Rechnungen schreiben klingt einfach. Doch dies ist nicht immer der Fall. Viele Selbstständige oder vor allem Gründer unterschätzen diese Aufgabe. Wer Rechnungen schreibt, der muss einige wichtige Punkte genau beachten. Nur wenn eine Rechnung alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält und korrekt ausgestellt ist, ist sie auch rechtmäßig. Damit Sie Ihre Rechnung als Erbringer von Dienstleistungen richtig erstellen, sollten Sie eine Rechnungsvorlage für Dienstleistungen verwenden. Damit wird das Rechnung schreiben schon fast zum Kinderspiel.
Rechnung schreiben für Dienstleistungen
Wie viele andere muss auch die Rechnung für Dienstleistungen gewisse Standards erfüllen. Der Gesetzgeber gibt hier einige Pflichtangaben vor, die unbedingt auf dem Rechnung Dienstleistung Muster enthalten sein müssen. Die wichtigsten Pflichtangaben sind:
- Name und vollständige Adresse von Ihnen als Rechnungssteller
- Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
- Ihre Steuernummer
- eine eindeutige Rechnungsnummer
- das Rechnungsdatum, also der Tag der Rechnungsstellung
- das Leistungsdatum, welches den Tag der Leistungserbringung zeigt
- die genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung
- der Preis der Dienstleistung. Wichtig ist hier die Angaben vom Nettopreis, vom Bruttopreis, vom Umsatzsteuersatz und der gültige Umsatzsteuerbetrag
Bei der Rechnung für Dienstleistung Vorlage sind diese Mindestangaben bereits enthalten und die entsprechenden Daten müssen von Ihnen nur noch angepasst werden. Es wird Ihnen aber empfohlen, der Rechnung noch weitere Daten hinzuzufügen.
- das Fälligkeitsdatum bzw. die Zahlungsfrist für die Rechnung
- weitere Kontaktdaten von Ihnen wie beispielsweise E-Mail-Adresse und Telefonnummern
- Ihre Bankverbindung
Durch diese zusätzlichen Angaben ist die Rechnung bestens ausgestattet.
Rechnungsstellung ins Ausland
Dienstleister haben bei einer Leistungserbringung im EU-Ausland einiges zu beachten. Es gibt bestimmte Voraussetzungen, dass hier keine Umsatzsteuer anfällt. Die Voraussetzungen für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer sind hier wie folgt:
- Die Dienstleistung muss in ein anderes Land innerhalb der EU gelangen.
- Der Leistungsempfänger muss selbst Unternehmer sein und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachweisen können.
- Der Kunden muss die Dienstleistung von Ihnen für sein Unternehmen erworben haben
Nutzen Sie auch hierfür ganz einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer!
In Fällen einer Rechnung für freiberufliche Dienstleistung innerhalb der EU wird auch vom sogenannten „Reverse-Charge-Verfahren“ gesprochen. Das bedeutet, dass der Empfänger Ihrer Dienstleistung selbst prüfen muss, ob diese Leistung in seinem Land der Umsatzsteuerpflicht unterliegt und wenn dies der Fall ist, so muss er diese ordnungsgemäß abführen. Gleiches gilt übrigens auch für die Schweiz, die zwar nicht der EU angehört, aber die gleichen Regelungen hat. Mit einer sogenannten Reverse Charge Rechnungsvorlage gehen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle wichtigen Hinweise enthält.
Achtung: Geht Ihre Dienstleistung in ein Drittland außerhalb der EU, so gelten in diesem Fall immer die steuerrechtlichen Bestimmungen der entsprechenden Länder.
Rechnungsvorlage für Dienstleistungen als Kleinunternehmer
Je nach individuellem Fall, benötigen Sie verschiedene Rechnungen. Seien es eine GbR Rechnung oder eine Privatrechnung ohne MwSt. Doch gegenüber der herkömmlichen Rechnungsstellung für Dienstleister gibt es einen Unterschied, wenn Sie Kleinunternehmer sind. Unterliegen Sie der sogenannten Kleinunternehmerregelung, müssen Sie in diesem Fall keine Umsatzsteuer an Ihr zuständiges Finanzamt abführen. Das heißt, dass auf Ihrer Rechnung Dienstleister Vorlage keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Was Sie nicht vergessen dürfen, ist die Pflicht, dies auf der Rechnung kenntlich zu machen. Dafür können Sie u.a. folgenden Vermerk aufführen: „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UStG“.
