Für viele Unternehmer ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein wichtiger Bestandteil ihrer Gewinnermittlung und der gesamten Buchhaltung. Dennoch stellt sie Selbstständige, Freelancer oder Kleinunternehmer oft vor eine Herausforderung, besonders dann, wenn kaum Buchhaltungskenntnisse vorhanden sind. Eine kostenlose EÜR Vorlage oder ein gratis EÜR Muster in Excel stellt hierbei einen großen Vorteil und eine enorme Arbeitserleichterung dar.
Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Die EÜR dient Ihnen als Unternehmer als einfache Form der Gewinnermittlung. Für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für nicht buchführungspflichtige Freiberufler ist sie verpflichtend im Rahmen der einfachen Buchführung.
Die Grundlage für die EÜR stellt § 4 Abs. 3 EStG dar. Daher nennt man die EÜR auch 473-Rechnung.
Der Gesetzgeber gibt an, dass eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung dann für die Gewinnermittlung erlaubt ist, wenn der Steuerpflichtige nicht in der Pflicht steht regelmäßig Abschlüsse vorzuweisen. Wer also eine EÜR machen kann oder wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, richtet sich einmal nach der Form des Unternehmens und zum anderen nach den erzielten Umsätzen und Gewinnen.
Ob Sie eine EÜR erstellen dürfen oder müssen, entnehmen Sie unserer Übersicht. Generell sind Sie dazu verpflichtet die Anlage EÜR online über das Elster Portal vom Finanzamt zu erstellen und zu übermitteln. Für die Einnahmenüberschussrechnung finden Sie in Elster ein extra Formular, in dem Sie Ihre Ausgaben und Einkünfte eintragen können. Außerdem müssen Sie den Gewinn oder Verlust angeben. Das fertige Formular können Sie direkt über Elster ans Finanzamt übermitteln.
Zufluss- & Abflussprinzip bei der EÜR verstehen
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung spielt das Zu- und Abflussprinzip eine wichtige und entscheidende Rolle. Für eine ordnungsgemäße Übermittlung Ihres Jahresgewinns müssen Sie beachten, dass Sie alle im entsprechenden Steuerjahr geflossenen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberstellen.
Wenn Sie diese Art der Gewinnermittlung machen, dann wird in der EÜR Vorlage nur das aufgeführt, was Sie in Ihrem Betrieb auch wirklich eingenommen oder ausgegeben haben. Die tatsächlichen Einkünfte stellen dabei den Zufluss dar und die Ausgaben sind der Abfluss.
Beim Zufluss bzw. Abfluss handelt es sich um die Beträge, die in bar oder bargeldlos auf direktem Weg zufließen oder abfließen. Die Beträge sind immer innerhalb von einem Geschäftsjahr zu berücksichtigen. Für Sie bedeutet dies, dass Sie nur die tatsächlichen Beträge erfassen müssen, welche in Ihre Kasse oder Ihr Konto eingegangen bzw. abgegangen sind. Genau diese Vorgehensweise wird als Zufluss- oder Abflussprinzip bezeichnet.
Wer muss die EÜR erstellen?
Unternehmen müssen zum Jahresende entweder eine Bilanz erstellen oder eine Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR). Die Art der Gewinnermittlung (geregelt in § 4 (3) EStG) hängt dabei von der Rechtsform des Unternehmens ab.
Ob für Ihr Unternehmen eine EÜR ausreichend ist oder Sie verpflichtend eine doppelte Buchführung anwenden müssen, können Sie auf einen Blick aus folgender Tabelle entnehmen.
| Rechtsform | EÜR (einfache Buchführung) | GuV & Bilanz (doppelte Buchführung) |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen | ||
| Freiberufler | ja | nein |
| Kleingewerbetreibender | ja | ja, wenn die dafür vorgesehen Größenschwelle überschritten wird. Diese Schwelle liegt bei einem Jahresgewinn von 80.000 Euro oder bei 800.000 Euro Jahresumsatz |
| Eingetragene Kaufleute | ja | |
| Personengesellschaften | ||
| GbR | ja | ja, wenn die dafür vorgesehene Größenschwelle überschritten wird. Diese Schwelle liegt bei einem Jahresgewinn von 80.000 Euro oder bei 800.000 Euro Jahresumsatz. Hier kommt die Besonderheit hinzu, dass bei Überschreitung der Schwelle aus einer GbR eine OHG wird. |
| Partnergesellschaft | ja | nein |
| OHG | nein | ja |
| KG | nein | ja |
| GmbH & Co. KG | nein | ja |
| Kapitalgesellschaften | ||
| GmbH | nein | ja |
| GgmbH oder gUG | nein | ja |
| UG | nein | ja |
| AG | nein | ja |
| KGa A | nein | ja |
Vorteile einer EÜR Vorlage
Wenn Sie als Unternehmer keine Bilanz erstellen, sondern und nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen müssen, können Sie mit diesem kostenlosem EÜR Muster von einigen Vorteilen profitieren.
