Arbeitszeugnis schreiben – Tipps für die richtigen Formulierungen!

Ein Arbeitszeugnis ist etwas, was jedem mindestens einmal im Leben begegnen wird. Spätestens, wenn Sie Ihren Arbeitgeber wechseln, stellt sich die Frage, wie verhält es sich mit dem Zeugnis? Was steckt dahinter, welche Rechte hat man als Arbeitnehmer und welche Pflichten gibt es für den Arbeitgeber? Was müssen Sie beim Arbeitszeugnis schreiben beachten? Dies und weitere Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis:

• Definition: Arbeitszeugnis
• Wer darf ein Arbeitszeugnis schreiben?
• Pflichten des Arbeitgebers
• Warum sollten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben?
• Arbeitszeugnis schreiben mit Vorlage
• Haben Sie als Arbeitnehmer ein Recht auf ein Arbeitszeugnis?
• Arbeitszeugnis verstehen
• Fazit

Definition: Arbeitszeugnis

Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich um einen Nachweis, wie Sie in dem Beschäftigungsverhältnis gestanden haben. Zudem beinhaltet das Zeugnis die Art und die Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses. Des Weiteren handelt es sich um die Belegung von den Qualifikationen, Kenntnissen und die Erfolge des Arbeitnehmenden. Außerdem bezieht sich das Arbeitszeugnis auf das Sozialverhalten, beziehungsweise das allgemeine Verhalten des Arbeitnehmers. Für den zukünftigen Arbeitgeber hat es eine Bedeutung im Sinne von Erleichterung bei der Auswahl von zukünftigen Angestellten.

Was gehört in ein Arbeitszeugnis?

Der Inhalt eines Arbeitszeugnisses ist der Einfachheit halber vorgegeben, damit nicht in jedem Zeugnis etwas komplett anderes steht. Diese Inhalte müssen unbedingt vorhanden sein:

1. Überschrift
2. Kontaktdaten des Arbeitnehmers
3. Betriebsbeschreibung (Schwerpunkte, Tätigkeiten, usw.)
4. Leistungs- sowie Tätigkeitsbeschreibung
5. Grund für die Endung des Arbeitsverhältnis (Achtung! Nur mit Einverständnis)
6. Dank und weitere Zukunftswünsche
7. Unterschrift, Datum, Ort und Firmenstempel
8. Firmendaten

Vereinfachte Variante des Arbeitszeugnisses

Bei der einfachen Variante des Arbeitszeugnisses steht lediglich eine kurze Einleitung zu der betreffenden Person, welche den Namen, den Geburtstag sowie die aktuelle Tätigkeit enthält. Neben den eben genannten Inhalten des Einleitungssatzes wird der Beschäftigungszeitraum und der Aufgabenbereich genannt. Die Bewertung des Sozialverhaltens und der Leistung fallen bei dieser Variante weg.

Welche Fristen gelten für Arbeitszeugnisse?

Auch wenn es keine gesetzlichen Regelungen zu den Fristen des Arbeitszeugnisses existieren, sind dennoch bestimmte Punkte zu beachten.

Fälligkeit

Bei der Fälligkeitsfrist kommt auf den Grund der Endung des Arbeitsverhältnisses an. Wenn gekündigt wurde, egal ob vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer, entsteht die Fälligkeit sofort. Sollte eine fristlose Kündigung vorliegen, ist das Arbeitszeugnis in wenigen Tagen auszustellen. Bei einem Wechsel entsteht die Fälligkeit ebenfalls sofort. Wobei es sich dann um ein Zwischenzeugnis handelt.

Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist tritt in Kraft, wenn 3 Jahre nach dem Beschäftigungsverhältnis vergangen sind. Dies ist § 195 des BGB zu entnehmen. Bei einem Praktikumszeugnis kann die Verjährungsfrist auch früher eintreten, sollte sich der Arbeitgeber nicht mehr an ein Arbeitsverhältnis erinnern können.

Wer darf ein Arbeitszeugnis schreiben?

Jeder Festangestellte könnte theoretisch ein Arbeitszeugnis schreiben, denn es gibt keine genauen Regelungen, ob das Arbeitszeugnis von einer bestimmten Person geschrieben werden muss. Das heißt, der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, das Arbeitszeugnis zu schreiben. Die einzige Verpflichtung, die der Arbeitgeber hat ist, das Arbeitszeugnis zu prüfen und anschließend zu unterschreiben. Tatsächlich gibt es heutzutage auch Fälle, wo der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst schreibt. In der Regel wird dies aber vom Arbeitgeber, meistens dem Personaler, erledigt.

