Büroarbeit ist oft mit bürokratischen und buchhalterischen Aufgaben verbunden, was einerseits einen hohen Arbeitsaufwand für Routineaufgaben mit sich bringt. Andererseits werden Dokumente und Belege mühsam strukturiert, bearbeitet und archiviert. Im Büro häufen sich somit die Papier- und Ordnerberge. Eine Bürosoftware verschafft Ihnen Abhilfe und erleichtert die Büroarbeit. Sie können Ihre Aufgaben am PC erledigen, alle Dokumente digitalisieren und die gesamte Buchhaltung darüber abwickeln. In unserem Bürosoftware Vergleich haben wir die wichtigsten Funktionen und verschiedene Anbieter aufgelistet, damit Sie ein geeignetes Programm finden.
Was ist eine Bürosoftware?
Eine Bürosoftware ermöglicht Ihnen die verschiedenen, administrativen Bereiche im Unternehmen miteinander zu verknüpfen. Das spezialisierte Computerprogramm erlaubt es Ihnen mehrere Arbeitsbereiche in einem zu verwalten, darunter zählen:
- Kunden- und Kontaktmanagement
- Kommunikation
- Meeting- und Terminmanagement
- Zeit- und Ressourcenmanagement
- Notizen
- Aufgabenmanagement
- Buchhaltung
- Vertrieb und Marketing
- Projektmanagement
- Eventmanagement
So können Sie Ihre Bürotätigkeiten in einem einzigen System koordinieren. Mit einer Bürosoftware können Sie alle Dokumente und Aufgaben zentral verwalten, Analysen und Auswertungen erstellen, Termine, Projekte und Kunden koordinieren und am Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Fehler oder das Einhalten wichtiger Termine und Fristen.
Anbieterübersicht
Auf dem Markt finden Sie zahlreiche Anbieter, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Egal, ob Sie eine Bürosoftware für Dienstleister, Architekten, Ingenieure, Handwerker oder generell für Selbstständige oder Kleinunternehmer suchen, wir haben verschiedene Anbieter in unserem Bürosoftware Test verglichen und die jeweiligen Funktionen aufgelistet. Die folgende Auswahl steht beispielhaft für Hersteller von Bürosoftware für Mac, Microsoft Windows oder Linux.
sevdesk – Die online Bürosoftware
Die Bürosoftware sevdesk ist ein cloudbasiertes Programm für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freelancer. Die All-in-One Lösung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein GoBD-Zertifikat und außerdem eine App für mobiles Arbeiten. Der Funktionsumfang von sevdesk umfasst sämtliche Anforderungen an die Büroarbeit:
- Erstellen von rechtskonformen Angeboten & Rechnungen
- Digitale Belegerfassung dank Künstlicher Intelligenz
- Dokumentenverwaltung
- Online-Banking
- Lagerverwaltung
- CRM (Customer-Relationship-Management)
- EÜR & UStVA
- Digitaltes Kassenbuch
- Integriertes Mahnwesen
- Auswertungen & Berichte
Mit sevdesk können Sie Ihre Angebote und Rechnungen von überall aus erstellen, auf Ihre Dokumente zugreifen und Ihre Belege per App abfotografieren. Durch regelmäßige Updates und Backups sind Ihre Daten zudem bestens geschützt. Sie können aus drei verschiedenen Tarifen wählen.
WISO MeinBüro – Die flexible Bürosoftware
Mit der Bürosoftware von Buhl können Sie Ihre Arbeitsabläufe im Büro einfach gestalten. Sie können zwischen zwei Tarifen wählen und die Basisversionen um zahlreiche Module erweitern. Der Funktionsumfang der Basisversionen beinhaltet:
- Kontaktmanagement
- Standard-Auswertungen
- Banking
- Artikel & Leistungen
- Office
bizSoft – Das Programm für Ihre Büroarbeit
Mit der Bürosoftware bizSoft können Sie Ihre Aufgaben im Büro schnell und einfach erledigen. Das Programm ist als Basis Modul zum einmaligen Kauf oder für eine monatliche Miete erhältlich. Die wichtigsten Funktionen für Ihre Büroarbeit sind im Basis Modul enthalten, zusätzliche Module müssen Sie jedoch kostenpflichtig ergänzen.
