Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Teil einer professionellen Bewerbung. Das Zeugnis dient dazu, einen potenziellen Arbeitgeber im Detail über die vergangenen Tätigkeiten zu informieren. Ein gutes Arbeitszeugnis lässt schnell erkennen, wie lange man in welcher Position tätig war und mit welchem Erfolg (oder Misserfolg) welche Aufgaben bewältigt wurden.

Sie werden im Idealfall durch einen direkten Vorgesetzten oder gar durch den leitenden Angestellten erarbeitet. Im hektischen Arbeitsalltag kann das allerdings nicht immer umgesetzt werden. Das Resultat sind nicht selten lieblos niedergeschriebene Zeugnisse mit wenig Relevanz. Darüber hinaus werden die Zeugnisse immer häufiger durch den Angestellten selber erstellt, und der Arbeitgeber zeichnet das Schreiben lediglich gegen – nicht zuletzt in diesem Fall hilft ein seriöses Muster.

Um ein Dokument auf höchstem Niveau zu sichern, ohne großen Aufwand zu haben, ist die Arbeit mit einer Vorlage für ein Arbeitszeugnis zu empfehlen. Zusätzlich sollten Sie die wichtigsten Grundlagen für das Erstellen eines professionellen Arbeitszeugnisses kennen.

Einfaches & qualifiziertes Arbeitszeugnis – Was ist der Unterschied?

Nicht jedes Anschreiben ist im Rahmen der Arbeitszeugnisse gleich zu bewerten. In der Gewerbeordnung ist in § 109 klar definiert, dass ein Arbeitnehmer das Recht darauf hat, ein schriftliches Arbeitszeugnis zu erhalten. Dabei wird hier zwischen einfachen und qualifizierten Zeugnissen unterschieden:

  • Das einfache Arbeitszeugnis nennt lediglich die einfachen Grundangaben zur Anstellung. Es werden die Art und die Dauer der Tätigkeit schriftlich bestätigt.
  • Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geht allerdings darüber hinaus. Hier werden auch Angaben zu den individuellen Leistungen während des Arbeitsverhältnisses gemacht.

Als Arbeitnehmer hat man auch das Recht, ein Zwischenzeugnis zu erfragen – zum Beispiel, wenn ein geplanter Stellenabbau in der eigenen Abteilung angesprochen wird. Das Zwischenzeugnis wird also während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgeschrieben.

Info: Ein Arbeitszeugnis kann auch dann eingefordert werden, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich nicht einvernehmlich getrennt haben – also eine Kündigung des Arbeitnehmers durchgesetzt wurde. Der Arbeitgeber darf keine Unwahrheiten oder persönliche Bewertungen in das Arbeitszeugnis einbringen, die über die professionelle Zusammenarbeit hinausgehen.

Wer, wie & wann – vom Schreiben bis zur Unterschrift

Da es in Deutschland jährlich etwa 30.000 Gerichtverfahren zum Thema Arbeitszeugnis gibt, sollten Sie als Arbeitgeber einige wichtige Dinge beim Schreiben eines solchen Zeugnisses beachten. Auf Anfrage Ihres Mitarbeiters erstellen Sie als Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr zur Bedeutung des Arbeitszeugnisses, welche Fristen Sie als Verfasser einhalten müssen und wann ein Mitarbeiter überhaupt ein Arbeitszeugnis einfordern darf.

Warum ist ein Arbeitszeugnis wichtig?

Besondere Bedeutung kommt einem Arbeitszeugnis bei der Bewerbung um eine neue Arbeitsstelle zu, denn dann hat es die Funktion einer Visitenkarte, die der Bewerber seinem potenziellen neuen Arbeitgeber überreicht. Oft möchten einstellende Unternehmen ein solches Zeugnis in den Bewerbungsunterlagen haben. Auf diese Weise erfahren sie, vor allem durch das Lesen „zwischen den Zeilen“, wie sich der Bewerber bei vorherigen Arbeitgebern geschlagen hat.

Wann darf ein Arbeitszeugnis eingefordert werden?

Jeder Arbeitnehmer kann ein Arbeitszeugnis einfordern. Meist passiert dies im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall muss es gemäß § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) bis zur Beendigung der Kündigungsfrist eingefordert werden. Zwischen der Bekanntmachung der Kündigung und dem Ende der Kündigungsfrist hat der Arbeitnehmer Anrecht auf ein „vorläufiges“ Zeugnis. Zu beachten ist hier, dass der Anspruch auch bei einer anhängigen Kündigungsschutzklage besteht und zwar auch dann, wenn es nach dem Ende der Kündigungsfrist noch kein rechtskräftiges Urteil gibt.

