Im nachfolgenden Artikel erhältst du eine Abschlagsrechnung Muster zum kostenlosen Download sowie alle Infos und Tipps, die du zum Ausfüllen der Vorlage benötigst. Ob Kauf-, Werk- oder Dienstleistungsvertrag: Oftmals erstrecken sich Projekte über wochenlange Zeiträume. Die wenigsten Auftragnehmer können es sich in diesen Fällen erlauben, ihre Rechnung erst nach der kompletten Leistungserbringung zu erstellen. Dank einer Abschlagsrechnung kannst du in Absprache mit deinem Vertragspartner bereits vorab einen Teil der vereinbarten Summe in Rechnung stellen.

Definition Abschlagsrechnung – was ist das?

Eine Abschlagsrechnung kannst du z.B. stellen, wenn eine Leistung über einen langen Zeitraum erbracht wird oder es sich um besonders hohe Beträge handelt. Auf eine Anspruchsgrundlage kannst du dich allerdings nur in Ausnahmefällen berufen – hole daher im Voraus immer die Zustimmung deines Auftraggebers ein! In diesem Zusammenhang kannst du auch gleich die Höhe des Teilbetrages mit ihm besprechen oder weitere Akontozahlungen vereinbaren. Wundere dich nicht über diesen Begriff – so werden Anschlagszahlungen nämlich auch genannt. Ebenso wie sie darüber hinaus als Per-Conto-Zahlung oder unter der Abkürzung a/c bekannt sind.

Ist eine Abschlagsrechnung eine Teilrechnung?

Obwohl die Termini Abschlags- und Teilrechnung im Sprachgebrauch häufig synonym genutzt werden, bedeuten sie streng genommen nicht das Gleiche. Die beiden Rechnungsarten unterscheiden sich wie folgt:

Abschlagsrechnung

  • erfolgt auf Basis vertraglicher Vereinbarung
  • bezieht sich nicht auf explizite Leistungen oder Projektphasen
  • enthält keine Fristen für bestimmte Leistungserbringungen
  • Zahlungshöhe:
    • kann bei mehreren Abschlagsrechnungen variieren
    • entspricht prozentualem Anteil der Gesamtsumme oder wird als Pauschalbetrag vereinbart
  • kann gestellt werden bevor eine Leistungserbringung begonnen hat

Teilzahlung

  • erfolgt auf Basis vertraglicher Vereinbarung
  • enthält detaillierte Aufstellungen und Berechnungen sämtlicher Leistungen inklusive Materialien, Arbeitsstunden und anderer Aufwendungen
  • Zahlungshöhe ist nicht variabel und wird für sämtliche Teilrechnungen wiederkehrend fest vereinbart
  • Es werden schon erbrachte Leistungen abgerechnet

Abschlagsrechnung schreiben – unsere Tipps

Hast du dich mit deinem Vertragspartner auf einer Abschlagsrechnung geeinigt, kannst du mit der Rechungserstellung beginnen. Dabei musst du das Rad nicht neu erfinden, sondern kannst dir die Arbeit mit unserer Abschlagsrechnung Vorlage oder mit einer Softwarelösung erleichtern.

Möchtest du dennoch auf eigene Faust eine komplette Abschlagsrechnung schreiben und kein Muster verwenden, dann nimm dir unbedingt die benötigte Zeit und vermeide typische Fehler. Denn magst du dich auch initiativ nur in den wenigsten Fällen auf einen Anspruch berufen können, müssen bei einer Vereinbarung über eine Abschlagsrechnung für eine formale und inhaltliche Richtigkeit vorgeschriebene Grundsätze eingehalten werden. Schließlich möchtest du nicht, dass sich dein Vertragspartner auf eine fehlerhafte Abschlagsrechnung beruft und die Zahlung zurückhält!

Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung

Im Folgenden erfährst du, welche Pflichtangaben eine Abschlagsrechnung enthalten muss. Vergiss aber nicht, dass du mit unserem Abschlagsrechnung Muster nicht nur Zeit einsparst, sondern auch Flüchtigkeitsfehler vermeidest. Denn sind auch die obligatorischen Bestandteile nicht kompliziert, so sind es doch viele!

