Rechnungen schreiben gehört für Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Unternehmen zum Alltag. Doch wer noch mit Word-Vorlagen oder Excel-Listen arbeitet, verschenkt wertvolle Zeit und riskiert Fehler.
Die gute Nachricht: Moderne Rechnungsprogramme machen dir das Leben deutlich leichter. Viele Anbieter stellen kostenlose Versionen bereit, mit denen du sofort professionelle Rechnungen erstellen kannst.
Wir haben die bekanntesten kostenlosen Rechnungsprogramme verglichen. Unsere klare Empfehlung: sevdesk – ein intuitives Tool, das Rechnungen schreiben einfach und professionell macht.
Die besten Anbieter im Schnellvergleich
| Anbieter | Gratis Rechnungen | E-Rechnungen | Kunden | Upgrade möglich |
| sevdesk | Bis zu 3 pro Monat | ✅ (XRechnung & ZUGFeRD) | Unbegrenzt | ⭐ (inkl. Buchhaltung) |
| Collmex | Unbegrenzt | ✅ | Unbegrenzt | ⭐ (inkl. Buchhaltung) |
| BillingEngine | Bis zu 5 pro Monat | ✅ | Unbegrenzt | ✅ (ohne Buchhaltung) |
| Zervant | Bis zu 5 pro Monat | Teilweise (nur XRechnung) | Max. 5 | ✅ (ohne Buchhaltung) |
| Accountable | Unbegrenzt | ✅ | Unbegrenzt | ⭐ (inkl. Buchhaltung) |
Unsere Top-Empfehlung: sevdesk
Schluss mit umständlichen Excel-Tabellen und Word-Vorlagen! Mit sevdesk erstellst du professionelle Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher. Und das schon in der kostenlosen Version. Das cloudbasierte Tool wurde in Deutschland entwickelt und macht Rechnungen schreiben so unkompliziert, dass du dich endlich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Doch was macht sevdesk so besonders?
Rechnungen in wenigen Minuten erstellen
Mit sevdesk erstellst du professionelle Rechnungen im Handumdrehen. Wähle einfach eine Vorlage aus, füge deine Leistungen hinzu und versende die Rechnung direkt per E-Mail aus der Software. Du hast außerdem mehrere Rechnungsvorlagen zur Auswahl, die du an dein Corporate Design anpassen kannst und kannst sogar Rechnungen in Fremdwährungen wie Dollar schreiben.
E-Rechnungen ohne Aufwand
sevdesk unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Du musst mir nur einem Klick die E-Rechnung aktivieren und schon wird alles im richtigen XML-Format erstellt. Damit bist du bestens vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht seit 2025 und brauchst dir keine Gedanken über die Technik dahinter machen.
Während viele kostenlose Tools nur eine der beiden Formate anbieten, bekommst du bei sevdesk beide Standards inklusive.
Perfekt für Kleinunternehmer und Regelbesteuerte
Egal ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder Umsatzsteuer ausweist, sevdesk passt sich automatisch an. Du kannst in den Einstellungen entweder angeben, dass du Kleinunternehmer bist oder einen Standard-Steuersatz von 19 oder 7% speichern.
Einmal eingestellt, erstellt das Programm deine Rechnungen immer korrekt und rechtskonform. Als Kleinunternehmer erscheint auch automatisch die entsprechende Klausel nach §19 UStG auf deinen Dokumenten.
Upgrade mit vielen Extra-Funktionen
Wenn dein Unternehmen wächst oder du mehr Funktionen brauchst, bietet sevdesk verschiedene Upgrade-Optionen. Dazu gehören die Mobile App für iOS und Android, der automatischer Bankabgleich, der KI-gestützte Belegscanner oder der DATEV-Export. Alles ohne, dass du das Tool aufwendig wechseln musst.
Weitere kostenlose Rechnungsprogramme im Überblick
Du möchtest Alternativen prüfen? Hier stellen wir dir vier weitere kostenlose Rechnungsprogramme vor.