Wann sollten Sie das Arbeitszeugnis schreiben?

Auch hier gibt es keine festgesetzten Regeln. Dennoch steht ein Anspruch auf eine angemessene Wartezeit. Der Arbeitgeber ist laut § 109 GewO erst dazu verpflichtet ein Arbeitszeugnis zu schreiben, wenn Sie ihn darum bitten.

Pflichten des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber bestehen, neben der Pflicht ein Arbeitszeugnis auf Anfrage auszustellen, auch formale Pflichten. Diese sind:

• Das Arbeitszeugnis in Schriftform zu verfassen.
• Die Unterschrift muss handschriftlich erfolgen.
• Das Zeugnis muss in einem einwandfreien Zustand sein und darf zudem nicht gefaltet werden.
• Der Arbeitnehmende muss informiert werden dass, das Arbeitszeugnis fertiggestellt wurde.

Welche Rechtsgrundsätze sind zu beachten?

Der Anspruch auf ein Zeugnis nach dem Arbeitsrecht ergibt sich aus den Tarifverträgen. Das heißt, der Arbeitnehmer hat das Recht auf ein schriftliches Zeugnis. Dieses muss mindestens die Angaben eines einfachen Arbeitszeugnisses beinhalten. Geht es um das Dienstrecht, hat zum einen ein Beamter Anspruch auf ein Dienstzeugnis, sowie ein Soldat. Der Unterschied der beiden Bereiche ist, dass der Beamte das Zeugnis beantragen muss, während der Soldat dieses automatisch durch seinen nächsten Disziplinarvorgesetzten erhält.

Wahrheitspflicht

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Formulierungen im Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß zu verfassen. Außerdem müssen alle wesentlichen Tatsachen enthalten sein, welche für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind.

Wohlwollen

Hierbei geht es darum, dass in dem Arbeitszeugnis nichts steht, was den weiteren Werdegang benachteiligen kann. Heißt, negative Äußerungen dürfen nicht direkt enthalten sein. Genauso wenig dürfen die Krankheitszeiten enthalten sein.

Vollständigkeit

Das Arbeitszeugnis muss vollständig sein und es darf kein Punkt ausgelassen werden, gerade bei den ausgeführten Tätigkeiten.

Warum sollten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben?

Meist ist ein Arbeitszeugnis für Sie selbst nicht unbedingt nützlich. Dennoch stärkt dies das Image Ihres Unternehmens. Denn wenn ein anständiges Arbeitszeugnis an weitere Unternehmen gegeben wird und dies dann auch noch einen guten Eindruck hinterlässt, wird Ihr Unternehmen dank positiver Mundpropaganda gestärkt. Zum anderen wird mittlerweile ein Arbeitszeugnis genauso angesehen wie ein Lebenslauf oder gar eien Bewerbung.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben

In einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird detailliert und genau beschrieben. Die Adresszeile ist als selbstverständlich anzusehen. Nur noch mal als Erinnerung kommt die Adresse des Arbeitnehmenden sowie die Adresse des Unternehmens mit rein. Aber das ist noch nicht alles. Folgende Punkte müssen in dem qualifizierten Arbeitszeugnis enthalten sein.

Unternehmensbeschreibung

Als Erstes kommt die Überschrift, worauf eine Einleitung folgt, bis hin zu der jeweiligen Person und die jeweils aktuelle Tätigkeit. In der Einleitung muss der Name der Person, das Geburtsdatum, der Beschäftigungszeitraum und der Aufgabenbereich enthalten sein. Folgend sollte eine kurze Unternehmensbeschreibung kommen, wo Name und Branche des Betriebes und die allgemeine Tätigkeit enthalten ist. Es dürfen auch die Größe und die Anzahl der Mitarbeiter sowie weitere Angaben zu dem Standort, dem Hauptsitz und den Produkten oder Dienstleistungen genannt werden. Allerdings ist das keine Pflicht.