Hast du schon einmal herkömmliche Rechnungen erstellt, dann kennst du automatisch bereits das Gerüst für eine Abschlagsrechnung, auf der du zunächst die identischen Pflichtbestandteile aufführen musst. Zu ihnen zählen:

  • Namen, Anschriften und gegebenenfalls Firmenbezeichnung des Rechnungsstellers wie auch -empfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Datum der Ausstellung
  • Details zu Produktlieferung, Dienstleistung, Arbeitsaufwand
  • Nettobetrag
  • Einschlägiger Steuersatz, im Falle der Kleinunternehmerregelung: Angabe der Gründe für die Befreiung von der Umsatzsteuer
  • Bruttobetrag

Wie du gleich beim Abschlagsrechnung Muster bemerkst, solltest du bei den folgenden beiden Punkten weitere Besonderheiten beachten:

  • Rechnungsnummer: Stellst du mehr als eine Abschlagsrechnung zum selben Projekt aus, erhält jede einzelne Zwischenabrechnung ihre eigene fortlaufende Nummer.
  • Zeitpunkt der Lieferung / Leistungserbringung: Da du die vollständige Leistung noch nicht erbracht hast, kannst du bei einer Abschlagsrechnung auf die Angabe des Leistungsdatums verzichten. Allerdings solltest du unbedingt deutlich ersichtlich vermerken, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. Denn nur in diesem Fall hast du das Recht, gemäß § 13 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UstG) die anfallende Umsatzsteuer erst mit der Begleichung der Schlussrechnung abzuführen. Sonst wäre die Umsatzsteuer bereits nach Rechnungsstellung der 1. Abschlagsrechnung aufgrund der sogenannten Sollversteuerung gemäß § 16 Abs. 1 UStG fällig.

Über diese üblichen Rechnungsbestandteile hinaus solltest du unbedingt auf jeder Abschlagsrechnung mit der identischen Wortwahl das Projekt benennen, für das du die Rechnungen ausstellst. Auf dem Muster für die 2. Abschlagsrechnung kannst du dann auch die bereits beglichenen Teilbeträge mit aufführen.

Nach vollständiger Leistungserbringung versendest du als letzte Abschlagsrechnung eine Endrechnung über das komplette Projekt, in der du sämtliche vereinbarten und erbrachten Leistungen erwähnst und die bereits beglichenen Zahlungen vom Gesamtbetrag abziehst.

Vorsicht bei der End- oder Schlussrechnung

Auf den ersten Blick klingt auch das nicht weiter umständlich: Hast du die vereinbarten Vertragsbestandteile erfüllt, stellst du eine Schlussrechnung an deinen Auftraggeber. Auch hier kannst du dir viel Mühe mit unserem Abschlagsrechnung Schlussrechnung Muster ersparen. Denn unterlaufen dir Fehler, kann sich dies in steuerlicher Hinsicht zu deinem Nachteil auswirken. Zunächst musst du auch bei deiner Endabrechnung sämtliche Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung beachten. Darüber hinaus bist du zu zwei weiteren Angaben verpflichtet:

  • Hinweis auf sämtliche bereits gestellten Abschlagsrechnungen, Teilleistungen und Zahlungen sowie eine entsprechende Kalkulation des noch ausstehenden Differenzbetrages
  • Zusatzangaben gemäß § 14 Abs. 5 UstG zu sämtlichen Teilleistungen und geleisteten Netto-Teilentgelten inklusive separaten Angaben aller darauf anfallenden Steuerhöhen sowie dem verbleibenden Restbetrag inklusive der auf ihn anfallenden Umsatzsteuer.

Tipp: Du findest auf unserer Website auch ein Schlussrechnung Muster zum kostenlosen Download.

In diesem Fall hilft dir unser Muster einer Abschlagsrechnung mit Umsatzsteuer. Da bei fehlerhaften oder missverständlichen Kalkulationen deiner Umsatzsteueranteile du im schlimmsten Fall neben den Umsatzsteuerbeträgen auf die jeweiligen Abschlagsrechnungen am Ende zusätzlich die komplette Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag abführen musst. All diese Stolpersteine kannst du dank unserer Mustervorlagen und Softwareprogramme mit nur einigen Klicks umgehen.

Wie sieht eine kumulierte Abschlagsrechnung aus?

Während du auf einer Einzelabschlagsrechnung sämtliche Leistungen und Materialien zusammen berechnest, führst du auf einer kulminierten Abschlagsrechnung deine Leistung von der ersten bis zur Endabrechnung auf jeder weiteren Abschlagsrechnung weiter. Die kumulierte Abschlagsrechnung kommt häufig im Baugewerbe als Muster zum Einsatz, aber auch generell in der Industrie, dem öffentlichen Vergabesektor.

Durch die Angabe aller bereits in Rechnung gestellten Positionen und Abschlagszahlungen ist für dich wie auch deinen Vertragspartner auf Anhieb der jeweils aktuelle Stand der Leistungserbringung und Rechnungsbegleichungen ersichtlich.

Wichtig: Achte bei einer kumulierten Abschlagsrechnung und einem Muster darauf, aus der Gesamtsumme aller vergangenen sowie der aktuellen Abschlagsrechnung am Schluss der jeweiligen Rechnung die bereits berechneten Einzelbeträge wieder abzuziehen. Vor allem aber stelle sicher, dass auf deiner Schlussrechnung sämtliche Leistungen inklusive der Umsatzsteuer transparent dargestellt und nachprüfbar sind: Ohne eine solche detaillierte Aufstellung kann dein sofortiger Zahlungsanspruch erlöschen.

