Rechnung ohne Umsatzsteuer – wann geht das und was ist zu beachten?

/in /von

Als Umsatzsteuer wird eine Verkehrssteuer bezeichnet, welche für alle Konsumgüter fällig ist. In Deutschland gibt es nur wenige Ausnahmen auf verkaufte Produkte oder Dienstleistungen, bei denen keine Umsatzsteuer erhoben wird. Die Umsatzsteuer macht allein in unserem Land ein Steueraufkommen von etwa 30 % aus. Erfahren Sie nachfolgend, was bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer möglich ist, wann Sie der Umsatzsteuerbefreiung unterliegen und welche Punkte Sie genau beachten müssen.

Das erwartet Sie heute:

Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b

In Paragraf 13b UStG wird der Übergang der Steuerschuldnerschaft beschrieben. Vom Grundsatz her ist es so geregelt, dass jeder Unternehmer, welcher eine Lieferung oder eine Leistung erbringt, auch die gesetzliche vorgeschriebene Umsatzsteuer entrichten muss. In einigen Fällen ist es aber möglich bzw. notwendig, dass Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen.

Hinweis: Der Grund dafür muss aber wie in § 14 Abs. 4 Nr. 8 erläutert werden. Konkret heißt dies, dass bei einer Nichtausweisung der Steuer auf der Rechnung dies schriftlich vermerkt werden muss.

Wann schreibt man eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Bei der Erstellung einer Rechnung ohne Umsatzsteuer muss wie bei anderen Rechnungen auch, auf die richtige Angabe der Pflichtangaben geachtet werden. Diese Rechnungen können für unterschiedliche Zwecke geschrieben werden. Für die Rechnung ohne Umsatzsteuer gibt es verschiedene Gründe. Nicht zwangsläufig muss auf der Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, in manchen Fällen unterliegen sie auch der Umsatzsteuerbefreiung. Unter anderem kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer in folgenden Fällen erstellt werden.

Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer

Wenn Sie als Unternehmer beim Finanzamt eine Einstufung als Kleinunternehmer nach dem Paragrafen 19 UStG beantragen und Sie als Kleinunternehmer anerkannt werden, müssen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dafür haben Sie aber auch keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, welche Sie für die Einkäufe für Ihr eigenes Unternehmen tätigen müssen. Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer müssen Sie zwar keine Umsatzsteuer erheben, sind aber von der Beachtung des Umsatzsteuergesetzes nicht ausgeschlossen.

Hinweis: Ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer muss demnach alle Pflichtangaben enthalten, wie sie der Gesetzgeber in § 14 Abs. 4 UStG auch vorschreibt.

Für die sogenannte Kleinunternehmer Rechnung ist es für Sie am einfachsten und zeitsparendsten unsere kostenlose Kleinunternehmerrechnung Vorlage zu nutzen.

kostenlose rechnungsvorlage fuer kleinunternehmer fuer word und excel
Kostenlose Kleinunternehmerrechnung Vorlage

Rechnungen aus Nebenerwerblicher Leistung

Bei der Anmeldung von einem Gewerbe wird zwischen Hauptgewerbe und Nebengewerbe unterschieden. Einzig Freiberufler bleiben davon ausgeschlossen, da sie kein Gewerbe anmelden müssen. Der Gesetzgeber und die Träger der Sozialversicherung legen beim Gewerbe die Grenzen fest. Eine nebenerwerbliche Tätigkeit lässt allerdings keinerlei Rückschlüsse über die Rechtsform von einem Unternehmen zu.

Bei den Rechnungen aus nebenerwerblicher Tätigkeit gibt es aber etwas zu beachten. Bestehen die Einkünfte aus einer nebenerwerblichen Tätigkeit und werden auch hier die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro im Jahr und unter 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr nicht erreicht, so kann auch hier die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Das bedeutet, eine Rechnung aus einer nebenerwerblichen Leistung ist ebenfalls ohne Umsatzsteuer auszuweisen.

Rechnung ins Ausland ohne Umsatzsteuer

Bei einer Rechnung ins Ausland muss zunächst einmal geprüft werden, ob es sich um eine Rechnung für einen Privatkunden oder ein Unternehmen handelt. Hier einige Beispiele für eine Rechnung ins Ausland ohne Umsatzsteuer.

Reverse Charge & innergemeinschaftlicher Erwerb

Beim Reverse Charge handelt es sich um ein Verfahren, welches die Umkehrung einer Steuerschuld vom Leistungserbringer zum Leistungsempfänger beschreibt. Kauft beispielsweise ein Unternehmen aus Frankreich bei Ihnen Waren ein, so stellen Sie eine Rechnung aus. Sie müssen daher angeben, dass es sich um das Reverse-Charge-Verfahren handelt und müssen die Rechnung ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erstellen. Für die Bezahlung dieser Steuer ist nun das Unternehmen in Frankreich verpflichtet. Voraussetzung dafür ist aber, dass von Ihrem und dem anderen Unternehmen auf der Rechnung die Umsatzsteuer-ID ausgewiesen ist.

Für das ausländische Finanzamt ist somit ein Reverse-Charge-Verfahren, also eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG erkennbar. Hierfür können Sie ganz einfach unsere kostenlose Reverse Charge Rechnungsvorlage nutzen!

Rechnung ins nicht EU-Ausland

Oben beschriebene Vorgehensweise müssen Sie auch vornehmen, wenn Sie eine Leistung für Unternehmen aus Drittländern, also aus Ländern außerhalb der EU erbringen. Hier besteht allerdings die Voraussetzung, dass eine Unternehmensbescheinigung vorliegt. Sie könnten auch Ihrer Rechnung in diesem Fall beispielsweise folgende Formulierung vermerken:

Formulierungsbeispiel: „Die Rechnung beinhaltet im Inhalt nicht steuerbare Leistungen nach § 3a UStG.“

Umsatzsteuer-ID prüfen

Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Leistungen oder Lieferungen für ein Unternehmen aus einem anderen Land der EU müssen Sie die USt-ID von beiden Unternehmen auf der Rechnung angeben. Dafür sollten Sie zur Vorsorge diese Umsatzsteuer-ID der anderen Firma auf ihre Richtigkeit und Gültigkeit prüfen. Dies geht über eine Datenbank der Europäischen Kommission online.

Rechnung als Privatperson

Stellen Sie als Privatperson eine Rechnung, so wird diese Privatrechnung genannt. Es besteht für Sie als Privatperson keine gesetzliche Pflicht, eine Rechnung auszustellen. Es gibt aber durchaus Fälle, in denen dies Ihr Geschäftspartner so möchte. Überschreiten Sie einen Veranlagungsbetrag in Höhe von 730 Euro im Jahr nicht, müssen Sie auch keine Steuern bezahlen. Wer eine Privatrechnung erstellt, darf aber KEINE Umsatzsteuer auf dieser ausweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Empfänger der Rechnung eine umsatzsteuerpflichtige Firma ist. Auf Ihrer Rechnung müssen Sie allerdings den Vermerk anbringen, dass es sich um eine private Rechnung handelt, welche unter die Umsatzsteuerbefreiung fällt. Dies könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

Formulierungsbeispiel: „Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erfolgt die Verrechnung aus diesem Grunde umsatzsteuerbefreit.”

Grundsätzlich umsatzsteuerfreie Rechnungen (§ 4 UStG)

Es gibt gewisse Produkte und Dienstleistungen, welche grundsätzlich umsatzsteuerfrei sind. In diesen Fällen müssen Sie immer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Befreite Waren und Leistungsgruppen

Waren- und LeistungsgruppeHinweise
Gesundheitliche und medizinische LeistungenSowohl gesundheitliche als auch medizinische Leistungen sind auf einer Rechnung immer ohne Umsatzsteuer aufzuführen. Dies können Behandlungen bei einem Heilpraktiker, Physiotherapeuten, einem Zahnarzt sein, aber auch beispielsweise eine Leistung, durch einen Pflegedienst.
Leistungen aus den Bereichen Finanz, Kredit oder Versicherung und deren VermittlungWenn Sie beispielsweise Versicherungsmakler oder Kreditvermittler sind, müssen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Für diese Leistungen ist eine Umsatzsteuer nicht erlaubt.
Künstlerische DarbietungenUnter die Umsatzsteuerbefreiung fallen grundsätzlich kulturelle und künstlerische Darbietungen. Dazu gehören z. B. Aufführungen von einem Theater, von einem Museum, von Tänzern, von Tanzgruppen, Musikern oder Kabarettisten etc. Ganz wichtig ist aber zu wissen, dass alle verkaufte Artikel aus dem Merchandising ordnungsgemäß zu versteuern sind und auf der Rechnung aufgeführt werden.
Vermietung, Verpachtung oder Verkauf von GrundstückenWenn Sie ein Grundstück besitzen und dieses verkaufen, vermieten oder verpachten möchten, ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer notwendig.
Glücksspiel-GewinneSollten Sie im Lotto gewinnen, so ist für den Gewinn keine Umsatzsteuer vorgesehen.

Gemeinnützige Vereine

Ein gemeinnütziger Verein darf auf seinen Rechnungen, beispielsweise für die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen, keine Umsatzsteuer vermerken. Auch Spenden oder Zuwendungen, welche ein Verein bekommt, werden nicht mit der Steuer belastet. Gleiches gilt für einen möglichen Verkauf von Gegenständen aus dem Vermögen von einem Verein.

Rechnungen für Ausbildung/ Kurse/ Unterricht

Unter bestimmten Umständen sind auch Leistungen von Bildungseinrichtung von der Umsatzsteuer befreit. Zu diesen gehören beispielsweise Leistungen von nicht öffentlichen Schulen oder privaten Einrichtungen zur Bildung. Das können neben Fernlerninstituten auch Einrichtungen für Nachhilfe, aber auch Tanzschulen oder Ballettschulen sein. Sind Sie selbstständiger Lehrer bzw. Dozent und unterrichten an einer Hochschule oder einer berufsbildenden Einrichtung, dürfen Sie ebenfalls eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Zu den berufsbildenden Einrichtungen gehörten Fachhochschulen und Universitäten, aber auch Berufsschulen oder Berufsakademien.

Sponsoring

Bei einem Sponsoring gibt es eine genaue Vereinbarung von Gegenleistungen. In der Regel werden diese auch vertraglich festgehalten. Für das Sponsoring muss von Ihnen eine Sponsorenrechnung erstellt werden. Im Gegensatz zu einer Spende ist das Sponsoring aber steuerpflichtig. Deshalb ist es immer wichtig, genau zu unterscheiden, um was es sich handelt. Angesetzt wird hier der ganz normale Steuersatz, außer Sie sind Kleinunternehmer und fallen unter die Kleinunternehmerregelung. Zur Verwendung kommt beim Sponsoring eine ganz normale Rechnung mit all den vorgeschriebenen Pflichtangaben.

Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben

In Deutschland ist nicht jeder Gewerbetreibende oder Freiberufler verpflichtet, eine Rechnung mit Umsatzsteuer auszustellen. Nicht zwangsläufig finden sich deshalb auf einer Rechnung die gültigen Mehrwertsteuersätze von 19 Prozent bzw. 7 Prozent. Es gelten hier bereits die beschriebenen Gründe, warum eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt werden kann. Egal ob mit oder ohne Umsatzsteuer, so gilt es dennoch einige Punkte, welche Sie beachten müssen.

Pflichtangaben

Bei der Ausstellung von einer Rechnung ohne Umsatzsteuer müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein.

