Überall dort, wo Waren und Dienstleistungen übergeben und ausgeführt werden, kommen Quittungen zum Einsatz. Sowohl Privatpersonen, als auch Firmen nutzen eine solche Quittung als Vorlage beim Finanzamt.

Denn damit lassen sich getätigte Transaktionen ähnlich wie mit einer Rechnung – oder in Kombination mit dieser – nachweisen. Eine rechtsmäßige Quittung muss einige Vorlagen erfüllen. Um einen solchen Beleg zu erstellen, können Sie unter anderem eine kostenlose Vorlage nutzen.

Eine Quittung korrekt ausfüllen – Welche Angaben sind relevant?

Es gibt eine Vielzahl von Quittungen online zu finden, die nach ganz unterschiedlichen Mustern aufgebaut sind. Vordrucke in Word und Excel bieten aber in der Regel die folgenden Inhalte für die Quittung:

  • Quittungsnummer
  • Bruttobetrag in Zahlen
  • Mehrwertsteuer (wenn notwendig)
  • Bruttobetrag in Worten
  • Empfänger
  • Aussteller
  • Bezeichnung (Menge, Art, Leistung)
  • Ausstellungsdatum
  • Ausstellungsort
  • Stempel/Unterschrift

Sind auf dem Muster für die Quittung die genannten Inhalte nicht zu sehen, sollten Sie diese bei Bedarf unbedingt ergänzen. Es ist übrigens möglich, die Quittung zum Beispiel mit dem Firmenlogo zu versehen. Auch ein Vordruck im Bereich des Quittungsstellers ist erlaubt. Dies lässt den Beleg sehr professionell erscheinen.

Was ist rechtlich zu beachten?


Das bürgerliche Gesetzbuch macht Angaben zu Quittungen. Hier ist zu erkennen, wem ein solcher Beleg zusteht und wer diesen ausstellen darf oder muss. So sind Dienstleister und Händler nach § 368 BGB dazu verpflichtet, auf Verlangen eine Quittung für Kunden auszustellen. Der Kunde hat das Recht, eine Zahlung zu verweigern, wird die Erstellung der Quittung verweigert.

Die Quittung dient außerdem als Vollmacht für das Einsammeln der anfallenden Kosten. Wird also eine korrekte und unterzeichnete Quittung vorgelegt, muss der Kunde diese begleichen. Auch dann, wenn die Person mit dem Beleg nicht die Person ist, mit der das Geschäft vereinbart wurde.

Die Quittung selber gilt übrigens in erster Linie für die Beweisführung von Zahlungen. Sie ist darüber hinaus nicht rechtlich relevant.

Pflichtangaben – Was muss auf die Quittung?

Die durch den Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben richten sich nach der Höhe des Geldbetrags auf dem Beleg. Die Quittungen mit einem Betrag von bis zu 150 Euro müssen folgende Informationen enthalten:

  • Benennung „Quittung“
  • Fortlaufende Nummer
  • Name und Anschrift des Ausstellers
  • Name des Empfängers
  • Art und Menge der Artikel / Art der Dienstleistung
  • Umsatzsteuersatz
  • Bruttopreis in Zahlen
  • Bruttopreis in Worten
  • Ort und Datum
  • Unterschrift / Stempel (wenn vorhanden)

Liegt der Quittungsbetrag über 150 Euro, muss auch die Anschrift des Empfängers verzeichnet sein. Des Weiteren wird eine Rechnungsnummer benötigt sowie die Steuernummer des Ausstellers. Abschließend kommen noch der Nettobetrag in Zahlen und der Umsatzsteuerbetrag hinzu.

Eine Vorlage für die Quittung sollte ausreichend Platz für alle möglichen Angaben lassen. Ob diese dann auch eingetragen werden, hängt vom jeweiligen Kostenpunkt ab.

Quittung online erstellen

Das Schreiben und Nachhalten von Quittungen lässt sich heute sehr einfach regeln. Sie können sowohl Druckvorlagen nutzen, als auch Quittungen direkt online erstellen.

Die Online-Quittung lässt sich anschließend einfach ausdrucken, und Sie müssen das Dokument nur noch unterzeichnen. Allerdings ist dies nicht immer möglich.

Sind Sie zum Beispiel ein Händler auf einem Markt, muss es ebenfalls möglich sein, bei Bedarf einen Beleg zu erstellen. Für diese Fälle sollten Sie ein paar Ausdrucke der Quittung-Vorlagen bereit haben.

Achtung: Eine gültige Quittung muss immer in Schriftform unterzeichnet sein. Es ist nicht möglich, die Quittung ohne eine spezielle elektronische Signatur via E-Mail zu versenden. Entsprechende Dokumente werden im Fall von Streitigkeiten nur bedingt oder gar nicht anerkannt.

Korrekten Beleg schreiben – Dank Vorlage kein Problem

Sie erhalten Vorlagen für Quittungen sowohl als Excel-Dokument, als auch als Word-Vorlage. Die Excel-Dokumente können sich als praktisch erweisen, wenn viele Einzelposten auf der Quittung vermerkt werden müssen – zum Beispiel bei der Lieferung von frischen Lebensmitteln an ein Restaurant.

Generell ist ein Vordruck mit Word aber absolut ausreichend. Sie können die einzelnen Inhalte der Vorlage bequem anpassen. Fügen Sie fortlaufende Quittungsnummern, ein Firmenlogo oder die Firmenanschrift umgehend ein.

Um einen Überblick über ausgegebene Quittungsbelege zu behalten, ist eine umfangreiche Buchhaltung relevant. Tragen Sie die Quittungsnummern in das tägliche Kassenbuch ein. Darüber hinaus Kopien des Belegs anfertigen und ordentlich abheften.

Wir raten dazu, die Unterlagen mindestens für sechs Jahre aufzubewahren. So haben Sie im Fall einer Betriebsprüfung alle Angaben vorliegen. Ist die Dokumentation von Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben lückenhaft, führt das Finanzamt Schätzungen durch. Diese fallen nicht immer zugunsten des Unternehmens aus.

Beleg bei Privatverkauf – Ist das notwendig?

Für Bargeldverkäufe in einer höheren Summe ist es in der Tat ratsam, mit einer Quittung für Pivatpersonen zu arbeiten. Diese dienen für beide Seiten als Beweis darüber, dass der Verkauf stattgefunden hat und rechtens war.

Eine Vorlage für eines Belegs für einen Privatverkauf schaut dabei aus wie die einer normalen Quittung. Auch hier sollten die relevanten Daten vorhanden sein. Ein Käufer hat das Recht, auch von einer Privatperson eine Quittung zu verlangen.

Quittung im Alltag richtig verwenden

Es bietet sich an, im Geschäftsalltag ein Quittungsbuch parat zu haben. Ob dies gekauft oder selber erstellt ist, spielt dabei keine Rolle. Vermeiden Sie Probleme, indem Sie auf den Fall vorbereitet sind, dass ein Kunde einen Beleg verlangt. Denn ob im Taxi, am Martkstand oder nach Abschluss einer Dienstleistung – dem Kunden steht die Quittung rechtlich zu.

Unsere Empfehlung
Buchhaltung leicht gemacht - mit sevDesk
Jetzt kostenlos testen