Aufgabenbeschreibung

Nach der Unternehmensbeschreibung folgt die Aufgabenbeschreibung des Arbeitnehmers. Hier gilt das Sprichwort “Weniger ist mehr”. Es sollte nicht jede kleinste Tätigkeit genannt werden, sondern nur die, die ständig und dauerhaft durchgeführt wurden. Die Reihenfolge der Nennung der entsprechenden Aufgaben sollte nach Relevanz gegliedert sein. Hier kann entschieden werden, ob Sie dies in einem Fließtext oder nur in Stichpunkten verfassen. Fließtexte eignen sich bei weniger Aufgaben, wo diese aber genauer beschrieben werden und Stichpunkte eignen sich dementsprechend bei vielen Aufgaben.

Leistungsbewertung

Nun folgt die Bewertung der Leistungen, welche ausgeübt wurden. Hier muss unbedingt auf die Vollständigkeit geachtet werden, da fehlende Aspekte sonst zu einer Benachteiligung führen können. Folgender Aufbau sollte in der Leistungsbewertung beachtet werden:

• Arbeitsbereitschaft
• Arbeitsbefähigung
• fachliches Wissen
• Arbeitsweise
• Erfolge
• Leistung in der Führungsposition

Damit die passenden Worte gewählt werden, sollten Sie mit Klauseln arbeiten.

Sozialverhalten

Anschließend folgt das Sozialverhalten. Hier wird in drei verschiedene Gruppen eingeteilt. Der Umgang mit den internen Vorgesetzten, Kollegen und der Umgang mit den Kunden oder auch mit Geschäftspartnern.

Schlussabsatz

Als Letztes folgt der Schlussabsatz. In dem Schlussabsatz ist der Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Dankestext sowie weitere Zukunftswünsche zu nennen. Hier sind positive Aspekte gern gesehen.

Was darf nicht in ein Arbeitszeugnis?

Neben den Angaben, welche in dem Zeugnis enthalten sein sollten, gibt es auch einige Dinge, die nicht in das Zeugnis mit reingenommen werden dürfen. Im Laufe der Jahre haben Personaler eine bestimmte Zeugnissprache entwickelt, welche nur Arbeitgeber untereinander verstehen. Aufgrund dessen, dass diese Sprache das Zeugnis negativ beeinflusst, wurde laut Gewerbeordnung § 109 Absatz 2 verboten, die sogenannten “Geheimcodes” zu verwenden. Ebenfalls nicht mit enthalten sein dürfen Informationen über die Zugehörigkeit einer bestimmten Religion, Partei oder Ethnie.

Dürfen Sie eine Tätigkeitsbeschreibung in das Arbeitszeugnis schreiben?

Hier kann man kurz und knapp sagen, ja dürfen Sie. Diese sollte sich aber hauptsächlich auf die festen Tätigkeiten berufen, welche immer wieder erledigt wurden. Andernfalls könen sie, um sich von den üblichen Vorlagen hervorzuheben, eine detailliertere Tätigkeitsbeschreibung mit reinnehmen. Diese sollte dennoch nicht negativ ausfallen.

Arbeitszeugnis schreiben mit Vorlage

Da es beim Arbeitszeugnis schreiben einiges zu beachten gilt, können Sie sich an einer Vorlage aus dem Internet orientieren. Online finden Sie zahlreiche Muster für ein Arbeitszeugnis.

Haben Sie als Arbeitnehmer ein Recht auf ein Arbeitszeugnis?

Das Recht auf ein Arbeitszeugnis hat man laut § 630 des BGB, sofern ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis besteht oder bestand. Es liegt an dem Arbeitnehmer, ob es sich um ein einfaches oder um ein qualifiziertes Zeugnis handelt. Dennoch verfällt dieses Recht mit der Verjährungsfrist. Ebenso muss das Arbeitszeugnis angefordert werden, denn erst dann ist der Arbeitgeber verpflichtet ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Dürfen Sie ein Zwischenzeugnis verlangen?

Grundsätzlich dürfen Sie ein Zwischenzeugnis verlangen, da es im Großen und Ganzen wie eine Leistungsbewertung gesehen wird. So kann sich der Arbeitnehmer seine aktuellen Leistungen immer einmal vor Augen halten. Außerdem kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden, wenn:

• Es einen Wechsel des zugehörigen Bereichs gibt.
• Eine Betriebsübernahme zustande kommt.
• Es bisher noch keinerlei Leistungsbewertung gab.

