Das Ausgeben einer Auftragsbestätigung ist nicht durch den Gesetzgeber vorgegeben. Allerdings erweist sich diese Unterlage immer wieder als ein hilfreiches Werkzeug für den Kunden und Dienstleister.

Eine vollständige Auftragsbestätigung enthält alle relevanten Informationen zu einem Auftrag. Im Ernstfall kann dieses Dokument als ein wichtiges Beweismittel in einem Rechtsstreit dienen. Darüber hinaus hilft es dabei, mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Unsere Vorlagen helfen Ihnen bei der korrekten Erstellung.

Warum eine Auftragsbestätigung nutzen?

Sie haben bereits ein Angebot erstellt, oder haben einen Auftrag im Detail am Telefon und via E-Mail besprochen? Dann scheint ja alles auf der sicheren Seite.

Leider ist es im Arbeitsalltag nur selten so einfach. Denn trotz langer E-Mail-Kontakte und detaillierten Telefonaten kann es immer wieder zu Problemen mit der Auftragsabwicklung kommen.

Insbesondere sehr komplexe Aufträge sind davon betroffen. Ein Zahlendreher, eine überflogene Mail oder eine andere Unachtsamkeit kann hier zwischen einer erfolgreichen Vertragsausführung und langen Streitigkeiten unterscheiden.

Eine Auftragsbestätigung ist daher durchaus sinnvoll. In dieser sollten alle Angaben zum Vertrag leicht zu entnehmen sein:

  • Dienstleitung oder Waren
  • Preis
  • Zahlungsmodalitäten
  • Zeitpunkt der Lieferung
  • Zeitpunkt der Zahlung

Die Auftragsbestätigung kann auch mögliche Strafen für späte oder inkorrekte Lieferungen nennen.

Tipp: Bei sehr komplexen Aufträgen bietet es sich an, neben der reinen Auftragsbestätigung auch einen detaillierten Vertrag aufzusetzen. Dieser ist im Rechtsfall sehr hilfreich.

Gibt es beim Muster rechtliche Vorgaben?

Die Verwendung einer Auftragsbestätigung ist nicht durch den Gesetzgeber vorgeschrieben. Entsprechend gibt es auch keine Vorgaben für den Inhalt oder die verwendeten Formulierungen. Das Muster für die Auftragsbestätigung unterliegt somit keiner strengen Form.

Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es dennoch wichtig, alle relevanten Informationen zu integrieren. Eine gute Vorlage erlaubt es Ihnen dabei, den Inhalt individuell anzupassen. Vorlagen werden sowohl in Word als auch in Excel angeboten. Welche für Ihren Einsatz die bessere Wahl ist, müssen Sie anhand des Auftrages entscheiden.

Muster in Word bearbeiten

Die Vorlagen für die Auftragsbestätigung in Word eignen sich für Aufträge von Dienstleistungen besonders gut. Auch Waren im kleinen Umfang lassen sich mit einer Word-Datei zumeist ausreichend beschreiben.

Einige Vorlagen arbeiten mit einem Fließtext, andere haben eine Tabelle für die einzelnen Posten integriert. Gute Vorlagen bieten beide Optionen, und Sie können die notwendigen Bauteile nutzen oder löschen.

Achtung: Auch Kopf- und Fußzeilen sind für die Optik der Auftragsbestätigungsvorlage sehr wichtig. Logo, Anschrift und andere Daten lassen sich hier elegant in das Schreiben einbinden.

Eine Excel-Vorlage nutzen

Wenn der Auftrag Hunderte von Einzelposten umfasst, oder eine Kombination aus Dienstleistungen und Waren wie Materialien, dann ist ein Word-Dokument nicht die beste Wahl. Schnell werden Fließtext und Tabellen unübersichtlich.

Daher ist eine Vorlage für die Auftragsbestätigung in Excel hier die bessere Option. Es ist zu empfehlen, die Eckdaten wie den Liefer- oder Zahlungszeitraum in einem Fließtext und einem separaten Anschreiben zu verfassen. Die Excel-Vorlage dient als ergänzendes Dokument.

Ist eine Auftragsbestätigung bindend?


Sobald die Auftragsbestätigung verschickt und durch den Empfänger bestätigt wurde, ist der Inhalt bindend für beide Parteien. Es ist nicht notwendig, die Auftragsbestätigung mit einer Unterschrift zu versenden. Allerdings ist es auf Wunsch natürlich möglich, es so zu handhaben.

Eine Auftragbestätigung gilt darüber hinaus als ein Handelsbrief und unterliegt somit der Aufbewahrungspflicht. Sie müssen eine versendete oder empfangene Auftragsbestätigung für den Fall einer Betriebsprüfung für mindestens sechs Jahre aufbewahren. Die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrungspflicht der Auftragsbestätigung ist in den sogenannten GoBD zu finden: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Angebot statt Auftragsbestätigung?

Wurde ein schriftliches Angebot erstellt, ist es durchaus denkbar, dies anstelle einer separaten Auftragsbestätigung zu verwenden. Allerdings muss das Angebot dann in allen Bereichen die korrekten Informationen enthalten. Darüber hinaus muss es auch vollständig sein. So sollten die gewünschten Zahlungsmodalitäten nicht fehlen.

Ein Angebot ist oft nicht ausreichend mit diesen Informationen versehen. Nicht selten werden Details des Auftrags erst nach einer ersten Angebotsvergabe festgelegt. Weicht der tatsächliche Auftrag also vom Angebot ab, ist eine Auftragsbestätigung die beste Wahl.

Welche Vorteile hat eine Vorlage zur Auftragsbestätigung?

Ein klarer Vorteil von einem Vordruck ist natürlich die Zeitersparnis. Mit nur wenigen Klicks lässt sich das Design anpassen und die wichtigsten Grundinformationen sind bereits vorhanden. Sie müssen nicht lange nach einem möglichen Aufbau oder den Inhalten recherchieren.

Sowohl die Word- als auch die Excel-Vorlagen für Auftragsbestätigungen lassen sich individuell anpassen. Wir raten Ihnen dazu, einen professionellen Look zu wahren. Der schriftliche Geschäftskontakt ist eine wichtige Visitenkarte für Ihr Unternehmen.

Die Vorlagen dienen auch als Ideengeber. Möchten Sie das Design komplett selber gestalten, können Sie sich durch eine gute Vorlage inspirieren lassen.

Hat eine Vorlage auch Nachteile?

Um die Ablage zu vereinfachen, bietet es sich an, Auftragsbestätigungen für den internen Gebrauch mit fortlaufenden Nummern oder einem Code zu versehen. Mit einer allgemeinen Vorlage kann sich dies sehr umständlich gestalten. Wenn Sie sehr häufig mit Auftragsbestätigungen arbeiten, werden spezielle Programme angeboten, die das Erstellen und Archivieren dieser kinderleicht gestalten.

Nutzen Sie die Vorlagen zu Ihrem Vorteil

Eine professionell gestaltete Auftragsbestätigung ist im Rahmen von Auftragsabschlüssen ein hilfreiches Werkzeug. Wird eine Bestätigung verwendet, ist sie binden für alle Beteiligten. Sie unterliegt außerdem einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, da sie als Handelsbrief eingestuft wird.

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