Ein Anzahlungsrechnung Muster benötigst du, wenn du eine Rechnung erstellst, bevor die eigentliche Leistung erbracht wurde. Bekannt ist die Anzahlungsrechnung auch als Vorauszahlungsrechnung, da die Rechnung häufig als eine Art Vorfinanzierung eingesetzt wird. Vor allem bei Bauprojekten und anderen Projektarbeiten kommt diese Form der Rechnung zum Einsatz. Wichtig ist allerdings, dass die Anzahlungsrechnung deutlich als solche zu erkennen ist.

Was versteht man unter einer Anzahlungsrechnung?

Normalerweise werden Rechnungen für erbrachte Leistungen gestellt. Bei der Anzahlungsrechnung ist das allerdings anders, sie wird im Voraus einer Leistung gestellt. Auf diese Weise können beispielsweise größere Projekte vorab finanziert werden. Anzahlung bedeutet allerdings, dass nicht der gesamte Betrag des Projektes, sondern nur ein Teil abgerechnet wird.

Wenn du mit einer Anzahlungsrechnung arbeitest, ist es wichtig, die bereits gezahlten Beträge in einer Schlussrechnung ebenfalls aufzuführen. Auf diese Weise ergibt sich ein Gesamtbetrag für die Leistung, der nur zu unterschiedlichen Zeiten vom Kunden gezahlt wurde.

Tipp: Du findest auf unserer Website auch ein Schlussrechnung Muster zum kostenlosen Download.

Wann schreibt man eine Anzahlungsrechnung?

Es gibt viele Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, eine Anzahlungsrechnung zu stellen. Wichtig ist natürlich, dass es zwischen dir und deinem Kunden übereinstimmend vereinbart wurde. Nachfolgend findest du die häufigsten Anlässe für eine Anzahlungsrechnung als Beispiel:

  • du beginnst ein größeres Projekt
  • du beginnst ein langfristiges Projekt
  • du bist nicht sicher, ob der Kunde langfristig zahlungsfähig bleibt
  • du kannst oder möchtest nicht lange in Vorleistung gehen
  • du bist dir generell beim Kunden über die Zahlungsmoral oder Abnahmemoral unsicher
  • du benötigst eigene Liquidität für das Projekt

Vielleicht stellst du dir die Frage, wie viel Prozent der Gesamtsumme du als Anzahlung in die Rechnung schreiben darfst. Das kommt natürlich immer auf den Einzelfall an. Üblich sind 30 bis 50 Prozent des vollständigen Projektpreises.

Pflichtangaben auf einer Anzahlungsrechnung

Auf den ersten Blick sieht eine Anzahlungsrechnung wie eine klassische Rechnung aus. Es gibt aber einige Unterschiede bei den Pflichtangaben, die du unbedingt beachten musst. Wenn du dir unsicher bist, wie die Anzahlungsrechnung auszusehen hat, solltest du ein Anzahlungsrechnung Muster verwenden.

Wichtig sind folgende Pflichtangaben:

  • Titel: Eine Anzahlungsrechnung sollte durch einen Titel deutlich als Anzahlungsrechnung oder Vorauszahlungsrechnung erkennbar sein.
  • Lieferzeitpunkt: Auch dieser Punkt unterscheidet sich von der klassischen Rechnung, denn hier trägst du nicht den Leistungszeitraum ein, sondern die geplante oder voraussichtliche Lieferzeit. Falls noch kein Termin festgelegt wurde, wird eine Formulierung verwendet, wie beispielsweise „noch nicht fest vereinbart“ oder Ähnliches.
  • Leistung: Die Leistungsbeschreibung sollte bei der Anzahlungsrechnung so konkret wie möglich sein. Da die Leistung noch nicht erbracht ist, gab es noch keine „Übergabe“. Beschreibe daher sehr genau die Dienstleistung, das Produkt, die Ware sowie den Umfang, die bei der Anzahlungsrechnung im Vorfeld berechnet werden soll.
  • Persönliche Daten: Als weitere Pflichtangaben müssen auf der Anzahlungsrechnung die vollständigen Daten von dir und des Kunden auftauchen. Dazu gehören die Namen, die vollständige Adressen sowie die Steuernummern oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
  • Beträge: Wie bei jeder Rechnung, so folgen auch bei der Anzahlungsrechnung die Beträge – sowohl im Einzelnen als auch als gesamter Nettobetrag. Wenn du die Anzahlung und das Muster privat nutzt, dann sind die Steuern anders als im geschäftlichen Umfeld zu betrachten. Wer beispielsweise Umsatzsteuerpflichtig ist, muss neben dem Nettobetrag auch die Umsatzsteuer sowie den Bruttobetrag aufführen. Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer folgt außerdem der Hinweis auf die Steuerfreiheit.
  • Sonstiges: Achte darauf, dass die Anzahlungsrechnung auch deine Steuernummer enthält. Als weiterer Punkt sind das Datum der Ausstellung sowie die generelle Rechnungsnummer wichtig. Wie bei jeder Rechnung, so muss auch bei der Anzahlungsrechnung die Rechnungsnummer fortlaufend sein.

