Wenn Sie unter die Kleinunternehmerklausel fallen, dann sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Dennoch müssen Sie gewisse Punkte aus dem sogenannten Umsatzsteuergesetz beachten. Darunter fällt der korrekte Aufbau für Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Pflichtangaben sind nach § 14 Abs. 4 UStG definiert. Eine Vorlage für eine solche Rechnung hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Daten anzugeben.

Beispiel für Kleinunternehmer – die passende Vorlage wählen

Sie finden online eine Vielzahl von kostenlosen Vorlagen für Belege aller Art. Als Kleinunternehmer ist es wichtig, dass Sie einen passenden Vordruck wählen. Sie dürfen die Umsatzsteuer nicht auf Ihrer Rechnung ausführen. Zusammen mit der Begründung für die fehlende Ausführung wird die Rechnung vom Finanzamt anerkannt. Nutzen Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung mit aufgeführter Umsatzsteuer, kann dies zu Problemen führen.

Info: Viele Kleinunternehmer möchten es vermeiden, auf der Rechnung anzugeben, dass die Umsatzsteuer entfällt, weil man eben „lediglich“ ein Kleinunternehmer ist. Aber es ist notwendig, einen Grund zu nennen, warum die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung verzeichnet ist. Eine mögliche Benennung ist hier: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Welche Pflichtangaben sollte das Muster enthalten?

Das Finanzamt erkennt Rechnungen nur dann an, wenn diese ordentlich erstellt sind. Für Kleinunternehmer muss eine ordnungsgemäße Rechnung die folgenden Angaben führen:

  • Namen und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder Benennung der Dienstleistung
  • Lieferdatum
  • Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben

Handelt es sich um eine grundstücksbezogene Leistung, ist zusätzlich ein Hinweis auf eine zweijährige Aufbewahrungspflicht notwendig. Diese gilt für private Leistungsempfänger.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in Excel & Word

Eine Musterrechnung für Kleinunternehmer wird Ihnen sowohl als Word-Dokument, als Excel-Dokument als auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Die Word-Dateien lassen sich besonders leicht an Ihre individuellen Ansprüche anpassen. Sie können auf Wunsch ein Logo einbinden oder auch ein Wasserzeichen.

Soll die Rechnung in einem Standard-Briefumschlag mit Sichtfenster versendet werden, kann die Vorlage bei Bedarf ebenfalls mit den passenden Abständen bearbeitet werden.

Für sehr lange Rechnungen mit vielen Einzelposten eignen sich die Vorlagen in Excel besser. Hier ist auch die automatische Rechenfunktion von Vorteil. Eine PDF-Datei lässt sich im Idealfall abändern, und anschließend als gesicherte Datei speichern. Das erspart den Arbeitsschritt der Dateiumwandlung.

Gibt es Unterschiede zwischen Dienstleistungen und Waren?


Viele Unternehmer sind sich in der Anfangsphase unsicher, wie die Waren und Dienstleistungen auf einer Rechnung korrekt zu benennen sind. Dabei ist es für beide Bereiche ausreichend, eine klare Benennung zu verwenden. Solange für jeden ersichtlich ist, worum es sich handelt, ist die konkrete Bezeichnung nicht relevant.

Für Waren müssen die Stückzahlen erkennbar sein. Ebenso wie der Einzelpreis und der Gesamtpreis der Waren. Für Dienstleistungen kann eine Abrechnung nach Zeiteinheiten oder pro Auftrag bzw. Projekt angegeben werden.

Die Kleinunternehmerregelung – Vor- und Nachteile kennen

Sie sind gerade erst dabei, Ihr Unternehmen aufzubauen und stellen Ihre ersten Rechnungen aus? Dann ist es sinnvoll mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Das Muster ist ein vollständiges Beispiel für eine ordentliche Rechnung. Sie können den Vordruck individuell anpassen und ein eigenes Ablagesystem erarbeiten.

Achtung: Die Rechnungsnummer muss es ermöglichen, die chronologische Reihenfolge der Rechnungsstellung nachzuhalten. Die Nummer muss einmalig sein. Wie die Rechnungsnummer aufgebaut ist, bleibt ganz Ihnen überlassen. So ist es unter anderem möglich, die Rechnung einfach durchzugehen und über viele Jahre hinweg fortlaufend zu nummerieren. Sie können aber zum Beispiel auch ein System aus Jahreszahl und Rechnungsnummer kreieren.

Die Vorlage hilft Ihnen also dabei, eine korrekte Rechnung ohne einen großen Aufwand anzufertigen. Wenn Sie lediglich ein paar Rechnungen im Monat ausstellen, ist dieses System sehr praktisch. Was aber, wenn Sie im Monat mehrere Hundert Rechnungen ausstellen? Dann wird es schnell unübersichtlich. Sie müssen jede Rechnungsvorlage separat anpassen und anschließend korrekt ablegen.

Für solche Fälle eignet sich eine spezielle Software am besten. Sie arbeiten unter anderem mit automatisch fortlaufenden Rechnungsnummern und die Stammdaten werden immer korrekt übernommen. Ein softwareinternes Ablagesystem hilft dabei, auf einzelne Rechnungen im Handumdrehen zurückzugreifen.

Auch das Design bei Vorlagen & Co. beachten

Rechnungen, wie auch andere Geschäftsunterlagen, sind ein Teil der Außenpräsentation Ihres Unternehmens. Sieht eine Rechnung professionell aus, kann sich dies positiv darauf auswirken, wie Kunden oder Geschäftspartner Ihr Unternehmen wahrnehmen. Verzichten Sie also auf unnötige Schnörkel oder grelle Farben – außer natürlich, ein solches Design stimmt mit Ihrer Firmenphilosophie und Ihrem Image überein.

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