Eine Rechnung zu schreiben ist unerlässlich für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler, sofern sie für ihre Leistung oder ihre Produkte bezahlt werden wollen. Allerdings ist diese Tätigkeit für viele mit Aufwand verbunden, denn Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben kostet Zeit, ist fehleranfällig und zudem nicht rechtskonform. Wenn Sie jedoch ein Rechnungsprogramm nutzen, sparen Sie nicht nur aufwendige Zeit sondern auch Kosten. Durch die Automatismen in der Software wird das Rechnungen schreiben zum Kinderspiel.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Rechnungsprogramm?
- Anbieterübersicht
- Rechnungsprogramme im Vergleich
- Funktionen eines Rechnungsprogramms
- Kostenlose Rechnungsprogramme
- Rechnungsprogramme für bestimmte Branchen
- Rechnungsprogramm kaufen – darauf kommt es an
- Rechnungsprogramm in der Cloud oder offline Software – der Unterschied
- Fazit – Welches Rechnungsprogramm ist das beste?
Was ist ein Rechnungsprogramm?
Mit einem Rechnungsprogramm erstellen Sie Angebote und Rechnungen mit nur wenigen Klicks. Die Software hat eine vorgefertigte Maske, in die Sie nur Ihre Angaben eintragen müssen. Die Kundendaten können Sie bereits hinterlegen, sodass Sie nur noch die Rechnungspositionen und den Betrag einfügen müssen, alles andere füllt das Programm automatisch aus. Alternativ können Sie eine Rechnung auch direkt aus einem Angebot generieren.
Außerdem können Sie Ihre Zahlungsein- und ausgänge überwachen, Zahlungen per Online Banking abgleichen und überweisen, Gutschriften oder Stornorechnungen erstellen sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen generieren. Je nach Funktionsumfang eines Rechnungsprogramms, können Sie Ihre komplette Buchhaltung damit abwickeln und haben alles zentral an einem Ort gespeichert.
Vorteile eines Rechnungsprogramms
Ein Rechnungsprogramm bietet Unternehmern und Selbstständigen so manchen Vorteil:
- Zeitersparnis
- Verknüpfung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen
- Anpassung der Sprache oder unterschiedlicher Steuersätze
- Vermeidung typischer Fehler
- Überblick über alle Daten und Zahlen
- GoBD-konforme Buchführung
- Support bei Fragen oder Problemen
- Erklärvideos und Online-Seminare zur Software
- Updates & Anpassungen an aktuelle Gesetze
- für verschiedene Betriebssysteme geeignet
Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?
Nein, ein Rechnungsprogramm ist keine Pflicht für Unternehmer, es kann aber enorm die Arbeit erleichtern. Durch die Automatismen in der Software werden viele administrative Aufgaben weniger umfangreich. Eine Rechnungssoftware erfordert keine buchhalterischen Kenntnisse, hat eine leicht zu bedienende Oberfläche und ermöglicht das flexible Arbeiten von überall aus. Zudem werden alle steuerlich relevanten Dokumente zentral an einem Ort und GoBD-konform archiviert. Mit einem Rechnungsprogramm sind Sie somit immer auf der sicheren Seite gegenüber dem Finanzamt.
Anbieterübersicht
In unserer Anbieterübersicht haben wir beispielhaft vier Rechnungsprogramme im Vergleich gegenübergestellt und die wichtigsten Funktionen aufgelistet. Dies ist eine Auswahl an Anbietern, die Sie auf dem deutschsprachigen Markt finden.
sevdesk – Das online Rechnungsprogramm
Das Rechnungsprogramm sevdesk ist eine cloudbasierte Software für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freelancer. Mit sevdesk stehen Ihnen zahlreiche Funktionen rund um die Rechnungserstellung und die zugehörige Buchhaltung zur Verfügung.