Aber auch innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ist es möglich, sich ein solches Zeugnis ausstellen zu lassen, etwa bei Umstrukturierungen im Unternehmen und damit verbundenen Umbesetzungen. In diesem Fall handelt es sich dann um ein sogenanntes Zwischenzeugnis. Was die Frist betrifft, innerhalb derer ein Arbeitnehmer von dir als Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis verlangen darf, hat der Gesetzgeber in der Gewerbeordnung (GewO) eine Frist von 3 Jahren (beginnend mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Allerdings kann sich diese Frist auf ein Jahr verkürzen, wenn es der Arbeitnehmer versäumt, seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis geltend zu machen.

Wer schreibt ein Arbeitszeugnis?

Der Verantwortliche für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist immer der Arbeitgeber bzw. der von ihm für diese Aufgabe delegierte und damit vertretungsberechtigte Mitarbeiter, etwa ein Abteilungsleiter, Prokurist, Rechtsanwalt, Geschäftsführer oder Vorstand. Sehr häufig schreiben die Arbeitnehmer selbst das Zeugnis und der Vorgesetzte unterschreibt es nur noch. Diese Praxis ist zulässig, allerdings sollten Sie dann darauf achten, dass die vorgeschriebene Form gewahrt wird. Dies funktioniert am besten, indem Sie ein Arbeitszeugnis Muster verwenden. Neben der Vertretungsberechtigung muss nachweisbar sein, dass der Aussteller des Zeugnisses einen höheren Rang hat, als der Arbeitnehmer, für den das Arbeitszeugnis bestimmt ist. Wer auch immer das Arbeitszeugnis ausstellt, ist vor allem der Wahrheit verpflichtet. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie dem Mitarbeiter, für den Sie ein solches Zeugnis schreiben müssen, durch den Inhalt Probleme bereiten. Der Verfasser selbst hat das Arbeitszeugnis zudem eigenhändig zu unterzeichnen.

Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?

Es gibt keine rechtlichen Vorgaben darüber, wie der Aufbau eines Arbeitszeugnisses auszusehen hat. Allerdings hat sich im Laufe der Jahrzehnte eine Grundstruktur durchgesetzt, die allgemein verwendet wird:

  • Briefkopf mit vollständigen Angaben des Unternehmens (mit Logo)
  • Betreff: Zeugnis
  • Vollständiger Name des Arbeitnehmers
  • Beschäftigungszeitraum
  • Tätigkeit
  • Bewertung und Beurteilung von: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Fachkompetenz
  • Spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Führungskompetenz bewerten
  • Sozialverhalten
  • Grund für Trennung vom Arbeitnehmer
  • Ort und Datum
  • Unternehmen
  • Unterschrift des Vorgesetzten oder seines Vertreters

Die Inhalte können in der Reihenfolge variieren. Ein gutes Muster für ein Arbeitszeugnis erlaubt eine individuelle Umstellung ohne Probleme. Ein guter Lesefluss ist für ein Arbeitszeugnis wichtig! Der Inhalt kann so gut erfasst werden und bleibt leichter im Gedächtnis. Bedenkt man, dass viele Unternehme heute Hunderte von Bewerbungsunterlagen querlesen, um einen passenden Kandidaten zu finden, ist dieser Punkt durchaus relevant.

Formulierungen – Worauf kommt es an?

Es gibt unzählige Online-Angebote für kostenlose Arbeitszeugnisse. Beliebt sind unter anderem Webseiten, die mit Generatoren arbeiten. Doch wo sich solche Vorlagen für einfache Arbeitszeugnisse durchaus eignen, sind sie für ein qualifiziertes Arbeitswerkzeug kaum die richtige Wahl.

Eine gute Vorlage für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erlaubt es Ihnen, individuelle Formulierungen zu verwenden. Denn die richtigen Formulierungen sind hierbei für den Erfolg enorm wichtig. Ein falscher Satz kann den Unterschied zwischen der Anstellung und dem Weg auf den Ablagehaufen machen.