Genau genommen kann diese EÜR von Ihnen sogar einfach per Hand erstellt werden, doch Sie müssen in diesem Fall berücksichtigen, dass dies viel Zeit in Anspruch nimmt und die Erstellung per Hand einige Risiken birgt. Es ist möglich, dass von Ihnen wichtige Punkte vergessen werden. Bei Nutzung einer EÜR-Vorlage allerdings kann dies nicht passieren und Sie schließen damit schon mögliche Fehlerquellen aus. Weitere Vorteile sind:
- Mit einer EÜR-Vorlage sparen Sie Zeit und können sich Ihrem Kerngeschäft widmen.
- Mit der Zeiteinsparung haben Sie einen klaren Kostenvorteil, da Sie sich in Ihrer Arbeitszeit mehr auf gewinnbringende Tätigkeiten fokussieren.
- Ihre EÜR wird die wichtigsten Punkte enthalten und Sie können sicherstellen, dass sie vollständig von Ihnen ausgefüllt wird.
- Es muss nur eine Sicherungskopie erstellt werden und braucht keine aufwendigen Backups.
- Eine EÜR-Vorlage kann von Ihnen an jedem Ort bearbeitet werden.
- Wer etwas Erfahrung mit Excel hat, kann mit einer solchen Vorlage sehr schnell arbeiten.
Außerdem haben Sie noch einigen Nutzen, wenn Sie die EÜR Vorlage einsetzen. Mit dem kostenlosen Muster können Sie sich zum Beispiel darüber informieren, welche Daten und Unterlagen in welcher Form benötigt werden. Darüber hinaus hilft eine EÜR-Vorlage, ein besseres Verständnis für die einzelnen Finanzvorgänge innerhalb des Unternehmens zu erhalten.
EÜR Vorlage Kleinunternehmer
Auch für Kleinunternehmer ist es nicht notwendig, die EÜR der Steuererklärung beizufügen, sofern die Grenze von 17.500 Euro (Jahresgewinn) nicht überschritten wurde. Wer darüber liegt, muss dem Finanzamt aufgrund eines Beschlusses von 2004 eine detaillierte EÜR Vorlage übermitteln.
Dies war bisher für Kleinunternehmer in Papierform möglich (beispielsweise mit einer formlosen Gewinnermittlung für Kleinunternehmer in Excel), was allerdings 2017 geändert wurde. Für das Jahr 2018 galt eine Übergangsregelung, nach der es möglich war, die Anlage noch in Papierform abzugeben. Allerdings nur dann, wenn die Abgabe der Einnahmen Überschuss Rechnung Vorlage auf elektronischem Wege eine unbillige Härte darstellen würde. Seit 2019 ist es verbindlich, dass alle Steuererklärungen mit allen notwendigen Anlagen elektronisch über ELSTER an das Finanzamt zu übermitteln sind.
EÜR Aufbewahrungspflichten
Für alle Unterlagen, welche für die Besteuerung Ihres Unternehmens relevant sind, damit auch die EÜR, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Inhalt und Aufbau der EÜR
Die EÜR besteht aus einem allgemeinen Hauptteil sowie verschiedenen zugehörigen Anlagen. Davon müssen allerdings nicht in jedem Fall alle ausgefüllt werden. Manche sind nur für Personengesellschaften relevant (wie beispielsweise die Ergänzungs- und Sonderberechnungen mit dem zugehörigen Anlagenverzeichnis).
Folgende Formulare der Anlagen gibt es:
- Anlage EÜR – Einnahmenüberschussrechnung
- Anlage AVEÜR – Anlageverzeichnis/Ausweis des Umlaufvermögens
- ANLAGE ER – Ergänzungsrechnung
- ANLAGE SE – Sonderberechnung
- ANLAGE ABSE – Anlageverzeichnis zur Anlage SE
In einer EÜR Vorlage können Sie die betrieblichen Einnahmen erfassen. Allerdings müssen diese getrennt nach den Steuersätzen 7 Prozent und 19 Prozent sowie die steuerfreien Umsätze betrachtet werden.
Neben den Betriebseinnahmen sind in der EÜR Vorlage auch die Betriebsausgaben zu betrachten. Auch hier wird unterschieden und zwar zwischen den Wareneinkäufen, den Kosten für Personal und zwischen sonstigen Aufwendungen. Die außerordentlichen Einnahmen und Ausgaben bilden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vorlage eine seperaten Punkt. Seperat deshalb, weil nicht zum regulären Ablauf eines Unternehmens zu rechnen sind und nur einmalig oder in anderen Größenordnungen anfallen.
Betriebsausgaben Definition und Beispiele
Als Betriebsausgaben werden alle Kosten bezeichnet, die Sie für die Ausübung Ihrer betrieblichen Tätigkeit aufwenden müssen.
Die wichtigsten Betriebsausgaben sind:
- Wareneinkauf: Hier handelt es sich um Kosten für den Wareneinkauf und den Rohstoffeinkauf. Kurz gesagt einfach alles, was Sie für Ihre berufliche Tätigkeit unbedingt brauchen. Als Maler brauchen Sie Farbe und Pinsel und als Bäcker Mehl, um zwei Beispiele zu nennen.