  • Name und Adresse von Ihnen und dem Rechnungsempfänger müssen vollständig aufgeführt werden
  • In der Rechnung müssen auch die Steuernummern genannt werden
  • Nicht fehlen darf ein Ausstellungsdatum und ein Rechnungsdatum
  • Es bedarf einer genauen Auflistung nach Menge und Art der durchgeführten Lieferung
  • Nicht zu vergessen ist das genaue Lieferdatum
  • Ein Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer darf auf keinen Fall fehlen
  • Handelt es sich um eine Leistung, welche grundstücksbezogen ist, müssen Sie auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist aufmerksam machen.
Unsere Empfehlung

Alle Arten von Rechnungen jetzt einfach mit sevDesk schreiben und nie wieder Angaben vergessen!

Jetzt kostenlos testen

Formulierungen für den Hinweis auf Steuerbefreiung

In der Rechnung ohne Umsatzsteuer muss zwingend auf den Verzicht der Umsatzsteuer hingewiesen werden. Dafür stehen Ihnen einige Formulierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Nachfolgend die drei am häufigsten verwendeten Formulierungen:

Formulierungstipps:

  • „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG Abs. 1 keine Umsatzsteuer enthalten.“
  • „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG.“
  • „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage

Wie aus dem Artikel zu entnehmen ist, gibt es immer wieder bestimmte Fälle, in denen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zu erstellen ist. Dies gilt beispielsweise

  • für Freiberufler,
  • für Kleinunternehmer,
  • aber auch für eine Rechnung ins europäische Ausland.

Wenn Sie häufiger eine solche Rechnung erstellen müssen, dann bietet sich dafür eine Vorlage für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an. Diese Vorlage hat den Vorteil, dass in ihr bereits der richtige Aufbau einer Rechnung mit all seinen Pflichtangaben enthalten ist. Die Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage gibt es sowohl für Word als auch für Excel.

kostenlose vorlage fuer rechnung ohne umsatzsteuer
Rechnung ohne Umsatzsteuer – kostenlose Vorlage für Word und Excel

Rechnung ohne Umsatzsteuer in der Buchhaltung

Erhalten Sie eine Rechnung durch den Erwerb von Waren oder Leistungen im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens, dann müssen Sie die nötige Umsatzsteuer abführen. Sind Sie allerdings zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie die Vorsteuer abziehen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer verbuchen

In der Buchhaltung würde dies dann bei Ihnen folgendermaßen aussehen:

  • Die ausländische Umsatzsteuer verbuchen Sie als Betriebsausgabe.
  • Sie können sich die Vorsteuer beim Vorsteuererstattungsverfahren vom zuständigen Finanzamt erstatten lassen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer absetzen

Tätigen Sie als Unternehmer Ausgaben im Ausland, werden diese als Betriebsausgaben bezeichnet. Dies gilt aber nur dann, wenn diese Ausgaben auch für den Erhalt von Ihrem Unternehmen dienen. Diese Betriebsausgaben geben Sie in Ihrer Steuererklärung an und vermindern damit den zu versteuernden Gewinn und auch die Rechnungssumme.

Rechnung ohne Umsatzsteuer erhalten – das ist zu tun

Erhalten Sie eine Rechnung, bei der keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist und entspricht den in diesem Artikel genannten Voraussetzungen, müssen Sie als Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen. Sie können aber in der gleichen Höhe beim Finanzamt einen sogenannten Vorsteuerabzug beantragen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer trotz Umsatzsteuerpflicht – geht das?

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist nur dann möglich, wenn es sich bei den Leistungen in der Rechnung um nicht umsatzsteuerpflichtige Leistungen handelt.

Fazit

Es gibt einige Gründe, warum eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt wird. Es bedeutet, dass darauf nur die reinen Rechnungsbeträge zu finden sind. Sehr häufig ist dieser bei einem Kleinunternehmer der Fall, der die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch genommen hat. Es gibt allerdings in Deutschland auch einige Freiberufler, welche grundsätzlich umsatzsteuerbefreit sind. Die bekanntesten sind Zahnärzte oder Ärzte, aber auch andere medizinische, wissenschaftliche oder weitere Berufe. Beim Schreiben einer Rechnung ohne Umsatzsteuer sind aber Pflichtangaben zwingend notwendig, welche in 3 14 Abs. 4 UStG beschrieben sind. Die nötige Sicherheit für die Erstellung einer solchen Rechnung ohne Umsatzsteuer bekommt man durch die Verwendung einer entsprechenden Vorlage.

 

angebot schreiben tipps und checkliste

Angebot schreiben – der erste Schritt zum neuen Auftrag

/in /von

Für Sie als junger Unternehmer oder Gründer ist die Kundenakquise eine der größten Herausforderungen. Neue Kunden zu finden kostet Zeit und jeder muss sich immer wieder auf Absagen einstellen. Der erste Schritt, einen neuen Kunden für sich zu gewinnen ist deshalb ein gutes Angebot abzugeben. Doch wie müssen Sie ein Angebot schreiben? Worauf es beim Angebotsschreiben ankommt und wie Sie Interessenten überzeugen und somit als Kunden gewinnen können, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Das erwartet Sie heute:

Was ist ein Angebot?

Unter einem Angebot, auch Offerte genannt, versteht man das Anbieten von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden. Das Angebot untersteht hierbei festgelegten Konditionen. In einem Angebot sind die Art der Leistung, der Umfang und die entsprechenden Preise enthalten. Wird ein Angebot akzeptiert, so mündet dies in einen Kaufvertrag.

Welche Arten von Angebot gibt es?

Ein Angebot, in der Regel ein kaufmännisches Angebot, können Sie in verschiedene Gruppen unterteilen.

Art des AngebotsBeschreibung
StandardangebotIn einem Standardangebot werden Angebote ohne besonders speziellen Anforderungen des Kunden oder besondere auf den Kunden zugeschnittene Aktionen, beispielsweise Rabatte etc. aufgeführt.
SonderangebotEin Sonderangebot zeichnet sich immer durch vom Standard abweichende Preise aus und die von der Zeit her begrenzt sind.
AusschreibungsangebotEin solches Angebot erstellen Sie als Unternehmer gezielt bei Ausschreibungen. Jeder Mitbewerber versucht hier in der Regel den Auftrag durch niedrige Preise für sich zu gewinnen.
LockvogelangebotDiese Art der Angebote nutzen sehr oft stationäre Händler, um damit den Kunden in Ihren Laden zu locken. Gelingt dies, kauft der Kunde in der Regel zwar das beworbene Produkt zu einem besonders niedrigen Preis, aber zusätzlich noch weitere Produkte im Laden.

Angebot schreiben Schritt für Schritt

Kommen wir aber wieder zurück zum Angebot erstellen. Sie stehen vor der Aufgabe, ein Angebot zu schreiben, um damit einen Auftrag zu erhalten. So einfach, wie es auf den ersten Blick sein mag, ist es aber nicht – denn es gibt einige Punkte zu beachten.

Hinweis: Auch der deutsche Gesetzgeber nimmt hier Einfluss. Mehr darüber erfahren Sie im Abschnitt “Pflichtangaben im Angebot“.

Wichtig ist aber für Sie allerdings in erster Linie, dass Sie vor allem den Interessenten von Ihrem Angebot überzeugen. Damit dies gelingt und Sie dennoch keine Pflichtangaben vergessen, haben wir Ihnen im Folgenden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt:

  • 1. Schritt: Sie müssen beim Kunden das Interesse an Ihrem Angebot wecken. Dies gelingt am besten, wenn Sie Bezug auf ein vorheriges Gespräch nehmen. Haben Sie den Interessenten beispielsweise auf einer Messe oder einer Veranstaltung getroffen? Dann nehmen Sie darauf ruhig Bezug.
  • 2. Schritt: Fragen Sie sich vor dem Angebot schreiben, welche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Das können beispielsweise Sonderwünsche sein, welche für den Interessenten relevant sein können. Aber auch der Umfang der Leistungen und die Planung Ihres Zeitkontingents sind immens wichtig.
  • 3. Schritt: Erstellen Sie Ihr Angebot in schriftlicher Form.
  • 4. Schritt: Prüfen Sie vor dem Versand, ob alle Pflichtangaben beachtet wurden.
  • 5. Schritt: Senden Sie das Angebot dem Interessenten zu.
  • 6. Schritt: Fragen Sie nach, ob Ihr Angebot angekommen ist und der Empfänger damit auch zufrieden ist.
  • 7. Schritt: Erhalten Sie die Zusage, müssen Sie sich um einen Kaufvertrag kümmern. Wird das Angebot abgelehnt, dann sollten Sie nach den Gründen fragen.
  • 8. Schritt: Nach Auftragserhalt müssen Sie Ihre Buchführung im Auge behalten – denn nach dem Angebot schreiben geht es für Sie noch weiter. Von der Auftragsbestätigung bis hin zur Stellung der Rechnung und einer möglichen Mahnung. Diesen ganzen Prozess müssen Sie begleiten und natürlich in der Zwischenzeit auch weitere Angebote schreiben.

Pflichtangaben im Angebot

Wie oben bereits erwähnt, spricht der deutsche Gesetzgeber beim Angebot ein Wörtchen mit:

  • Laut § 145 Bindung an den Antrag – Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Sie zwingend an ein Angebot gebunden – außer, wenn Sie dies ausgeschlossen haben.
  • Gemäß § 148 Bestimmung einer Annahmefrist (BGB) haben Sie das Recht ein Datum festzulegen, bis zudem Ihr Angebot gilt.
  • Ein Angebot erlischt demnach gemäß § 146 Erlöschen des Antrags (BGB) erst, wenn der Interessent das Angebot ablehnt oder es nicht rechtzeitig annimmt.
  • Verpasst Ihr Interessent diesen Zeitpunkt, hat er gemäß § 147 Annahmefrist (BGB) keinen Anspruch mehr darauf, das Angebot annehmen zu können. Das gilt übrigens auch für mündliche Angebote.
Tipp: Darüber hinaus gibt es einige Regelungen dafür, was passiert, wenn ein Angebot zu spät angenommen wurde. Darüber können Sie sich in § 149 Verspätet zugegangene Annahmeerklärung (BGB) und den folgenden Paragrafen informieren.

Es bestehen zwar darüber hinaus keine formalen Anforderungen, aber Ihr Angebot sollte  auf jeden Fall seriös wirken. Wie in Schritt 1 beschrieben, wollen Sie den Interessenten ja schließlich neugierig machen und ihn von sich und Ihrer Leistung überzeugen. Das heißt, dass Sie beim Angebot schreiben auf eine korrekte Rechtschreibung, Sorgfalt, falsche Angaben und schwammige Formulierungen verzichten sollten.