Geheimcodes im Arbeitszeugnis richtig deuten

Die Problematik mit dem Thema Arbeitszeugnis-Formulierungen liegt in zwei Bereichen. Zum einen birgt besonders der bewertende Teil eines Zeugnisses oft viel Spielraum zur individuellen Interpretation. Was für den einen als ein positives Attribut heraussticht, ist für den nächsten weniger attraktiv. Daher unbedingt auf undurchsichtige Formulierungen verzichten. Klare Aussagen helfen dabei, die Inhalte korrekt zu verstehen.

Noten im Arbeitszeugnis

Im Laufe der Zeit hat sich die Noten betreffend eine Art Code zwischen Arbeitgebern entwickelt. Oft sind auf den ersten Blick sehr positive Bemerkungen dazu gedacht, mittelmäßige oder gar unzureichende Leistungen freundlich zu formulieren. Im Folgenden ein paar Beispiele, wie sich einzelne Formulierungen in Schulnoten ausdrücken könnten:

  • Sehr gut (1) – zu größter Zufriedenheit, stets zu unserer vollsten Zufriedenheit, mit äußerster Zufriedenheit
  • Gut (2) – stets zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Befriedigend (3) – zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Ausreichend (4) – zu unserer Zufriedenheit
  • Mangelhaft (5) – insgesamt zu unserer Zufriedenheit

Welche konkreten Formulierungen hier verwendet werden, kann natürlich immer abweichen. Generell lässt sich aber sagen, dass die Zusätze eine Rolle spielen. Wird eine Aufgabe zur Zufriedenheit erfüllt, ist das zwar nett, aber nicht grade überzeugend. Kommen aber Worte wie bestens, hervorragend, stetig uws. ins Spiel, schaut es gleich ganz anders aus.

Beispiele für Geheimcodes im Arbeitszeugnis

Beispiel 1

Erklärt etwa der Text im Arbeitszeugnis, dass der Mitarbeiter Herr Müller „zur Verbesserung beim Betriebsklima beigetragen“ hat, bedeutet dies, dass er zum Beispiel durch übermäßigen Alkoholkonsum auffiel.

Beispiel 2

Die Formulierung „der Mitarbeiter hat Verständnis für seine Tätigkeit gezeigt“ sagt nichts anderes, als dass er hauptsächlich durch Faulheit auffiel, kaum eigene Initiative zeigte, häufig ausfiel und nur die Arbeit erledigte, die unbedingt notwendig war.

Beispiel 3

Eine Formulierung, die hingegen sehr positiv ist, wäre „der Mitarbeiter erledigte die ihm anvertrauten Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, denn sie bedeutet die Note „Sehr gut“. Ersetzen Sie das „zu unserer vollsten Zufriedenheit“ durch „zu unserer vollen Zufriedenheit“, erteilen Sie die Note „Gut“.

Bei Arbeitszeugnis Formulierungen können Sie also vor allem durch den Einsatz bestimmter Wörter Noten im Bereich Arbeitsleistung und Verhalten verteilen. Jeder Arbeitgeber kennt die verschiedenen Bedeutungen und kann das von Ihnen ausgestellte Zeugnis daher deuten.

Was darf im Arbeitszeugnis nicht fehlen?

In Sachen Formulierungen geht es auch oft darum, was nicht gesagt oder was besonders betont wird. So ist keine gute Sache, wenn Sätze wie „Er erscheint stets pünktlich zur Arbeit“ oder „Sie verließ ihren Arbeitsplatz immer sauber und ordentlich“ zu lesen sind. Denn die Tatsache, dass solche Grundvoraussetzungen als positive Eigenschaften genannt werden, deuten darauf hin, dass die Leistungen nicht weit über die Anforderungen erbracht wurden.

Auch ist es nicht gut, wenn bestimmte Faktoren unbeschrieben bleiben. Bezieht sich der Inhalt ausschließlich auf das exzellente Fachwissen des Arbeitnehmers, es wird aber nicht auf die persönlichen Stärken eingegangen, dann könnte dies ebenfalls eine Schwachstelle sein. Sie sehen: Die Formulierungen für ein Arbeitszeugnis sollten gut überlegt sein. Ob Sie das Schreiben für sich selber aufsetzen oder für einen ehemaligen Arbeitgeber – mithilfe einer Arbeitszeugnis Vorlage lassen sich die richtigen Worte leichter finden.

