

Ein häufiger Denkfehler bei den Verpflegungskosten einer Dienstreise ist die Tatsache, dass angenommen wird, dass alle Verpflegungskosten erstattungsfähig sind. Es handelt sich aber stattdessen um einen Verpflegungsmehraufwand, der in der Spesenabrechnung gelistet werden kann.

Das bedeutet, dass davon ausgegangen wird, dass du auch zu Hause essen und trinken würdest. Während einer Geschäftsreise hast du aber unter Umständen einen gewissen Mehraufwand, weil du beispielsweise im Restaurant isst statt Daheim.

Tipp: Erstattet wird eine Verpflegungspauschale, die davon abhängt, wo du dich aufhältst und wie lange die Geschäftsreise andauert. Wenn du innerhalb Deutschland bleibst, sind pro Tag bis zu 24 Euro als Verpflegungsmehraufwand möglich.

Wichtig ist für die Verpflegungspauschale auch die Frage, ob du beispielsweise das Frühstück im Hotel mit gebucht hast. In diesem Fall kann in der Spesenrechnung das Frühstück zu einer Kürzung des Pauschalbetrags führen. Gleiches gilt auch, wenn du beispielsweise von einem Kunden eine Einladung zum Essen erhalten hast.

Reisenebenkosten

Abgesehen von den bereits genannten Kosten gibt es während einer Dienstreise noch sonstige Reisenebenkosten. Für deine Spesenabrechnung hier ein Beispiel für weitere Kostenpunkte:

  • Telefonkosten im Hotel
  • Internetgebühren im Hotel
  • Eintrittskosten für berufliche Events
  • Mautgebühren während der Fahrt
  • Reisegepäckversicherung
  • Parkgebühren
  • und mehr

Überblick: Abrechnung anhand von Pauschalen

Abgerechnet werden Spesen in der Regel immer in Form von Pauschalen. Bekannt sind sie auch als Spesenpauschale oder Spesensätze. Wie hoch die einzelnen Pauschalen ausfallen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Sowohl das Land als auch die Reisedauer beeinflussen die Pauschalen.

Dabei muss außerdem unterschieden werden, ob es sich um Erstattungen von Unternehmen oder um steuerliche Erstattungen handelt. Unternehmen in Deutschland haben theoretisch die freie Wahl, wie hoch die Spesen für ihre Mitarbeiter ausfallen können. Der Gesetzgeber gibt lediglich Mindest-Pauschalen vor. Bei der steuerlichen Erstattung für Selbstständige gelten wiederum die gesetzlich festgelegten Pauschalen.

KostenpunkteAbrechnung 
Fahrtkosten
  • als Kilometerpauschale (20-30 Cent pro gefahrenen Kilometer, je nach Fahrzeug)
  • Kilometersatz (grob gesagt jährliche Kosten für das Privatauto gegenübergestellt zur Dienstreise)
Übernachtungskosten
  • Abrechnung in voller Höhe
Verpflegungsmehraufwand
  • maximal 24 Euro pro Tag
  • innerhalb Deutschland bei einer Dienstreise von über acht Stunden = 12 Euro pro Tag
  • innerhalb Deutschland bei einer Dienstreise von mehr als einem Tag = 24 Euro pro vollen Tag
  • Kürzung der Pauschale bei Frühstück im Hotel oder Einladung zum Essen von Kunden etc.
Reisenebenkosten
  • abhängig der jeweiligen Kostenart

Vorlage zur Spesenabrechnung richtig ausfüllen

Das Spesenabrechnung Muster hilft dir, eine korrekte Spesenabrechnung mit allen erstattungsfähigen Kosten zu erstellen. Sie unterstützt dich beim Auflisten der einzelnen Kostenpunkte und deren Berechnungen. Gegenüber dem Vordruck für Spesen vom Finanzamt erhältst du von uns eine Schritt für Schritt Anleitung zum richtigen Ausfüllen unserer Spesenabrechnung Vorlage.

  1. Lade dir die Vorlage für Word oder Excel als kostenloser Download herunter.
  2. Öffne das Dokument, welches sich je nach Speicherort auf deinem Schreibtisch oder im Download-Ordner befindet.
  3. Oben links kannst du die Firmendaten abändern. Beachte, dass die Firmendaten auch in der unteren Fußzeile angepasst werden müssen.
  4. Anschließend benötigst du die Daten des Mitarbeiters. Dazu gehören Vorname, Name, Abteilung oder auch Personalnummer.
  5. Starte nun damit, die Reisedaten einzutragen. Hierzu zählen der Zweck der Reise, das Ziel, Start- und Enddatum sowie auch das Verkehrsmittel, welches verwendet wurde.
  6. Liste anschließend die entstandenen Kosten für die hier vorgestellten Bereiche auf. Diese sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten. Du kannst dich unter §9 Absatz 4 EStG genauer darüber informieren, wann welche Reisekosten für Arbeitnehmer und Selbstständige erstattungsfähig sind.
  7. Es folgt das aktuelle Datum sowie deine Unterschrift, um den Antrag beim jeweiligen Vorgesetzten für die Spesenabrechnung einzureichen.

Spesenabrechnung Vorlage in Word und Excel

Du suchst eine Spesenabrechnung Vorlage als Excel oder Word? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir haben eine Spesenabrechnung Vorlage als Word für dich, die du kostenlos herunterladen kannst. Falls du eine Spesenabrechnung Vorlage als PDF benötigst, lässt sich die Word-Vorlage ganz einfach in ein PDF umwandeln und abspeichern.

Spesenabrechnung zur Steuererklärung einreichen

Eine Spesenabrechnung für Arbeitnehmer ist die bekannteste Form, doch relevant ist die Abrechnung auch für Selbstständige. In dem Fall benötigst du die Spesenabrechnung für die Steuer, wenn du beispielsweise freiberuflich oder selbstständig tätig bist und auch dort erstattungsfähige Geschäftsreisen unternimmst. Du kannst die Spesenabrechnung mit der Steuererklärung einreichen, um den gesetzlichen Spesenanteil erstattet zu bekommen. Wichtig sind vor allem die Belege, um alle Ausgaben nachweisen zu können. Bist du angestellt, reichst du die Spesenrechnung wiederum mit allen Belegen beim Arbeitgeber ein.

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