Wer ein Projekt auf den Weg bringt, möchte darüber auch eine gewisse Kontrolle haben. Da in der Regel mehrere Personen an dem Projekt arbeiten, verliert man rasch den Überblick, wird nicht vorher dokumentiert, was wie gemacht werden soll. Der Projektauftrag beinhaltet nicht nur sämtliche Informationen über das jeweilige Projekt, sondern auch alle Angaben über das Budget, wer welche Aufgaben erledigt und gibt gleichzeitig die Möglichkeit, die jeweiligen Punkte schematisch abzuhaken.
Wir möchten in diesem Artikel näher auf den Projektauftrag eingehen, erläutern, welche Angaben erforderlich sind und Ihnen anschließend ein kostenloses Muster anbieten. Diese Vorlage können Sie ausfüllen sowie zur Anpassung in Word oder Excel nutzen können.
Was genau ist ein Projektauftrag?
Schwierig ist in erster Linie, dass der Begriff ‘Projektauftrag’ keiner Norm unterliegt. Es können also unterschiedliche Dinge damit gemeint sein. Es kann also auch ein simpler ‘Auftrag’ oder eine ‘Projektvereinbarung’ sein. Er ist die logische Folge eines Projektantrages, indem zunächst ein Entwurf des Projekts, dessen Kosten, den Nutzen als auch die Ziele aufgeführt werden.
Der Projektauftrag ist dann das Dokument, mit dem das Projekt auf eine formelle und offizielle Stufe gestellt wird. In ihm sind sowohl der Beginn als auch die Zeitspanne festgelegt, in welcher das Projekt umzusetzen ist. Ferner gewährleistet ein solches Dokument die Sicherheit der vollständigen Nachvollziehbarkeit, was Beginn, Abrechnung und Verantwortlichkeit angeht.
Diese Elemente gehören in einen Projektauftrag
Was in einem Projektauftrag dokumentiert wird, ist zwar nicht normiert, doch sollte das Dokument über bestimmte Angaben verfügen. Diese sind in der Regel die Angaben, die in den meisten Projektaufträgen zu finden sind:
- Bezeichnung des Projekts
- Auftraggeber
- Beginn und Ende des Projekts
- Kurzbeschreibung
- Bedarf und Ziel
- Ergebnisse des Projekts
- verfügbares Budget
- Projektleiter und Team
- Annahmen und Beschränkung
- Zuweisung der Ressourcen
- Vorgabe eines Termins
Auch hängt der Aufbau eines solchen Dokuments auch immer ein wenig von der Branche ab. So werden zum Beispiel in manchen Firmen auch Fremdfirmen zur Erfüllung des Projektes eingesetzt, die dann eine gesonderte Bezeichnung erhalten. Weitere typische Stichpunkte in dieser Auflistung wären beispielsweise Branche, Projektart, das Umfeld und weiteres. Die Branche ist beispielsweise wichtig, wenn es um zusätzliche Klärung eventueller Vorkommnisse geht. Zum Beispiel wenn ein zusätzliches Risikomanagement in Betracht gezogen werden muss.
Um sicherzustellen, dass all jene essenziellen Angaben in ihrem Projektauftrag berücksichtigt werden, empfehlen wir unsere kostenlose Word-Vorlage.
Unterschiedliche Formen des Projektauftrages
Auch wenn eigentlich keine Norm vorgegeben ist, richtet man sich in verschiedenen Unternehmen nach bestimmten Vorgaben, die einer DIN-Norm entsprechen, oder nach einem bestimmten Guide erstellt werden. Hier einmal ein paar Beispiele:
– ICB4: wird auch als Project Charter bezeichnet und enthält die Abschnitte ‘Projekt starten’ und ‘Projektmanagement-Plan’. Die beiden Dokumente stellen eine vollständige Definition zu erbringenden Leistungen dar.
– PMBOK Guide: PMBOK ist eine eingetragene Marke und umfasst einen Prozess, der besonders im Wissensbereich Integrationsmanagement zum Einsatz kommt. Der Schwerpunkt in dieser Dokumentation liegt auf strategischen Informationen und der Notwendigkeit aus Unternehmersicht. Dazu werden alle vertraglichen und organisatorischen Rahmenbedingungen abgefasst.
– PRINCE2: Ebenfalls eine eingetragene Marke, bei welcher der Begriff Projektauftrag keine Verwendung findet, sondern durch Projektleitdokumentation ersetzt wird. Hierbei entsteht ein konkreter Vertrag zwischen Auftraggeber und Projektmanager. Die Dokumentation ist innerhalb dieses Vertrages extrem detailliert und entspricht eher einem Handbuch.
– DIN 69901-5:2009: Diese DIN-Norm entspricht ungefähr dem, was man unter einem Projektantrag kennt. Dieser hat das Ziel, die finanzielle Seite für das Projekt zu klären und zu sichern. Diese Form ist allerdings durchaus unvollständig, weil beispielsweise sämtliche Beteiligten nicht aufgeführt werden, geschweige denn sonstige Vertragsverhältnisse Bestandteil des Dokuments sind.
Weitere Unterscheidung in interne und externe Projektaufträge
Neben der Gestaltungsart unterscheidet man beim Projektauftrag auch danach, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. Bei der internen Variante gehören Auftraggeber und -nehmer zur selben Organisation. Die externe Form wird zwischen zwei rechtlich unabhängigen Vertragspartnern geschlossen. Der Sinn und Zweck der Unterscheidung dient der späteren Klassifizierung, falls es zu Problemen kommt. So ist es bei einem externen Projektauftrag das jeweils gültige Vertragsrecht, welches angewandt wird. Unterdessen hat das interne Projekt eher den Charakter einer Dienstanweisung, die an einen Mitarbeiter gerichtet ist.
Entsprechende Richtlinien gibt es hierfür zwar nicht, doch ist es immer sinnvoll, einen deutlichen Unterschied kenntlich zu machen.
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