Folgende Inhalte sind für Sie formal als auch inhaltlich deshalb besonders wichtig:

  • Sie sollten das Angebot in schriftlicher Form erstellen und können es als Brief, Fax oder Mail zustellen.
  • Es muss einen eindeutigen Adressaten geben.
  • Versehen Sie Ihr Angebot mit einer fortlaufenden Nummer. Es ist immer gut, wenn Sie das Angebot anhand dieser Nummer rückverfolgen können.
  • Wenn es sinnvoll erscheint, vergeben Sie für den Interessenten auch direkt eine eindeutige Kundennummer.
  • Das Datum der Erstellung des Angebots sollte nicht fehlen.
  • Die Leistung, welche von Ihnen erbracht werden soll, muss im Angebot ganz exakt beschrieben werden.
  • Vergessen Sie nicht, genaue Mengenangaben zu machen.
  • Listen Sie im Angebot die Preise und auch die Rabatte ganz genau und transparent auf.
  • Machen Sie genaue Angaben zu den Kosten für Verpackung, Transport und Versand.
  • Auch eine voraussichtliche Lieferzeit sollte nicht fehlen.
  • Machen Sie auf die Zahlungsbedingungen, die Lieferbedingungen und die gültige AGB aufmerksam.
  • Geben Sie eine Frist an, bis wann das Angebot Gültigkeit besitzt.
  • Gibt es optionale Leistungen, welche einen Aufpreis rechtfertigen, dann weisen Sie darauf hin.
  • Nicht zu vergessen sind Schreiben des Angebots der Eigentumsvorbehalt, der Erfüllungsort und der gültige Gerichtsstand.

Pflichtangaben für Angebote als Kleinunternehmer oder Freiberufler

Für Kleinunternehmer und Freiberufler (Freelancer) gibt es keine besonderen rechtlichen Pflichtangaben – für sie gelten die gleichen Bestimmungen. Das bedeutet, Ihr Angebot sollte in dem Fall folgende Pflichtangaben umfassen:

  • Anschrift und Kontaktdaten des Absenders
  • eindeutiger Adressat
  • Angebotsnummer
  • optional: Kundennummer
  • Datum der Angebotserstellung
  • Art, Umfang und Vergütung der Leistungen oder Produkte
  • eventuelle Kosten für Verpackung, Versand sowie Transport-Versicherung
  • anvisierter Liefertermin
  • Zahlungsbedingungen
  • optional: Freizeichnungsklausel
  • Bankverbindung
  • Steuernummer
  • AGB

Was macht ein gutes Angebot aus?

Abseits der formalen oder rechtlichen Empfehlungen, haben wir Ihnen im Folgenden Tipps zusammengestellt, mit denen Sie überzeugende Angebote schreiben und designen, die Interessenten überzeugen.

Kunden überzeugen und für Sie gewinnen

  • Tipp 1: Nutzen Sie bei der Angebotserstellung immer eine persönliche Anrede und Titel (sofern vorhanden)
  • Tipp 2: Überzeugen Sie den Angebotsempfänger mit einem plausiblen und ansprechenden Aufbau
  • Tipp 3: Sie sollten immer eine Gruppierung nach Gruppen vornehmen
  • Tipp 4: Mit einer Gewährung von Rabatten schaffen Sie Interesse und eine erhöhte Kaufabsicht
  • Tipp 5: Je schneller Sie Ihr Angebot machen, desto größer sind Ihre Chancen auf einen Zuschlag
  • Tipp 6: Vergessen Sie nicht, eine Frist zu setzen, bis zu der das Angebot auch gültig ist.

Gehen wir hier auf die einzelnen Punkte zum besseren Verständnis für Sie ein.

  • Die persönliche Anrede: Eine allgemeine Anrede sollten Sie vermeiden. Es ist wichtig, dass beim Angebot schreiben der Name von Ihrem Ansprechpartner genannt wird. Dies bewirkt, dass er sich persönlich von Ihnen angesprochen fühlt. Sollte ein akademischer Titel vorhanden sein, so sollten Sie Ihren Ansprechpartner auch damit betiteln.
  • Der Aufbau von Ihrem Angebot: Im Grund ist ein Angebot einer Rechnung sehr ähnlich. Sie müssen also in Ihrem Aufbau mit der Adresse und dem Ansprechpartner beginnen. Anschließend müssen Sie dann die Adresse vom Empfänger folgen lassen. Vergessen Sie Auftragsnummer oder den Bezug zu Ihrem Angebot nicht. Dann müssen Sie eine kurze Einleitung folgen lassen, bevor es mit den Leistungen weitergeht. Wichtig ist beim Aufbau auch ein ansprechendes Design. Gestalten sie dieses am besten so, dass es auch zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Klare Gliederung schaffen: Haben Sie die oben genannten Punkte in Ihrem Angebot erwähnt, müssen Sie nun genau auflisten, um welches Produkt oder welche Leistung es geht. Sind mehrere Produkte oder Leistungen gefragt, dann erstellen Sie für jede von ihnen einen abgeschlossen Punkt. Nennen Sie den Preis, den Ansprechpartner von Ihrer Seite und ziehen Sie zur besseren Übersicht in diesem Fall ruhig Zwischensummen. Der Interessent sollte zu jeder Zeit erkennen können, was es ihn kostet, wenn der Auftrag von Ihnen erledigt wird.
  • Rabatte gewähren: Um den Angebotsempfänger für sich zu gewinnen, können Sie durchaus Rabatte gewähren. Diese müssen aber für Sie finanziell auch zumutbar sein. Es hilft Ihnen wenig, wenn Sie Rabatte gewähren, die Ihnen unter dem Strich dann zu wenig einbringen. Mit Rabatten aber machen Sie sich auf jeden Fall interessant.
  • Die Reaktionszeit: Sie können sich mit Ihrem Angebot einen Vorteil verschaffen, wenn Sie das Angebot so schnell wie möglich machen. Experten raten hier, dies in einem Zeitfenster von maximal 24 Stunden zu tun. Damit machen Sie einen positiven Eindruck und davon könnten Sie ebenfalls profitieren.
  • Setzen Sie eine klare Frist: Sie müssen auf jeden Fall eine klare Frist setzen, bis wann Ihr Angebot gültig ist. Diese Frist muss in Ihrem Angebot klar sichtbar sein. Hat der Angebotsempfänger klares Interesse, dann bleiben Sie in dessen Gedächtnis und setzen ihn auch gewissermaßen in Zugzwang.

Das richtige Design Ihres Angebots

Mit einem entsprechenden Design bei Ihrem Angebot können Sie unter Umständen beim Empfänger punkten. Daher sollten Sie immer folgendes berücksichtigen:
  • es muss zu Ihrem Corporate Design passen und sich nahtlos in dieses einfügen
  • Sie können damit eine zurückhaltende Werbung für Ihr Unternehmen machen, ohne aufdringlich zu wirken!
  • Sie zeigen, dass Sie ein professionelles Unternehmen sind
  • ein eigenes und einheitliches Design wirkt seriös

Formulierungen im Angebotsschreiben

Auf die Formulierungen beim Angebot schreiben müssen Sie besonderes Augenmerk legen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass Sie ein Angebot abliefern müssen, welches sich von den anderen einfach abhebt. Dabei müssen Sie auf folgende Punkte besonders achten:

  • Formulierung vom Angebotstext
  • Grußformel und Schlusstext

Angebotstext formulieren

Bei der Formulierung von dem Angebotstext geht es für Sie darum, für eine klare Struktur zu sorgen. Diese Struktur muss alle Punkte und auch Fragen, die ein potenzieller Kunde hat, abdecken und erklären. Deshalb muss die Formulierung leicht lesbar sein. Wichtig ist auch, dass Sie dies nicht unpersönlich machen, sondern eine direkte und persönliche Ansprache wählen. Am Ende muss ein Angebotstext formuliert sein, der auch auf gewisse Weise für den Empfänger wertvoll ist. Legen Sie Wert darauf, die Wahrnehmung des potenziellen Kunden so gut es geht zu beeinflussen. Mit den richtigen Worten können Sie dies erreichen. Achten Sie besonders hierauf:

  • Sie haben seine Wünsche und seine Bedürfnisse genau verstanden und wissen, was er will.
  • Sie sind in der Lage, ihm die bestmögliche Qualität zu bieten.
  • Sie können ohne große Probleme auf seine individuellen Wünsche eingehen und diese ihm auch bieten.
  • Der von Ihnen genannte Preis muss sich aus Ihren Leistungen und Ihrer Qualität ergeben.

Beispielhafte Formulierungen für Angebote im Angebotstext:

  • Wir nehmen Bezug auf unser gestriges Telefonat …
  • Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage vom DD.MM.YYY und bieten Ihnen die von Ihnen genannten Produkte wie folgt an: …
  • Wir können Ihnen die gewünschten Änderungen zu folgenden Zusatzkonditionen anbieten …

Grußformel und Schlusstext

Beim Schlusstext ist es wichtig, dass Sie hier nochmals genau auf die Vorteile Ihres Angebotes eingehen. Zeigen Sie ihm, dass er bei Ihnen in den besten Händen ist. Zeigen Sie ihm Ihre Vorfreude, dass Sie sich auf diesen Auftrag freuen und diesen für ihn umsetzen möchten. Verabschieden Sie sich auch hier wieder mit einer persönlichen Anrede und in freudiger Erwartung seiner Rückmeldung.

Beispielhafte Formulierungen für Angebote im Schlusstext:

  • Gerne erwarten wir Ihre Bestellung und sichern Ihnen pünktliche Lieferung zu.
  • Sollten Sie weitere Informationen benötigen, wird sich unser Außendienstmitarbeiter gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.
  • Wir freuen uns auf Ihre Bestellung und sind sicher, dass Sie mit unserer Lieferung zufrieden sein werden.

Angebot schreiben mit Word oder Excel

Ein Angebot schreiben können Sie sowohl in Word als auch in Excel. Sie müssen allerdings bedenken, dass es sich auch hier um ein rechtsverbindliches Schreiben handelt. Bei der Verwendung dieser Office-Programme haben Sie einige Vor- und Nachteile, welche sie bedenken müssen.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • kostengünstig für Sie, da es sich um Standardprogramme handelt
  • Sie können das Angebot auf jedem Computer schreiben

Nachteile:

  • Sie müssen sehr viel Aufmerksamkeit in die Struktur vom Angebot legen
  • es wirkt standardmäßig und ohne großen Bezug zu Ihrem Unternehmen
  • nicht GoBD konform

Angebotsvorlage

Vorteilhafter ist es, wenn Sie beim Angebot schreiben auf eine entsprechende Angebotsvorlage zurückgreifen. Auch dieses Muster ist in den meisten Fällen in Word oder Excel gehalten, doch  Sie können sie oft kostenlos herunterladen und Ihr persönliches Design verleihen. Am meisten profitieren Sie bei einer Angebotsvorlage von der Zeitersparnis! Dabei können Sie das Muster außerdem immer wieder verwenden.

Unser Tipp: Nutzen Sie durch herunterladen unsere kostenlose Angebotsvorlage für Word und Excel. Intuitive Angebotserstellung, enthaltene Pflichtangaben und Zeitersparnis garantiert!
kostenlose angebotsvorlage word und excel
Kostenlose Angebotsvorlage für Word & Excel

Vor- und Nachteile von Angebotsvorlagen

Vorteile:

  • Zeit sparen und nicht jedes Angebot manuell von neuem fertigen, sondern einfach die entsprechenden Positionen austauschen!
  • Keine Daten vergessen, denn es sind alle Pflichtangaben enthalten. Die müssen nur auf die fortlaufende Nummerierung achten!
  • Immer wieder für neue Angebote zu verwenden. Dafür müssen Sie das Muster nur abspeichern
  • Sie können dieses Muster mit Ihrem persönlichen Design versehen
  • Sie hinterlassen beim Angebotsempfänger einen ersten positiven Eindruck
  • die Struktur ist bei der Angebotsvorlage bereits vorgegeben und Sie können sich ganz auf den Inhalt konzentrieren

Nachteile:

  • nicht GoBD konform

Angebote online schreiben mit einer Angebotssoftware

Müssen Sie nur von Zeit zu Zeit ein Angebot schreiben, dann reichen Ihnen diese oben genannten Möglichkeiten durchaus aus. Gehört das Angebot schreiben aber zu Ihrem Geschäftsalltag, dann sollten Sie dafür eine professionelle Angebotssoftware nutzen. Damit können Sie sich eine Menge Zeit sparen und profitieren von einigen Vorteilen.