Widerspruch beim Arbeitszeugnis einlegen

Der Arbeitnehmer muss sich mit einem schlechten Arbeitszeugnis nicht einfach abfinden. Ist er der Meinung, dass das ihm ausgestellte Arbeitszeugnis unvollständig, fehlerhaft, missverständlich oder sogar ungerecht formuliert ist, kann er dagegen vorgehen und Widerspruch einlegen. Folgende Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer mit dem Arbeitszeugnis nicht zufrieden ist:

  • Gespräch mit dir als Arbeitgeber und Verfasser suchen und um Korrektur bitten
  • Einlegen von Widerspruch unter Nennung von Gründen und Alternativformulierungen
  • Einleiten juristischer Schritte vor dem Arbeitsgericht durch Klage

Tatsächlich ist es sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer zunächst das Gespräch mit dir als Verfasser sucht, denn manchmal schleichen sich unbeabsichtigte Fehler in Formulierungen ein. Dies ist der einfachste Weg, ein besseres Zeugnis zu erhalten. Erst, wenn ein solches Gespräch nicht fruchtet, sollte Widerspruch eingelegt werden. Dieser sollte schriftlich formuliert sein, eine detaillierte Begründung sowie alternative Formulierungen enthalten. Bei diesen muss der Arbeitnehmer aber darauf achten, dass er die für Arbeitszeugnisse üblichen Formulierungen nutzt. Vorgenommene Änderungen dürfen nicht auffällig sein und müssen sich in das vorhandene Zeugnisses einfügen. Der Gesetzgeber sieht bei einem Widerspruch und einer daraus resultierenden Klage vor, dass der Arbeitnehmer bei einem Arbeitszeugnis der Note 3 nachweisen muss, warum eine bessere Note als 3 gerechtfertigt wäre. Ist das Arbeitszeugnis mit einer schlechteren Note als 3 bewertet, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass seine Benotung gerechtfertigt ist.

Ein Arbeitszeugnis Vordruck richtig anwenden

Für ein einfaches Arbeitszeugnis ist eine detaillierte Anleitung kaum notwendig. Es geht in erster Linie um eine Aufzählung der wichtigsten Daten:

  • Firma
  • Angestellter
  • Position
  • Anstellungszeitraum

Es wird also keine detaillierte Bewertung des Mitarbeiters erwartet. Im Gegensatz dazu lässt eine Vorlage für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis viel Raum zur Individualisierung. Sie erhalten Vorlagen, die neutral formuliert sind und Vorlagen, die zum jeweiligen Arbeitslevel des Arbeitnehmers passend sind.

Es ist ratsam, sich die Vorlage immer genau durchzulesen. Einzelne Textpassagen kann man auf Wunsch abändern, um ein maßgeschneidertes Schreiben aufzusetzen. Auch die Optik ist relevant. Ist das Arbeitszeugnis inhaltlich und im Aufbau nach Wunsch erstellt, sollte auch die allgemeine Optik nicht vernachlässigt werden. Denn ein professioneller Look kann ebenfalls einen bleibenden Eindruck beim möglichen Arbeitgeber hinterlassen. 

Lässt sich in das Muster für das Arbeitszeugnis das Firmenlogo integrieren, sollten Sie dies auf jeden Fall tun. Auch die üblichen Kontaktdaten (häufig in der Fußnote) sind im vollen Umfang einzubringen.

Arbeitszeugnis selber schreiben – Ist das erlaubt?

Abschließend möchten wir noch die Frage klären, ob man sich ein Arbeitszeugnis einfach selber schreiben kann. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, auf Anfrage ein ordentliches und wahrheitsgemäßes Arbeitszeugnis auszustellen. In der Praxis ist dies aber nicht immer so einfach. Es ist möglich, auf Anfrage die Vereinbarung zu treffen, dass man als Arbeitnehmer das Zeugnis selbst erstellt. Der Arbeitgeber liest es anschließend gegen und akzeptiert es durch seine Unterschrift.

Es ist nicht rechtens, sich ein eigenes Arbeitszeugnis auszustellen und es einem neuen Arbeitgeber zu präsentieren, ohne dass der alte Betrieb dies freigegeben hat – im Ernstfall kann dies als Betrug strafrechtlich verfolgt werden. Dank unseres kostenlosen Musters können Sie für sich selbst oder einen (ehemaligen) Angestellten ein professionelles Arbeitszeugnis erstellen. Das Dokument steht Ihnen als Word-Vorlage zur Verfügung. So ist eine Individualisierung besonders leicht möglich. Folgen Sie einfach den Anweisungen zum Download für das Arbeitszeugnis Muster.

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