Eine gute unternehmerische Buchführung ist enorm wichtig. Denn hier geht es nicht nur darum, den Überblick zu behalten, es müssen auch rechtliche Grundlagen eingehalten werden. Ein Kassenbuch wird als Nebenbuch in der Buchführung angesehen. In der einfachsten Form ist ein solches Buch ein Excel-Dokument, das sämtliche Barzahlungen der Firma nachhält. Damit ergänzt das Kassenbuch für den Jahresabschluss die Unterlagen zu den finanziellen Transaktionen. Mit einem Muster für ein Kassenbuch können Sie schnell ein System entwickeln, das perfekt zu Ihrem Geschäftsalltag passt.

Für wen eigent sich ein Muster und wer muss überhaupt ein Kassenbuch führen?

Die Führung eines Kassenbuches ist nicht immer gesetzlich vorgeschrieben. Selbstständige und Unternehmen, die eine doppelte Buchführung haben, und am Jahresende eine Abschlussbilanz vorweisen müssen, sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch vorzulegen.

Info: Ob verpflichtend oder nicht, ein vollständiges Kassenbuch kann im Fall einer Betriebsprüfung vor kostspieligen Schätzungen schützen. Wir raten dazu, Kassenbuch-Vorlagen zu verwenden und die relevanten Inhalte für mindestens sechs Jahre griffbereit zu haben.

Welche Inhalte sind in einem Vordruck notwendig?


Wird ein Kassenbuch verwendet, unterliegt es den üblichen Vorschriften der kaufmännischen Buchführung. Die Inhalte müssen transparent und für jeden klar nachvollziehbar sein. Nutzen Sie zum Beispiel eine Vorlage für das Kassenbuch, sollten die folgenden Inhalte vorhanden sein:

  • Datum der Transaktion
  • Belegnummer zur eingetragenen Quittung
  • Einnahmen in Euro
  • Bzw. Ausgaben in Euro
  • Art der Transaktion
  • Einnahmen und Ausgaben: Saldo Total

Das Muster für den Kassenbuchbogen sollte auch Bereiche bieten, in welchen Sie den Nutzungszeitraum und natürlich den Namen der Firma eintragen. Ein ausgedruckter Kassenbogen wird darüber hinaus mit einer Unterschrift versehen.

Bei der Wahl einer Vorlage für das Kassenbuch können Sie aus vielen kostenlosen Angeboten entscheiden. Am häufigsten sind Excel-Tabellen zu finden. Aber auch Word-Dokumente können für ein solches Buch verwendet werden. Die Word-Dokumente haben in der digitalen Form den Nachteil, dass Kalkulationen nicht automatisch vorgenommen werden. Dies macht diese Art der Kassenbuchführung anfälliger für Fehler.

Worauf ist bei der Kassenbuchführung zu achten?

Ob Sie das Kassenbuch kostenlos als Vorlage auf Ihrem Rechner verwenden, oder mit einer speziellen Software arbeiten, ein paar Grundlagen sind für die korrekte Führung einzuhalten:

  • Die Angaben zu den Ausgaben wie Einnahmen immer in chronologischer Form niederschreiben. Nicht nach Summen oder Art der Transaktion sortieren!
  • Unbedingt vollständige Angaben nachweisen. Selbst unscheinbare Bargeldausgaben, wie der Kauf von ein paar Briefumschlägen, dürfen in einem vollständigen Buch nicht fehlen.
  • Den aktuellen Saldo immer griffbereit haben. Excel-Tabellen oder automatische Abrechnungsprogramme sind hier ein klarer Vorteil.

Die Excel-Vorlage korrekt ausfüllen

Wenn Sie Kassenbücher für mehrere Firmen oder unterschiedliche Abteilungen führen, müssen diese deutlich benannt sein. Das macht die interne Verarbeitung leichter. Es hilft auch im Fall einer Finanzprüfung, die korrekten Daten schnell zur Hand zu haben.

Info: So wichtig wie das korrekte Führen von Kassenbüchern ist auch die korrekte Ablage. Ein individuell passendes Ablagesystem erlaubt es Ihnen, ohne einen großen Aufwand Bücher zu spezifischen Zeiträumen einzusehen.

Ein Kassenbuchbogen wird in der Regel täglich abgeschlossen. Entsprechend das aktuelle Datum vermerken. Anschließend den aktuellen Kassenstand eintragen. Diesen ebenfalls mit dem Datum verzeichnen.

Für eine lückenlose Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben alle Einzelposten nennen. Zu sämtlichen Ein- wie Ausgaben müssen Belege vorhanden sein. Einträge, die nicht durch einen Beleg dokumentiert sind, können nicht beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Arbeiten Sie nicht mit zusammengefassten Kostenpunkten. Kam es zum Beispiel mehrfach zum Kauf des gleichen Produktes, aber an unterschiedlicher Stelle, kann der Gesamtkostenpunkt nicht einzeln vermerkt werden. Für jeden Beleg eine eigene Zeile mit den relevanten Informationen verwenden.

Sie können die Angaben im Kassenbuch natürlich individuell anpassen. Kommt es zum Beispiel zu Ausgaben durch mehrere Abteilungen, können Sie eine Spalte zufügen, in der die betroffene Abteilung benannt ist.

Achtung: Wenn Sie mit Kürzeln arbeiten, müssen diese entweder klar verständlich sein oder zusammen mit dem Kassenbuch erklärt werden – dies kann in einem Absatz am Ende jedes Kassenbogens geschehen.

Das Finanzamt nimmt Excel-Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht entgegen. Denn das Dokument kann zu jeder Zeit während oder nach der Prüfung geändert werden. Drucken Sie den Tagesabschluss für Ihr Buch daher täglich aus oder erstellen Sie ein PDF-Dokument. Das gilt übrigens auch für Tage, an denen es keine Einträge in das Kassenbuch gab – Ausnehmen machen hier Tage, die außerhalb Ihrer normalen Geschäftszeit liegen.

Elektronisches Kassenbuch – die vielen Vorteile nutzen

Wenn Sie also eine Kassenbuch Vorlage nutzen, um diesen Teil der Buchführung elektronisch umzusetzen, können Sie viele Vorteile genießen. Eine fertige Vorlage hilft Ihnen dabei, ganz ohne eine aufwendige Anleitung ein korrektes Kassenbuch zu führen. Die Excel-Tabellen lassen sich ohne Umstände an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Führen Sie das Kassenbuch als PDF, kann es papierlos beim Finanzamt eingereicht werden – vorausgesetzt, die Dateien sind so gespeichert, dass eine nachträgliche Bearbeitung nicht möglich ist. Wenn Sie mal einen Fehler entdecken und diesen nachträglich berichtigen, muss diese Änderung für Dritte klar ersichtlich sein.

Die automatische Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben zeigt übrigens schnell auf, wenn ein Fehler unterlaufen ist. Der entsprechende Fehler ist während des Tagesabschlusses schnell gefunden und behoben.

Verzichten Sie nicht darauf, mit einer transparenten Kassenbuchführung immer Ihre Barausgabe und Bareinnahme auf einem Blick zu haben.

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