Im nachfolgenden Artikel erhältst du eine Zeiterfassung Vorlage zum kostenlosen Download sowie alle Infos und Tipps, die du zum Ausfüllen der Vorlage benötigst. In vielen Unternehmen wird eine professionelle Erfassung der Zeit vorgegeben, um beispielsweise wiederkehrende Aufgaben besser kalkulieren und besonders produktive Phasen herauszufiltern. Aber auch als Arbeitnehmer gibt es Vorteile, denn du kannst mittels Zeiterfassung unbezahlte Überstunden verhindern und achtest zudem mehr auf deine vorgeschriebenen Pausen.

Warum und wann ist eine Zeiterfassung sinnvoll?

Für viele Arbeitnehmer ist die Zeiterfassung nur ein Mittel zum Zweck, vom Arbeitgeber überwacht zu werden. Die Erfassung der Arbeitszeit leistet aber weitaus mehr wie zum Beispiel die genaue Kalkulation von Angeboten. Zudem hat Sie auch Vorteile für Arbeitnehmer. Denke nur einmal an bislang nicht erfassten Überstunden oder an die vielen Tage ohne ausreichend Pause. Mit einer Zeiterfassung wüsstest du genau, welche Stunden produktiv sind und ob du ein Gespräch bezüglich unbezahlter Überstunden führen solltest.

Tipp: Du findest auf unserer Website auch eine Angebotsvorlage und eine Angebotsvorlage für Kleinunternehmer zum kostenlosen Download.

Das warum ist damit geklärt, doch die Frage bleibt, wann eine Zeiterfassung normalerweise zum Einsatz kommt. Grundlegend ist es so, dass ein Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, für eine Zeiterfassung seiner Mitarbeiter zu sorgen. Oft wird vermutet, dass es an einer fehlenden Vertrauensbasis liegt, wenn die Zeiterfassung vorgegeben wird. Fakt ist aber, dass der Arbeitgeber die Zeiterfassung per Gesetz vorgeschrieben bekommt.

Es gibt aber natürlich Ausnahmen von dieser Verpflichtung, dennoch ist es gang und gäbe, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter protokolliert werden. Das kann zudem auch für Kunden eines Unternehmens sinnvoll sein, die je nach Tätigkeit und Branche ebenfalls Wert auf eine protokollierte Zeitabrechnung legen.

Wer als Unternehmen häufiger mit pauschalen Angeboten arbeitet, kann dank der Zeiterfassung dagegen herausfinden, welche Zeitfresser das Budget möglicherweise schröpfen und ob der Aufwand gegenüber dem Nutzen sinnvoll ist.

Tipp: Welchen Zeitnachweis du konkret erbringen musst, hängt ganz von deiner Situation ab. Wenn es vom Arbeitgeber vorgeschrieben wird, dass du beispielsweise deine Home-Office-Zeiten erfassen sollst, reicht meist eine einfache Vorlage.

Egal ob die Arbeitszeiterfassung im Home Office, Minijob oder für die Mitarbeiter benötigt wird, die kostenlose Vorlage in Excel und Word kannst du schnell und unkompliziert an deine Bedürfnisse anpassen.

Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dass die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht wird, hat der Europäische Gerichtshof im Jahr 2019 entschieden.

Durch eine Stundenzettel Vorlage wird sichergestellt, dass alle notwendigen Bestandteile der Zeiterfassung auch wirklich enthalten sind. Dazu zählen Arbeitszeit, Pausenzeiten und auch die Mehrarbeit (Überstunden).

Es gab in der Vergangenheit bereits Arbeitgeber, die aufgrund einer mangelnden Zeiterfassung verurteilt wurden, daher sollten Unternehmen diese Angelegenheit ernst nehmen. Arbeitnehmer wiederum sollten keinesfalls eine Gängelei des Arbeitgebers vermuten, wenn eine Zeiterfassung eingeführt wird. Ganz im Gegenteil: Das Unternehmen versucht nur, den gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

Angaben für eine korrekte Zeiterfassung

Um die Arbeitszeiten zu erfassen, haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Der Europäische Gerichtshof hat hierfür viel Spielraum gelassen. Es gibt sowohl manuelle als auch automatische Methoden.

  • Niederschrift: Besonders einfach ist ein Zeiterfassung Muster, welches als Niederschrift ausgefüllt werden kann. Die Erfassung der Arbeitszeit ist zwar gesetzlich vorgeschrieben, aber nicht das Muster – es gibt hierfür keine Norm. Es ist lediglich wichtig, dass die Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingetragen und das Dokument mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird.
  • Elektronische Erfassung: Bei der zweiten Variante läuft die Erfassung elektronisch ab. Auch hier gibt es allerdings Unterschiede, denn die Daten können automatisch generiert oder aber händisch in ein elektronisches System eingetragen werden. Es gibt digitale Stempelkarten, Fingerabdruck-System, Online-Tools, Apps und mehr.

Beachte, dass bei der Zeiterfassung alle relevanten Daten enthalten sind:

  • Datum der Zeiterfassung
  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitsende
  • Pausen (Start- und Endzeit oder Minuten)
  • Gesamt-Arbeitsstunden abzüglich der Pausen

Arbeitszeiterfassung Vorlage mit Excel und als PDF

Da nicht in jedem Unternehmen elektronische Systeme vorhanden sind, stehst du möglicherweise vor dem Problem, eine einfache Zeiterfassung Vorlage zu benötigen. Hier können wir dir weiterhelfen. Du kannst die Zeiterfassung als Excel-Vorlage einfach herunterladen und direkt mit dem Eintragen loslegen.

Falls du die Zeiterfassung Vorlage als PDF benötigst, kannst du sie als Excel herunterladen und nach der fertigen Eingabe als PDF abspeichern. Der Download der Zeiterfassung Excel Vorlage ist natürlich kostenlos für dich.

Vorteile der kostenlosen Zeiterfassung per Vorlage

Wenn du die Zeiterfassung mit einer Excel Vorlage kostenlos erstellst, hat das gleich mehrere Vorteile:

  • nach dem Download lässt sich die Vorlage individuell anpassen
  • Mit der Zeiterfassung Vorlage vergisst du keine notwendigen Inhalte
  • das Muster ist gratis
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