Sie benötigen ein Fahrtenbuch und sind sich nicht sicher, wie dies korrekt geführt wird? Mit einer Fahrtenbuch-Vorlage ist es einfach, die richtigen Daten lückenlos nachzuhalten. Das ordentlich strukturiete Buch dokumentiert die gesamte geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs.

Darüber hinaus können auch mögliche Mischnutzen aus geschäftlichen und privaten Fahrten perfekt voneinander getrennt werden. Sowohl für betriebsinterne Abrechnungen als auch für die Steuer sind gut geführte Fahrtenbücher unumgänglich.

Welche Pflichtangaben muss ein Fahrtenbuch-Muster beinhalten?

Die Führung eines Fahrtenbuches wird durch das Einkommenssteuergesetz geregelt. Im § 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EstG sind alle notwendigen Angaben zu finden. Auch die Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 gibt eine detaillierte Auskunft über den Aufbau und den Inhalt des Fahrtenbuches. Ein umfassender Vordruck für ein Fahrtenbuch sollte mindestens die folgenden Angaben abdecken:

  • Datum
  • Zweck der Fahrt (Namen von Kunden oder Firmen)
  • Start-Kilometerstand
  • Ziel-Kilometerstand
  • Kilometer gefahren

Für private Nutzungen ist es ausreichend, das Datum sowie den Start- und Ziel-Kilometerstand anzugeben.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Fahrtenbücher werden generell nur für Dienstwagen geführt. Dies gilt für reine Dienstwagen und Fahrzeuge, die sowohl privat als auch dienstlich verwendet werden. Ein Fahrtenbuch kann für diverse Zwecke genutzt werden:

  • Abrechnung beim Finanzamt
  • Nachhalten der Arbeitswege
  • Kostenoptimierung der Fahrzeugflotte
  • Abrechnung für Transportunternehmen

Was ist die 1-%-Regelung?

Wenn Sie sich mit dem Thema Fahrtenbuch-Vorlage beschäftigen, dann sollten Sie sich auch über die 1-%-Regelung informieren. Darüber ist es möglich, den privaten Nutzen eines Firmenwagens zu bestimmen. Dann wird pro Monat ein Prozent des Fahrzeug-Listenpreises als sogenannter geldwerter Vorteil versteuert. Ein detailliertes Buch ist in diesem Fall für die privaten Fahrten nicht mehr notwendig.

Info: Für Kleinwagen und ältere Fahrzeugmodelle ist die 1-%-Regelung oft die günstigere Wahl.

Fahrtenbuch führen – wie ist die Vorlage aufgebaut?

Wird im Rahmen der Steuerprüfung dem Finanzamt ein undurchsichtiges Fahrtenbuch vorgelegt, kann es hier durchaus zu Problemen kommen. Daher ist es wichtig, die Auflistung in einer Form zu führen, die einen ungehinderten Zugang zu allen relevanten Fakten gibt. Dafür kommen sowohl das elektronische Fahrtenbuch als auch das schriftlich geführte Fahrtenbuch infrage.

Es gibt im Schreibwarenhandel fertige Fahrtenbücher. Diese haben jedoch den Nachteil, dass sie sich bei Bedarf nicht individuell anpassen lassen. Werden großen Mengen von derartigen Büchern benötigt, ist es auch eine Kostenfrage. Eine Fahrtenbuch-Vorlage in Word oder Excel ist hier oft die bessere Alternative.

Achtung: Das Finanzamt kann verlangen, zusätzliche Belege zu erbringen, wie zum Beispiel Tankrechnungen oder Parkscheine. Diese unbedingt sortiert aufbewahren.

Thema: Finanzamt – was sagt die Steuer?

Die Führung eines Fahrtenbuches hat steuerliche Vorteile für Unternehmen zu bieten. Sind die benötigten Unterlagen nicht vollständig oder inkorrekt oder gar fehlend, kann das Finanzamt mit Steuerpauschalen arbeiten. Die Steuerlast wird in der Regel zugunsten der privaten Nutzung umgelegt. Eine zu hoch angesetzte Pauschale kann also dem Unternehmen viele Geld kosten – insbesondere dann, wenn mehrere Fahrzeuge betroffen sind.

Mithilfe einer Excel-Vorlage für ein Fahrtenbuch ist es aber sehr leicht, die benötigten Daten korrekt festzuhalten.

Wie wird die Dokumentation richtig geführt?