Wie ein solcher Vermerk auszusehen hat und wo er platziert wird, sehen Sie auf dieser Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
Typische Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden
Es gibt immer wieder Fälle, in denen sich bei der Rechnungsstellung typische Fehler einschleichen. Hier eine kurze Auflistung der Fehler, die Sie als Unternehmer unbedingt vermeiden müssen:
- Rechnung nach dem Versand korrigieren: Eine Rechnung darf niemals nachträglich korrigiert werden, wenn der Versand bereits erfolgt ist. In diesem Fall muss die fehlerhafte Rechnung storniert werden und Sie müssen eine neue erstellen.
- Rechnungsnummer nicht fortlaufend: Die Rechnungsnummer muss immer einmalig vergeben werden und muss fortlaufend sein.
- Rechnungsdatum fehlt. Fehlt auf Ihrer Rechnung das Rechnungsdatum, können Sie sich strafbar machen.
- Umsatzsteuer fehlt oder ist falsch: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob und wie viel Umsatzsteuer Sie bezahlen müssen, sollten Sie sich vor Rechnungsausstellung zwingend informieren.
- Leistungserbringung nicht beschrieben: Die Art der Leistungserbringung muss stets genau beschrieben werden.
- Adresse Rechnungsempfänger falsch: Ein Zahlendreher ist schnell passiert. Deshalb gilt es Rechtschreibfehler und Tippfehler zwingend zu vermeiden.
Wer also eine Dauerrechnung für Dienstleistungen bzw. ein Muster solcher Art verwendet, sollte dieses bei jeder Rechnungsstellung genau prüfen.
Achtung: Ist eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt (Tippfehler zählen auch dazu), dann ist Ihre gestellte Rechnung nicht rechtmäßig. Das bedeutet, dass der Rechnungsempfänger diese nicht begleichen muss.
Beispiel einer Rechnung für Dienstleistungen
Wie eine Beispielrechnung für Dienstleistungen aussehen kann, können Sie hier anhand einer Beispiel Rechnung Gebäudereinigung sehen.
Ihr Firmenname
und Ihre Firmenadresse
Kundennummer Lieferungs-/Leistungsdatum Rechnungsdatum
1111111 TT.MM.JJJJ TT.MM.JJJJ
Rechnung Nr. 0000001
Wir bedanken uns für den erteilten Auftrag und die gute Zusammenarbeit und stellen Ihnen nach unserer Vereinbarung folgende Leistungen in Rechnung.
Pos. Bezeichnung Menge Einzelpreis € Gesamtpreis €
1 Fensterreinigung 40 15,- 600,-
2 Reinigungsmaterial 1 50,- 50,-
__________________________
Rechnungsbetrag 650,-
„Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UstG“
Zahlung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungseingang ohne Abzüge an unten genannte Bankverbindung.
Mit freundlichen Grüßen
———————————
Firmenname Tel: 000000001 Musterbank
Adresse Fax: 000000002 IBAN: xxx
E-Mail: xxx@xxx BIC: xxx
Kontoinhaber xxx
Rechnungsvorlage für Dienstleistung in Word oder Excel
Mit unserer Rechnungsvorlage Dienstleistung in Word oder Excel können Sie die typischen oben genannten Fehler beim Rechnung schreiben vermeiden. Die Vorlagen haben alle den Vorteil, dass die gesetzlich vorgeschrieben Pflichtangaben bereits alle enthalten sind. Sie müssen diese nur noch mit den entsprechenden Daten befüllen. Die Vorlagen Rechnung Dienstleistung vereinfachen die Erstellung einer Rechnung und Sie sparen mit der Verwendung noch viel Zeit.
