Bei einer sogenannten Proformarechnung handelt es sich im eigentlichen Sinne nicht um eine Rechnung. Der Beleg wird dem Empfänger nicht mit einem Zahlungsziel bzw. einer Zahlungsaufforderung zugestellt. Die Proformarechnung kommt in der Regel für das Exportgeschäft in Ländern außerhalb der EU zum Einsatz. So ist es möglich, Geschäftspartnern kostenlos Waren zukommen zu lassen.

Es gibt keine festen Vorgaben dafür, wie eine Proformarechnung auszusehen hat. Allerdings gibt es rechtliche Bindungen, die durch einen solchen Beleg eingegangen werden. Mit einem Muster für eine Proformarechnung ist es möglich, ein anerkanntes Schriftstück zu erstellen. Wir haben alle relevanten Informationen zum Thema Proformarechnung für Sie zusammengestellt.

Warum eine Proformarechnung ausstellen?

Soll der Wert der Warensendung zum Beispiel aus steuerlicher Sicht weiterhin relevant bleiben, ist eine Proformarechnung ein Weg, um dies zu sichern. Versenden Sie also kostenlos Waren in das Nicht-EU-Ausland, ist dies dank der Proformarechnung ohne Probleme möglich. Es wird kein Zoll auf die Lieferung erhoben. Denn die Zollberechnung richtet sich nach den tatsächlichen Zahlungen für Waren.

Achtung: Sie können nicht nach dem Versand mit der Proformarechnung einen normalen Beleg ausstellen. Dies wird als versuchter Betrug definiert. Die Straftat besteht unter anderem darin, dass Sie versuchen, die Zollkosten zu umgehen.

Es ist allerdings möglich, eine Proformarechnung als eine Art Vorkopie der tatsächlichen Rechnung auszustellen. Dann muss sie jedoch alle relevanten Rechnungsdaten enthalten:

  • Anschrift und Kontodaten des Lieferanten
  • Zahlungsbedingungen der Rechnung
  • Preis
  • Lieferkonditionen
  • Warenbezeichnungen
  • Anschrift und Name des Empfängers

Muster für Proformarechnungen richtig nutzen


Ein Beispiel für eine Proformarechnung kann dabei helfen, den Beleg korrekt aufzusetzen. Sie können die Rechnungsvorlage dabei individuell anpassen. Achten Sie darauf, dass die eingetragenen Daten korrekt wie vollständig vorliegen. Ist die Proformarechnung erstellt, kann Sie in diesem Bereich eine Anwendung finden:

  • Sendung von kostenlosen Mustern
  • Lieferung auf Vorkasse
  • Export und Import – Nachweis des Warenwerts
  • Warenaustausch
  • Ersatzteillieferungen
  • Geschenke und Spenden

Auf der Proformarechnung sollten Sie angeben, aus welchem Grund die Waren lediglich mit diesem Schriftstück versehen sind.

Waren ins nicht EU-Ausland senden

Die Proformarechnung wird der Warensendung beigelegt. Nur so ist es möglich, die Waren ohne Zollkosten zu versenden. Das Dokument muss entsprechend für den Zoll sichtbar sein. Es epmfiehlt sich den Beleg in einer aufgeklebten Dokumententasche mitzuschicken, oder direkt auf das Paket zu kleben.

Umfangreiche Sendungen wenn möglich mit einer kompakten Rechnung versehen. Ist der Proformabeleg mehrere Seiten lang, lassen sich die Schriftstücke nur schwer auf das Paket aufkleben.  

Proforma-Handelsrechnung in der Buchhaltung

Eine Proformarechnung kann innerhalb der Buchhaltung als sogenannte debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzung verwendet werden. In diesem Fall ersetzt sie eine Rechnung, für die noch kein Beleg vorhanden ist.

Ist also zum Beispiel kurz vorm Jahresabschluss bereits bekannt, dass ein Beleg über Leistungen oder Waren eingehen wird, dient eine Proformarechnung dafür, die Ausgaben vorzeitig zu buchen. In diesem Zusammenhang wird die Proformarechnung durch das Finanzamt wie ein Eigenbeleg behandelt. Ist das Schriftstück korrekt geführt, wird es für die Finanzabrechnung anerkannt. Sobald die tatsächliche Rechnung vorliegt, muss diese den Proformabeleg ersetzen.

 

Unsere Empfehlung
Buchhaltung leicht gemacht - mit sevDesk
Jetzt kostenlos testen