Sie sind geschäftlich viel unterwegs? Dann kann eine Reisenkostenabrechnung sich lohnen. Denn ein Großteil der Kosten lässt sich von der Steuer absetzen. Unter anderem können Sie häufig Hotelübernachtungen, Fahrtkosten und sogar Trinkgelder absetzen. Mit einem Vordruck für eine Reisekostenabrechnung behalten Sie den Überblick.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung erlaubt es Ihnen, sämtliche Kostenpunkte einer Geschäftsreise übersichtlich zusammenzutragen. Als Reisekosten können die folgenden Kostenpunkte deklariert werden:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Zumeist übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer diese Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Achtung: Eine Reisekostenabrechnung kann nur dann erstattet werden, wenn Sie vollständig ist – es müssen also auch die beweisführenden Belege vorhanden sein. Es reicht nicht aus, eine Formel in Excel oder Word mit den Kosten zu füllen.

Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen müssen durch den Arbeitgeber veranlasst sein. Darüber hinaus muss die Anfahrt entweder im eigenen Pkw stattfinden oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wird die Fahrt im Firmenwagen vorgenommen, entfallen die Kosten ohnehin auf den Arbeitgeber.

Dienstfahrten umfassen Kundenbesuche, Tagungen oder Messebesuche. Für Kurleiter oder Lehrer können auch die folgenden Termine als eine Dienstreise anerkannt werden:

  • Exkursionen
  • Expeditionen
  • Klassenfahrten / Studienfahrten

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Nutzen Sie die sogenannte Pendlerpauschale, ist es nicht notwendig, eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu nutzen. Sie können mit einem Fahrtenbuch die gefahrenen Kilometer nachhalten. Einfache Fahrten werden mit der Pendlerpauschale zwischen Arbeitsplatz und Wohnort mit 30 Cent pro Kilometer steuerlich begünstigt.

Vorlagen für Reisekostenabrechnung in Excel und Word

Reisekostenabrechnungen können sich als recht aufwendig erweisen, wenn viele Einzelposten nachzuhalten sind. Denn um gültig zu sein, muss jeder Einzelposten mit einem passenden Beleg verzeichnet sein. Hier gilt es ähnliche Sorfalt zu waren wie beim Bewirtungsbeleg, da hier schnell ein „Privatvergnügen“ unterstellt wird.

Um hier den Überblick nicht zu verlieren, ist eine detaillierte Abrechnungsvorlage hilfreich. Diese kann unter anderem die folgenden Punkte abdecken:

  • Anlass der Geschäftsreise
  • Ort der Geschäftsreise
  • Reisedatum
  • Datum der Anfahrt und Abfahrt
  • Bewirtungskosten
  • Anfahrtkosten
  • Unterbringungskosten

In einer Excel-Tabelle werden die einzelnen Kostenpunkte automatisch zusammengefasst. Das verhindert Flüchtigkeitsfehler in der Berechnung. In einer Word-Datei ist eine solche Funktion leider nicht gegeben.

Reisekostenabrechnung beim Finanzamt einreichen

In einer digitalen Form kann ein Formular für die Reisekostenabrechnung nur dann eingereicht werden, wenn es mit einer speziellen Signatur versehen und vor Änderungen geschützt ist. Es gibt Softwareprogramme, die entsprechende Funktionen anbieten.

Es ist nicht möglich, lediglich eine Excel-Tabelle zu versenden. Denn das Dokument ist nicht davor geschützt, weiterhin verändert zu werden.

Sie haben die Möglichkeit, das Formular auszudrucken und diese Unterlagen einzureichen. Sollte es zu Änderungen kommen, müssen diese klar nachvollziehbar für das Finanzamt sein.

Kostenlose Vorlage zum Download

Eine fertige Vorlage ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine echte Arbeitserleichterung. Sie können als Arbeitgeber ein individuelles Formular gestalten, das Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben können. Versehen Sie zum Beispiel den Bogen mit Ihrem Logo oder relevante Kontaktdaten. Sie können auch Informationen und eine Anleitung für das korrekte Ausfüllen der Formulare einbinden.

Unsere Empfehlung
Buchhaltung leicht gemacht - mit sevDesk
Jetzt kostenlos testen