Verkaufen Sie als Privatperson Waren oder erbringen Sie für andere eine freundschaftliche Dienstleistungen, dann können Sie eine Privatrechnung schreiben. Dies ist aber keine Pflicht und beruht auf Freiwilligkeit. Es ist allerdings durchaus möglich, dass bei Beträgen, die höher ausfallen, eine private Rechnung ausgestellt wird. Doch wie bei allen anderen Rechnungen auch, müssen Sie bei der Privatrechnung einiges beachten. Es ist deshalb von Vorteil, wenn Sie unsere kostenlose Privatrechnung Vorlage dafür nutzen.

Dürfen Privatpersonen Rechnungen schreiben?

Es ist schon immer der Fall, dass es auch zwischen Privatpersonen bestimmte Geschäfte gibt. Sie verkaufen beispielsweise Ihre Möbel wegen eines Umzugs oder sonstige Dinge an andere Personen. Bei diesen Geschäften fließt natürlich Geld, ohne dass hier gleich ein Gewerbe angemeldet ist oder eine Selbstständigkeit vorliegt. In diesen Fällen ist es durchaus möglich, dass Sie mithilfe einer Privatrechnung Vorlage eine private Rechnung ausstellen. Allerdings muss dabei beachtet werden, dass Sie als Privatperson nicht regelmäßig etwas verkaufen. Deshalb gilt es bei der Privatrechnung einiges zu unterscheiden.

  • Rechnung bei Privatverkauf: Es ist durchaus normal, dass immer wieder ein privater Verkauf stattfindet. Sei es beim Verkauf einer Waschmaschine oder bei einer Wohnungsauflösung. Findet solch ein Privatverkauf nur hin und wieder statt, so zeigt das Finanzamt kein Interesse daran. Findet dies aber regelmäßig statt und stellt dies eine Form von gewerblichem Handel dar, dann sollten Sie beim Finanzamt nachfragen.
  • Privatrechnung an eine Firma: Kauft ein Unternehmen von Ihnen einen bestimmten Gegenstand, beispielsweise einen gebrauchten Kühlschrank, kann es vorkommen, dass dieses Unternehmen eine Rechnung von Ihnen braucht. Vor allem dann, wenn der Kauf als Betriebsausgabe geltend gemacht werden soll. In diesem Fall können Sie als eine Privatperson eine Privatrechnung ausstellen.
  • Privatrechnung für eine Dienstleistung: Sie haben das Recht eine Privatrechnung zu stellen, wenn Sie als Privatperson eine Dienstleistung erbracht haben. Auf den Wert einer Dienstleistung kommt es dabei nicht an. Es kommt häufiger vor, dass der Empfänger einer Dienstleistung sogar eine private Rechnung von Ihnen braucht, damit dieses Geschäft überhaupt zustande kommen kann.

Was ist eine Privatrechnung?

Stellen Sie als natürliche Person eine Rechnung, dann wird von einer Privatrechnung gesprochen. Es ist aber für Sie keine Pflicht, eine solche Rechnung auszustellen. Wird dies von einem Geschäftspartner allerdings verlangt, können Sie jederzeit eine Privatrechnung Vorlage nutzen. In der Regel liegt der Verkaufspreis von einem Gegenstand unter dem ursprünglichen Einkaufspreis. Das bedeutet, dass auch kein zu versteuernder Gewinn entsteht.

Wichtig ist, dass der Veranlagungsfreibetrag von 730 Euro im Jahr nicht überschritten wird. Liegen Sie unter diesem Freibetrag, sind auch keine Steuern fällig. Wenn Sie Steuerpflichtiger sind und lohnsteuerpflichtige Einkünfte haben, welche diesen Freibetrag überschreiten und Ihr Einkommen pro Jahr mehr als 12.000 Euro beträgt, müssen Sie allerdings zwingend eine Einkommensteuererklärung machen. Sie müssen beachten, dass Sie bei der Einkommensteuererklärung das gesamte Einkommen an Nebenverdiensten angeben. Der Freibetrag wird dann automatisch abgezogen. Privat eine Rechnung schreiben bringt für Sie keine Nachteile. Vielmehr können Sie als Vorteil diese Rechnung nutzen, um damit Verkäufe an andere Privatpersonen zu dokumentieren. Dies ist vor allem bei einem Autoverkauf sehr vorteilhaft und auch wichtig.

Vorteil eines Musters für private Rechnungen

Bei der Privatrechnung ist es wichtig, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie handeln immer als Privatperson. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkaufen. Schreiben Sie privat eine Rechnung und weisen Umsatzsteuer aus, dann müssen Sie diese später an das Finanzamt abführen. Daher ist es von Vorteil, wenn Sie ein Privatrechnung Muster verwenden. Damit können Sie solche Fehler vermeiden. Außerdem sind auf der Privatrechnung Vorlage bereits alle Pflichtangaben enthalten, die Sie auch als Privatperson beachten müssen. Zu beachten ist allerdings, dass Word oder Excel Rechnungsvorlagen nicht GoBD-konform sind.

