Sie haben einen Auftrag für Ihren ersten Kunden abgeschlossen und würden nun gerne eine Rechnung erstellen? Dabei sollten Sie einiges beachten, denn damit ein Beleg überhaupt gültig ist, müssen bestimmte Pflichtangaben eingehalten werden. So sind folgende Informationen grundsätzlich verpflichtend aufzuführen:
- Name und Anschrift des Rechnungserstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge, Art und Preis des Produkts oder der Leistung
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag mit Angabe des Steuerbetrags und dem Steuersatz
Die vergebene fortlaufende Rechnungsnummer muss einmalig sein. Das bedeutet, dass die verwendete Rechnungsnummer auf keinem anderen Beleg zum Einsatz kommen darf. Mit fortlaufend ist außerdem nur eine systematische Nachvollziehbarkeit gemeint – es gibt keine Vorgaben zur Art der Benennung oder Nummerierung.
Wenn Sie unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen und keine Umsatzsteuer abführen, so muss auch das auf dem Beleg ausgewiesen werden. Für bestimmte Leistungen gibt es außerdem gesonderte Pflichtangaben. Bei Bauleistungen muss beispielsweise ein Hinweis zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vorhanden sein.
Warum überhaupt Pflichtangaben? Darum ist ein korrekter Beleg wichtig!
Was auf einer Rechnung stehen muss, ist mehr als eine reine Formsache. Durch fehlende oder falsche Angaben kann diese nämlich ungültig sein.
Ungenauigkeiten rufen nicht nur Probleme in der internen Buchhaltung hervor, sondern führen möglicherweise auch dazu, dass das Finanzamt Ihrem Kunden den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag nicht erstattet.
Das wäre mehr als ärgerlich und der Kunde würde es sich sicher zweimal überlegen, ob er einen weiteren Auftrag an Sie vergibt. Die versäumte Kundenbindung ist aber nicht das einzige Problem.
Viele Rechnungsempfänger achten aus den genannten Gründen sehr genau auf die Richtigkeit der Angaben und einen fehlerhaften Beleg würde Ihr Kunde vermutlich gar nicht erst bezahlen. Nicht nur, wenn Sie Ärger mit Ihren Kunden und dem Finanzamt vermeiden wollen, sollte Sie sich um eine korrekte Rechnung bemühen.
Durch das Einhalten der gesetzlichen Pflichtangaben bleiben Ihre Rechnungen übersichtlich und sowohl Sie als auch Ihre Kunden verlieren nicht den Überblick. Mit der passenden Vorlage vergessen Sie keine der notwendigen Pflichtangaben.
Vorteile weiterer Angaben
Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, lohnt es sich, auch über weitere Angaben nachzudenken, die nicht zwingend erforderlich sind. So müssen Sie keine weiteren Kontaktdaten angeben, jedoch ist es für Ihre Kunden komfortabler, Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse auch auf dem Beleg zu finden.
So lassen sich Rückfragen schnell und unkompliziert klären. Eine Kundennummer kann Ihnen darüber hinaus die Zuordnung in der Buchhaltung erleichtern. Diese Angabe ist ebenfalls nicht verpflichtend, aber aus gutem Grund durchaus üblich.
Auch auf Ihre Bankverbindung und den Hinweis auf eine Zahlungsfrist können Sie bei der Erstellung einer Rechnung theoretisch verzichten. Trotzdem sind diese Informationen für eine schnelle Abwicklung der Zahlung an Sie wichtig, weshalb sie diese Informationen zu Ihren persönlichen Pflichtangaben zählen sollten.
Wenn Sie zusätzlich alternative bargeldlose Zahlungsarten anbieten, sollten Sie es dem Kunden mitteilen. Eine konkrete Zahlungsfrist ist ebenfalls entbehrlich, da die Zahlung einer Rechnung grundsätzlich sofort fällig ist. Eine Zahlungsfrist anzugeben, kann aber trotzdem von Vorteil sein.
So haben Sie die Möglichkeit, auch vor der gesetzlich festgelegten 30-tägigen Frist ein Mahnverfahren einzuleiten, falls der Kunde sich weigert zu zahlen. Manche freiwilligen Angaben sollten Sie also auf jeden Fall auf Ihrem Beleg haben.