- Dienstleistungen: Als Betriebskosten zählen auch die Kosten für eine Dienstleistung, welche für ein anderes Unternehmen erbracht wird. In der Regel handelt es sich um die Kosten für Telefon- und Internetanschluss, für Reparaturen oder um die Kosten für eine Beratung, um auch hier einige Beispiele zu nennen.
- Löhne und Gehälter: Wer Mitarbeiter beschäftigt, der muss Löhne und Gehälter bezahlen. Diese Betriebsausgaben mindern den Gewinn Ihres Unternehmens.
- Miete: Wenn Sie für die Ausübung Ihrer Tätigkeit Räume anmieten müssen, entstehen Ihnen Kosten. Diese gelten ebenfalls als Betriebsausgaben.
- Weitere Betriebsausgaben sind die Umsatzsteuer, wenn diese beim Kauf von Waren etc. von Ihnen bezahlt werden muss. Auch Kosten für den Firmenfuhrpark gelten als Betriebsausgaben, vorausgesetzt ein Fahrzeug wird zu mehr als 10 Prozent für dienstliche Zwecke genutzt.
Betriebseinnahmen Definition und Beispiele
Als Betriebseinnahmen werden alle Sach- und Geldleistungen bezeichnet, welche Sie von Ihren Kunden für von Ihnen erbrachte Leistungen erhalten.
Folgende Arten von Betriebseinnahmen gibt es:
- Verkauf von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen
- Verkauf von Anlagevermögen, beispielsweise von Maschinen
- Zinseinnahmen
- einmalige und außerordentliche Einnahmen
- die Erstattung von Betriebsausgaben, die aus einer vorherigen Abrechnungsperiode stammen (ein Beispiel ist hier die Rückerstattung von Umsatzsteuer)
EÜR Beispiel für den Aufbau
Im einfachsten Fall sieht die EÜR so aus:
- Grundsätzliche allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen
- Übersicht Betriebseinnahmen
- Übersicht Betriebsausgaben
- Gewinnermittlung
- Rücklagen und stille Reserven
- Entnahmen und Einlagen
| A. Betriebseinnahmen | ||
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | Umsatzerlöse mit 19% USt | 190.000 € |
| Sonstige Erlöse | Entnahmen von Gegenständen mit 19% USt | 8.000 € |
| Privater Anteil Kfz 19% | 2.000 € | |
| Privater Anteil Kfz 0% | 5.000 € | |
| Vereinnahmte USt | Umsatzsteuer 19% | 38.000 € |
| Summe aller Betriebseinnahmen | 243.000 € | |
| B. Betriebsausgaben | ||
| Wareneinsatz | Wareneingang 7% Vorsteuer | 0 € |
| Wareneingang 19% Vorsteuer | – 90.000 € | |
| Personalkosten | Gehälter | – 40.000 € |
| Gesetzliche soziale Aufwendungen | – 20.000 € | |
| Sonstige betriebliche Aufwendungen | Miete & Nebenkosten | – 55.000 € |
| Versicherungen und Beiträge | – 4.500 € | |
| Kosten für Fahrzeuge | – 8.080 € | |
| Werbekosten | – 1.920 € | |
| Kosten für Instandhaltung | – 1.500 € | |
| Kosten für Recht und Beratung | – 4.000 € | |
| Kosten für Bürobedarf, Telefon und Porto | – 2.000 € | |
| sonstige Aufwendungen | – 3.000 € | |
| Summe sonstiger betrieblicher Aufwendungen | – 80.000 € | |
| Aufwendungen für Zinsen | – 1.500 € | |
| Vorausgelagerte Vorsteuer | – 37.500 € | |
| Summe aller Betriebsausgaben | – 269.000 € | |
| Jahresfehlbetrag | – 26.000 € | |
EÜR-Vorlage bei der Steuererklärung verwenden
Eine gutes EÜR Muster benötigt keine separate Anleitung. Für alle benötigten Angaben finden Sie in der Excel-Datei die passenden Spalten.
Eine Word-Datei bietet sich dabei weniger für eine übersichtliche Buchführung an. Mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Excel sind alle Fakten schnell eingetragen und werden zudem automatisch berechnet.
Eine vollständige EÜR Vorlage muss in der Regel nicht angepasst werden. Möchten Sie dies dennoch tun, ist in der Regel ein Vorwissen für den korrekten Umgang mit Excel notwendig. Um auf Nummer sicher zu gehen, besprechen Sie das fertig ausgefüllte EÜR Formular dennoch mit Ihrem Steuerberater.
Sie können das EÜR Muster nur in einer Druckform beim Finanzamt einreichen. Excel-Dateien sind kein gültiges Format. Darüber hinaus gibt es aber auch eine spezielle Software, die Dokumente wie eine EÜR mit einem elektronischen Wasserzeichen versieht. In dieser Form kann die Berechnung teilweise auch elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
