Sie benötigen ein Fahrtenbuch und sind sich nicht sicher, wie dies korrekt geführt wird? Mit einer Fahrtenbuch Vorlage ist es einfach, die richtigen Daten lückenlos festzuhalten. Mit einem ordentlich geführten Fahrtennachweis können Sie die gesamte geschäftliche Nutzung Ihres Fahrzeugs dokumentieren und geschäftliche und private Fahrten voneinander trennen. Sowohl für betriebsinterne Abrechnungen als auch für den Steuernachweis beim Finanzamt ist ein gut geführtes Fahrtenbuch unumgänglich. Jetzt einfach die kostenlose Fahrtenbuch Vorlage downloaden, ausdrucken und ausfüllen – fertig!

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Die Führung eines Fahrtenbuches wird durch das Einkommenssteuergesetz geregelt. Im § 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EstG sind alle notwendigen Angaben zu finden. Auch die Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 gibt eine detaillierte Auskunft über den Aufbau und den Inhalt des Fahrtenbuchs.

Pflichtangaben einer Fahrtenbuch Vorlage

Ein umfassender Vordruck für ein Fahrtenbuch sollte mindestens die folgenden Anforderungen enthalten:

  • Datum
  • Zweck der Fahrt (Namen von Kunden oder Firmen)
  • Reisestrecke und Ziel der Fahrt
  • Kilometerstand beim Start
  • Endkilometerstand
  • gefahrene Kilometer

Für private Nutzungen reicht es aus, wenn Sie das Datum sowie den Start- und Endkilometerstand angeben.

Fahrtenbuch korrekt anlegen und führen

Das Bundesministerium für Finanzen hat in einem Schreiben vom 21.01.2002 festgelegt, welche Anforderungen an ein Fahrtenbuch gestellt werden und dazu auch einige Beispielrechnungen aufgeführt. Das Fahrtenbuch müssen Sie in jedem Fall laufend führen und sicherstellen, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sind oder dokumentiert werden.
Des Weiteren gibt es folgende Richtlinien vom BMF:

  • Sie müssen für jedes Fahrzeug ein separates Fahrtenbuch führen, sofern Sie oder Ihr Unternehmen mehrere Autos nutzen.
  • Wenn das Fahrzeug von mehr als einer Person in Anspruch genommen wird, muss im Fahrtenbuch der Name des Fahrers dokumentiert werden.
  • Das Eintragen einer Fahrt sollte zeitnah erfolgen, folglich direkt nach der Fahrt. Haben Sie mehrere Flüchtigkeitsfehler oder Korrekturen vorgenommen, ist die Glaubwürdigkeit des Fahrtenbuchs möglicherweise gefährdet.
  • Das Fahrtenbuch sollte gut leserlich und übersichtlich aufbereitet sein, sodass es bei einer Prüfung durch das Finanzamt standhält.
  • Sie müssen jede noch so kurze Fahrt eintragen. Das Fahrtenbuch muss stets vollständig, gesondert und forlaufend sein. Gesondert bedeutet in diesem Fall, dass Sie private und dienstliche Fahrten trennen müssen.
  • Die Angaben müssen so genau und detailliert wie möglich sein und dabei stets nachprüfbar sein. Wenn das Finanzamt es für nötig hält, kann es die entsprechenden Belege zum Fahrtenbuch anfordern.

Wie Sie sehen, erfordert das Führen eines Fahrtenbuchs eine akribisch genaue Dokumentation aller Fahrten. Das kann lästig sein und einiges an Zeit erfordern.

Tipp: Es gibt verschiedene Tools und Apps mit denen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen können. Die wichtigen Pflichtangaben sind bereits enthalten und je nach Anbieter zeichnet die Software die exakt gefahrene Kilometerzahl direkt auf.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Wenn Sie die Ausgaben für ein Dienstfahrzeug steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie sowohl für berufliche als auch private Zwecke ein Fahrtenbuch führen. Diese Angaben müssen lückenlos und nachträglich unveränderbar sein, damit das Finanzamt diese akzeptiert. Egal ob als Selbstständiger oder Arbeitnehmer, wenn Sie einen Firmenwagen nutzen verlangt das Finanzamt einen Nachweis über alle Fahrten, da Sie den geldwerten Vorteil versteuern müssen. Dennoch gibt weitere Gründe, warum ein Fahrtenbuch notwendig ist:

  • Abrechnung beim Finanzamt
  • Dokumentation der Arbeitswege
  • Kostenoptimierung der Fahrzeugflotte
  • Abrechnung für Transportunternehmen

Zur steuerlichen Absetzung des Dienstwagens gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Fahrtenbuch
  • 1-Prozent-Regel

Was ist die 1-Prozent-Regelung?

