Es ist eine der leidigsten Aufgaben, wenn es um eine Besprechung geht. Doch einer muss immer daran glauben und ein Besprechungsprotokoll erstellen – unsere Vorlage erleichtert dies. Innerhalb von Meetings ist es eines der wichtigsten Mittel, um besprochenes festzuhalten und später erneut darauf zurückzugreifen.

Es gibt jedoch einige Punkte, auf die man bei der Erstellung unbedingt achten sollte. Wir haben uns daher einmal in diesem Artikel damit befasst, was ein Besprechungsprotokoll ist, wie es aussehen sollte und bieten Ihnen abschließend einen Vordruck an, den Sie kostenlos herunterladen können, um ihn als Word- oder Excel-Muster zu bearbeiten.

Wozu ein Besprechungsprotokoll erstellt wird

Wichtig ist die Erstellung eines solchen Dokuments aus dem einfachen Grund, dass nach einer Besprechung eventuelle Konflikte entstehen, bei denen der eine behauptet, im Meeting wurde beschlossen, dass Person A eine bestimmte Aufgabe übernimmt, es aber unterdessen Person B war, die dafür eingesetzt wurde.

So lässt sich beispielsweise schnell feststellen, welche der beiden Personen für eine Aufgabe zuständig war und eine Weiterentwicklung des Konflikts und Verhärtung vermeiden. Das Protokoll ist also praktisch eine Absicherung für alle Seiten, um Missverständnisse vorzubeugen und sich rück zu versichern.

Die unterschiedlichen Formen des Besprechungsprotokolls


Das Protokoll dient grundsätzlich dazu, Elemente aus einer Besprechung zu dokumentieren. Der Schreiber wird bei der Erstellung dazu aufgefordert, während des Meetings genau aufzupassen und wichtige Punkte zu notieren. Das erst einmal im Groben. Denn es kommt auch immer darauf an, welche Informationen das Protokoll enthalten soll. Hierbei wird unterschieden nach:

  • Verlaufsprotokoll
  • Ergebnisprotokoll

Innerhalb des Ergebnisprotokolls wird ausschließlich festgehalten, welche Ergebnisse und Beschlüsse es innerhalb des Meetings gab. Beim Verlaufsprotokoll muss dazu auch noch verzeichnet werden, wie es zu diesem Beschluss gekommen ist. Dementsprechend muss auch der Aufbau der entsprechenden Vorlage aussehen.

Der Kopf in der Vorlage bleibt stets gleich

Der Kopfteil des Protokolls enthält stets dieselben Informationen und ist somit eine Art Basis der Dokumentation. Hier einmal die Daten, die dort unbedingt aufgeführt sein sollten:

  •  Thema der Besprechung
  • Datum
  • Zeit
  • Ort
  • Eingeladene Teilnehmer
  • Leitung
  • Protokollführer
  • Anwesende

Die Aufgabe des Protokollführers beginnt prinzipiell schon, bevor das Meeting überhaupt stattfindet. Denn er ist damit beschäftigt, Informationen über die Teilnehmer einzuholen, eventuell Namensschilder für den Sitzungstisch zu erstellen und sämtliche Infos im Protokoll abzufassen, die vorausgesetzt werden.

Der Hauptteil sieht je nach Anforderung unterschiedlich aus

Nun hängt es davon ab, ob ein Verlaufsprotokoll oder ein Ergebnisprotokoll erstellt werden soll. Ist Letzteres der Fall, werden die unterschiedlichen Tagesordnungspunkte (TOPs) abgefasst, inklusive des beschlossenen Ergebnisses. Dieses Protokoll ist vergleichsweise kurz, die Vorlage lässt sich mit jeweils einer zweizeiligen Tabelle als Vorlage erstellen.

Anders sieht es bei einem Verlaufsprotokoll aus. Innerhalb von diesem ist es erforderlich, ein paar Zeilen mehr in Anspruch zu nehmen. So kann innerhalb der Vorlage abseits des TOPs verzeichnet werden, was diskutiert wird, wie das Ergebnis aussieht, welche Aufgaben anstehen und wer diese erledigt. Zusätzlich wird in manchen Protokollen ein Termin festgelegt, wann die Aufgabe zu erledigen ist, oder eine sogenannte Deadline.

Erneute Wiederholung der Inhalte

In vielen Meetings ist es Sitte, dass der Protokollführer zum Abschluss noch einmal sämtliche Aufgaben und Ergebnisse wiederholt, um die Richtigkeit sicherzustellen. Denn auch er kann sich einmal verhören, oder eine falsche Dokumentation aufnehmen.

Um zu gewährleisten, dass alles richtig ist, hat also er das letzte Wort. Hier kann er zusätzlich auch Fragen stellen, falls Unstimmigkeiten vorhanden sind. Wer im Vorfeld eine Vorlage zur Dokumentation verwendet, besitzt hier die Fähigkeit, mehr Struktur in den Abschluss zu bringen, was einen immensen Vorteil gegenüber einer schlichten Niederschrift bedeutet.

Die Nachbearbeitung des Protokolls ist ebenfalls wichtig

Die Aufzeichnung eines Besprechungsprotokolls ist jedoch meist nur die halbe Arbeit. Im Anschluss an die Besprechung ist es in der Regel erforderlich, dass der Protokollführer das Dokument aufarbeitet, am PC niederschreibt und an die Teilnehmer des Meetings versendet, damit alle auf dem gleichen Wissensstand bleiben. Auch hierzu kann man stets eine Vorlage verwenden, die in Excel oder Word bearbeitet wird. Abgespeichert wird sie zum Schluss zum Beispiel als PDF, um nachträgliche Änderungen zu unterbinden. Das Dokument ist nun bereit zur Versendung an die jeweiligen Meeting-Teilnehmer.

Wir bieten Ihnen die perfekte Vorlage zum Download an

Wenn auch Sie noch den passenden Vordruck für das Besprechungsprotokoll suchen, bieten wir Ihnen diesen als kostenloses Muster zum Download an. Mit dieser Vorlage können Sie ohne Probleme in Word oder Excel arbeiten und sowohl Entwurf als auch Abschlussdokument erstellen.

Auf Wunsch sind die Dokumente auch für die Nachbearbeitung geeignet und somit an jede Besprechung anzupassen. Mit unseren Vorlagen erstellen Sie problemlos das perfekte Besprechungsprotokoll für das nächste Meeting.

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