Von wem dürfen Sie das Arbeitszeugnis prüfen lassen?

Ihr Arbeitszeugnis darf im Endeffekt jeder prüfen, solange Sie damit einverstanden sind. Falls Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst verfassen, sollte der Vorgesetzte auf jeden Fall einmal drüber lesen, denn die Unterschrift von dem Vorgesetzten macht das Arbeitszeugnis erst wirksam. Bevor Sie jedoch das ausgestellte Zeugnis unterschreiben, sollten Sie genau prüfen, ob alles seiner Richtigkeit entspricht. Gerne auch von dritten.

Können Sie das Arbeitszeugnis anfechten?

Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis anfechten, wenn dies vor der Verjährungsfrist geschieht und wenn der Arbeitgeber sich im Gespräch nicht darauf einlässt ein neues Zeugnis auszustellen. Sollte das Zeugnis fehlerhaft sein, gilt generell erstmal das Gespräch zu suchen, um große Auseinandersetzungen zu vermeiden. Wenn dies jedoch nicht hilft, sollte ein Anwalt eingeschaltet werden. Dieser entscheidet vorerst, ob es überhaupt sinnvoll ist, diese Sache vor Gericht auszutragen.

Wie bereits vorstehend erwähnt, gibt es Pflichtangaben, welche in ein Arbeitszeugnis kommen. Dennoch gibt es auch Angaben die gesetzlich gesehen nicht in das Zeugnis dürfen. Sobald einer dieser Punkte der Fall ist, sollten Sie dagegen angehen. Denn auch nur ein falscher Satz in dem Zeugnis, kann das weitere Berufsleben negativ beeinträchtigen. Im Folgenden sind noch einmal die Punkte, auf welche Sie achten sollten:

• Das Arbeitszeugnis muss wahrheitsgemäß, wohlwollend und vollständig sein.

Das heißt, wenn falsche Angaben zur Person oder den Ausübungen gemacht werden, können Sie das Zeugnis anfechten. Ebenso, wenn das Zeugnis Ihren Berufsgang negativ beeinflusst oder wichtige Angaben fehlen. Des Weiteren kann ein Zeugnis angefochten werden, wenn:

• Es nicht ordnungsgemäß erstellt wurde.
• Der Arbeitgeber inhaltlich abschweift.

Arbeitszeugnis verstehen

Es ist nicht immer einfach die fachliche Sprache richtig zu deuten. Deshalb gibt es sogenannte Richtlinien, an die sich der Zeugnisersteller halten muss. Damit Sie Ihr Zeugnis trotz allem richtig deuten können, finden Sie im Folgenden die Bedeutung einiger vermeintlich gut gemeinter Aussagen:

• “Sie war eine gewissenhafte Mitarbeiterin” bedeutet im Klartext: Sie war da, wenn man sie brauchte, hat aber nicht immer gute Arbeit geleistet.
• “Er bewies für die Belange der Belegschaft ein umfassendes Einfühlungsvermögen” bedeutet: Er ist homosexuell.

Anhand dieser Beispiele sehen Sie, was hinter gut gemeinten Aussagen stecken kann. Daher sollten Sie sich über die Formulierungen informieren und möglicherweise einen Sachkundigen verständigen, wenn Sie sich über manche Aussagen unsicher sind. Um nicht auf jede einzelne Aussage eingehen zu müssen, gibt es Punkte, die zu beachten sind:

• Eine Klausel sollte nicht mit einem weiteren Hintergedanken verbunden sein. Das heißt, es darf zum Beispiel nichts über die Sexualität des Angestellten aussagen.
• Die Klausel darf nicht codiert sein, diese muss also klar und verständlich formuliert sein.
• Klauseln dürfen nicht so formuliert werden, dass andere dies als Kritik aufnehmen.

Welche Geheimcodes gibt es und was bedeuten sie?

Einige Arbeitgeber erstellen zum Teil ihren eignen Code. Dennoch gibt es gängige Codes, die die meisten verwenden. Dies ist mit der Bewertung mit Schulnoten gleichzustellen, denn dieses System wird international angewandt. Um sich ein Bild zu machen, wie diese geheime Zeugnissprache aussehen könnte, haben wir im folgenden einige Codes, mit Zuordnung der jeweiligen Note für Sie.