- Rechnungserstellung
- Mahnwesen
- Kundenverwaltung
- Zeiterfassung (Zusatzmodul)
- Artikel- & Lagerverwaltung (Zusatzmodul)
orgaMAX – Die Bürosoftware für Ihr Unternehmen
Mit der Bürosoftware orgaMAX können Unternehmen jeder Größe arbeiten. Das Programm ist leicht zu bedienen und in drei verschiedenen Versionen erhältlich. Jede Version ist durch Zusatzmodule erweiterbar.
- Bestellungen organisieren
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Belegerfassung
- Mahnwesen
- Aufträge und Lieferscheine
Bürosoftware Vergleich verschiedener Anbieter
- Programm
- Angebote & Rechnungen
- Aufträge & Lieferscheine
- Post-Schnittstelle
- Dokumentenmanagement
- Digitale Belegerfassung
- Artikelverwaltung
- Online-Banking
- Digitales Kassenbuch
- Mahnwesen
- Kundenverwaltung
- Integrationen
- EÜR & GuV
- UStVA
- Elster-Schnittstelle
- Bilanz
- Lagerverwaltung
- DATEV-Export
- Support
- kostenlose Testphase
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- Telefon, E-Mail, Chat
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- Telefon, E-Mail
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- Telefon, E-Mail (kostenpflichtig)
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Wichtigste Funktionen einer guten Bürosoftware
Erstellen Sie Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks. Die Kundendaten sind bereits hinterlegt und alle Pflichtangaben automatisch enthalten. Versenden Sie Angebote und Rechnungen direkt aus der Software per Post dank integrierter Schnittstelle oder per Mail als PDF-Anhang. Generieren Sie Aufträge und Lieferscheine in wenigen Klicks und senden diese an Ihre Kunden.
Fotografieren Sie Ihren gesamten Belege per App und laden Sie diese in die Software. Ein Programm mit künstlicher Intelligenz erkennt Schlüsseldaten auf den Belegen und ordnet diese dann der entsprechenden Buchungskategorie zu. Digitalisieren und verwalten Sie alle steuerlich relevanten Dokumente in einem System entsprechend der Archivierungsvorschriften.
Behalten Sie Ihre Lagerbestände immer im Blick und legen Sie alle Ihre Artikel mit Einkaufs- und Verkaufspreis an. Erstellen Sie Inventarlisten und buchen Ihre Zu- und Abgänge im Lagerbestand ganz einfach mit einer Bürosoftware. Kategoriesieren und verwalten Sie Ihre Artikel in einem übersichtlichen Programm.
Dank integriertem Online-Banking verbinden Sie Ihre Bank mit der Bürosoftware und behalten Ihre Zahlungsflüsse stehts im Blick. Buchen Sie Ihre Rechnungen und überweisen den Betrag direkt aus der Software heraus.
Führen Sie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch in elektronischer Form. Sie erfassen alle Zahlungsein- und ausgänge in einem System und haben somit nach jeder Buchung den aktuellen Kassenbestand im Überblick. Tagesaktuelle Kassenberichte oder Tages- und Monatsabschlüsse ertellen Sie mit nur wenigen Klicks und gehen auf Nummer sicher, dass sie ein rechtskonformes Kassenbuch führen.
Eine Bürosoftware mit integriertem Mahnwesen gibt Ihnen eine Überblick über Ihre offenen Posten und Rechnungen. Buchen Sie eine Rechnung mit wenigen Klicks oder erzeugen Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung aus einer noch offenen Rechnung. Diese können Sie direkt aus dem System an den Kunden verschicken.
Verwalten Sie Ihre Kunden digital an einem Ort. Sämtliche Vorgänge ordnet die Software dem jeweiligen Kunden zu. Sie können von den Kontaktdaten aus direkt ein Angebot oder eine Rechnung erstellen und dem Kunden zukommen lassen. Kategorisieren und filtern Sie Kundeninformationen und haben Sie Ihre Kundendaten auch von unterwegs aus im Griff.
Erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Bürosoftware, damit diese automatisch eine EÜR oder UStVA erstellen kann. Dank integrierter Elster-Schnittstelle können Sie die Daten direkt ans Finanzamt übermitteln. Ihre GuV oder den Jahresabschluss können Sie ebenfalls vorbereiten und direkt an den Steuerberater schicken.
Arbeiten Sie ganz einfach mit Ihrem Steuerberater Hand in Hand. Erstellen Sie einen separaten Zugang, sodass er Zugriff auf Ihre Daten hat. Alternativ exportieren Sie alle relevanten Dokumente per DATEV-Export und leiten sie an Ihren Steuerberater weiter.
Eine Bürosoftware bietet außerdem viele weitere hilfreiche Funktionen, die Sie bei ihren Bürotätigkeiten unterstützen. Automatisieren Sie administrative Prozesse und optimieren Sie so Ihren Büroalltag.
Kostenlose Bürosoftware
Neben den oben gelisteten, kostenpflichtigen Programmen gibt es auch kostenlose Bürosoftware für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler. Die verschiedenen Anbieter von gratis Bürosoftware, die es auf dem deutschen Markt gibt, haben wir anhand ihrer Vor- und Nachteile verglichen. Die Auswahl der Hersteller OpenOffice, Papierkram und Sage ist exemplarisch.
- Software
- Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Erstellung von Grafiken & Diagrammen
- Betriebssysteme Microsoft Windows, Mac und Linux
- keine Zusatzmodule
- wenig umfangreich
- OpenOffice ist durch LibreOffice ersetzbar
- Software
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Zeiterfassung
- Belegemanagement
- nur 60 Tage kostenloser Support
- Zusatzfunktionen gegen Gebühr
- Auswertungen gegen Gebühr
- Software
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Einnahmen und Ausgaben erfassen
- Lohnabrechnung
- zu umfangreich für kleine Unternehmen
- Reportings gegen Gebühr
- Zusatzfunktionen gegen Gebühr
Offline oder online Bürosoftware Vergleich
Sie können wählen, ob Sie eine offline oder online Bürosoftware bevorzugen. In diesem Vergleich erläutern wir die Vor- und Nachteile der jeweiligen Varianten.
Eine offline Bürosoftware müssen Sie einmalig installieren und können Sie dann auf Ihrem Desktop nutzen. Meist beiten offline Programme einen großen Funktionsumfang und reichlich Zusatzfunktionen, sodass sie sich gut für die doppelte Buchführung eignen. Beim Kauf erhalten Sie eine Lizenz zum Download und müssen das Programm eigenständig auf Ihrem PC installieren. Die einmaligen Anschaffungskosten können hoch sein und folgende Updates der Software sind meist kostenpflichtig. Nach der Installation können Sie das Programm auch ohne Internetzugang nutzen, allerdings nur an Ihrem PC.
Online Bürosoftware hingegen können Sie von überall aus nutzen, Sie benötigen lediglich einen Internetzugang. Die Registrierung ist für gewöhnlich kostenlos, es ist kein Download erforderlich und Sie können das Programm während einer Testphase kennenlernen und alle Funktionen testen. Danach entstehen monatliche Kosten, die sich nach dem Funktionsumfang der von Ihnen gebuchten Version richten. Bürosoftware in der Cloud kann auf verschiedenen Betriebssystemen wie Microsoft Windows, Mac und Linux genutzt werden und ist jederzeit abrufbar. Ein großer Vorteil sind die automatischen Updates und Backups durch die keine Extrakosten entstehen. Dadurch bietet cloudbasierte Software zudem eine hohe Datensicherheit und Schutz vor Datenverlust. Online Software ist flexibel, da Sie sofort nach der einmaligen Registrierung beginnen können und alle Dokumente zentral an einem Ort gespeichert haben.
Welche Bürosoftware ist für wen geeignet?
Wie bereits erwähnt unterscheiden sich Programme für Büroarbeit hauptsächlich im Funktionsumfang und ist somit für Unternehmen von verschiedener Größe geeignet, da Sie das Programm jederzeit erweitern können. Dennoch gibt es verschiedene Lösungen, die je nach Art Ihres Unternehmens besser zu Ihnen passen.