Muster für Word, Excel und PDF

Rechnungen schreiben gehört zum Berufsalltag. Doch gerade, wenn du häufiger Abschlagsrechnungen erstellen musst und damit noch mehr administrative Arbeit hast, sparst du mit unserem kostenlosen Abschlagsrechnung Muster Zeit. Dabei kannst du die Vorlage wählen, die dir besser liegt.

  • Bist du zahlenaffin, liebst strukturierte Tabellen und Kalkulationen per Formel statt Taschenrechner, bist du beim Abschlagsrechnung Muster in Excel genau richtig.
  • Ein Abschlagsrechnung Muster mit Word bietet dir hingegen die Möglichkeit, einen beliebigen Text in dein Abschlagsrechnung Muster hinzuzufügen.

Beide Arten lassen sich als PDF speichern. So vermeidest du ein versehentliches späteres Überschreiben oder eine nachträgliche Änderung durch den Rechnungsempfänger. Wie jede Vorlage auf unserer Seite ist auch das Abschlagsrechnung Muster kostenlos.

Hinweis: Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD – darfst du erst nach zehn Jahren deine elektronischen Abschlagsrechnungen wieder löschen.

Abschlagsrechnung Muster richtig ausfüllen

Hast du dich für ein Abschlagsrechnung Muster entschieden, geht das Erstellen deiner Abschlagsrechnung ganz einfach:

  • Lade für eine Abschlagsrechnung die Textvorlage oder das Excel-Muster herunter
  • Trage deinen Namen und Anschrift ein
  • Fülle die Felder mit der Belegnummer, dem Datum und deiner Steuernummer aus

Es folgen Angaben zum Gesamtprojekt:

  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • der Projektname als Betreff
  • der Zeitpunkt deiner Arbeitsaufnahme
  • die Höhe des Gesamtbudgets
  • optional eine Zusammenfassung deiner Leistungen

Nun fehlen nur noch

  • der Rechnungsempfänger
  • Details zu der aktuellen Abschlagsrechnung
  • der Rechnungsbetrag für diese Abschlagsrechnung

Tipp: Auch in die Vorlagen kannst du noch das Logo deiner Firma einfügen, die Schriftart ändern oder die Fußzeile für Marketingmaßnahmen nutzen.

Du kannst dieses Abschlagsrechnungs-Muster als PDF speichern und an deinen Auftraggeber versenden und den Entwurf gleichzeitig als Vorlage für weitere Abschlagsrechnungen zu diesem oder anderen Aufträgen ablegen.

Rechtsgrundlagen für die Abschlagsrechnung

Im traditionellen Geschäftsverkehr zählt die Abschlagszahlung zu den Ausnahmen. Auch gesetzlich wird eine Zahlung im Normalfall erst nach der Leistungserbringung oder einer Warenlieferung fällig. Doch auch hier gibt es Ausnahmen – für die folgenden Fälle findest du staatliche Vorgaben für Abschlagsrechnungen:

Gesetze

Gesetzliche Verordnungen

Hinweis: Ob du durch eine Gesetzesgrundlage oder aufgrund eines Vertrags einen Anspruch auf Abschlagszahlungen hast: In jedem Fall kannst du bei Nichtzahlung innerhalb der gesetzten Frist auch Abschlagszahlungen anmahnen. Hierzu kannst du unser Mahnung Muster verwenden.

Baugewerbe & Handwerk – Abschlagszahlung nach VOB

Führst du einen Handwerksbetrieb, erhältst oder vergibst einen Auftrag für eine Bauleistung, hast du ein Recht auf die Erstellung einer Abschlagsrechnung. Denn durch die im Baugewerbe oftmals langwierigen Tätigkeiten mit hohen Rechnungssummen gibt es für diese klassischen Werkverträge spezielle Regelungen.

Als Auftraggeber im Baugewerbe ist eine präzise und einfache Nachvollziehbarkeit zu Leistungen und verwendeten Materialien notwendig. Der Rechtsanspruch auf einfach nachzuvollziehende wird gemäß § 16 Absatz 1 Nr. 1 VOB Teil B geregelt.

  • Der geforderte Betrag muss dem Wert der angegebenen Leistung entsprechen
  • Die Umsatzsteuer muss separat ausgewiesen sein
  • Die Aufstellung deiner berechneten Leistungen muss transparent dargestellt sein

Vor allem der letzte Punkt ist von Bedeutung: Mangelt es an einer einfachen Nachvollziehbarkeit, erhält der Rechnungsempfänger automatisch eine dreiwöchige Prüfungsfrist und ist erst im Anschluss an diesen Zeitraum zur Zahlung verpflichtet.

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