Sie sind geschäftlich viel unterwegs? Dann kann eine Reisenkostenabrechnung sich lohnen. Denn ein Großteil der Kosten lässt sich von der Steuer absetzen. Unter anderem können Sie häufig Hotelübernachtungen, Fahrtkosten und sogar Trinkgelder absetzen. Mit einem Vordruck für eine Reisekostenabrechnung behalten Sie den Überblick.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung erlaubt es Ihnen, sämtliche Kostenpunkte einer Geschäftsreise übersichtlich zusammenzutragen. Als Reisekosten können die folgenden Kostenpunkte deklariert werden:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Zumeist übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer diese Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Achtung: Eine Reisekostenabrechnung kann nur dann erstattet werden, wenn Sie vollständig ist – es müssen also auch die beweisführenden Belege vorhanden sein. Es reicht nicht aus, eine Formel in Excel oder Word mit den Kosten zu füllen.

Verbuchung und Aufbewahrung

Die Verpflegungskosten können nicht in ihrer konkreten Höhe angesetzt werden, sondern nur mit den gesetzlich vorgesehenen Pauschbeträgen. Diese sind im Einkommensteuergesetz geregelt.

Dort gab es Ende 2019 verschiedene Änderungen im Rahmen des „Ge­setz zur wei­te­ren steu­er­li­chen För­de­rung der Elek­tro­mo­bi­li­tät und zur Än­de­rung wei­te­rer steu­er­li­cher Vor­schrif­ten“. Unter anderem wurde der in § 9 (4a) EStG genannte Verpflegungsmehraufwand von 24 auf 28 Euro pro Tag erhöht.

Der Verpflegungsmehraufwand („Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“) wird vom Betrieb beispielsweise im Kontenrahmen SKR03 unter 4674 gebucht und im SKR04 unter 6674.

Für 2020 liegen die Beträge je nach Dauer der Abwesenheit bei 14 Euro (für 8-24 Stunden) oder bei 28 Euro (für mehr als 24 Stunden). Bei mehrtägigen Geschäftsreisen wird der Anreisetag sowie der Abreisetag lediglich mit 12 Euro berechnet. Für Reisen unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale.

Übernachtungskosten sind in der tatsächlichen Höhe absetzbar, dafür ist es aber notwendig, dass die Belege beigefügt werden. Diese Kosten werden als Betriebskosten verbucht. Die Inlandsreisekosten beziehungsweise der Übernachtungsaufwand wird im SKR03 unter 4676 gebucht und im SKR04 unter 6680.

Die Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen sowie zugehörige Belege und Quittungen beträgt nach § 147 AO (Abgabenordnung) 10 Jahre.

Reisekostenabrechnung im In- und Ausland

Wer im Inland auf Dienstreise geht in der Regel günstiger unterwegs als im Ausland. Dafür sind die gesetzlich geregelten Pauschalen für Übernachtung und Verpflegung anzusetzen.

Für Auslandsreisen gibt es ebenfalls Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, die allerdings nicht einheitlich sind. Hier wird tabellarisch nach Ländern und sogar Regionen getrennt.

Beispiel Türkei:

Verpflegungspauschalen bei Abwesenheit von 8-24 Stunden/mindestens 24 Stunden:

Istanbul: 17 Euro / 26 Euro

Izmir: 20 Euro / 29 Euro

Restliche Türkei: 12 Euro /17 Euro

Übernachtungspauschalen:

Istanbul: 120 Euro

Izmir: 55 Euro

Restliche Türkei: 95 Euro

Bis wann muss eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden?

Die Kostenabrechnung sollten dem Arbeitgeber unverzüglich bei der Rückkehr von der Reise eingereicht werden. Die Abrechnung muss dann vom Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen. Hierzu können aber auch spezielle Regelungen im Arbeitsvertrag getroffen werden, daher ist im Einzelfall zu prüfen, was dort vereinbart wurde. Es kann sogar passieren, dass eine Erstattung der Kosten ausdrücklich ausgeschlossen ist. In dem Fall muss der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten absetzen.

Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen müssen durch den Arbeitgeber veranlasst sein. Darüber hinaus muss die Anfahrt entweder im eigenen Pkw stattfinden oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wird die Fahrt im Firmenwagen vorgenommen, entfallen die Kosten ohnehin auf den Arbeitgeber.

