Sie haben eine Auftragsanfrage vorliegen und möchten den Kunden sichern? Dann können Sie mit einem professionell erstellten Angebot einen guten Eindruck hinterlassen.
Ein gutes Angebot dient nicht nur dazu, den Kunden über die Preisstruktur für Ihre Waren oder Dienstleistungen zu informieren – es ist auch eine Visitenkarte, mit der Sie sich und Ihr Unternehmen ins rechte Licht rücken können. Aber wie sieht ein gutes Angebotsschreiben aus? Und welche Angebotsvorlage ist die passende für Ihr Unternehmen? Unser kostenloses Muster hilft bei der Erstellung.
Warum überhaupt ein förmliches Angebot erstellen?
Ihnen scheint es zu aufwendig, ein separates Angebot zu erstellen, wenn es doch auch eine einfache E-Mail mit den notwendigen Informationen tut? Oder ein schneller Telefonanruf, und alles ist geregelt? Im Arbeitsalltag ist eine erfolgreiche Kundenakquise leider selten so einfach. Das Muster für ein Angebotsschreiben ist ein wertvolles Werkzeug, das, richtig eingesetzt, Ihre Chancen auf eine baldige Auftragsbestätigung erhöht. Wo können Sie also den Schraubenzieher ansetzen, um das Beste aus Ihrem Angebot zu machen?
Einen persönlichen Bezug nehmen
Beginnen Sie die Einleitung am besten mit einer persönlichen Ansprache, die den bereits bestehenden Kontakt aufgreift: Ich melde mich in Bezug auf unser Telefonat vom xx.xx.xxxx.
Eine persönliche Ansprache zeigt dem Kunden nicht nur, dass Sie während des Erstkontaktes genau zugehört hast, sondern auch, dass er nicht in einer Massenabfertigung steckt – Kunden genießen zu recht die persönliche Aufmerksamkeit.
Optionen anbieten
Integrieren Sie mehrere Optionen in Ihre Offerte. Der Kunde hat nach einem Preis für den Abverkauf von 500 Einheiten gefragt? Listen Sie Einzelpreise auf und die Kosten für größere Abnahmemengen. Auch der Verweis auf passende Zusatzprodukte oder weitere Dienstleistungen ist sinnvoll.
Erfragt der Kunde zum Beispiel seine Optionen für Handseife, könnte er auch an Seifenspendern interessiert sein. Hierbei unbedingt darauf achten, dass der Zusammenhang der einzelnen Produkte deutlich wird – nicht wahllos die gesamte Produktpalette anpreisen.
Professionell auftreten
Der beste Inhalt ist wenig wert, schaut das Angebot aus, als sei es lieblos runtergetippt worden. Hier spielen das Design, Fehlerfreiheit und der Aufbau eine wichtige Rolle. Wenn Sie mit einer Angebotsvorlage arbeiten, wird Ihnen ein Großteil der Arbeit abgenommen.
Ein Muster als Grundlage – Wo liegen Vorteile einer Angebotsvorlage?
Ob Sie bereits seit vielen Jahren im Geschäft sind oder erst gestern mit Ihrem ersten potenziellen Kundenkontakt hatten – das Erstellen von Angeboten gehört in vielen Branchen zum Arbeitsalltag. Mit einer gut strukturierten Angebotsvorlage geht dies leicht von der Hand. Denn hier sind alle wichtigen Informationen bereits für Sie zusammengestellt.
Mit nur wenigen Schritten lässt sich das Muster durch die individuellen Daten optimieren. Ein guter Vordruck erlaubt es Ihnen, dabei eine Personalisierung einfach vorzunehmen – zum Beispiel, indem Sie ein Firmenlogo ungehindert einfügen können.
Word-Vorlage – die klassische Wahl
In der Regel steht Ihnen eine Angebotsvorlage als Word-Dokument zur Verfügung. Dieses lässt sich ohne Umstände bearbeiten. Der vorhandene Fließtext dient zur Orientierung und kann nach Wunsch umgeschrieben werden. Abhängig vom Aufbau der Mustervorlage für das Angebot, sind die folgenden Bereiche abgedeckt:
- Firmenadresse
- Kundenadresse
- Anrede
- Einleitender Absatz
- Absatz für konkretes Angebot
- Abschluss
- Fußnote mit Firmendaten (Kontodaten, E-Mail, Adresse usw.)
Diese Art der Angebotsvorlage eignet sich am besten für einzelnen Warenanfragen und Dienstleistungen. Umfangreiche Angebotserstellungen jedoch sind mit Word nicht ganz so leicht zu bearbeiten und man verliert schnell die Übersicht.
Excel-Vordruck – für Großaufträge
Sie haben eine Anfrage für einen ganzjährigen Dienstleistungsvertrag vorliegen? Dieser umfasst nicht nur die Arbeitskraft für mehrere Bereiche, sondern auch Materialien oder Produkte? Dann ist ein einfacher Geschäftsbrief kaum ausreichend, um alle relevanten Informationen übersichtlich zu präsentieren.
Für solch einen Fall eignet sich eine Kombination aus einem Anschreiben in Word und einer Excel-Tabelle. Auch erhalten Sie von uns eine Vorlage, die beides in eine Excel-Datei integriert. Weniger ist hier übrigens mehr – konzentrieren Sie sich darauf, die wichtigsten Daten übersichtlich zu präsentieren. Unzählige Seiten und Spalten mit umfangreichen Fachdaten sind für die Kaufentscheidung selten relevant!
Die unterschiedlichen Angebotsvorlagen kennen
Nicht jedes Muster für ein Angebot ist also gleich. Sie sollten darauf achten, ein Musterangebot zu nutzen, das zu Ihren individuellen Ansprüchen passend ist.
Man unterscheidet i. d. R. Angebotsvorlagen für…
- Dienstleistungen
- Waren
- Kleinunternehmer
- Handwerker
Hat eine Angebotsvorlage auch Nachteile?
Auch wenn es ohne Frage praktisch ist, eine umfangreiche Vorlage für die Angebotserstellung zu nutzen, so muss diese für jedes Angebot neu erarbeitetet werden. Dies verursacht zeitlich einen großen Aufwand – und es handelt sich um eine mögliche Fehlerquelle.
Auch das Nachhalten von einzelnen Angeboten kann schnell unübersichtlich werden. Wenn Sie also regelmäßig derartige Dokumente erstellen, sollten Sie über eine Software-Alternative nachdenken. Eine hochwertige Software erlaubt es Ihnen, individuelle Angebote zu erstellen und diese einfach abzulegen.
Auch im Hinblick auf die GoBD ist die Arbeit mit Mustern in Excel und Word kritisch zu betrachten: Rechtskonform aufbewahren können Sie diese veränderlichen Dokumente nicht.
Muster zum Einholen von Angeboten – Ist das notwendig?
Abschießend noch ein Blick darauf, wie ein Angebot korrekt eingeholt wird. Für Privatpersonen ist es kaum notwendig, ein Angebot auf professioneller Ebene einzuholen. Ein einfaches Telefonat oder eine E-Mail sind absolut ausreichend.
Im Kontakt mit möglichen Geschäftspartnern schaut dies aber anders aus. Hier möchten Sie Sich und Ihr Unternehmen von Anfang an im besten Licht präsentieren. Eine professionell erstellte Angebotsanfrage macht dies möglich. So werden Sie von Ihrem Gegenüber ernst genommen, und Ihnen wird ein faires Angebot unterbreitet.