- Rechtskonforme Angebots- und Rechnungserstellung
- E-Rechnung
- Individuelles Layoutdesign
- Textvorlagen
- mehrere Sprachen, Steuersätze & Währungen
- Rechnungsversand per Mail oder Postanbindung
- Erstellung von Stornorechnungen, Gutschriften oder Zahlungserinnerungen
- Online-Banking
- CRM
- Kassenbuch
- Zugang für den Steuerberater
- Digitale Belegerfassung dank Künstlicher Intelligenz
Dank einer integrierten Elster-Schnittstelle können Sie Ihre EÜR und UStVA direkt ans Finanzamt schicken. Außerdem können Sie mit sevdesk flexibel und mobil arbeiten und von überall aus darauf zugreifen. Die Software besitzt ein GoBD-Zertifikat und bietet höchste Datensicherheit.
Collmex – Die Rechnungssoftware
Collmex ist eine Cloud-Software für Rechnungserstellung. Der Hersteller bietet drei verschiedene Versionen an, wobei eine kostenfreie Version mit lediglich zwei Funktionen erhältlich ist. Die kostenpflichtigen Varianten beinhalten folgende Funktionen:
- Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Rechnungssprache Englisch möglich
- Mahnwesen
- Kundenverwaltung
- Inventur
SalesKing – Das Rechnungsprogramm
SalesKing ist eine Rechnungslösung für Agenturen, Freelancer und Webservices. Das Programm ist in drei verschiedenen kostenpflichtigen Paketen erhältlich.
- CRM-Funktionen
- Zeiterfassung
- Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
- Projektcontrolling
- Datenexport
RechnungXXL – Die Rechnungslösung
RechnungXXL ist ein Rechnungsprogramm das alles rund ums Thema Rechnungen schreiben abdeckt. Allerdings bietet die Software darüber hinaus kaum Funktionen. Es gibt zwei verschiedene Preismodelle, die entweder monatlich oder einmalig bezahlt werden können. Der einzige Unterschied in den Funktionen liegt darin, dass die Basisvariante nur drei Monate Support beinhaltet.
- Rechnungserstellung und -verwaltung
- Notizen und Kalender
- E-Mail Verwaltung
- Rechnungsversand
- Aufträge und Projekte
Rechnungsprogramme im Vergleich
- Programm
- Rechnungen erstellen
- verschied. Währungen
- verschied. Sprachen
- Textvorlagen
- individuelles Layout
- Rechnungsversand
- Postschnittstelle
- Angebote erstellen
- Gutschriten erstellen
- Online Banking
- CRM
- mobile App
- Datev-Export
- Steuerberaterzugang
- Support
- kostenlose Testphase
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- Telefon, E-Mail, Chat
- 14 Tage
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- k. A.
- Telefon, E-Mail
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- Telefon, E-Mail
- 30 Tage
Funktionen eines Rechnungsprogramms
Die wichtigste Funktion eines Rechnungsprogramm ist das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Mit wenigen Klicks im eigenen Rechnungslayout erstellt versenden Sie Angebote und Rechnungen direkt aus der Software und gewinnen Ihre Kundenaufträge.
Laden Sie Ihr eigenes Briefpapier in die Rechnungssoftware und erstellen Sie Ihr eigenes Layout. Mit Ihrem eigenen Logo und einem individuellen Design können Sie professionell auftreten und Ihre Kunden für sich gewinnen.
Versenden Sie Ihre Angebote und Rechnungen auf elektronischem Weg. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail versenden. Alternativ verschicken Sie einen Brief dank der integrierten Postschnittstelle.
Das Rechnungsprogramm erstellt wiederkehrende Rechnungen automatisch in dem gewünschten Intervall. Sie können diese anschließend mit wenigen Klicks versenden.
Mit nur wenigen Klicks können Sie aus einer bestehenden Rechnung eine Gutschrift oder Stornorechnung erzeugen und diese anschließend direkt an den Kunden schicken.
Dank integrierter Bankenschnittstelle können Sie Ihre Rechnungen per Online-Banking direkt aus der Software heraus überweisen. Somit behalten Sie Ihre Zahlungsflüsse bestens im Blick.