Collmex
Collmex ist ein deutscher Anbieter, der schon seit vielen Jahren am Markt ist. Die kostenlose Basisversion erlaubt unbegrenzt viele Rechnungen und unterstützt E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD). Auch die Kundenverwaltung ist unlimitiert.
Das Besondere: Collmex bietet in der kostenlosen Version bereits Buchhaltungsfunktionen, was ideal ist, wenn du mehr als nur Rechnungen schreiben möchtest.
Der Haken: Die Benutzeroberfläche wirkt optisch veraltet und nicht besonders intuitiv. Einsteiger brauchen oft etwas Einarbeitungszeit. Eine mobile App gibt es nicht.
Fazit: Funktional stark, aber optisch und in der Bedienung nicht mehr zeitgemäß. Für Nutzer, die Wert auf eine moderne und einfach zu nutzende Oberflächen legen, eher ungeeignet.
Billingengine
Billingengine ist ebenfalls ein deutscher Anbieter und punktet mit einem modernen, aufgeräumten Design. Die kostenlose Version erlaubt max. 3 Rechnungen und Angebote pro Monat und unterstützt E-Rechnungen.
Das Besondere: Die Oberfläche ist übersichtlich und nutzerfreundlich. Billingengine richtet sich vor allem an digitale Dienstleister und Freelancer, die international tätig sind, weil es diverse Rechnungssprachen und Währungen ermöglicht.
Der Haken: Das Tool wird weniger genutzt und hat damit auch nicht so viel Manpower bei der Weiterentwicklung. Außerdem gibt es nur ein einziges Rechnungsdesign zur Auswahl. Ein weiterer Nachteil: Wenn du später wachsen und deine gesamte Buchhaltung erledigen willst, geht das mit BillingEngine nicht. Hier hast du ein reines Rechnungsprogramm.
Fazit: Gut für Freelancer mit internationalen Kunden, aber keine Lösung fürs langfristige Arbeiten oder wachsende Unternehmen.
Zervant
Zervant aus Finnland ist ein schlankes Rechnungsprogramm, das sich auf das Wesentliche konzentriert. In der kostenlosen Version kannst du bis zu 5 Rechnungen pro Monat erstellen und maximal 5 Kunden verwalten. E-Rechnungen werden nur teilweise unterstützt (XRechnung ja, ZUGFeRD nein).
Das Besondere: Die Bedienung ist sehr einfach und selbsterklärend und damit perfekt für absolute Einsteiger oder Gelegenheitsnutzer.
Der Haken: Die Limits vor allem bei den Kunden sind für die meisten Selbstständigen zu eng. Sobald dein Geschäft wächst, musst du upgraden. Buchhaltungsfunktionen gibt es auch im Premium-Tarif nicht. Willst du mehr als Rechnungen, musst du also das Tool komplett wechseln.
Fazit: Gut für den Start oder sporadische Rechnungen, aber schnell zu limitiert. Für regelmäßige Geschäftstätigkeit keine langfristige Lösung.
Accountable
Accountable kommt aus Belgien und richtet sich vor allem an Freiberufler und Soloselbstständige. Die kostenlose Version erlaubt unbegrenzt viele Rechnungen und Kunden und max. 5 Belege pro Monat. E-Rechnungen werden vollständig unterstützt.
Das Besondere: Accountable bietet neben der Rechnungserstellung auch ein integriertes Geschäftskonto. So hast du Rechnungen und Banking in einem Tool vereint.
Der Haken: Die kostenlose Version läuft nur auf dem Handy. Am Laptop oder PC kannst du erst in den kostenpflichtigen Tarifen arbeiten. Und auch wenn du später upgradest, bleibt Accountable eher ein Tool für Freiberufler und Kleinunternehmer, weniger für zum Beispiel Onlineshops oder Handwerker.
Fazit: Für schnelle Rechnungen unterwegs geeignet, aber durch die App-Beschränkung in der kostenlosen Version unpraktisch für die Arbeit am Computer.