Vorteile von Angebotssoftwares

  • Sie haben in Sachen Optik und Gestaltung freie Hand und sind flexibel
  • es gibt sehr viele Möglichkeiten in Sachen Design
  • die Angebote, welche Sie mit der Software schreiben, sind alle GoBD-konform
  • Sie haben immer einen perfekten Überblick über alle Ihre geschriebenen Angebote
Unsere Empfehlung

Angebote jetzt einfach online schreiben – schnell & unkompliziert!

Jetzt kostenlos testen

Verbindlichkeit von Angeboten

Ein Angebot ist in der Regel immer verbindlich. Ist dies nicht der Fall, dann muss diese Verbindlichkeit grundsätzlich gemäß §145 BGB ausgeschlossen werden. Dies kann beispielsweise durch den Hinweis „Angebot freibleibend“ erfolgen.

Freizeichnungsklauseln

Beim Angebot schreiben werden Sie auch immer wieder mit dem Thema Freizeichnungsklauseln konfrontiert. Doch was verbirgt sich dahinter? Sind Sie sich als Händler und Angebotsersteller nicht sicher, wie viel von Ihren Produkten oder Waren tatsächlich verfügbar sind, können Sie diese Freizeichnungsklauseln in Ihr Angebot aufnehmen. Diese sind auch dann gültig, wenn sich beispielsweise die Preise für die Waren oder die Dienstleistungen verändern sollten.

Folgende dieser Klauseln können Sie in Ihr Angebot aufnehmen:

  • „Angebot ohne Gewähr“, „freibleibendes Angebot“ oder „unverbindliches Angebot“
  • „Lieferung vorbehalten“
  • „nur solange der Vorrat reicht“
  • „Preis vorbehalten“
Hinweis: Als rechtliche Grundlage gilt hier (genauso wie bei der Gültigkeitsdauer eines Angebots) § 145 BGB.

Dauer der Gültigkeit eines Angebotes

Die Gültigkeit von einem Angebot ist immer wieder eine spannende Frage. Zunächst müssen Sie also klären, ob es sich um ein befristetes Angebot oder ein unbefristetes Angebot handelt. Deshalb ist es für Sie beim Angebot schreiben immer wichtig, dass Sie ein genaues Datum angeben, bis wann das Angebot gültig ist. Das können Sie beispielsweise im Schlusstext von Ihrem Angebot machen. Doch das bedeutet nicht, dass Ihr Angebot für immer gültig ist, wenn Sie dies nicht machen. Es gibt auch hier für Sie nur eine im Vergleich kurze Dauer für die Gültigkeit. Es gelten dann die Regelungen ab den §§ 145, 146 BGB. Es ist also ausgeschlossen, dass sich ein Kunde noch nach Monaten oder gar Jahren auf Ihr Angebot berufen kann.

Wann wird eine Auftragsbestätigung benötigt?

Eine Auftragsbestätigung ist nicht notwendig, kann aber im Falle von Streitfragen hilfreich sein. Ist bereits ein Auftrag in schriftlicher Form erteilt, wird keine Extra-Auftragsbestätigung mehr benötigt. Eine Auftragsbestätigung dient in der Regel nur dazu, Missverständnissen vorzubeugen. In Deutschland ist die Auftragsbestätigung nicht gesetzlich geregelt.

Wann gilt ein Angebot als rechtlich angenommen?

Ein Angebot gilt dann als angenommen, wenn es vom Angebotsempfänger so akzeptiert wird. Eine Annahme kann aber nur dann erfolgen, wenn es auch ein Angebot gibt. Mit der Annahme wird eine Willenserklärung erbracht, aus der dann ein Vertrag entsteht. Sie sind also immer auf der sicheren Seite, wenn Sie eine Auftragsbestätigung erstellen und ebenfalls eine Bestätigung über die Angebotsannahme erhalten.

Angebot nachträglich ändern

Sie können ein Angebot auch nachträglich ändern. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihr Angebot nicht bereits akzeptiert wurde. Es gibt immer wieder mal Fälle, in denen Fehler gemacht werden. Ein Angebot können Sie in folgenden Fällen ändern:

  • Sie haben sich verschätzt bei der Planung von Zeit und Aufwand
  • Bei Ihrer Kalkulation Ihres Angebots ist Ihnen ein Rechenfehler unterlaufen
  • Sie haben sich beim Erstellen vom Angebot vertippt

Sie sollten aber bedenken, dass der Angebotsempfänger von einer nachträglichen Änderung nicht begeistert sein wird.

Zusammenfassung

Mit einem Angebot bieten Sie einem Interessenten Ihre Waren oder Ihre Dienstleistungen an. Damit Ihr Angebot auch rechtssicher ist, müssen Sie einige Voraussetzungen und Bedingungen beachten. Das Angebot sollte deshalb immer eine entsprechende Auftragsnummer haben, es muss klar an einen Adressaten gerichtet sein und eine exakte Beschreibung über Ware oder Dienstleistung mit einem Preis enthalten. Wichtig für Sie ist auch, dass Sie Ihr Angebot immer mit einer Gültigkeitsdauer versehen. Auch die Aufnahme von Freizeichnungsklauseln sind zu empfehlen.

 

Arbeitszeugnis schreiben

Arbeitszeugnis schreiben – Tipps für die richtigen Formulierungen!

/in /von

Ein Arbeitszeugnis ist etwas, was jedem mindestens einmal im Leben begegnen wird. Spätestens, wenn Sie Ihren Arbeitgeber wechseln, stellt sich die Frage, wie verhält es sich mit dem Zeugnis? Was steckt dahinter, welche Rechte hat man als Arbeitnehmer und welche Pflichten gibt es für den Arbeitgeber? Was müssen Sie beim Arbeitszeugnis schreiben beachten? Dies und weitere Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis:

Definition: Arbeitszeugnis

Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich um einen Nachweis, wie Sie in dem Beschäftigungsverhältnis gestanden haben. Zudem beinhaltet das Zeugnis die Art und die Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses. Des Weiteren handelt es sich um die Belegung von den Qualifikationen, Kenntnissen und die Erfolge des Arbeitnehmenden. Außerdem bezieht sich das Arbeitszeugnis auf das Sozialverhalten, beziehungsweise das allgemeine Verhalten des Arbeitnehmers. Für den zukünftigen Arbeitgeber hat es eine Bedeutung im Sinne von Erleichterung bei der Auswahl von zukünftigen Angestellten.

Was gehört in ein Arbeitszeugnis?

Der Inhalt eines Arbeitszeugnisses ist der Einfachheit halber vorgegeben, damit nicht in jedem Zeugnis etwas komplett anderes steht. Diese Inhalte müssen unbedingt vorhanden sein:

  1. Überschrift
  2. Kontaktdaten des Arbeitnehmers
  3. Betriebsbeschreibung (Schwerpunkte, Tätigkeiten, usw.)
  4. Leistungs- sowie Tätigkeitsbeschreibung
  5. Grund für die Endung des Arbeitsverhältnis (Achtung! Nur mit Einverständnis)
  6. Dank und weitere Zukunftswünsche
  7. Unterschrift, Datum, Ort und Firmenstempel
  8. Firmendaten

Vereinfachte Variante des Arbeitszeugnisses

Bei der einfachen Variante des Arbeitszeugnisses steht lediglich eine kurze Einleitung zu der betreffenden Person, welche den Namen, den Geburtstag sowie die aktuelle Tätigkeit enthält. Neben den eben genannten Inhalten des Einleitungssatzes wird der Beschäftigungszeitraum und der Aufgabenbereich genannt. Die Bewertung des Sozialverhaltens und der Leistung fallen bei dieser Variante weg.

Welche Fristen gelten für Arbeitszeugnisse?

Auch wenn es keine gesetzlichen Regelungen zu den Fristen des Arbeitszeugnisses existieren, sind dennoch bestimmte Punkte zu beachten.

Fälligkeit

Bei der Fälligkeitsfrist kommt auf den Grund der Endung des Arbeitsverhältnisses an. Wenn gekündigt wurde, egal ob vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer, entsteht die Fälligkeit sofort. Sollte eine fristlose Kündigung vorliegen, ist das Arbeitszeugnis in wenigen Tagen auszustellen. Bei einem Wechsel entsteht die Fälligkeit ebenfalls sofort. Wobei es sich dann um ein Zwischenzeugnis handelt.

Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist tritt in Kraft, wenn 3 Jahre nach dem Beschäftigungsverhältnis vergangen sind. Dies ist § 195 des BGB zu entnehmen. Bei einem Praktikumszeugnis kann die Verjährungsfrist auch früher eintreten, sollte sich der Arbeitgeber nicht mehr an ein Arbeitsverhältnis erinnern können.

Wer darf ein Arbeitszeugnis schreiben?

Jeder Festangestellte könnte theoretisch ein Arbeitszeugnis schreiben, denn es gibt keine genauen Regelungen, ob das Arbeitszeugnis von einer bestimmten Person geschrieben werden muss. Das heißt, der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, das Arbeitszeugnis zu schreiben. Die einzige Verpflichtung, die der Arbeitgeber hat ist, das Arbeitszeugnis zu prüfen und anschließend zu unterschreiben. Tatsächlich gibt es heutzutage auch Fälle, wo der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst schreibt. In der Regel wird dies aber vom Arbeitgeber, meistens dem Personaler, erledigt.

Wann sollten Sie das Arbeitszeugnis schreiben?

Auch hier gibt es keine festgesetzten Regeln. Dennoch steht ein Anspruch auf eine angemessene Wartezeit. Der Arbeitgeber ist laut § 109 GewO erst dazu verpflichtet ein Arbeitszeugnis zu schreiben, wenn Sie ihn darum bitten.

Wichtig: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt nach 3 Jahren des Beschäftigungsverhältnisses.

Pflichten des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber bestehen, neben der Pflicht ein Arbeitszeugnis auf Anfrage auszustellen, auch formale Pflichten. Diese sind:

  • Das Arbeitszeugnis in Schriftform zu verfassen.
  • Die Unterschrift muss handschriftlich erfolgen.
  • Das Zeugnis muss in einem einwandfreien Zustand sein und darf zudem nicht gefaltet werden.
  • Der Arbeitnehmende muss informiert werden dass, das Arbeitszeugnis fertiggestellt wurde.
Wichtig: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet das Zeugnis dem Arbeitnehmer zuzustellen. Es reicht lediglich, den Arbeitnehmenden von dem fertigen Zeugnis in Kenntnis zu setzen.

Welche Rechtsgrundsätze sind zu beachten?

Der Anspruch auf ein Zeugnis nach dem Arbeitsrecht ergibt sich aus den Tarifverträgen. Das heißt, der Arbeitnehmer hat das Recht auf ein schriftliches Zeugnis. Dieses muss mindestens die Angaben eines einfachen Arbeitszeugnisses beinhalten. Geht es um das Dienstrecht, hat zum einen ein Beamter Anspruch auf ein Dienstzeugnis, sowie ein Soldat. Der Unterschied der beiden Bereiche ist, dass der Beamte das Zeugnis beantragen muss, während der Soldat dieses automatisch durch seinen nächsten Disziplinarvorgesetzten erhält.