Wenn Sie sich mit dem Thema Fahrtenbuch Vorlage beschäftigen, dann sollten Sie sich auch über die 1-Prozent-Regelung informieren. Darüber ist es möglich den privaten Nutzen eines Firmenwagens zu bestimmen. Dann wird pro Monat eine Pauschale Bestimmung des Nutzungswertes von einem Prozent des Fahrzeug-Listenpreises inklusive Umsatzsteuer als sogenannter geldwerter Vorteil versteuert. Ein detailliertes Buch ist in diesem Fall für die privaten Fahrten nicht mehr notwendig, jedoch zu Beginn noch ratsam, damit Sie auf Nummer sicher gehen.

Info: Für Kleinwagen und ältere Fahrzeugmodelle ist die 1-Prozent-Regelung oft die günstigere Wahl.

Fahrtenbuch führen – wie ist die Vorlage aufgebaut?

Wenn Sie im Rahmen der Steuerprüfung dem Finanzamt ein undurchsichtiges Fahrtenbuch vorlegen, kann es hier durchaus zu Problemen kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Auflistung in einer Form führen, die einen ungehinderten Zugang zu allen relevanten Fakten gibt. Dafür kommen sowohl das elektronische Fahrtenbuch als auch ein händisch geführtes Fahrtenbuch infrage.

Es gibt im Schreibwarenhandel fertige Fahrtenbücher. Diese haben jedoch den Nachteil, dass sie sich bei Bedarf nicht individuell anpassen lassen. Wenn Sie große Mengen von derartigen Büchern benötigen, ist es zudem eine Kostenfrage. Eine Fahrtenbuch Vorlage für Word, PDF, Excel oder OpenOffice ist hier oft die bessere Alternative.

Achtung: Das Finanzamt kann verlangen, zusätzliche Belege zu erbringen, wie zum Beispiel Tankrechnungen oder Parkscheine. Diese sollten Sie daher unbedingt entsprechend der Aufbewahrungsfristen archivieren.

Anforderungen vom Finanzamt

Die Führung eines Fahrtenbuches hat für Unternehmer einige steuerliche Vorteile. Sind die benötigten Unterlagen nicht vollständig oder inkorrekt oder gar fehlend, kann das Finanzamt mit Steuerpauschalen arbeiten. Die Steuerlast wird in der Regel zugunsten der privaten Nutzung umgelegt. Eine zu hoch angesetzte Pauschale kann somit das Unternehmen viel Geld kosten – insbesondere dann, wenn mehrere Fahrzeuge betroffen sind.

Mithilfe einer Fahrtenbuch Vorlage Excel ist es jedoch sehr leicht, die benötigten Daten korrekt festzuhalten.

Fahrtenbuch Tabelle richtig ausfüllen

Wenn Sie sich dazu entscheiden, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, ist die Handhabung sehr einfach. Folgende Anleitung hilft Ihnen beim Ausfüllen des Fahrtenbuchs:

  • Als erstes tragen Sie das amtliche KFZ-Kennzeichen des betroffenen PKW oder LKW ein.
  • An zweiter Stelle kommt der Vor- und Zuname des Fahrers, der das Fahrzeug nutzt.
  • Unter dem nächsten Punkt tragen Sie den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie zum Ende der Fahrt ein.
  • Als nächstes folgt das Datum bei Fahrtbeginn und Fahrtende.
  • Nun folgt die Tabelle mit den vollständigen Angaben, wo Sie jede einzelne Fahrt dokumentieren müssen. Hier tragen Sie in einer Zeile jeweils den Namen des Fahres, das Datum der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahr, die gefahrenen Kilometer, ob es sich um eine geschäftliche (G) oder private (P) Fahrt gehandelt hat, den Zweck der Fahrt und die Fahrtroute ein. Versuchen Sie die Angaben so korrekt und detailliert wie möglich festzuhalten. Im Falle eines Umwegs ist es sinnvoll, dass Sie die genaue Fahrtroute kurz erläutern.