Anleitung zum Ausfüllen einer Privatrechnung Vorlage

  • Wählen Sie die für Sie passende Privatrechnung Vorlage in Word oder Excel aus und laden diese herunter.
  • Danach können Sie unmittelbar mit dem Ausfüllen beginnen. In der Regel beginnt dies mit der Eingabe Ihres Namens und Ihrer privaten Adresse.
  • Direkt darunter können Sie Namen und Adresse des Rechnungsempfängers einfügen.
  • Im nächsten Schritt tragen Sie das Datum ein, an dem Sie die Privatrechnung erstellen.
  • Ein Betreff für die private Rechnung können Sie frei wählen. Es ist jedoch  immer zu empfehlen, hier einen Bezug zum verkauften Produkt oder der Dienstleistung zu wählen.
  • Direkt unter dem Betreff haben Sie Platz, um weitere Informationen anzugeben.
  • Nun müssen den oder die Artikel angeben, welche Sie verkaufen. Handelt es sich um eine Dienstleistung, dann tragen Sie diese ein. Bei der Eingabe ist es wichtig, dass die Bezeichnung, die Menge und der Einzel- sowie Gesamtpreis angegeben wird.
  • Nach den Positionen steht Ihnen Platz zur Verfügung, wo Sie beispielsweise Informationen zu Zahlungsbedingungen aufführen können.
  • Zum Schluss können Sie die Privatrechnung Vorlage abspeichern oder ausdrucken. Zum Ausdrucken empfiehlt sich eine PDF-Datei.

Rechnungen schreiben als Privatperson

Rechtlich betrachtet stellt eine Privatrechnung eine Zahlungsaufforderung dar. Das bedeutet, dass der Empfänger der privaten Rechnung eine Forderung zu erfüllen hat. Für die private Rechnung gibt es zwar keine bestimmte Formvorschriften, sie sollte aber dennoch einige wichtige Elemente enthalten. Eine Privatrechnung sollte deshalb immer folgende Angaben enthalten:

  • Ihr Name und Ihre Adresse
  • den Namen und die Adresse des Empfängers der privaten Rechnung
  • den Ausstellungsort und das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • den Anlass für eine Rechnungsstellung wie beispielsweise eine erbrachte Leistung oder Verkauf. Dies kann auch als Liste erfolgen.
  • einen Zeitpunkt, wann die Leistung erbracht wurde
  • die genaue Anzahl, die Art sowie Einzelpreis und Gesamtpreis
  • den gesamten Rechnungsbetrag

Wird die Rechnung nicht sofort in bar bezahlt, müssen auf der Rechnungsvorlage für Privatpersonen auch Ihre Bankverbindung und unbedingt ein Zahlungsziel angeben. Bei Barzahlung quittieren Sie einfach den erhaltenen Betrag auf der Privatrechnung.

Achtung: Zu beachten ist auch, dass bei einem privaten Verkauf kein 14-tägiges Widerrufsrecht gilt. Auch dies können Sie auf der Privatrechnung hervorheben. Dazu eignet sich beispielsweise folgender Vermerk: „Diese Rechnung betrifft ein privates Rechtsgeschäft, daher entfällt die für Verbraucherverträge geltende Widerrufsfrist von 14 Tagen.“

Darüber hinaus müssen Sie weitere wichtige Punkte beachten:

  • Auf einer Privatrechnung dürfen Sie auf keinen Fall eine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Die Privatrechnung darf keine Steuernummer enthalten.
  • Eine Rechnungsnummer ist auf einer privaten Rechnung nicht enthalten.
  • Schreiben Sie eine Privatrechnung ins EU-Ausland, beispielsweise nach Österreich, dann gilt auch in diesem Fall, dass Sie als Privatperson keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Gleiches gilt auch für die Ausstellung einer Privatrechnung in die Schweiz.

Von der Privatrechnung zur gewerblichen Rechnung

Eine Privatrechnung und eine gewerbliche Rechnung unterscheiden sich nicht sehr stark. Dennoch gibt es einige Unterschiede.

Art der RechnungUnterschied
PrivatrechnungAuf einer Privatrechnung Vorlage dürfen Sie keine Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer ausweisen. Dies gilt auch für Sie, wenn Sie als Privatperson eine Privatrechnung an ein Unternehmen stellen, welches umsatzsteuerpflichtig ist.
Gewerbliche RechnungAuf einer gewerblichen Rechnung ist grundsätzlich die Umsatzsteuer angegeben. Ausnahmen gibt es hier nur für Freiberufler oder Unternehmer, welche unter den jährlichen Grenzen für Gewinn oder Umsatz liegen.
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