Englisch gilt als die Sprache des internationalen Handels. Dabei spielt es keine Rolle, ob die eigenen Kunden nun in England, den Vereinigten Staaten von Amerika, Indien oder im fernen Australien ansässig sind.
Wer sein Unternehmen international positionieren will, muss die Rechnung auf Englisch ausstellen können. Genau wie im Deutschen auch, folgt eine Rechnung in Englisch strengen Regeln. Da der grundlegende Aufbau immer gleich ist, bietet sich eine Vorlage, die in Excel oder Word von Kunde zu Kunde sowie in der gewünschten Größe in Zoll angepasst werden kann, an.
Worauf es bei solch einem Muster für eine Rechnung auf Englisch zu achten gilt, wird im weiteren Verlauf ersichtlich.
Auf Englisch Rechnungen stellen – welche Angaben sind Pflicht?
Wer den eigenen Kunden seine Dienstleistung auf Englisch in Rechnung stellen will, sollte bedenken, dass die folgenden Angaben einen Muster-Beleg auf Englisch erst komplett machen:
Persönliche Informationen (der Unternehmensname und die dazugehörige Anschrift) = Personal Information
- Kundeninformationen (Name und Anschrift des Kunden) = Customer Information
- Steuernummer = VAT Number (Achtung: Die Umsatzsteuer-ID ist anstatt der regulären Steuernummer anzugeben, falls sich der Firmensitz des Kunden im Ausland befindet!)
- Rechnungsnummer = Invoice Number
- Rechnungsdatum = Invoice Date
- Leistungs- und Lieferdatum = Delivery Date
- Produkt- oder Leistungsbeschreibung = Product/ Service Description
- Preis = Price
Zu den Preisangaben auf dem Beleg lässt sich festhalten, dass diese auch bei einer Rechnung auf Englisch in den Nettopreis, den Steuersatz, die zu entrichtende Steuer sowie den Bruttobetrag zu unterteilen sind.
Die englischen Begriffe für diese Angaben lauten (in der eben genannten Reihenfolge) wie folgt:
- Subtotal without VAT
- VAT (Value Added Tax)
- Total
Weitere Besonderheiten, die bei einem englischen Beleg zu beachten sind
Bei einem Vordruck oder einem korrekten Beispiel auf Englisch gilt es zwischen einem regulären Beleg und einer Proformarechnung auf Englisch zu unterscheiden.
Ein regulärer Beleg fordert den Kunden schließlich zur Zahlung auf. Der Begriff „Proforma“ weist hingegen darauf hin, dass diese Rechnung nicht als Zahlungsaufforderung zu verstehen ist. Doch inwiefern ist solch ein Dokument überhaupt sinnvoll? Wann sollte ein Händler solch einen Beleg schreiben?
Beim internationalen Warenversand ist eine derartige Kostenaufstellung von Bedeutung. Immerhin muss der Kunde für die Einfuhr der Waren womöglich Zölle und Steuern bezahlen.
Diese werden auf Basis des Warenwerts als Prozentsatz erhoben. Daher ist es wichtig, dass der Sendung eine englischsprachige Rechnung beiliegt. Der Kunde hat die Waren zwar schon bezahlt, benötigt diese Rechnung aber dennoch zu Zwecken der Zollabfertigung.
Bei der Rechnungsstellung auf Englisch sollte sich der Rechnungssteller zudem mit möglichen Sonderregelungen auskennen, die in verschiedenen Drittländern, wie zum Beispiel den USA und China, gelten können.
Mitunter gibt es spezielle Steuerabkommen mit diesen Ländern, die sich auf die zu erhebenden Steuern auswirken.
Alternativ kann die Verwendung einer bestimmten Klausel, die zum Beispiel besagt, dass der Empfänger des Beleges für die Zahlung der Umsatzsteuer in seinem Land zuständig ist, erforderlich werden. Weitere Besonderheiten ergeben sich, wenn es sich bei dem Kunden nicht um einen gewerblichen, sondern um einen Privatkunden handelt. An das geltende Steuerrecht ist die jeweilige Muster Rechnung auf Englisch daher ebenso unbedingt anzupassen.
