Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung ausstellen, muss diese nachträglich korrigiert werden. Denn nicht nur der Kunde wünscht eine ordnungsgemäße und korrekte Rechnung, sondern auch das Finanzamt verlangt zur Gewährleistung des Vorsteuerabzugs fehlerfreie Rechnungen.
Doch wann spricht man von einer Rechnungskorrektur, einer Stornorechnung oder einer Gutschrift? Wir erklären Ihnen, wie die einzelnen Begriffe miteinander zusammenhängen und was Sie bei der Verwendung einer Rechnungskorrektur-Vorlage beachten sollten.
Korrektur oder Gutschrift – was ist was?
In der Vergangenheit war es ohne Probleme möglich, Gutschriften zu erstellen, war ein Kunde mit den Waren unzufrieden, oder gab es einen anderen Grund für die Rücksendung. Seit einer Gesetzesveränderung im Jahr 2013 herrscht jedoch Verwirrung. Denn eine Gutschrift wird nun zweifach definiert:
Es wird zwischen einer solchen im kaufmännischen Sinne und einer Gutschrift aus umsatzsteurerrechtlicher Sicht unterschieden. Eine inkorrekte Bezeichnung führt zwar nicht dazu, dass die Umsatzsteuer doppelt abgeführt wird, aber für eine bessere Übersicht ist es sinnvoll, hier die Unterlagen korrekt zu benennen.
Handelt es sich also nicht um einen umsatzsteuerpflichtigen Kostenpunkt, sollten die folgenden Begriffe verwendet werden:
- Stornorechnung
- Rechnungskorrektur
- Korrekturrechnung
- Usw.
Eine umsatzsteuerpflichtige Gutschrift wird nicht durch den Lieferanten von Waren und Dienstleitungen ausgestellt, sondern durch den Leistungsempfänger. Ein klassisches Beispiel hierfür sind solche, die innerhalb von Affiliate-Netzwerken ausgestellt werden.
Der Rechnungssteller bietet keine Waren an, sondern erfordert eine Gutschrift für die Bereitstellung seiner Infrastruktur und den darüber abgewickelten Umsätzen. Dieses Dokument ist dabei relevant für die Umsatzsteuer.
Wer kann eine Stornorechnung ausstellen?
Stornorechnungen dürfen nur durch das leistungsbringende Unternehmen ausgestellt werden. Als Leistungsempfänger können Sie keine derartige Storno schreiben. Entsprechende Dokumente erkennt das Finanzamt nicht an.
Es gibt keine gesetzliche Regelung darüber, innerhalb welches Zeitraums eine Rechnung korrigiert werden muss. Ein Gerichtsbeschluss des EU-Gerichtshofes besagt, dass eine Korrektur nicht verjährt – also immer möglich ist.
Allerdings benennt das konkrete Urteil lediglich eine Korrektur von fehlerhaften Angaben zur Steuer- und Rechnungsnummer. Ob dies also auch auf inkorrekte Abrechnungsbeträge übertragbar ist, kann nicht pauschal gesagt werden.
Daher ist es wichtig, Rechnungen eingehend zu prüfen. Nutzen Sie nicht nur einen Vordruck für Stornorechnungen, sondern auch für weitere Rechnungsarten. So haben Sie alle wichtigen Informationen auf Ihren Rechnungen und mögliche Fehler lassen sich schneller nachhalten.
Um eine einfache Ablage von Rechnungen zu sichern, ist die Arbeit mit einem speziellen Rechnungspogramm sinnvoll – vor allem dann, wenn Sie mit vielen Hunderten oder gar Tausenden Rechnungen im Jahr arbeiten. Diese Programme haben aber nicht immer spezielle Stornorechnungsmuster zu bieten. Diese müssen zum Teil separat gehandhabt werden.
Beispiel für eine Stornorechnung – so geht es richtig!
Ob Sie Waren zurückerhalten haben, oder ob Ihnen nach dem Versenden der Rechnung ein Fehler bei den Pflichtangaben aufgefallen ist, mit einer korrekten Rechnungsstornierung können Sie das Problem schnell beheben. Nutzen Sie dafür eines unserer Muster in Word oder Excel, um alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Stornorechnung vorliegen zu haben.
Was muss auf eine Stornorechnung?
Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung folgendermaßen benannt:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer des Rechnungsstellers bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum der aktuellen Rechnung
- Lieferzeitpunkt bzw. Endgelder für zeitverzögerte Lieferungen
- Rechnungsnummer – fortlaufend, eindeutig zu identifizieren, einmalig
- Benennung von Menge und Art der Waren bzw. Beschreibung der Dienstleitung
- Das vereinbarte Endgeld mit Steuersatz (wenn zutreffend)
- Rabatte, Boni, Skonti – wenn vereinbart
Handelt es sich um eine umsatzsteuerrelevante Gutschrift, muss diese konkret als solche auf der Rechnung benannt werden. Fällt Ihnen auf, das die oben genannten Angaben auf einer Rechnung fehlen oder inkorrekt sind, ist eine Rechnungskorrektur fällig.
Kann jeder Fehler berichtigt werden?
Laut Gesetzgeber können Sie eine Stornorechnung erstellen, wenn die genannten Angaben fehlen oder inkorrekt sind, und wenn die Angaben zu den Endgeldern oder Warenlieferungen nicht zutreffend sind.
Dies bedeutet also, dass Fehler wie Rechtschreibfehler nicht relevant sind, solange der Gegenstand der Rechnung weiterhin korrekt ist und klar zu verstehen.
Eine Stornorechnung-Vorlage richtig nutzen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine Stornorechnung zu erstellen. Wichtig ist dabei, dass aus der Rechnung hervorgeht, dass sie sich auf eine bereits ausgestellte Rechnung bezieht. Wird einfach einer erneute Rechnung versendet, sind die genannten Beträge im vollen Umfang erneut umsatzsteuerpflichtig.
Die Stornorechnung muss gleichzeitig mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen werden. Eine erneute Nutzung der originalen Rechnungsnummer ist nicht möglich.
Das Dokument muss auf einem Blick erkennen lassen, dass es sich um eine Berichtigung der vorhergehenden Rechnung handelt. Die Angabe Stornorechnung oder Korrekturrechnung ist daher unumgänglich.
Mit einer korrekten Stornorechnung ist die Umsatzsteuer also nicht relevant, da diese bereits auf die erste Rechnung erhoben wurde.
Die Vorlage individuell anpassen
Ein Muster für eine Stornorechnung sollte möglichst leicht auf die individuellen Ansprüche anpassbar sein. Der Vordruck muss also für sämtliche Pflichtangaben ausgelegt sein. Sie können die Rechnung auf Wunsch mit einem Firmenlogo versehen. Individuelle Angaben, zum Beispiel zum gewünschten Zahlungsziel, lassen sich ebenfalls direkt in das Dokument integrieren.
Eine Rechnungsvorlage in Excel ist dann komfortabler, sollte eine Vielzahl von Einzelposten aufgeführt wird. Auch diese Vorlage für die Stornorechnung lässt sich schnell ändern, ergänzen oder korrigieren.
