Nicht jede Gutschrift ist gleich definiert. Laut Gesetztgeber wird nach einer kaufmännischen Gutschrift und einer steuerrelevanten Gutschrift unterschieden. Die kaufmännische Variante kommt zum Beispiel zum Tragen, wenn ein Kunde eine Ware zurücksendet und das Geld für diese Ware auf einem Konto gutgeschrieben wird.
Eine solches Dokument ist für die Umsatzsteuer relevant, wenn sie im Rahmen einer Provisionszahlung oder auch Bonuszahlung ausgestellt wird. Für beide Arten der Gutschrift gibt es passende Vorlagen. Aber welche Informationen müssen auf einem Muster vorhanden sein und was ist bei der Nutzung einer Gutschrift-Druckvorlage zu beachten?
Der Begriff “Gutschrift” sorgt oft für Verwirrung
Auch wenn die Gesetzeslage eindeutig ist, ist die Begrifflichkeit verwirrend. Seit Jahrzenten wird eine Gutschrift im kaufmännischen Sinne immer im gleichen Kontext verwendet. Kommt es zu einer Rückerstattung von Geld innerhalb einer Transaktion, wird von einer Gutschrift gesprochen:
- Rücksendung bei defekten Waren
- Teilerstattung bei unpassenden Waren
- Vertragsaufhebung
Diese Gutschrift kann sowohl in der Form von Bargeld zum Tragen kommen, als auch in der Form von Rabatten. Die Bargeldgutschrift wird direkt auf das Konto des Kunden gebucht. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass die zuvor fällige Umsatzsteuer nun nicht mehr relevant ist. Dies wird unter anderem durch eine sogenannte Stornorechnung umgesetzt.
Es ist aber auch möglich, dass die Gutschrift hausintern bleibt. Das Geld wird für den Kunden mit der nächsten Bestellung verrechnet. In diesem Fall ändert sich die Umsatzsteuerlast für das Unternehmen nicht.
Gibt es Pflichtangaben für eine Gutschrift?
Handelt es sich um eine berichtigte oder stornierte Rechnung, muss die Gutschrift die gleichen Angaben enthalten wie eine normale Rechnung. Zusätzlich wird die Gutschrift durch die Nennung der Originalrechnung ergänzt.
Eine Gutschrift darf nicht mit der gleichen Rechnungsnummer benannt sein, die auch die Originalrechnung trägt. Auch hier kommen fortlaufende und einmalige Rechnungsnummern zum Einsatz.
Die Pflichtangaben für eine Gutschrift in der Übersicht:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Gegenstand der Gutschrift (originale Rechnungsnummer)
- Höhe der Gutschrift
- Art der Verrechnung
- Ausstellungsdatum
- Steuernummer des Unternehmens
- Nennung der Waren oder Leistungen der Rechnung
Der Betrag der Gutschrift wird sowohl als Nettobetrag als auch als Bruttobetrag aufgeführt, insofern es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Rechnung handelt.
Eine Gutschrift in Form der Rechnungskorrektur für Kleinunternehmer darf nicht mit der Umsatzsteuer versehen werden. Dafür ist es wichtig, einen Hinweis darauf zu geben, warum die Umsatzsteuer nicht aufgeführt ist.
Sollte ich ein Muster verwenden?
Ein Gutschrift-Muster in Word ist besonders leicht, auf Ihre individuellen Ansprüche anzupassen. Mit nur wenigen Klicks sind die relevanten Angaben abgeändert.
Auch das Einfügen von einem Logo ist möglich. Um das Schriftstück in einem Standard-Umschlag mit Sichtfenster zu versenden, sollten Sie auf die korrekten Zoll-Abmessungen für Ränder achten. Auch die einzelnen Abstände zwischen dem Betreff und der Adresszeile sind wichtig.
Gutschrift als Rechnung erstellen
Möchten Sie eine Gutschrift für erbrachte Dienstleistungen erstellen, ist sie im Grunde genommen nicht von einer normalen Rechnung zu unterscheiden. Allerdings muss angegeben werden, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Dies am besten in der Betreffzeile eintragen.
Sie erhalten Vorlagen in Excel, die sich für umfangreiche Rechnungsgutschriften eignen. Um diese korrekt anzupassen, kann es sein, dass Vorkenntnisse für Excel notwendig sind.