Bürosoftware für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer, Kleingewerbe und KMUs sind die buchhalterischen Anforderungen nicht ganz so umfangreich wie für bilanzierungspflichtige Unternehmen. Dennoch müssen Sie eine ordnungsgemäße Buchführung einhalten und sich um Ihre Rechnungen kümmern. Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dann ist eine Bürosoftware für Kleinunternehmer sehr hilfreich. Sie können Ihren Status entsprechend einstellen, was die Software auf Ihrer Rechnungsstellung berücksichtigt. So wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, aber stattdessen ist der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG automatisch enthalten. Außerdem können Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende mit einer Software ganz einfach Ihre EÜR erstellen und ans Finanzamt übermitteln.
Bürosoftware für Selbstständige
Für Selbstständige, Freiberufler und Einzelunternehmer reicht eine einfache Buchführung meistens aus. Dennoch müssen Sie Angebote und Rechnungen erstellen und Ihre Belege ordnungsgemäß archivieren. Daher ist eine Bürosoftware für Selbstständige sehr hilfreich. Sie ermöglicht die Gewinnermittlung in Form einer EÜR, die automatisch vom Programm erstellt wird.
Die Rechnungsstellung und Belegerfassung erfolgt nicht nur einfach sondern auch rechtskonform. Zudem können Selbstständige alle Belege eines Geschäftsjahres zentral archivieren, ohne sich Gedanken über die Archivierungsfristen machen zu müssen. Sie haben alle Zahlungsein- und ausgänge stehts im Blick und können die Buchhaltung auch ohne Expertenwissen mit weniger Zeitaufwand erledigen. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Business.
Bürosoftware für Dienstleister
Ein Programm für Büroarbeit kann außerdem in verschiedenen Branchen die Bürotätigkeiten erleichtern. Denn egal in welcher Branche Sie tätig sind, die Buchhaltung müssen Sie so oder so erledigen. Eine Bürosoftware eignet sich für Architekten, Ingenieure, Handwerker, Fotografen oder auch für die KFZ Branche. Überall, wo administrative Aufgaben anfallen, kann ein Programm für Büroarbeit einiges vereinfachen und automatisieren. Achten Sie darauf, dass die Software die Funktionen beinhaltet, die Sie für Ihre Büroarbeiten benötigen. Für Handwerker ist es beispielsweise wichtig, dass Sie Kostenvoranschläge, Angebote und Rechnungen erstellen können. Für den KFZ Betrieg ist hingegen eine Lager- und Materialwirtschaft ein wichtiger Bestandteil der Software. Und egal für welchen Dienstleister, eine Kundenverwaltung sollte in jedem Fall zu den Funktionen gehören und macht eine gute Bürosoftware aus.
Fazit
Für Unternehmer jeder Art oder Unternehmensgröße ist die Buchhaltung ein elementarer Bestandteil der Büroarbeit. Darunter fallen Aufgaben wie Belege verwalten, Rechnungen schreiben, Angebote verschicken, Kundendaten und -termine verwalten, Auswertungen erstellen oder auch Kassenbuch führen. Eine Bürosoftware verknüpft all diese Aufgaben miteinander in einem System und erleichtert Unternehmern somit die Koordination aller einzelnen Tätigkeiten.
Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter, die mehr oder weniger Funktionsumfang bieten, kostenlos oder kostenpflichtig sind sowie offline und online genutzt werden können. In unserm Vergleich haben wir einige Hersteller gegenübergestellt und deren Vor- und Nachteile herausgefiltert.
Um die beste Bürosoftware für Ihre Bedürfnisse zu finden, sollten Sie bei der Wahl auf einige Punkte achten. Reicht Ihnen eine gratis Bürosoftware oder brauchen Sie umfangreichere Funktionen oder gar zusätzliche Module und Schnittstellen? Achten Sie bei der Entscheidung in jedem Fall darauf, dass die Software GoBD-zertifiziert ist, die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt, mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist und keine Abofallen enthalten sind. Außerdem ist ein kostenloser Support sehr wichtig, wenn Sie Fragen oder Probleme haben. Auch regelmäßige, kostenfreie Updates und Backups sind ein großer Vorteil, damit Sie sich in Zukunft weniger um die Buchhaltung und mehr um ihre Leidenschaft kümmern können.