Dienstfahrten umfassen Kundenbesuche, Tagungen oder Messebesuche. Für Kurleiter oder Lehrer können auch die folgenden Termine als eine Dienstreise anerkannt werden:

  • Exkursionen
  • Expeditionen
  • Klassenfahrten / Studienfahrten

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Nutzen Sie die sogenannte Pendlerpauschale, ist es nicht notwendig, eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu nutzen. Sie können mit einem Fahrtenbuch die gefahrenen Kilometer nachhalten. Einfache Fahrten werden mit der Pendlerpauschale zwischen Arbeitsplatz und Wohnort mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich begünstigt.

Vorlagen für Reisekostenabrechnung in Excel und Word

Reisekostenabrechnungen können sich als recht aufwendig erweisen, wenn viele Einzelposten nachzuhalten sind. Denn um gültig zu sein, muss jeder Einzelposten mit einem passenden Beleg verzeichnet sein. Hier gilt es ähnliche Sorgfalt zu waren wie beim Bewirtungsbeleg, da hier schnell ein „Privatvergnügen“ unterstellt wird.

Um hier den Überblick nicht zu verlieren, ist eine detaillierte Abrechnungsvorlage hilfreich. Diese kann unter anderem die folgenden Punkte abdecken:

  • Anlass der Geschäftsreise
  • Ort der Geschäftsreise
  • Reisedatum
  • Datum der Anfahrt und Abfahrt
  • Bewirtungskosten
  • Anfahrtkosten
  • Unterbringungskosten

In einer Excel-Tabelle werden die einzelnen Kostenpunkte automatisch zusammengefasst. Das verhindert Flüchtigkeitsfehler in der Berechnung. In einer Word-Datei ist eine solche Funktion leider nicht gegeben.

Was beinhaltet eine Reisekostenabrechnung?

Hier müssen alle wichtigen Punkte erfasst werden, die auch den Grund für die Reise und die genauen Reisedaten beinhalten. Gute Vordrucke enthalten bereits alle notwendigen Positionen, ansonsten sollten Sie diese ergänzen.

An folgende Daten müssen Sie beim Ausfüllen einer Abrechnung jedoch immer denken:

  • Vollständiger Name
  • Personalnummer
  • Ihre Abteilung oder Unterabteilung, wenn nötig auch die Zweigstelle angeben
  • Reisebeginn und Reiseende jeweils mit genauem Datum und Uhrzeit
  • Reiseziel (Ort, Adresse)
  • Genauer Zweck der Reise (Messe, Geschäftsbesuch, mit Grund wie ein bestimmtes Projekt, ein Vertragsabschluss oder ähnliches)
  • Benutztes Verkehrsmittel (beim Auto Mitfahrer angeben, bei Gruppenbahnkarten die Mitreisenden)
  • Unterschrift des Antragstellers mit Datum
  • Unterschrift des unmittelbaren Vorgesetzten mit Datum

Es können betriebsintern noch weitere Vorgaben notwendig werden, die entsprechend ausgefüllt werden müssen.  Falls sehr viele Anlagen zur Abrechnung gehören, dann können diese auf dem Antrag auch aufgeführt werden. Das dient dazu, dass die Personalabteilung die Vollständigkeit leichter prüfen kann.

Reisekostenabrechnung beim Finanzamt einreichen

In einer digitalen Form kann ein Formular für die Reisekostenabrechnung nur dann eingereicht werden, wenn es mit einer speziellen Signatur versehen und vor Änderungen geschützt ist. Es gibt Softwareprogramme, die entsprechende Funktionen anbieten.

Es ist nicht möglich, lediglich eine Excel-Tabelle zu versenden. Denn das Dokument ist nicht davor geschützt, weiterhin verändert zu werden.

Sie haben die Möglichkeit, das Formular auszudrucken und diese Unterlagen einzureichen. Sollte es zu Änderungen kommen, müssen diese klar nachvollziehbar für das Finanzamt sein.

Kostenlose Vorlage zum Download

Eine fertige Vorlage ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine echte Arbeitserleichterung. Sie können als Arbeitgeber ein individuelles Formular gestalten, das Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben können. Versehen Sie zum Beispiel den Bogen mit Ihrem Logo oder relevante Kontaktdaten. Sie können auch Informationen und eine Anleitung für das korrekte Ausfüllen der Formulare einbinden.

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