Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben etwas unheimlich Tolles erfunden und möchten zusammen mit einem Freund diese Erfindung marktfähig machen. Vielleicht auch deshalb, weil Sie über das technische Know-how verfügen, er aber im Bereich der Vermarktung besser Bescheid weiß. Vielleicht gibt es sogar schon ein Muster oder einen Prototyp. Sie möchten sich in diesem Fall sicherlich absichern, dass bevor das Produkt auf den Markt gelangt, nichts darüber bekannt wird, oder?
Schließlich besteht andernfalls das Risiko des Diebstahls und Sie sind derjenige, der am Ende nichts davon hat. Um dies zu verhindern, gibt es die Verschwiegenheitserklärung. Wir möchten in diesem Ratgeber erläutern, was es damit auf sich hat, welche Eigenschaften sie besitzt und wann es durchaus sinnvoll ist, eine aufzusetzen. Im Anschluss finden Sie außerdem die passende kostenlose Vorlage, die Sie als Beispiel verwenden können.
Diesen Zweck hat eine Verschwiegenheitserklärung
Wie in unserem Beispiel oben aufgeführt, geht es bei der Verschwiegenheitserklärung, die auch als NDA (Non-Disclosure-Agreement) bezeichnet wird, um die Bewahrung von firmeneigenem Wissen. Das sogenannte ‘Betriebsgeheimnis’. In der heutigen Zeit des Internets ist es fast die Regel, dass Mitarbeiter in einem Unternehmen, oder einfach Geschäftspartner, an Informationen gelangen, die sich rund um den Betrieb handeln. Eine genaue Definition darüber, was genau geheim gehalten werden muss, gibt es nicht. Diese Dinge haben jedoch alle diese Eigenschaften gemeinsam:
- über sie ist nichts offenkundig
- sie wurden nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich gemacht
- sie hängen mit dem Geschäftsbetrieb zusammen
- es gibt einen guten Grund, darüber Stillschweigen zu bewahren
Würden Unbefugte an diese Daten gelangen, kann dies die Position des Unternehmens auf dem Markt schwächen und ihn möglicherweise ruinieren. Um dies zu verhindern, setzt man eine Verschwiegenheitserklärung auf. Hierbei ist es auch immer wieder praktisch, wenn man bereits ein Muster oder eine Vorlage hat, an der man sich orientieren kann.
Schwerpunkte im Dienstleistungsbereich
Eine besondere Stellung haben hierbei besonders Dienstleistungsberufe, in denen oftmals vertrauliche Informationen diskret behandelt werden sollten. So wird meist in der medizinischen Pflege, beim psycho- oder physiotherapeutischen Dienst oder innerhalb der Rechtsberatung eine Erklärung verfasst, um das jeweilige Anliegen und sensible Daten unter Verschluss gehalten werden. Sie hätten es sicherlich nicht gerne, wenn Ihr Arzt sich mit einem Nachbarn über Ihre Krankheiten unterhält, oder? Daher werden entsprechende Vereinbarungen besonders in diesen Dienstleistungsbereichen getroffen. Aber auch andere Unternehmen legen fest, mit wem sie Daten teilen und mit wem nicht.
Was geschieht, wenn gegen die Vereinbarung verstoßen wird?
Für solche Fälle sieht eine Klausel innerhalb der Erklärung die Erteilung einer Strafe vor. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber stets dazu berechtigt ist, bei einem Verstoß gegen den Vertrag Abmahnungen durchsetzen kann, die fristlose Kündigung erwirken kann, oder eine hohe Geldstrafe ansetzt, die der Arbeitnehmer zahlen muss. Kommt es zu einem besonders schweren Verstoß, sind eventuell sogar strafrechtliche Konsequenzen möglich.
Wie muss die Verschwiegenheitserklärung aussehen?
Wer eine solche Erklärung aufsetzt, sollte zwingend darauf achten, dass sie bestimmte Bestandteile in jedem Fall enthält. Dazu gehören:
- Die Benennung der jeweiligen Parteien
- Welche Informationen geheim gehalten werden sollten und Bestandteil sind
- Die Dauer des Vertrages
- Welche Daten empfangen als auch übergeben wurden
- Die Form und Höhe einer Strafe bei Verstoß gegen den Vertrag
Generell gilt, dass beispielsweise ein Arbeitgeber nicht unbedingt dazu angehalten ist, eine solche Erklärung aufzusetzen. Da ein Arbeitnehmer seinem Chef stets zur Treue verpflichtet ist, ist er ebenso dazu verpflichtet, eventuelle Informationen nicht an Dritte weiterzugeben. Eine Erklärung dient in der Regel hauptsächlich dazu, dass der Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber davon Kenntnis haben, dass die Vereinbarung einzuhalten gilt.
Die klare Deklaration ist wichtig
Wird eine Verschwiegenheitserklärung erstellt, ist es vor allem wichtig, die geheim zu haltenden Objekte klar als solches in der Erklärung zu deklarieren. Ebenso maßgeblich ist es, spezifische Angaben zu machen, wen man noch in Kenntnis setzen darf. Eine Klausel, in der aufgeführt wird, dass eine generelle Verbreitung verboten ist, ist in der Regel rechtlich nicht haltbar und wird somit auch im Falle einer Vertragsstrafe gerichtlich nicht anerkannt. Eine typische Formulierung für eine Vereinbarung wäre beispielsweise:
“Die Geheimhaltungsvereinbarung bezieht andere Mitarbeiter mit ein. Auch ihnen gegenüber ist Stillschweigen zu bewahren.”
Damit schließt ein Arbeitgeber sämtliche Mitarbeiter aus, denen ein Informant auch demnach nichts über ein Projekt mitteilen darf und die Informationen unter Verschluss hält. Dazu gehört auch, etwaige vertrauliche Unterlagen nicht offen auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Nur um ein Beispiel zu nennen. Diese Formulierung kann man ebenfalls in unserer Vorlage finden.
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Mit unserem Muster, das Sie ohne Schwierigkeiten in Excel oder Word bearbeiten können, liefern wir Ihnen die passende Verschwiegenheitserklärung, die Sie nur noch gemäß Ihren Voraussetzungen anpassen müssen. Mit dieser kostenlosen Vorlage sichern Sie sich ab, dass keine empfindlichen Daten nach außen gelangen.