Worauf solltest du bei deiner Auswahl deines kostenlosen Rechnungsprogramm achten?
Nicht jedes kostenlose Rechnungsprogramm bietet die gleichen Funktionen. Damit du das richtige Tool für deine Bedürfnisse findest, solltest du auf diese Punkte achten:
Anzahl der Rechnungen pro Monat
Viele kostenlose Programme begrenzen die Anzahl der Rechnungen, die du monatlich erstellen kannst. Bei manchen sind es nur 3, bei anderen 5 oder sogar unbegrenzt. Überlege dir vorab, wie viele Rechnungen du durchschnittlich schreibst, sonst stößt du schnell an Grenzen.
Kundenverwaltung
Einige Tools limitieren die Anzahl der Kunden, die du anlegen kannst. Wenn du regelmäßig mit verschiedenen Auftraggebern arbeitest, brauchst du unbegrenzte Kundenverwaltung – sonst wird es unpraktisch.
E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
Seit 2025 gilt für viele Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Achte darauf, dass dein Rechnungsprogramm sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt.
Rechtssicherheit & GoBD-Konformität
Dein Rechnungsprogramm sollte GoBD-konform sein und alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland erfüllen. Das ist besonders wichtig, wenn das Finanzamt oder dein Steuerberater Zugriff auf deine Rechnungen braucht.
Cloud oder Desktop?
Cloudbasierte Tools kannst du von überall nutzen. Perfekt, wenn du flexibel arbeiten möchtest. Bei Desktop-Lösungen bist du an oft an deinen PC gebunden.
Design & Anpassbarkeit
Professionelle Rechnungen sollten zu deinem Unternehmen passen. Prüfe, ob du dein Logo Rechnungsvorlagen anpassen kannst oder ob es nur ein starres Design gibt. Gerade in kreativen Berufen sind optisch ansprechende Dokumente wichtig.
Upgrade-Möglichkeiten
Wenn dein Geschäft wächst, brauchst du vielleicht mehr Funktionen wie Buchhaltung, Bankabgleich oder DATEV-Export. Wähle ein Tool, das nahtlos erweiterbar ist, damit du nicht komplett wechseln musst.
Für wen eignet sich ein kostenloses Rechnungsprogramm?
Kostenlose Rechnungsprogramme können eine gute Lösung sein – aber nicht für jeden. Ob sie zu dir passen, hängt vor allem von deinem Rechnungsvolumen und deinen Anforderungen ab.
Ein kostenloses Rechnungsprogramm eignet sich für dich, wenn:
- Du gerade erst gründest und nur wenige Rechnungen pro Monat schreibst
- Du als Freiberufler oder Kleinunternehmer mit überschaubarem Auftragsvolumen arbeitest (z. B. als Side-Business)
- Du professionelle Rechnungen erstellen möchtest, ohne in teure Software zu investieren
- Du verschiedene Tools testen möchtest, bevor du dich festlegst
Ein kostenloses Rechnungsprogramm ist weniger geeignet, wenn:
- Du regelmäßig mehr als 2-3 Rechnungen pro Monat schreibst
- Du Buchhaltungsfunktionen wie Belege scannen, Bankabgleich oder UStVA brauchst
- Du Zeit sparen willst durch Automatisierungen
- Dein Rechnungsprogramm mit anderen Tools (wie einem Onlineshop) verbinden willst
- Du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest und DATEV-Export benötigst
Unser Tipp: Wähle ein Tool, das mit dir wachsen kann – wie sevdesk, das dir von Anfang an mehr Spielraum bietet und später nahtlos erweiterbar ist.
Fazit: Der richtige Start spart später Zeit und Geld
Die Auswahl an kostenlosen Rechnungsprogrammen ist groß – aber nicht jedes Tool hält, was es verspricht. Es lohnt sich daher, genau hinzuschauen.
