Reisekostenabrechnung Muster – es gibt viel zu beachten

Sie sind geschäftlich viel unterwegs? Dann kann eine Reisenkostenabrechnung sich lohnen. Denn ein Großteil der Kosten lässt sich von der Steuer absetzen. Unter anderem können Sie häufig Hotelübernachtungen, Fahrtkosten und sogar Trinkgelder absetzen. Mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage arbeiten Sie schnell und einfach, behalten den Überblick und haben alle notwendigen Angaben bereits vorausgefüllt.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung können Sie sämtliche Daten und Kosten einer geschäftlichen Reise erfassen, sofern Sie diese Kosten erstattet bekommen oder von der Steuer absetzen wollen. In der Reisekostenabrechnung tragen Sie die Eckdaten Ihrer Reise ein. Das sind folgende:

• Wie fand die Reise statt?
• Wann fand die Reise statt?
• Welchen Weg haben Sie dabei zurück gelegt?
• Mit wem sind Sie gereist?
• Welche Kosten sind während der gesamten Reise entstanden?

Mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage können Sie sämtliche Kostenpunkte der Geschäftsreise einfach und übersichtlich zusammenzutragen. Als Reisekosten können Sie die folgenden Kostenpunkte deklarieren:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Zumeist übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer diese Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Achtung: Eine Reisekostenabrechnung wird Ihnen nur dann erstattet, wenn Sie vollständig ist. Daher müssen Sie alle beweisführenden Belege aufheben und entsprechend nachweisen. Es reicht nicht aus, wenn Sie eine Formel in Excel oder Word mit den Kosten ausfüllen.

Verbuchung der Reisekosten

Die Verpflegungskosten können nicht in ihrer konkreten Höhe angesetzt werden, sondern nur mit den gesetzlich vorgesehenen Pauschbeträgen. Diese sind im Einkommensteuergesetz geregelt.

Dort gab es Ende 2019 verschiedene Änderungen im Rahmen des Ge­setz zur wei­te­ren steu­er­li­chen För­de­rung der Elek­tro­mo­bi­li­tät und zur Än­de­rung wei­te­rer steu­er­li­cher Vor­schrif­ten. Unter anderem wurde der in § 9 (4a) EStG genannte Verpflegungsmehraufwand von 24 auf 28 Euro pro Tag erhöht.

Der Verpflegungsmehraufwand („Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“) wird vom Betrieb beispielsweise im Kontenrahmen SKR03 unter 4674 gebucht und im SKR04 unter 6674.

Für 2020 liegen die Beträge je nach Dauer der Abwesenheit bei 14 Euro (für 8-24 Stunden) oder bei 28 Euro (für mehr als 24 Stunden). Bei mehrtägigen Geschäftsreisen wird der Anreisetag sowie der Abreisetag lediglich mit 12 Euro berechnet. Für Reisen unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale.

Übernachtungskosten sind in der tatsächlichen Höhe absetzbar, dafür ist es aber notwendig, dass Sie die Belege beifügen. Diese Kosten werden als Betriebskosten verbucht. Die Inlandsreisekosten beziehungsweise der Übernachtungsaufwand wird im SKR03 unter 4676 gebucht und im SKR04 unter 6680.

Aufbewahrungsfristen der Reisekostenabrechnung

Die Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen sowie zugehörige Belege und Quittungen beträgt nach § 147 AO (Abgabenordnung) 10 Jahre.

Reisekostenabrechnung im In- und Ausland

Wer im Inland auf Dienstreise geht in der Regel günstiger unterwegs als im Ausland. Dafür sind die gesetzlich geregelten Pauschalen für Übernachtung und Verpflegung anzusetzen.

Für Auslandsreisen gibt es ebenfalls Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die allerdings nicht einheitlich sind. Hier wird tabellarisch nach Ländern und sogar Regionen getrennt.

Bis wann müssen Sie die Reisekostenabrechnung einreichen?

Die Reisekostenabrechnung sollten dem Arbeitgeber unverzüglich bei der Rückkehr von der Reise eingereicht werden. Die Abrechnung muss dann vom Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Hierzu können aber auch spezielle Regelungen im Arbeitsvertrag getroffen werden, daher ist im Einzelfall zu prüfen, was dort vereinbart wurde. Es kann sogar passieren, dass eine Erstattung der Kosten ausdrücklich ausgeschlossen ist. In dem Fall muss der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten absetzen.

Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen müssen durch den Arbeitgeber veranlasst sein. Darüber hinaus muss die Anfahrt entweder im eigenen Pkw stattfinden oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wenn Sie die Fahrt mit dem Firmenwagen vornehmen, entfallen die Kosten ohnehin auf den Arbeitgeber.

Dienstfahrten umfassen Kundenbesuche, Tagungen oder Messebesuche. Für Kurleiter oder Lehrer können auch die folgenden Anlässe als eine Dienstreise anerkannt werden:

• Exkursionen
• Expeditionen
• Klassenfahrten / Studienfahrten

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Nutzen Sie die sogenannte Pendlerpauschale, ist es nicht notwendig, eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu nutzen. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie die gefahrenen Kilometer dort festhalten. Einfache Fahrten werden mit der Pendlerpauschale zwischen Arbeitsplatz und Wohnort mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich begünstigt.

Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel

Reisekostenabrechnungen können sich als recht zeitaufwendig erweisen, wenn Sie viele Einzelposten festhalten müssen. Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie jeden Einzelposten mit einem passenden Beleg verzeichnen. Hier sollten Sie daher ähnliche Sorgfalt waren wie beim Bewirtungsbeleg, da schnell ein Privatvergnügen unterstellt werden kann.

Um hier den Überblick nicht zu verlieren, ist eine detaillierte Excel Vorlage von Microsoft Office hilfreich. Diese deckt unter anderem die folgenden Punkte ab:

• Anlass der Geschäftsreise
• Ort der Geschäftsreise
• Reisedatum
• Datum der Anfahrt und Abfahrt
• Bewirtungskosten für beispielsweise das Frühstück
• Anfahrtkosten
• Übernachtungskosten

In der Reisekostenabrechnung Vorlage mit Excel können Sie die einzelnen Kostenpunkte automatisch berechnen. Das verhindert Flüchtigkeitsfehler in der Kostenberechnung. In einer Word oder Openoffice Vorlage ist eine solche Funktion leider nicht gegeben.

Was beinhaltet eine Reisekostenabrechnung Vorlage?

Hier müssen Sie alle wichtigen Punkte erfassen, die auch den Grund für die Reise und die genauen Reisedaten beinhalten. Gute Vordrucke einer Reiesekostenabrechnung enthalten bereits alle notwendigen Positionen, ansonsten sollten Sie diese ergänzen.

An folgende Angaben müssen Sie beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage jedoch immer denken:

• Vollständiger Name
• Personalnummer
• Ihre Abteilung oder Unterabteilung, wenn nötig auch die Zweigstelle angeben
• Reisebeginn und Reiseende jeweils mit genauem Datum und Uhrzeit
• Reiseziel (Ort, Adresse)
• Genauer Zweck der Reise (Messe, Geschäftsbesuch, mit Grund wie ein bestimmtes Projekt, ein Vertragsabschluss oder ähnliches)
• Benutztes Verkehrsmittel (beim Auto Mitfahrer angeben, bei Gruppenbahnkarten die Mitreisenden)
• Unterschrift des Antragstellers mit Datum
• Unterschrift des unmittelbaren Vorgesetzten mit Datum

Es können betriebsintern noch weitere Vorgaben notwendig werden, die Sie entsprechend ausgefüllen müssen.  Falls sehr viele Anlagen zur Abrechnung gehören, dann können Sie diese auf dem Antrag aufführen. Das dient dazu, dass die Personalabteilung die Vollständigkeit leichter prüfen kann.

Vorteile einer Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele Mitarbeiter haben, die häufiger auf einer Dienstreise sind, macht eine Excel Vorlage definitiv Sinn. Die Abrechnung der Reisekosten ist zeitaufwendig und je öfter Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, desto mehr Zeit verbringen Sie mit der Abrechnung der Reisekosten. Wenn Sie daher ein Reisekostenabrechnung Muster nutzen, können Sie eine genaue Buchführung gewährleisten und Ihre Unterlagen in Ordnung halten. Sie haben in kürzester Zeit alle Informationen ausgefüllt und mit den entsprechenden Belegen versehen.

Reisekostenabrechnung beim Finanzamt einreichen

In einer digitalen Form können Sie ein Formular für die Reisekostenabrechnung nur dann eingereichen, wenn es mit einer speziellen Signatur versehen und vor Änderungen geschützt ist. Es gibt Softwareprogramme, die entsprechende Funktionen anbieten.

Es ist nicht möglich, lediglich die Excel Vorlage der Reisekostenabrechnung zu versenden. Denn das Dokument ist nicht davor geschützt, weiterhin verändert zu werden.

Sie haben die Möglichkeit, den fertigen Vordruck der Reisekostenabrechnung auszudrucken und diese Unterlagen einzureichen. Sollte es zu Änderungen kommen, müssen Sie diese klar nachvollziehbar für das Finanzamt festhalten.

Anleitung zum Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage

1. Laden Sie sich die kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage für Microsoft Excel herunter.
2. Tragen Sie Ihre Firmendaten sowie Mitarbeiterdaten ein.
3. Als nächstes füllen Sie ihre Reisedaten aus. Dazu gehört der Beginn und das Ende der Reise, das Reiseziel und der Zweck der Reise sowie sämtliche verwendete Verkehrsmittel.
4. Unter der nächsten Position füllen Sie die Kosten für die Fahrt, die Übernachtung, die Verpflegung und sonstige Kosten aus.
5. Als letztes tragen Sie das Datum ein, ergänzen Ihre Unterschrift auf dem Vordruck und reichen diesen beim Arbeitgeber ein.

Kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage zum Download

Eine fertige Excel Vorlage ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine echte Arbeitserleichterung. Sie können als Arbeitgeber ein individuelles Formular gestalten, das Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben können. Versehen Sie zum Beispiel den Bogen mit Ihrem Logo oder relevante Kontaktdaten. Sie können auch Informationen und eine Anleitung für das korrekte Ausfüllen der Formulare einbinden. Folgend steht Ihnen eine kostenlose Reisekostenabrechnung Vorlage zum Download zur Verfügung.