Fotografieren Sie Ihre Belege per App ab und laden Sie diese in das Rechnungsprogramm. Dank künstlicher Intelligenz werden die Belegdaten erkannt und automatisch dem entsprechenden Buchungskonto zugeordnet.
Führen Sie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch, indem Sie alle Bareinzahlungen oder Entnahmen aus der Kasse elektronisch erfassen. Behalten Sie alle Vorgänge im Blick und erstellen Sie tagesaktuelle Kassenberichte sowie Tages- und Monatsabschlüsse mit nur wenigen Klicks.
Ein Rechnungsprogramm zeigt Ihnen alle offenen Posten in einer Übersicht an. Aus einer offenen Rechnung generieren Sie mit wenigen Klicks eine Zahlungserinnerung oder Mahnung und versenden diese direkt an den Kunden.
Speichern Sie alle steuerlich relevanten Dokumente in ihrem Rechnungsprogramm. Anhand Ihrer Einnahmen und Ausgaben erstellt die Software automatisch eine EÜR oder UStVA. Dank integrierter Elster-Schnittstelle übermitteln Sie diese direkt ans Finanzamt.
Ein Rechnungsprogramm beinhaltet noch viele weitere hilfreiche Funktionen wie beispielsweise ein übersichtliches Dashboard, eine integrierte Zeiterfassung, ein Zugang für den Steuerberater oder eine Lagerverwaltung. Vergleichen Sie die verschiedenen Software-Anbieter nach den Funktionen, die Sie für Ihre Rechnungserstellung und Buchhaltung benötigen.
Kostenlose Rechnungsprogramme
Verschiedene Hersteller bieten kostenlose Rechnungsprogramme an, die sich in ihrem Funktionsumfang jedoch von kostenpflichtigen Programmen unterscheiden. Die folgenden drei Programme haben wir beispielhaft für Sie verglichen und nach Vor- und Nachteilen bewertet. Die meisten Programme sind durch kostenpflichtige Module erweiterbar.
- Software
- Open Source Programm
- Angebote, Rechnungen und Gutschriften schreiben
- Verwaltung von Daten möglich
- monatliche Kosten für die Cloud-Version
- Zusatzfunktionen nur gegen Gebühr
- eher für Kleinunternehmer geeignet
- Software
- Finanzbuchhaltung
- Rechnungen erstellen und versenden
- Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
- Zusatzfunktionen nur gegen Gebühr erhältlich
- für kleinere Unternehmen zu umfangreich
- Software
- Kundendaten verwalten
- Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Mahnwesen und offene Posten verwalten
- Zusatzfunktionen sind kostenpflichtig
- eher für kleinere Unternehmen geeignet
- nicht für umfassende Buchführung geeignet
Rechnungsprogramme für bestimmte Branchen
Ein gutes und einfaches Rechnungsprogramm sollte alle Funktionen beinhalten, die für Sie wichtig sind und dabei leicht verständlich zu bedienen sein. Außerdem ist es von Vorteil, wenn das Programm genau auf Ihre Branche adaptiert ist und somit die Anforderungen erfüllt, die für Ihre Buchhaltung notwendig sind. Es gibt verschiedene Rechnungsprogramme, die branchenspezifisch aufgebaut sind.
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Kleingewerbe
Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibende muss sämtliche Anforderungen an eine Software für Unternehmer ebenso erfüllen. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Software den Kleinunternehmerstatus berücksichtigt. Das Programm sollte die Möglichkeit bieten die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auszuwählen. Dadurch ergeben sich Änderungen in der Rechnungsstellung.
Kleinunternehmer sind nicht umsatzsteuerpflichtig und weisen daher auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Somit erfolgt auf der Rechnung keine Unterscheidung zwischen netto und brutto Preis, da das ausgewiesene Entgelt der für den Rechnungsempfänger ausschlaggebende Rechnungsbetrag darstellt. Allerdings muss die Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung beinhalten. Die Software sollte dies können und die entsprechenden Felder auf der Rechnung berücksichtigen.