Wichtig zu bedenken: Ein gutes Rechnungsprogramm sollte nicht nur heute funktionieren, sondern auch morgen noch passen. Wer ständig wechseln, Daten migrieren oder mit mehreren Tools jonglieren muss, verliert am Ende mehr Zeit als Geld.
sevdesk vereint genau die wichtigsten Punkte: Einsteigerfreundlich genug für die ersten Rechnungen, professionell genug für langfristiges Arbeiten und flexibel genug, um mit dir zu wachsen. Ganz ohne Tool-Wechsel.
Dein nächster Schritt:
Teste sevdesk kostenlos und erlebe, wie unkompliziert professionelles Rechnungsmanagement sein kann. Die Zeit, die du sparst, investierst du besser in dein Geschäft.
Häufig gestellte Fragen zu den besten kostenlosen Rechnungsprogrammen
Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?
Nein, ein Rechnungsprogramm ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst Rechnungen auch mit Word, Excel oder sogar handschriftlich erstellen – solange sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten (z. B. Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungsbeschreibung) und GoBD-konform archiviert sind.
Allerdings sparst du mit einem Rechnungsprogramm viel Zeit und vermeidest Fehler. Besonders bei der E-Rechnungspflicht seit 2025 wird ein digitales Tool praktisch unverzichtbar, da du XRechnung oder ZUGFeRD-Formate brauchst.
Gibt es kostenlose Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer?
Ja, es gibt mehrere kostenlose Rechnungsprogramme, die auch für Kleinunternehmer geeignet sind. Wichtig ist, dass das Tool die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG unterstützt, also Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer erstellen kann.
Programme wie sevdesk, Collmex, Zervant und Accountable bieten diese Funktion. Achte aber auf die Limits: Viele kostenlose Versionen beschränken die Anzahl der Rechnungen oder Kunden pro Monat.
Welches kostenlose Rechnungsprogramm ist das beste?
Das hängt von deinen Anforderungen ab. Wenn du nur gelegentlich Rechnungen schreibst und keine weiteren Funktionen brauchst, können Zervant oder Accountable ausreichen.
Unsere Empfehlung ist aber sevdesk: Auch wenn die kostenlose Version auf 3 Rechnungen pro Monat begrenzt ist, bietet es dir die beste Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, E-Rechnungsunterstützung (XRechnung & ZUGFeRD) und Upgrade-Möglichkeiten. Du startest einfach und kannst später nahtlos auf professionelle Funktionen umsteigen.
Wie viel kostet ein richtiges Rechnungsprogramm?
Die Preise für professionelle Rechnungsprogramme liegen meist zwischen 10 und 30 € pro Monat, je nach Funktionsumfang.
sevdesk startet ab 12,90 € pro Monat und bietet dir bereits unbegrenzte Rechnungen, E-Rechnungen und professionelle Funktionen. Wenn du später Buchhaltung, Bankabgleich oder DATEV-Export brauchst, gibt es entsprechende Tarife ab ca. 25 € pro Monat.
Im Vergleich zur eingesparten Zeit und vermiedenen Fehlern lohnt sich die Investition schnell.
Kann ich von einem kostenlosen Rechnungsprogramm später wechseln?
Ja, ein Wechsel ist grundsätzlich möglich, aber oft mit Aufwand verbunden. Du musst deine Kundendaten, Rechnungen und eventuell Belege manuell exportieren und im neuen System wieder importieren.
Besser ist es, von Anfang an ein Tool zu wählen, das mit dir mitwächst, wie zum Beispiel sevdesk.
Sind kostenlose Rechnungsprogramme rechtssicher?
Das kommt auf den Anbieter an. Deutsche Programme wie sevdesk oder Collmex sind in der Regel GoBD-konform und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland.
Bei internationalen Tools solltest du genauer hinschauen: Unterstützen sie deutsche Rechnungsstandards? Sind sie DSGVO-konform? Werden die Daten in der EU gespeichert?
Unser Tipp: Wähle ein Tool, das explizit für den deutschen Markt entwickelt wurde. Dann bist du meist auf der sicheren Seite.