Welche Angaben sind für ein Pflichtenheft wichtig? Ihr kostenloses Muster

Das Pflichtenheft hat viele unterschiedliche Namen, darunter funktionale Spezifikation, Gesamtsystemspezifikation oder Sollkonzept. Es ist das Dokument, welches auf der Grundlage eines Lastenheftes vom Auftragnehmer zu erstellen ist. Es kommt in unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz, so im Maschinenbau, der Elektrotechnik oder auch Informatik. Ebenso kann es für ein IT Projekt eingesetzt werden.

Wir haben nachfolgend alle Eigenschaften zusammengefasst, die für das Pflichtenheft wichtig sind und bieten Ihnen zum Schluss eine passende Vorlage an, die Sie per Excel oder Word bearbeiten können. Außerdem erklären wir anhand von einem Beispiel, wie ein Pflichtenheft-Muster eingesetzt werden kann.

Wozu ein technisches Pflichtenheft eingesetzt wird

Während es in einem Lastenheft darum geht, was erstellt wird und wofür, ist es Teil des Pflichtenheftes zu klären, wie und womit es hergestellt wird. Wichtig dabei ist selbstverständlich auch wieder, möglichst präzise zu sein. So umfasst das Pflichtenheft die ‘vom Auftraggeber erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenheftes’. Das bedeutet, dass hier technische Festlegungen festgehalten werden und die Lösung einer Aufgabe erarbeitet wird.

Es ist die Voraussetzung für den Auftragnehmer, in die engere Auswahl des Auftraggebers zu gelangen, bei welcher er den zukünftigen Vertragspartner auswählt. Erst nach der Bestätigung wird mit dem Vorgang der Umsetzung begonnen, nachdem ein offizieller Vertrag erstellt wurde, wie es im Geschäft eben üblich ist. Vorteil für den Auftragnehmer: Er hat durch den hierbei entstandenen Vertrag den Anspruch auf Bestätigung nach §642 BGB.

Die Vorgaben für ein Pflichtenheft

Innerhalb eines Pflichtenheftes müssen genaue Angaben geleistet werden – die Vorlage ist stets nach DIN 69901-5 vorgegeben. Ferner gibt es auch noch weitere Normen, in denen die Struktur festgehalten wird. Diese sind:

• VDI Richtlinie 2519 Blatt 1: Realisierung aller Kundenanforderungen
• VDI Richtlinie 3694: alle Anforderungen an das Automatisierungssystem
• VDI Richtlinie 2221: die Begriffe werden hier synonym verwendet

Außerdem taucht es ebenfalls in unterschiedlichen ERP-Systemen auf. Innerhalb der Softwareentwicklung ist das Pflichtenheft unter der Bezeichnung V-Modell 97 definiert. Die Bezeichnung wurde mit der Veränderung der Bezeichnung in V-Modell XT in ‘Gesamtsystemspezifikation’ geändert. Wird das Pflichtenheft auf internationaler Ebene verwendet, muss es mit Software Requirements Specification bezeichnet werden.

Mit Hilfe unseres kostenlosen Musters stellen Sie sicher, dass der grundlegende Aufbau des Pflichtenheftes den Vorgaben entspricht.

Welche Fragen sind im Pflichtenheft zu klären

Die Erstellung eines Pflichtenheftes ist relativ einfach, wenn man so vorgeht, dass man verschiedene Fragen beantwortet. Diese beinhalten dann auch sämtliche Informationen, die der Auftraggeber wissen muss. In der Vorlage werden als Beispiel die folgenden Fragen verwendet:

1. Wie ist das System zu beschreiben welches entwickelt wird?
2. Wie sieht es mit den Spezifikationen aus und den Schnittstellen?
3. welche Hard- und Softwarekomponenten werden verwendet?
4. Wie sieht es mit dem Budget und der Entwicklungszeit aus?
5. Wurden bereits Vorleistungen erbracht?

Die Spezifikationen können je nach Branche und Anwendungsgebiet variieren. Wichtig dabei ist auch, dass das Soll-Konzept als auch die Analysen voneinander abzugrenzen sind, damit keinerlei Vermischung entsteht.

Genauer Aufbau eines Pflichtenheftes

Selbstverständlich lässt sich der Ablauf auch per Software dokumentieren, doch sollte man unbedingt beachten, dass ein Ablauf gewährleistet wird, der wie folgt vorgegeben werden kann:

• Ausgangslage wird dokumentiert, anschließend die jeweiligen Ziele
• Beschreibung der Prozessabläufe unter Berücksichtigung von Stärken und Schwächen
• Soll-Konzept wird erstellt, die den Angaben des Auftraggebers entsprechen
• technische Struktur wird erschaffen
• tabellarische Übersicht mit wichtigen Daten, Notizen und Anmerkungen wird erstellt
• Belege, Ablaufpläne und Checklisten werden angehangen

Mit der Hilfe dieses Ablaufs wird gewährleistet, dass innerhalb von konkreten Fällen beispielsweise ausgeschlossen werden kann, dass es zu diesen oder jenen Vorkommnissen kommt und so das Vorhaben zum scheitern bringt. Hier bringt unser Word-Muster Sie schnell und einfach auf die richtige Spur.

Wenn man so will, wird ein Testlauf dargestellt, um unvorhergesehene Ereignisse möglichst auszuschließen. Damit zeigt der Auftragnehmer dem Auftraggeber, dass er an alles gedacht hat und warum es gerade sinnvoll ist, ihn als Vertragspartner auszuwählen. Es gibt auch noch andere Vorgehensweisen, die dann jedoch jeweils der entsprechenden Branche und dergleichen angepasst werden. So lässt sich für jeden Vorgang das passende Pflichtenheft erstellen.

Bei uns erhalten Sie die richtige Vorlage für Ihr Vorhaben

Auf unserer Website erhalten Sie einen kostenlosen Vordruck, den Sie als Word-Vorlage herunterladen und ggf. als PDF speichern können. Diesen sollten Sie in Word oder Excel anpassen um ihn für ihre Zwecke verwenden zu können.

Dabei können Sie beispielsweise bestimmen, welche Konstruktion Sie anwenden wollen und Daten eintragen. So bieten wir Ihnen die Option, es sich ein wenig einfacher zu machen, wenn Sie ein Pflichtenheft erstellen müssen.

Die auch als Fachfeinkonzept und Fachspezifikation bezeichnete Unterlage umfasst nämlich in der Regel einige Informationen, bei der man so manches vergessen kann. Nutzen Sie unsere Vordrucke und gehen Sie sicher, dass auch für Ihr Vorhaben die richtigen Angaben gemacht werden.