Wahrheitspflicht

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Formulierungen im Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß zu verfassen. Außerdem müssen alle wesentlichen Tatsachen enthalten sein, welche für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind.

Wohlwollen

Hierbei geht es darum, dass in dem Arbeitszeugnis nichts steht, was den weiteren Werdegang benachteiligen kann. Heißt, negative Äußerungen dürfen nicht direkt enthalten sein. Genauso wenig dürfen die Krankheitszeiten enthalten sein.

Vollständigkeit

Das Arbeitszeugnis muss vollständig sein und es darf kein Punkt ausgelassen werden, gerade bei den ausgeführten Tätigkeiten.

Warum sollten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben?

Meist ist ein Arbeitszeugnis für Sie selbst nicht unbedingt nützlich. Dennoch stärkt dies das Image Ihres Unternehmens. Denn wenn ein anständiges Arbeitszeugnis an weitere Unternehmen gegeben wird und dies dann auch noch einen guten Eindruck hinterlässt, wird Ihr Unternehmen dank positiver Mundpropaganda gestärkt. Zum anderen wird mittlerweile ein Arbeitszeugnis genauso angesehen wie ein Lebenslauf oder gar eien Bewerbung.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben

In einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird detailliert und genau beschrieben. Die Adresszeile ist als selbstverständlich anzusehen. Nur noch mal als Erinnerung kommt die Adresse des Arbeitnehmenden sowie die Adresse des Unternehmens mit rein. Aber das ist noch nicht alles. Folgende Punkte müssen in dem qualifizierten Arbeitszeugnis enthalten sein.

Unternehmensbeschreibung

Als Erstes kommt die Überschrift, worauf eine Einleitung folgt, bis hin zu der jeweiligen Person und die jeweils aktuelle Tätigkeit. In der Einleitung muss der Name der Person, das Geburtsdatum, der Beschäftigungszeitraum und der Aufgabenbereich enthalten sein. Folgend sollte eine kurze Unternehmensbeschreibung kommen, wo Name und Branche des Betriebes und die allgemeine Tätigkeit enthalten ist. Es dürfen auch die Größe und die Anzahl der Mitarbeiter sowie weitere Angaben zu dem Standort, dem Hauptsitz und den Produkten oder Dienstleistungen genannt werden. Allerdings ist das keine Pflicht.

Aufgabenbeschreibung

Nach der Unternehmensbeschreibung folgt die Aufgabenbeschreibung des Arbeitnehmers. Hier gilt das Sprichwort “Weniger ist mehr”. Es sollte nicht jede kleinste Tätigkeit genannt werden, sondern nur die, die ständig und dauerhaft durchgeführt wurden. Die Reihenfolge der Nennung der entsprechenden Aufgaben sollte nach Relevanz gegliedert sein. Hier kann entschieden werden, ob Sie dies in einem Fließtext oder nur in Stichpunkten verfassen. Fließtexte eignen sich bei weniger Aufgaben, wo diese aber genauer beschrieben werden und Stichpunkte eignen sich dementsprechend bei vielen Aufgaben.

Leistungsbewertung

Nun folgt die Bewertung der Leistungen, welche ausgeübt wurden. Hier muss unbedingt auf die Vollständigkeit geachtet werden, da fehlende Aspekte sonst zu einer Benachteiligung führen können. Folgender Aufbau sollte in der Leistungsbewertung beachtet werden:

  • Arbeitsbereitschaft
  • Arbeitsbefähigung
  • fachliches Wissen
  • Arbeitsweise
  • Erfolge
  • Leistung in der Führungsposition

Damit die passenden Worte gewählt werden, sollten Sie mit Klauseln arbeiten.

Sozialverhalten

Anschließend folgt das Sozialverhalten. Hier wird in drei verschiedene Gruppen eingeteilt. Der Umgang mit den internen Vorgesetzten, Kollegen und der Umgang mit den Kunden oder auch mit Geschäftspartnern.

Schlussabsatz

Als Letztes folgt der Schlussabsatz. In dem Schlussabsatz ist der Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Dankestext sowie weitere Zukunftswünsche zu nennen. Hier sind positive Aspekte gern gesehen.

Wichtig: Der Grund der Beendigung ist nur mit aufzunehmen, wenn der Arbeitnehmer dem zustimmt.

Was darf nicht in ein Arbeitszeugnis?

Neben den Angaben, welche in dem Zeugnis enthalten sein sollten, gibt es auch einige Dinge, die nicht in das Zeugnis mit reingenommen werden dürfen. Im Laufe der Jahre haben Personaler eine bestimmte Zeugnissprache entwickelt, welche nur Arbeitgeber untereinander verstehen. Aufgrund dessen, dass diese Sprache das Zeugnis negativ beeinflusst, wurde laut Gewerbeordnung § 109 Absatz 2 verboten, die sogenannten “Geheimcodes” zu verwenden. Ebenfalls nicht mit enthalten sein dürfen Informationen über die Zugehörigkeit einer bestimmten Religion, Partei oder Ethnie.

Dürfen Sie eine Tätigkeitsbeschreibung in das Arbeitszeugnis schreiben?

Hier kann man kurz und knapp sagen, ja dürfen Sie. Diese sollte sich aber hauptsächlich auf die festen Tätigkeiten berufen, welche immer wieder erledigt wurden. Andernfalls könen sie, um sich von den üblichen Vorlagen hervorzuheben, eine detailliertere Tätigkeitsbeschreibung mit reinnehmen. Diese sollte dennoch nicht negativ ausfallen.

Arbeitszeugnis schreiben mit Vorlage

Da es beim Arbeitszeugnis schreiben einiges zu beachten gilt, können Sie sich an einer Vorlage aus dem Internet orientieren. Online finden Sie zahlreiche Muster für ein Arbeitszeugnis.

Tipp: Mit unserem Arbeitszeugnis Muster zum kostenlosen Download können Sie einfach ein Arbeitszeugnis schreiben.
Arbeitszeugnis Muster
Word Vorlage für Ihr Arbeitszeugnis

Haben Sie als Arbeitnehmer ein Recht auf ein Arbeitszeugnis?

Das Recht auf ein Arbeitszeugnis hat man laut § 630 des BGB, sofern ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis besteht oder bestand. Es liegt an dem Arbeitnehmer, ob es sich um ein einfaches oder um ein qualifiziertes Zeugnis handelt. Dennoch verfällt dieses Recht mit der Verjährungsfrist. Ebenso muss das Arbeitszeugnis angefordert werden, denn erst dann ist der Arbeitgeber verpflichtet ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Dürfen Sie ein Zwischenzeugnis verlangen?

Grundsätzlich dürfen Sie ein Zwischenzeugnis verlangen, da es im Großen und Ganzen wie eine Leistungsbewertung gesehen wird. So kann sich der Arbeitnehmer seine aktuellen Leistungen immer einmal vor Augen halten. Außerdem kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden, wenn:

  • Es einen Wechsel des zugehörigen Bereichs gibt.
  • Eine Betriebsübernahme zustande kommt.
  • Es bisher noch keinerlei Leistungsbewertung gab.

Von wem dürfen Sie das Arbeitszeugnis prüfen lassen?

Ihr Arbeitszeugnis darf im Endeffekt jeder prüfen, solange Sie damit einverstanden sind. Falls Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst verfassen, sollte der Vorgesetzte auf jeden Fall einmal drüber lesen, denn die Unterschrift von dem Vorgesetzten macht das Arbeitszeugnis erst wirksam. Bevor Sie jedoch das ausgestellte Zeugnis unterschreiben, sollten Sie genau prüfen, ob alles seiner Richtigkeit entspricht. Gerne auch von dritten.

Hinweis: Hier haben Sie die Möglichkeit rechtliche Beratung einzuholen oder ein Familienmitglied nachlesen zu lassen.

Können Sie das Arbeitszeugnis anfechten?

Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis anfechten, wenn dies vor der Verjährungsfrist geschieht und wenn der Arbeitgeber sich im Gespräch nicht darauf einlässt ein neues Zeugnis auszustellen. Sollte das Zeugnis fehlerhaft sein, gilt generell erstmal das Gespräch zu suchen, um große Auseinandersetzungen zu vermeiden. Wenn dies jedoch nicht hilft, sollte ein Anwalt eingeschaltet werden. Dieser entscheidet vorerst, ob es überhaupt sinnvoll ist, diese Sache vor Gericht auszutragen.

Wie bereits vorstehend erwähnt, gibt es Pflichtangaben, welche in ein Arbeitszeugnis kommen. Dennoch gibt es auch Angaben die gesetzlich gesehen nicht in das Zeugnis dürfen. Sobald einer dieser Punkte der Fall ist, sollten Sie dagegen angehen. Denn auch nur ein falscher Satz in dem Zeugnis, kann das weitere Berufsleben negativ beeinträchtigen. Im Folgenden sind noch einmal die Punkte, auf welche Sie achten sollten:

  • Das Arbeitszeugnis muss wahrheitsgemäß, wohlwollend und vollständig sein.

Das heißt, wenn falsche Angaben zur Person oder den Ausübungen gemacht werden, können Sie das Zeugnis anfechten. Ebenso, wenn das Zeugnis Ihren Berufsgang negativ beeinflusst oder wichtige Angaben fehlen. Des Weiteren kann ein Zeugnis angefochten werden, wenn:

  • Es nicht ordnungsgemäß erstellt wurde.
  • Der Arbeitgeber inhaltlich abschweift.

Arbeitszeugnis verstehen

Es ist nicht immer einfach die fachliche Sprache richtig zu deuten. Deshalb gibt es sogenannte Richtlinien, an die sich der Zeugnisersteller halten muss. Damit Sie Ihr Zeugnis trotz allem richtig deuten können, finden Sie im Folgenden die Bedeutung einiger vermeintlich gut gemeinter Aussagen:

  • “Sie war eine gewissenhafte Mitarbeiterin” bedeutet im Klartext: Sie war da, wenn man sie brauchte, hat aber nicht immer gute Arbeit geleistet.
  • “Er bewies für die Belange der Belegschaft ein umfassendes Einfühlungsvermögen” bedeutet: Er ist homosexuell.

Anhand dieser Beispiele sehen Sie, was hinter gut gemeinten Aussagen stecken kann. Daher sollten Sie sich über die Formulierungen informieren und möglicherweise einen Sachkundigen verständigen, wenn Sie sich über manche Aussagen unsicher sind. Um nicht auf jede einzelne Aussage eingehen zu müssen, gibt es Punkte, die zu beachten sind:

  • Eine Klausel sollte nicht mit einem weiteren Hintergedanken verbunden sein. Das heißt, es darf zum Beispiel nichts über die Sexualität des Angestellten aussagen.
  • Die Klausel darf nicht codiert sein, diese muss also klar und verständlich formuliert sein.
  • Klauseln dürfen nicht so formuliert werden, dass andere dies als Kritik aufnehmen.

Welche Geheimcodes gibt es und was bedeuten sie?

Einige Arbeitgeber erstellen zum Teil ihren eignen Code. Dennoch gibt es gängige Codes, die die meisten verwenden. Dies ist mit der Bewertung mit Schulnoten gleichzustellen, denn dieses System wird international angewandt. Um sich ein Bild zu machen, wie diese geheime Zeugnissprache aussehen könnte, haben wir im folgenden einige Codes, mit Zuordnung der jeweiligen Note für Sie.