Wenn Sie sich dazu entscheiden, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, ist die Handhabung sehr einfach. Wir raten Ihnen dazu, sämtliche Daten möglichst zeitnah nach einer Fahrt in die Fahrtenbuch-Vorlage einzutragen. Die Software erlaubt es Ihnen, Informationen zusammenzufassen oder bestimmte Daten individuell auszuwerten. Ein Export in eine andere Software ist ebenfalls über die passenden Schnittstellen möglich.

Das Finanzamt nimmt die Vorlagen für das Fahrtenbuch in Excel leider nicht entgegen. Denn die eingereichten Unterlagen müssen absolut unveränderbar sein. Daher ist die Nutzung von schriftlichen Büchern weiterhin notwendig.

Wenn Sie ein Fahrtenbuch kaufen, und die Daten lediglich schriftlich vorliegen, können Sie diese nicht individuell auswerten. Dabei bieten diese Bücher viele Möglichkeiten, um zum Beispiel eine bessere Routenplanung umzusetzen.

Sie können die Vorlagen auch ausdrucken und die selbst erstellten Drucke beim Finanzamt einreichen. Wie bereits erwähnt, kann dies durchaus eine kostensparende Alternative sein.

Was sind elektronische Fahrtenbücher?

Es gibt eine Vielzahl von elektronischen Programmen für die Fahrtenbuchführung. Soll das Buch vom Finanzamt anerkannt werden, muss es in diesem Fall ein paar Voraussetzungen erfüllen. Einige Programme erlauben es nicht, die aufgezeichneten Daten zu verändern. Andere lassen sich ändern, hinterlegen aber einen Vermerk über die vorgenommene Änderung.

Nicht jedes Programm wird vom Finanzamt anerkannt. Welche Programme Sie ohne Probleme einreichen können, kann sich dabei von Bundesland zu Bundesland unterscheiden. Darüber hinaus sind die Anschaffungskosten für ein elektronisches Fahrtenbuch recht hoch. Viele Dienstleister arbeiten mit monatlichen Gebühren.

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der schriftlichen Führung eines Fahrtenbuches besser beraten. Mit den passenden Vorlagen zum Fahrtenbuch in Excel ist es leicht, die relevanten Daten lückenlos vorliegen zu haben.

Nicht jeder muss das gleiche Buch führen

Wer den ganzen Tag mit dem Fahrzeug unterwegs ist, für den ist es nicht leicht, ein lückenloses Fahrtenbuch mit allen Detailangaben zu führen. Der Gesetzgeber hat daher für bestimmte Berufsgruppen die Anforderungen an den Inhalt des Fahrtenbuches angepasst.

Taxiunternehmen können für die Fahrzeuge einen Tagesabschluss nutzen. Die einzelnen Fahrten müssen nicht explizit aufgeschlüsselt werden. Dies gilt, solange sich das Fahrzeug im Einsatz befindet und im zugeteilten Pflichtfahrgebiet unterwegs ist.

Fahrlehrer können die einzelnen Fahrten mit allgemeinen Begriffen wie Fahrschulfahrt benennen. Es ist nicht notwendig, Angaben zum Start und Ziel oder zu den Personalien des Fahrschülers zu machen.

Achtung: Allgemein gilt, dass das Finanzamt keine persönlichen Informationen einfordern kann. Daher müssen für private Nutzungen niemals Angaben zum Zweck der Fahrt gemacht werden.

Wer im Kundendienst unterwegs ist, kann den Betreff mit dem Kundennamen füllen. Es ist nicht notwendig, jeden Kundenkontakt im Detail zu erläutern.

Digitales Fahrtenbuch mit Excel-Vorlage voll ausnutzen

Ein Fahrtenbuch-Muster in Excel lässt sich nicht nur leicht anwenden, es bietet auch tolle Möglichkeiten für die Datenauswertung. Nutzen Sie Statistiken und Tabellen dazu, um diverse Geschäftsprozesse zu optimieren.

Sehen Sie auf einem Blick, wo sich die Stoßzeiten in Ihrem Geschäft befinden. Welche Fahrer legen besonders viele oder lange Dienstfahrten zurück? An welchem Wochentag werden die wenigsten Fahrzeuge benötigt?

Dank dieser Informationen ist es möglich, einen reibungslosen Dienstablauf zu sichern, und die Kosten zu optimieren. Eine Vorlage für das Fahrtenbuch lässt sich kostenlos herunterladen und Sie können sofort damit beginnen, Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren.

Unsere Empfehlung
Buchhaltung leicht gemacht - mit sevDesk
Jetzt kostenlos testen