Rechnungsprogramm für KFZ
In der KFZ Branche werden viele Angebote erstellt, Bestellungen getätigt und Rechnungen geschrieben. Ein einfaches Rechnungsprogramm sollte dies nicht nur können, sondern auch vereinfachen, indem Angebote mit wenigen Klicks in Auftragsbestätigungen oder Rechnungen umgewandelt werden können. Zudem ist es im KFZ Bereich wichtig, dass die Rechnungssoftware eine Kundenverwaltung sowie Lager- und Materialwirtschaft beinhaltet. Denn nur dann kann sie der Branche Vorteile bringen und den Büroalltag erleichtern.
Rechnungsprogramm für Handwerker
Im Handwerksbereich bestehen ebenfalls spezifische Anforderungen an eine Software. Ein Rechnungsprogramm für Handwerker sollte die Möglichkeit zur Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen bieten. Außerdem sollte das Programm die Funktionen der Zahlungsverfolgung und ein Mahnwesen beinhalten. Für Handwerker ist es zudem wichtig, dass er seinen Cashflow und sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Blick hat. Je übersichtlicher dies in einem Rechnungsprogramm dargestellt ist, desto besser für sein Business.
Weitere Branchen
Heutzutage sind viele buchhalterischen Aufgaben und selbst die Rechnungsstellung digital und werden am PC erledigt. Allerdings ist noch nicht jede Branche so weit digitalisiert, dass ihre Betriebsabläufe online erledigt werden. Die Umstellung kostet Zeit und erfordert ein gewisses Gespür für digitale Medien. Daher ist es wichtig, dass ein gutes Rechnungsprogramm genau den Funktionsumfang hat, den die jeweilige Branche benötigt – egal, ob Handel, Architekt, Rechtsanwalt, Werbetechniker oder Freiberufler.
Rechnungsprogramm kaufen – darauf kommt es an
Wenn Sie ein Rechnungsprogramm kaufen möchten, kommte es in erster Linie darauf an, welche Funktionen Sie benötigen. Das Programm sollte zu Ihnen und Ihren Anforderungen passen. Achten Sie bei der Wahl der Rechnungssoftware vor allem auf folgende Punkte:
- Unternehmensgröße: Ein zu umfangreiches Programm kann für kleine Unternehmen eine zu große Herausforderung sein. Umgekehrt benötigt ein größeres Unternehmen auch umfangreichere Funktionen.
- Schnittstellen zu anderen Systemen: Je nachdem benötigen Sie Schnittstellen zur Buchhaltung, Zeiterfassung oder Projektverwaltung.
- Datenschutz und Datensicherheit: Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, der Schutz Ihrer Daten, aber auch der Ihrer Kunden, hat oberste Priorität. Daher sollten Sie bei einem Rechnungsprogramm darauf achten, dass gängige Schutzmaßnahmen vorhanden sind, alle Daten regelmäßig gesichert und auf deutschen Servern gehostet werden.
- Bedienbarkeit: Die Software sollte eine intuitive Benuteroberfläche vorweisen.
- Erweiterungsmöglichkeiten: Sie wollen, dass Ihr Unternehmen wächst und somit sollte auch die Software die Möglichkeit zur Erweiterung der Funktionen bieten, damit Sie auch langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.
- Service und Support: Wenn Sie Hilfe brauchen oder es ein Problem mit dem Programm gibt, ist es von Vorteil, dass der Anbieter eine Service-Hotline hat oder E-Mail Support anbietet. Dies kann auch bei der Anschaffung wichtig sein, wenn Sie Unterstützung beim Einrichten der Software brauchen.
- GoBD-Zertifikat: Das Rechnungsprogramm sollte die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung erfüllen, die Archivierungsfirsten einhalten und die Nicht-Manipulierbarkeit Ihrere Daten sicherstellen.