NoteBeispiel der Aussage
Sehr gutDer / die Angestellte erfüllte stets Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit.
 
Frau / Herr X war ein sehr großer Bestandteil des Erfolges unseres Unternehmens.
 
Herr X konnte mit seiner außerordentlichen Eigeninitiative und seiner stets motivierten Arbeitseinstellung vollkommen überzeugen.
GutEr / Sie handelte stets seriös und trug viel zu dem Erfolg des Unternehmens bei.
 
Herr X war ein wichtiger Bestandteil des Betriebes und erfüllte Aufgaben stets zu voller Zufriedenheit.
BefriedigendDie Leistungen von Frau X begeisterten uns stets. Sie hat gute Arbeit geleistet.
 
Aufgrund der stets bemühten Arbeitsleistungen stellten die Tätigkeiten uns zufrieden.
AusreichendDie zugeordneten Aufgaben wurden von Frau / Herr X ordnungsgemäß erledigt.
 
Der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin war den aufgetragenen Aufgaben stets gewachsen.
mangelhaftDie Erwartungen wurden von Herrn X im Großen und Ganzen erfüllt.
 
Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter war generell gesehen flexibel.

Was will Ihnen der Arbeitgeber mit den Noten sagen?

Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich, grob gesehen, um eine Bewertung der Arbeitsleistung. So kann man sagen, dass der Arbeitgeber nur Ihre Arbeitsweise wiedergeben möchte, damit Sie wissen, ob Verbesserungen nötig sind oder alles in Ordnung ist. Die Aussagen lassen sich ganz einfach mit den allseits bekannten Schulnoten vergleichen.

Ausdrucksweise Schulnoten
“stets zu unserer vollsten Zufriedenheit”sehr gut
“stets zur vollen Zufriedenheit”gut
“stets zur Zufriedenheit”befriedigend
“zur Zufriedenheit”ausreichend
“stets bemüht”mangelhaft

Selbstverständlich gibt es Abweichungen von den oben genannten Aussagen, dies stellt lediglich eine Vorlage dar. Wenn Fragen zu den Aussagen sein sollten, fragen Sie Ihren Chef einfach direkt, wie dies gemeint ist.

Fazit

Wenn man es genauer betrachtet, ist das Arbeitszeugnis ein heikles Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Damit keine Konflikte entstehen, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer immer erst miteinander sprechen, wenn etwas zu dem Arbeitszeugnis unklar ist. Wenn man dem Sprichwort “sprechenden Menschen kann geholfen werden” Glauben schenkt, dann sollte theoretisch nichts schief gehen.

Dennoch steht es in der eigenen Verantwortung, sich um ein richtiges Arbeitszeugnis zu kümmern, beziehungsweise dies zu kontrollieren und anschließend auf Fehler oder Änderungswünsche aufmerksam zu machen. Ebenso ist es Ihre Verantwortung, das Arbeitszeugnis erst anzufordern und die Ausstellung nicht als Selbstverständlich anzusehen.

BWA erstellen

BWA erstellen – Mit Vorlage & Tipps gelingt es dir!

/in /von

Als Unternehmer sollten Sie immer alle relevanten Zahlen im Blick haben. Eine Auskunft zu der finanziellen Lage Ihres Unternehmens müssen Sie zu jeder Zeit treffen können. Um dies zu gewährleisten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten an Kennzahlen und Übersichten zur Verfügung. Diese machen es Ihnen möglich, sofort auf gravierende Veränderungen zu reagieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Eine dieser wichtigen Übersichten stellt die BWA dar. Um was es sich dabei handelt und wie Sie eine BWA erstellen können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine BWA?

BWA ist eine Abkürzung und steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Kurz gesagt, die BWA stellt die Kostenlage und Ertragslage Ihres Unternehmens dar. So wissen Sie immer, wie es um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens gestellt ist.

Hinweis: Der Unterschied zu einer Bilanz ist, dass diese nur jährlich erstellt wird. Eine BWA zu erstellen ist hingegen, in der Regel, eine monatliche Aufgabe. Nur so wird sichergestellt, dass Sie immer einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens haben. Eine BWA zu erstellen, ist allerdings keine Pflichtaufgabe und es gibt keine rechtlichen Vorgaben dazu. Ungeachtet dessen ist es für Unternehmer durchaus eine wichtige Tätigkeit. Die hierfür benötigten Daten erhalten Sie von der Finanzbuchhaltung.

Anforderungen an die BWA

Auch wenn es rein rechtlich keine Vorgaben gibt, so ist es doch wichtig, dass

  • die Struktur übersichtlich und standardisierbar ist
  • alle relevanten Daten leicht verständlich dargestellt sind
  • sie einen Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche ermöglichen
  • Vorjahresvergleiche enthalten sind, um einen direkten Vergleich zu ermöglichen
  • bedeutsame Veränderungen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung berücksichtigt werden

Nur so ist eine möglichst hohe Aussagekraft gegeben.

Wichtigste Kennzahlen der BWA

Innerhalb der BWA sind folgende Kennzahlen wichtig:

  • Kostenquoten
  • Rentabilitätszahlen
  • Wareneinsatzquote

Sobald sich eine dieser Kennzahlen in einen negativen Wert ändert, können Sie eingreifen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Daher sind sie für ein vernünftiges Unternehmens-Controlling ungemein wichtig.

Im Folgenden stellen wir einige der wichtigsten BWA Kennzahlen vor:

Kennzahlwichtige Anmerkungen
Eigenkapitalquote (EQ-Quote) Verhältnis von Eigenkapital zum Gesamtkapital
 
ein Wert unter 10% ist ein Signal für eine mögliche Insolvenzgefahr
 
Formel: (Eigenkapital / Bilanzsumme) x 100 = EK-Quote
Gesamtkapitalrentabilität (GKR oder auch ROI = Return of Investment) Kennzahl für die Rendite Ihres Unternehmens
 
ein Wert über 15% ist sehr gut (sollte über dem Kapitalmarktzins liegen)
 
Formel: ((Gewinn + Zinsen) / Bilanzsumme) x 100 = GKR in %
Umsatzrendite oder auch Gewinnspanne Kennzahl für die Renditefähigkeit Ihres Unternehmens
 
ermöglicht einen Branchenvergleich
 
ein Wert unter 1% ist sehr brenzlig
 
Formel: (Betriebsergebnis / Umsatz) x 100 = Nettoumsatzrendite in %
Cash-Flow-Rate Kennzahl für die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens
 
ein Wert unter 2% ist sehr brenzlig
 
Formel: (Cash-Flow / Betriebsleistung) x 100 = Cash-Flow-Rate in % der Betriebsleistung
Kapitalrückfluss Kennzahl für die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens
 
ein Wert unter 4%t ist ein Signal für eine mögliche Insolvenzgefahr
 
Formel: (Cash-Flow / Bilanzsumme) x 100 = Kapitalrückfluss
Entschuldungsdauer in Jahren Kennzahl für den Zeitraum, der zur Tilgung der Schulden benötigt wird
 
optimal: unter vier Jahre
 
kritisch: mehr als 6 Jahre
 
Formel: (Nettoverschuldung* / Cash-Flow) x 100 = Entschuldungsdauer in Jahren
 
*Nettoneuverschuldung = Fremdkapital : flüssige Mittel
Working Capital Kennzahl für die kurzfristige Zahlungsfähigkeit
 
optimal: über 200%
 
kritisch: unter 100%
 
Formel: (Umlaufvermögen : kurzfristiges Fremdkapital) x 100 = Working Capital
Hinweis: Doch Achtung, es gibt Aspekte wie Erstragssteuern, Einmalzahlungen und Boni, Abschreibungen sowie Versicherungsprämien (sofern sie jährlich bezahlt werden), die unterjährig keine Berücksichtigung finden – das sollten Sie immer im Hinterkopf behalten.

Wer muss eine BWA erstellen?

Wie bereits erwähnt, sind Sie beim Erstellen einer BWA nicht an rechtliche Vorgaben gebunden und auch nicht dazu verpflichtet.

Muss der Steuerberater die BWA erstellen?

Nein, muss er nicht. Aber natürlich kann er sie erstellen, wenn Sie ihn damit beauftragen. Wenn er ohnehin Ihre Buchführung erledigt, ist es sinnvoll, ihm diese Aufgabe ebenfalls zu übertragen. So erhalten Sie die BWA in regelmäßigen Abständen und können sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Dürfen Unternehmer die BWA selbst erstellen?

Ja, auf jeden Fall. Machen Sie Ihre Buchführung mithilfe von einem Buchführungsprogramm selbst, können Sie Ihre BWA ebenfalls problemlos selbst erstellen. Normalerweise können Sie die dafür notwendigen Informationen Ihrer Buchhaltungssoftware entnehmen.

Nutzen der BWA für Unternehmer

Für Unternehmer ist die BWA ein wichtiges Controlling-Instrument. Alle Daten, die dafür erforderlich sind, liegen Ihnen dank doppelter Buchführung in der Regel bereits vor. Selbst wenn Sie nur zur Erstellung einer EÜR verpflichtet sind, kann eine BWA bei der Entscheidungsfindung von wichtigen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen helfen.

  • Sie hat den Vorteil, immer aktuell zu sein.
  • Durch die monatliche Erstellung wissen Sie immer, wie leistungsfähig Ihr Unternehmen ist.
  • Sie können allerdings Schwachstellen erkennen und diese gezielt angehen.
  • Die BWA ermöglicht einen Branchenvergleich (sofern das Format Ihrer BWA mit jenem Ihrer Konkurrenz übereinstimmt).
  • Sie gilt als Nachweis für Banken und Kreditinstitute, Vermieter und andere Dritte.
Hinweis: Sie müssen allerdings bedenken und beachten, dass beim BWA erstellen nur Posten berücksichtigt werden können, welche auch schon gebucht wurden.

Verschiedene Arten der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Eine BWA umfasst verschiedene Arten und Formen. In der Regel sind die meisten von ihnen auf verschiedene Standardkontorahmen basiert. Es kommt deshalb ganz auf Ihr Unternehmen an, welche Art Sie bevorzugen:

Art der BWABeschreibung
BWA 01Bei dieser BWA handelt es sich um die DATEV-Standard-BWA.
BWA 02Dies ist eine Arzt-BWA.
BWA 04Hier haben Sie es mit einer Controlling-Report-BWA zu tun.
BWA 05Diese Variante müssen Sie für eine Gesamtkostenverfahren-BWA verwenden.
BWA 06Diese BWA wird als Umsatzkostenverfahren-BWA bezeichnet.
BWA 10Hier haben Sie es mit der Steuerberater-BWA zu tun.
BWA 20Bei dieser Art wird von der Handwerker-BWA gesprochen.
BWA 43Dieses ist die Einnahmen-Ausgaben-BWA.
BWA 44Hier handelt es sich um eine Rechtanwalts-BWA.
BWA 51Diese Art verwenden Sie als Kapitalflussrechnung-BWA.

Die Arten mögen für Sie vielleicht jetzt ein wenig verwirrend klingen. Aber die BWA 01, die DATEV-Standard-BWA, können Sie für ein Unternehmen jeder Größe und Art verwenden. Aus diesem Grund ist sie auch die betriebswirtschaftliche Auswertung, welche am häufigsten von allen Unternehmen verwendet wird.