Anzahlungsrechnung Muster richtig ausfüllen

Damit es keine Probleme beim Ausfüllen des Anzahlungsrechnung Muster gibt, haben wir dir eine Schritt für Schritt Anleitung erstellt:

  1. Entscheide dich im ersten Schritt für eine der angebotenen Vorlagen. Das Muster steht dir als Word oder Excel Datei zum Download zur Verfügung.
  2. Das Dokument wird auf deinen Computer gespeichert, oftmals auf dem Schreibtisch oder dem Download-Ordner.
  3. Im linken oberen Bereich findest du den Platz für deine eigenen Adressdaten und darunter trägst du die Adressdaten des Rechnungsempfängers ein.
  4. Möchtest du ein Logo einfügen, so steht im Muster für die Anzahlungsrechnung oben rechts Platz zur Verfügung.
  5. Trage oben rechts außerdem die Rechnungsnummer ein. Hier findest du außerdem die Felder für das Rechnungsdatum sowie das künftige Liefer- oder Leistungsdatum. Falls du einen Ansprechpartner eintragen möchtest, der bei deinem Kunden für das Projekt verantwortlich ist, so findest du oben rechts ebenfalls ein passendes Feld dafür.
  6. Wähle nun einen passenden Betreff für deine Vorauszahlungsrechnung. Wichtig ist aber, dass die Anzahlungsrechnung weiterhin als solche zu erkennen sein muss, sie muss also auch so bezeichnet werden.
  7. Unter dem Betreff hast du die Möglichkeit, weitere Informationen zur Rechnung zu notieren, wie beispielsweise weitere Auftragsdetails.
  8. Trage nun weiter unten die konkreten Leistungen ein. Achte auch auf Bezeichnungen, Mengen, Einzelpreise, den Gesamtpreis und alle Details, die für das Projekt wichtig sind.
  9. Gib ganz unten die Anzahlungshöhe ein. Beachte, dass dies ein Wert ohne Umsatzsteuer sein muss (Nettobetrag). Zusätzlich kannst du darunter auch die Umsatzsteuer ausgeben und danach einen Brutto-Gesamtbetrag inklusive Steuer.
  10. Solltest du ein Zahlungsziel eingeben wollen, hast du unter den Beträgen die Möglichkeit dazu.
  11. Im Fußbereich der Anzahlungsrechnung findest du Platz für deine vollständigen Firmendaten, inklusive deiner Bankdaten.
  12. Wenn alle Angaben korrekt sind und von dir kontrolliert wurden, kannst du das Anzahlungsrechnung Muster speichern. Für einen späteren Versand bietet sich das Speichern als PDF an.

Anzahlungsrechnung Vorlage in Word und als PDF

Wenn du die Anzahlungsrechnung Vorlage herunterladen möchtest, hast du sowohl Word als auch Excel zur Verfügung. Zum Versand an deinen Kunden benötigst du das Anzahlungsrechnung Muster als PDF. Du kannst deine Word- oder Excel-Vorlage ganz einfach als PDF speichern und anschließend die Rechnung als PDF an deinen Kunden versenden.

Steuern und Bilanzierung bei Anzahlungsrechnungen

Es stellt sich natürlich nun die Frage, wie sich eine Anzahlungsrechnung buchen lässt? In den meisten Fällen unterliegen Unternehmen der Soll-Versteuerung. In diesem Fall würdest du die Umsatzsteuer in einem bestimmten Abrechnungszeitraum an das Finanzamt melden und zahlen. Dabei wäre es nicht relevant, ob dein Kunde die Rechnung mit der Umsatzsteuer schon gezahlt hat oder nicht. Du müsstest daher die Umsatzsteuer für deine Kunden unter Umständen vorstrecken.

Bei einer Anzahlungsrechnung entfällt dieser Punkt. Diese Rechnungsform unterliegt der Ist-Versteuerung. Das bedeutet, dass bei der Anzahlungsrechnung die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt gezahlt werden muss, wenn das Geld von deinem Kunden auf dem Geschäftskonto vorhanden ist.

Tipp: Das ist natürlich sehr vorteilhaft, da du somit nicht in Vorleistung gehen musst. Wichtig ist aber, dass du bei der Anzahlungsrechnung den Vorsteuerabzug korrekt ausschreibst. Nur wenn die Anzahlung korrekt abgerechnet ist, fällt sie in die Ist-Versteuerung. Schon das Fehlen des Hinweises, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt, könnte ausreichen, damit die Rechnung nicht als korrekte Anzahlungsrechnung gewertet werden kann.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug bei der Anzahlungsrechnung

Es gibt Sonderfälle wie zum Beispiel die Anzahlungsrechnung ohne Umsatzsteuer.

Gehörst du zu den Kleinunternehmern, dann fällt für dich keine Umsatzsteuer an. Du brauchst daher in der Anzahlungsrechnung sowie in der Schlussrechnung keine Umsatzsteuer angeben.

Beachte, dass du als Kleinunternehmer in der Anzahlungsrechnung nicht vom Vorsteuerabzug profitierst. In diesem Fall würde die Anzahlungsrechnung mit der Ist-Versteuerung ausgestellt werden und du musst mit der Umsatzsteuer nicht in Vorleistung gehen.

Anzahlungsrechnung richtig buchen

Da es sich bei einer Anzahlung um eine Vorauszahlung handelt, ist die Zahlung selbst mit einer Art Kredit vergleichbar. Wenn der Anspruch erfüllt wird (also die Dienstleistung oder der Verkauf der Ware), muss vom Kunden die Restsumme beglichen werden.

Möchtest du die Anzahlungsrechnung verbuchen, so musst du zwischen Aktivierungsangeboten und Passivierungsangeboten unterscheiden. Handelt es sich um ein schwebendes Geschäft, wird dieses erfolgsneutral ausgewiesen. Wurde die Anzahlung geleistet, aktivierst du sie in der Bilanz. Die Zahlungseingänge sind dagegen zu passivieren. Beachte für das Anzahlungsrechnung buchen die § 266 HGB, § 268 HG, § 13 UStG, § 14 UStG sowie § 15 UStG.

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