Bedenken Sie jedoch, dass das Finanzamt die Excel Vorlage für das Fahrtenbuch leider nicht entgegen nimmt. Ebenso wenig akzeptiert das Finanzamt eine Fahrtenbuch Vorlage PDF. Selbst ein Fahrtenbuch, das Sie am PC ausgefüllt und anschließend ausgedruckt haben, wird nicht anerkannt. Denn Vorlagen mit Word oder Excel aber auch per PDF können beliebig verändert oder gar manipuliert werden. Da diese Änderungen schwer nachzuvollziehen sind, verlangt das Finanzamt ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch.

Elektronisches Fahrtenbuch führen

Es gibt eine Vielzahl von Programmen für die elektronische Fahrtenbuchführung. Soll das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden, muss es in diesem Fall ein paar Voraussetzungen erfüllen. Einige Programme erlauben es nicht, die aufgezeichneten Daten zu verändern. Andere lassen sich ändern, hinterlegen aber einen Vermerk über die vorgenommene Änderung.

Nicht jedes Programm wird vom Finanzamt anerkannt. Welche Programme Sie ohne Probleme einreichen können, kann sich dabei von Bundesland zu Bundesland unterscheiden. Daher sollten Sie darauf achten, dass eine Fahrtenbuch-Software GoBD-zertifiziert ist und alle Angaben unveränderbar gespeichert werden. Da Sie Ihren PC nicht immer vor Ort dabei haben, ist es zudem von Vorteil, wenn das Programm eine App beinhaltet, in der Sie Ihren Fahrtennachweis jederzeit festhalten können.

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind mit einer entsprechenden Software gut beraten. Dabei sollten Sie jedoch auf kostenlose Software verzichten und besser auf ein kostenpflichtiges Programm zurückgreifen, damit Sie Ihre relevanten Daten lückenlos, nachvollziehbar und jederzeit griffbereit vorliegen haben.

Nicht jeder muss das gleiche Buch führen

Wer den ganzen Tag mit dem Fahrzeug unterwegs ist, für den ist es nicht leicht, ein lückenloses Fahrtenbuch mit allen Detailangaben zu führen. Der Gesetzgeber hat daher für bestimmte Berufsgruppen die Anforderungen an den Inhalt des Fahrtenbuches angepasst.

Taxiunternehmen können für die Fahrzeuge einen Tagesabschluss nutzen. Die einzelnen Fahrten müssen nicht in einer Taxi Fahrtenbuch Vorlage explizit aufgeschlüsselt werden. Dies gilt, solange sich das Fahrzeug im Einsatz befindet und im zugeteilten Pflichtfahrgebiet unterwegs ist.

Fahrlehrer können die einzelnen Fahrten mit allgemeinen Begriffen wie Fahrschulfahrt benennen. Es ist nicht notwendig, Angaben zum Start und Ziel oder zu den Personalien des Fahrschülers zu machen.

Achtung: Allgemein gilt, dass das Finanzamt keine persönlichen Informationen einfordern kann. Daher müssen Sie für private Nutzungen niemals Angaben zum Zweck der Fahrt machen.

Wer im Kundendienst unterwegs ist, kann den Betreff mit dem Kundennamen füllen. Es ist nicht notwendig, jeden Kundenkontakt im Detail zu erläutern.

Kostenlose Fahrtenbuch Vorlage für Excel

Ein Fahrtenbuch Muster in Excel lässt sich nicht nur leicht anwenden, es bietet auch tolle Möglichkeiten für die Datenauswertung. Nutzen Sie Statistiken und Tabellen dazu, um diverse Geschäftsprozesse und die Planung Ihrer Fahrten zu optimieren.

Sehen Sie auf einen Blick, wo sich die Stoßzeiten in Ihrem Geschäft befinden. Welche Fahrer legen besonders viele oder lange Dienstfahrten zurück? An welchem Wochentag werden die wenigsten Fahrzeuge benötigt?

Dank dieser Infos ist es möglich, einen reibungslosen Dienstablauf zu sichern und einen Plan zu erstellen, um die Kosten zu optimieren. Eine kostenlose Vorlage für das Fahrtenbuch steht Ihnen nachfolgend zum Download bereit. Einfach das Formular ausfüllen, die Fahrtenbuch Vorlage kostenlos drucken und Sie können sofort damit beginnen, Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren.

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