Alle Daten können Sie für eine Erfolgsrechnung auf kurzfristiger Basis ausschließlich nach Ihren betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten untersuchen. Haben Sie ganz bestimmte und spezifische Vorhaben, können Sie Ihre notwendigen Entscheidungen mithilfe der speziell genannten BWA treffen. Wollen Sie beispielsweise eine betriebswirtschaftliche Auswertung für ein Kreditunternehmen erstellen, bietet sich BWA 51 an.

Info: Mit einer einfachen BWA 43 können Sie als Kleinunternehmer oder Freiberufler Ihre Umsätze und deren Entwicklung analysieren. Mehr ist dafür in der Regel nicht notwendig.

BWA erstellen

Für die Erstellung einer BWA sind alle Daten aus Ihrer Finanzbuchhaltung die Grundlage. Es ist deshalb für jedes Unternehmen mit GoBD-konformer Buchführung möglich, eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen. Wie bereits beschrieben, können Sie das selbst erledigen oder Ihren Steuerberater damit beauftragen. Sie können sich das Geld für den Steuerberater aber auch sparen, indem Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware nutzen. Denn dann können Sie Ihre BWA mit nur wenigen Klicks selbst erstellen.

Für die Erstellung einer BWA müssen Sie keine gesetzlichen Richtlinien beachten. Das bedeutet, dass Sie in der Erstellung völlig freie Hand haben. Dennoch gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten müssen und die für den Aufbau Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung wichtig sind.

  • Welcher Kontenrahmen soll genutzt werden?
  • Welchen Berichtszeitraum wollen Sie darstellen?
  • Welcher Vergleichszeitraum soll dargestellt werden?
  • Welche Kennzahlen sollen beinhaltet sein?
  • Liegen dafür alle notwendigen Zahlen vor?
Tipp: Nachdem Sie die Quoten und Kennzahlen sowohl für den Berichtszeitraum als auch für den Vergleichszeitraum festgelegt haben und die Daten erfasst haben, ist es sinnvoll, die Veränderungen in Prozentwerten darzustellen. Das vereinfacht den Vergleich und Überblick ungemein.

Wie ist eine BWA aufgebaut?

Eine Standard-BWA beinhaltet folgenden Aufbau:

  • Erträge (Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, aktivierte Eigenleistung, Rohertrag und sonstige betriebliche Erlöse
  • Kosten (z. B. Material, Personal, Mieten, Fahrzeuge, Reparaturen, monatlich gezahlte Versicherungsbeiträge usw.)
  • EBIT (Betriebsgewinn vor Zinsen und Steuern)
  • Zinsaufwand und Zinserträge
  • Steuern
  • vorläufiges Ergebnis

Mehr darüber verraten wir Ihnen im Abschnitt Aufbau der BWA.

Hinweis: Wie oben bereits beschrieben, gibt es allerdings verschiedene Arten von BWA, deren Aufbau entsprechend abweicht.

Bestandteile der BWA

Ähnlich wie der Aufbau variieren auch die Bestandteile einer BWA. Sinnvoll sind jedoch in jedem Fall:

  • die kurzfristige Erfolgsrechnung
  • die Liquidität
  • eine Bewegungsbilanz

Möchten Sie die aktuellen Werte mit denen eines anderen Zeitraums vergleichen, empfehlen wir folgende Bestandteile:

  • Vorjahresvergleich
  • Branchenvergleich
  • Soll-/Ist-Vergleich
  • Jahresübersicht

BWA mit Excel erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine BWA erstellen können. Aufgrund der vielen Spalten und Zeilen bietet sich zum Beispiel Excel für Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung an. Damit verschaffen Sie sich den bestmöglichen Überblick. Sie können die BWA aber auch mit einem kostenlosen Muster erstellen.

BWA Vorlagen & Muster

Die Nutzung einer BWA Vorlage oder eines BWA Musters bringt den Vorteil mit sich, dass der Aufbau und die Struktur bereits vorgegeben sind. Sie müssen sich hier also nicht mehr den Kopf darüber zu zerbrechen. So können Sie sich sofort und ohne Umwege direkt an das Eintragen der erforderlichen Zahlen machen. Damit sparen Sie jede Menge Zeit und stellen sicher, dass beim Übertragen der Werte auch nichts vergessen wird.

Tipp: Hier haben wir für Sie ein Muster für eine BWA zum kostenlosen Download bereitgestellt.
BWA Vorlage
Beispiel einer Excel Vorlage für Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung

Software zur Erstellung einer BWA

Sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, dann können Sie mit dieser ganz einfach eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen. Das erledigt sich in diesem Falle schon fast von allein. Eine BWA basiert in ihrer Grundlage immer auf einer Gewinn- und Verlustrechnung, auch GuV genannt.

Auch diese können Sie mit einer Software in wenigen Schritten erstellen. Sie müssen nur die passenden Werte einfügen und diese miteinander verknüpfen. Das verschafft Ihnen eine gewisse Flexibilität, um Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung auf Ihre Anforderungen anzupassen. Damit können Sie alle notwendigen Maßnahmen und Schritte genau planen, um Ihr Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen.

Aufbau der BWA

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung beinhaltet im besten Fall alle wichtigen Zahlen Ihres Unternehmens. Doch die Liste allein bringt wenig – Sie müssen Sie richtig verstehen und analysieren.

Zunächst die Frage: Welche Werte sind wichtig? Das hängt von der Art Ihres Unternehmens und dem Ziel der BWA ab. Nutzen Sie zum Beispiel ein BWA Muster, sind darin normalerweise folgende Spalten und Zeilen zu finden:

BWA lesen – Wie Sie die monatliche Analyse auswerten können

SpaltennummerAussage der Spalte
1Hier werden alle Kostenarten und Erlösarten bezeichnet. Dies ist aber keine Aufführung aller einzelnen Konten, sondern nur eine Zusammenfassung
2Hier finden Sie alle Erlöse, die Kosten und die Ergebnisse von dem Monat, welchen Sie auswerten wollen.
3Hier können Sie die Gesamtleistung Ihres Unternehmens erkennen. Anteilig werden alle folgenden Kosten und Erlöse prozentual aufgeführt. Daran können Sie beispielsweise erkennen, wie sich die Kosten entwickelt haben im Vergleich zu vorherigen Monaten.
4Alle Ihre gesamten Kosten werden immer mit einem Wert von 100% angesetzt. Die weiteren Folgepositionen stehen deshalb in einer prozentualen Beziehung. Dieser Wert gibt Auskunft darüber, wie es um die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens gestellt ist. Wichtig ist zu wissen, dass je höher dieser Wert ausfällt, auch die Wirtschaftlichkeit besser aussieht.
5Personalkosten werden immer mit 100% für den Monat der Auswertung angesetzt, um damit die Konten mit Erlösen und Kosten prozentual darstellen zu können. Dadurch können Sie erkennen, ob Ihre Mitarbeiter auch (rein rechnerisch) produktiv arbeiten. Je höher der Wert ausfällt, desto höher ist auch die Produktivität von diesen.
6Beim Materialwert findet wie bei den Personalkosten die gleiche Festsetzung mit 100% statt. Je höher hier der Wert ausfällt, desto besser sieht es mit der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens aus.
Nachfolgende SpaltenIn den nachfolgenden Spalten (je nachdem wie lange der Vergleichszeitraum ist) werden immer die kumulierten Werte des Zeitraums angezeigt. In ihrem Inhalt entsprechen sie den Spalten 2-6.

Bleiben wir beim oben aufgeführten Muster, sollten Sie folgende Hinweise bei der Analyse der BWA beachten:

ZeilennummerBeschreibung
4Ist von der Gesamtleistung die Rede, dann handelt es sich hier um alle Nettoumsatzerlöse zuzüglich möglicher monatlicher Veränderungen im Bestand und zuzüglich mögliche aktivierte Eigenleistungen
5Den Material- und Warenverbrauch beschreiben alle Kosten, die angefallen sind für den Kauf von Materialien. Sind dafür keine Belege vorhanden, welche einen genauen Betrag ergeben, werden diese geschätzt.
6Der Rohertrag ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Material- und Warenverbrauch und der Gesamtleistung
7Durch beispielsweise die private Nutzung von einem Firmenwagen können sonstige betriebliche Erlöse entstehen.
8Der Rohertrag plus die sonstigen betriebliche Erlöse ergeben den betrieblichen Rohertrag. Auch hier sollten Sie wissen, dass Ihr Unternehmenserfolg davon abhängig ist, je höher dieser Wert ist.
9 bis 22In den restlichen Zeilen finden Sie alle Kosten aufgelistet.
23Aus der Differenz von Betriebsergebnis und sonstigen Aufwendungen und  Zinsaufwendungen ergibt sich Ihr Betriebsergebnis.
24 bis 29In diesen Zeilen finden Sie alle möglichen Zinsaufwendungen und Zinserträge.
30Aus der Differenz von Betriebsergebnis, Zinsaufwendungen und sonstigen Aufwendungen ergibt sich Ihr Ergebnis vor Steuern.
31Das Ergebnis vor Steuern und sämtlichen vorläufig abgezogener Steuern ergeben Ihr vorläufiges Ergebnis.

Müssen Kleinunternehmer eine BWA erstellen?

Für die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung besteht auch für Kleinunternehmer keine verbindliche Pflicht. Sie kann aber sehr nützlich sein, wenn beispielsweise Fördermittel oder ein Kredit beantragt werden.

Müssen Freiberufler eine BWA erstellen?

Hier gilt die gleiche Regelung, wie sie auch beim Kleinunternehmen vorherrscht. Es besteht keine Pflicht für Freiberufler zum BWA erstellen, kann aber für die Tätigkeit durchaus sehr förderlich sein.

Fazit

Für Sie als Unternehmer besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer BWA. Im Normalfall wird eine BWA dennoch monatlich erstellt und stellt ein wichtiges Controlling-Instrument dar. Eine BWA hat verschiedene Arten, die sich aus dem Kontenrahmen ergeben, der standardmäßig in Ihrer Buchführung genutzt wird. Um aus einer betriebswirtschaftlichen Auswertung auch die richtigen Schlüsse ziehen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass Sie diese auch richtig lesen und verstehen können.

Fahrtenbuch-fuehren

Fahrtenbuch richtig führen – So gelingt es dir!

/in /von

Das Fahrtenbuch ist für viele Selbstständige ein notwendiges Übel um zu dokumentieren, welche Fahren wann und aus welchem Grund stattgefunden haben. Doch das Fahrtenbuch führen lohnt sich, denn so lässt sich einiges an Steuern sparen. Wichtig ist, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt geführt werden und deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, worauf Sie bei deinem Fahrtenbuch achten müssen, welche Fallen es gibt und wie Sie sicherstellen, dass alle Fahrten korrekt aufgezeichnet werden.

Inhaltsverzeichnis

Definition – Was ist ein Fahrtenbuch?

Im Fahrtenbuch werden alle zurückgelegten Strecken erfasst und zusätzliche Informationen, etwa Datum und Uhrzeit der Abfahrt, Dauer der Fahrt, zurückgelegte Kilometer und Anlass der Fahrt, ergänzt. Im Fokus steht dabei der steuerliche Aspekt, wenn ein Firmenwagen teilweise beruflich und teilweise auch privat genutzt wird.

Durch die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch wird dokumentierbar, ob das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zurechenbar ist. Außerdem bildet das Fahrtenbuch die Grundlage um zu berechnen, ob es vorteilhaft ist die 1%-Regelung zu nutzen, auf die wir noch näher eingehen werden, oder ob der Ansatz der tatsächlich gefahrenen beruflichen Kilometer für Sie günstiger ist.