- Kostenlose Testphase: Im besten Fall können Sie die Rechnungssoftware des Anbieters für einen bestimmten Zeitraum kostenlos testen. So können Sie nicht nur verschiedene Programme vergleichen, sondern sicherstellen, dass Sie sich am Ende für das beste Rechnungsprogramm entscheiden.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Zu guter Letzt spielt der Preis eine erhebliche Rolle, besonders, wenn Sie Kleinunternehmer sind. Achten Sie daher darauf, ob für den Preis auch alles geboten wird, was Sie benötigen. Es sollten keine versteckten Abofallen auftauchen oder Updates der Software nur gegen Gebühr stattfinden.
Was muss ein Rechnungsprogramm können?
Ein gutes Rechnungsprogramm sollte die Mindestanforderungen, die Sie zur Rechnungsstellung benötigen, erfüllen. Es sollte die gängigen Funktionen, wie im Anbietervergleich und im vorigen Punkt aufgelistet, enthalten. Dabei spielt zum einen die Datensicherheit eine große Rolle, aber auch die Anpassung der Software an aktuelle Gesetze wie beispielsweise eine Anpassung der MwSt. Außerdem ist ein umfassender Support sehr wichtig, denn die Mitarbeiter hinter der Software können Ihnen am besten erklären, wie Sie die Funktionen nutzen können oder aushelfen, wenn es einen Fehler innerhalb des Programms gibt.
Rechnungsprogramm wechseln
Sollten Sie aus irgendeinem Grund Ihr Rechnungsprogramm wechseln wollen, dann ist vorrangig wichtig, dass Sie Ihre Daten aus dem aktuellen System exportieren können. Im Idealfall können Sie diese dann mit derselben Datei im neuen Programm importieren. Sollte dies nicht reibungslos funktionieren, ist es von Vorteil, dass der neue Anbieter Support leistet und Ihnen beim Daten-Import hilft.
Rechnungsprogramm in der Cloud oder offline Software – der Unterschied
Rechnungsprogramme sind in der Cloud, also online, oder offline, also als Desktopversion, erhältlich. Beide Varianten haben unterschiedliche Vor- und Nachteile.
Offline Rechnungsprogramme haben oft einen größeren Funktionsumfang mit hilfreichen Zusatzfunktionen. Sie bieten sich hauptsächlich für Unternehmen an, die eine doppelte Buchführung machen müssen. Oft bieten offline Hersteller einen 24/7 Support für technische Fragen. Beim Kauf eines offline Programms erhalten Sie eine Lizenz und können die Software dann auf Ihren PC herunterladen. Allerdings sind Sie für den Download, die Installation sowie die Wartung und weitere Updates selbst verantwortlich und müssen möglicherweise eine zusätzliche Gebühr für Updates bezahlen.
Auf der anderen Seite sind Updates bei einem online Rechnungsprogramm kostenfrei und finden regelmäßig statt. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie von überall aus auf Ihre Daten zugreifen können, Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung. Die Software kann in jedem Webbrowser geöffnet werden und läuft auf jedem Betriebssystem, egal ob Windows, Mac oder Linux. Bei der online Version müssen Sie keinen Download tätigen, Sie können sich einfach mit Ihren Nutzerdaten einloggen und sofort beginnen. Der kostengünstige Preis ist ein großer Vorteil von Cloud-Software. Die monatlichen Gebühren richten sich dabei nach den Funktionen, die Sie in der Software brauchen und nutzen.
Fazit – Welches Rechnungsprogramm ist das beste?
Ein Rechnungsprogramm ist die optimale Lösung für Unternehmer und Selbstständige, um ihre Rechnungen zu schreiben und die damit verbundene Buchhaltung zu erledigen. Die Software soll dabei helfen die Arbeitsprozesse zu automatisieren, damit Sie weniger mit der Buchhaltung beschäftigt sind und sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können. Ein online Rechnungsprogramm sollte daher eine digitale Belegerfassung, eine intuitive Angebots- und Rechnungserstellung sowie ein automatisches Mahnwesen enthalten. Mit professionellen Rechnungen können Sie nicht nur beim Kunden punkten, sondern sichern sich auch gegenüber dem Finanzamt ab.