Wofür braucht man ein Fahrtenbuch?

Die wichtigste Funktion des Fahrtenbuches ist, dass aufgezeichnet wird wann das Fahrzeug für welche Strecke, durch wen und aus welchem Anlass benutzt wurde. So lässt sich der privat genutzte und der betrieblich genutzte Anteil des Fahrzeuges ermitteln. Das Fahrtenbuch muss dabei bestimmte Formatvorlagen erfüllen. So müssen Sie auf jeden Fall folgende Positionen angeben:

  • Fahrerin bzw. Fahrer
  • Datum (idealerweise mit Uhrzeit)
  • Reiseziel
  • Zweck der Fahrt
  • Bei geschäftlichen Fahrten: aufgesuchter Kunde / Partner etc.
  • Endkilometerstand des Fahrzeugs nach Ende der Fahrt

Das Fahrtenbuch muss außerdem fortlaufend geführt werden und es darf nicht manipulierbar sein.

Wer braucht ein Fahrtenbuch?

Kurz gesagt, alle Unternehmen die Firmenwagen besitzen, müssen auch ein Fahrtenbuch führen. Denn schließlich sind sie verpflichtet glaubhaft nachzuweisen, dass es sich bei den zurückgelegten Strecken um dienstliche Fahrten gehandelt hat. Somit soll sichergestellt werden, dass eindeutig erkennbar ist ob die Privatnutzung überwiegt oder es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das dem Betriebsvermögen zugerechnet werden kann.

Hinweis: Wenn Sie eine geschäftliche Reise nicht mit dem Firmenwagen machen, sondern öffentliche Verkehrsmittel nutzen und darüber hinaus mehrere Tage unterwegs sind, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung ausfüllen, wenn Sie die Kosten zurückerstattet bekommen wollen.

Ebenso kann ein Fahrtenbuch privat geführt werden, um aufzuzeichnen, welche Fahrten beruflich begründet sind. In diesen Fällen kann es steuerlich vorteilhaft sein das Fahrtenbuch zu führen, statt die 1%-Regelung in Anspruch zu nehmen.

Unterscheidung zwischen Dienst- und Privatfahrten

Maßgeblich ist immer der Anlass der Fahrt. Es muss bewiesen werden, dass eine Fahrt beruflicher Natur war. Deshalb ist es nötig, neben Angaben wie Datum und Kilometerstand auch zu vermerken, welcher Kunde oder Partner besucht wurde. Somit ist festgehalten, was genau der Anlass der Fahrt war und bei einer Überprüfung des Fahrtenbuches ist somit auf den ersten Blick klar, ob die beruflichen Fahrten ehrlich eingetragen wurden.

Privatfahrten müssen selbstverständlich auch vermerkt werden. Sind diese als privat gekennzeichnet, muss nicht näher angegeben werden welchen Anlass die Fahrt hatte. Die Detailangaben zu den besuchten Personen oder Unternehmen dienen also rein zu Beweiszwecken dienstlicher Fahrten und sind dementsprechend auch nur bei eben solchen Fahrten notwendig.

Wann lohnt sich das Fahrtenbuch führen für private Zwecke?

Kurz gesagt lohnt sich ein Fahrtenbuch immer dann, wenn Sie viele Strecken beruflicher Natur zurück legen. Denn dann können Sie, statt die 1%-Methode zu nutzen, durch die Führung eines Fahrtenbuches bares Geld bzw. Steuern sparen.

Das Fahrtenbuch sichert Ihnen die Gelegenheit, dass das Finanzamt den tatsächlichen Anteil der beruflichen Nutzung des Fahrzeugs akzeptiert und es somit zu keiner pauschalen Regelung kommt. Es wird somit der real gefahrene Anteil angesetzt und nicht die 1%-Regel verwendet.

Wann benötigt man ein dienstliches Fahrtenbuch?

Wer vom Fahrtenbuch spricht, denkt zuerst fast immer an steuerliche Optimierungsmöglichkeiten und die Nachweispflicht beruflich zurückgelegter Strecken. Doch abseits davon gibt es auch noch ganz andere Gründe, um ein Fahrtenbuch konsequent zu führen.

§31a StVZO

Abseits steuerlicher Aspekte kann es auch wegen Verkehrsverstößen nötig werden ein Fahrtenbuch zu führen. Nach Fahrtenbuchauflage in§31a StVZO kann das Führen eines Fahrtenbuchs vorgeschrieben werden, wenn es mit dem Fahrzeug zu schweren Verkehrsverstößen gekommen ist, sich aber nicht mehr ermitteln lässt, wer tatsächlich das Auto gelenkt hat. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn ein Unternehmen ein Fahrzeug hat, das mehrere Mitarbeiter gemeinsam nutzen. Wenn hier nicht vermerkt wird, wer wann hinter dem Steuer gesessen hat und dann ein Strafmandat eingeht, führt das klarerweise zu Problemen. Je schlimmer der Verstoß, desto kritischer wird eine mangelhafte Nachverfolgbarkeit.

Dementsprechend ist es möglich, dass dann die Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs auferlegt wird. Aus Sicht von Unternehmern, die mehreren Mitarbeitern ein geteiltes Fahrzeug bereitstellen, sollte also alleine schon als vorbeugende Maßnahme sichergestellt werden, dass stets ein korrektes Fahrtenbuch geführt wird.

Steuerliche Aspekte

Bei den steuerlichen Aspekten gibt es zwei zentrale Unterscheidungen: Entweder wird die sogenannte 1%-Regelung genutzt oder die gefahrenen Strecken werden anhand des Fahrtenbuches exakt abgerechnet. Beide Optionen sehen wir uns nun im Detail an.

1%-Regelung

Wenn ein Firmenwagen teilweise privat genutzt wird, so kann dieser mit der sogenannten 1%-Regelung pauschal versteuert werden. Das funktioniert so, dass ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeuges (inklusive aller Extras und der Mehrwertsteuer) als geldwerter Vorteil pro Monat versteuert wird. Das heißt, vom gesamten Brutto-Listenpreis werden 12% pro Jahr herangezogen.

Dann gibt es weitere Details, die zu beachten sind. Kann ein Arbeitnehmer dieses Fahrzeug nämlich auch nutzen, um von seinem Wohnsitz zum Büro zu gelangen, müssen pro Kilometer der zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz liegen 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil erfasst werden. Das ist aber wieder nur dann nötig, wenn diese Strecke öfter als 46 Mal pro Jahr zurückgelegt wird.

Selbstständige aufgepasst! Wenn Sie nicht Arbeitnehmer sind, sondern Unternehmer, so können Sie die pauschale 1%-Regelung nur dann anwenden, wenn zumindest 50% aller Fahrten mit dem Fahrzeug beruflicher Natur sind. Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und dem Arbeitsplatz gelten als betrieblich veranlasste Fahrten. Beachten Sie aber stets, dass Sie nachweisen müssen, dass Sie das Fahrzeug zu über 50% beruflich nutzen.

Eine Ausnahme gibt es auch für Selbstständige. Wenn es nötig ist doppelte Haushaltsführung zu betreiben, so zählen auch die sogenannten Familienheimfahrten als beruflich veranlasste Fahrten.

Versteuerung auf Grundlage des Fahrtenbuches

Wenn Sie nicht die pauschale Variante mit der 1%-Regelung nutzen möchten, müssen Sie ein exaktes Fahrtenbuch führen und können so genau die gefahrenen Kilometer exakt abrechnen. Durch das Fahrtenbuch wird der tatsächliche privat genutzte Anteil ermittelt. Das ist somit im typischen Fall nur dann vorteilhaft für Sie, wenn Sie das Fahrzeug sehr intensiv beruflich nutzen und nur selten private Fahrten vorkommen.

Steuerliche Vorteile

Welche Option für Sie tatsächlich finanziell besser ist, hängt ganz davon ab, wie Sie das Auto genau nutzen. Dazu sollten Sie sich Aufzeichnungen und Gedanken machen, denn der finanzielle Unterschied kann durchaus beträchtlich sein. Wir sehen uns beide Herangehensweisen nun mit einer Beispielrechnung genauer an.

Beispielrechnung

Stellen Sie sich vor, sie kaufen ein gebrauchtes Fahrzeug für Ihr Unternehmen. Der Preis liegt bei 25.000 Euro, doch der Listenpreis für das Fahrzeug, also der Neupreis inklusive Umsatzsteuer, liegt bei 30.000 Euro. Nun fahren Sie täglich 20 Kilometer zu Ihrem Büro.

Es ergibt sich folgende Berechnung:

1% + 20 km x 0,03% : km = 1,6%

Diese 1,6% multiplizieren Sie mit dem Neupreis des Fahrzeuges, also mit 30.000 Euro. Das Ergebnis liegt bei 480 Euro, die als Privatentnahme zu verstehen und somit steuerpflichtig sind. Dass Sie das Fahrzeug für 25.000 Euro gekauft haben, spielt in der Berechnung also keine Rolle.

Diesen ermittelten Betrag brauchen Sie in weiterer Folge nur noch mit dem Betrag vergleichen, den Sie an Einkommenssteuer bezahlen müssten, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen. Ergibt sich daraus, dass Sie so viele berufliche Fahrten haben und so wenige Strecken privat zurücklegen, dass das Fahrtenbuch steuerlich attraktiver ist, so lohnt sich der Aufwand des konstanten Mitschreibens der absolvierten Fahrten.

Fahrtenbuch führen für PKW im Betriebsvermögen

Wenn Sie selbstständig sind, so können Sie Ihren PKW in das Betriebsvermögen aufnehmen. Voraussetzung ist, dass Sie das Fahrzeug zwischen 10 und 50% betrieblich nutzen müssen – in diesem Fall sprechen wir von gewillkürtem Betriebsvermögen. Wenn der Anteil sogar über 50% liegt, ist das Fahrzeug notwendiges Betriebsvermögen.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Wie genau das Fahrtenbuch aufgebaut sein muss, ist vor allem durch einige verpflichtende Punkte, die Sie unbedingt aufführen müssen, geregelt.

Sehen wir uns diese der Reihe nach an:

  • Amtliches Kennzeichen
  • Datum
  • Startort und Ziel
  • Reiseroute kurz beschrieben (besonders wichtig, wenn Sie irgendeine Art von Umweg gefahren sind, damit erklärbar ist, weshalb Sie nicht die direkte Route genommen haben).
  • Zweck der Fahrt und Name des Kunden bzw. Partners: Erstellen Sie am besten einen kurzen Vermerk, der besagt, warum Sie die Person getroffen haben, wer dies genau ist und wo das Treffen stattgefunden hat.
  • Wer ist gefahren?
  • Kilometerstand (am Beginn und Ende jeder Fahrt einzutragen)
  • Art der Fahrt (privat oder beruflich, wenn beruflich, dann idealerweise mit kurzer Beschreibung des Anlassfalls)
  • Ausführung einzelner Fahrten
  • Betriebliche Fahrten: Das konkrete Ziel muss genannt werden, der Straßenname und Ort reichen nicht aus. Der Name des Kunden bzw. Partners ist anzumerken und die vollständige Adresse muss angegeben werden, nachträgliche Listen oder Verweise auf Kalender sind nicht gestattet.
  • Aufzeichnung privater Fahrten

Wichtig ist zu verstehen, dass dies die Mindestanforderungen sind. Je genauer Sie beim Erfassen der Daten rund um alle Fahrten sind, desto besser. Sie befinden sich in der Situation der Nachweispflicht, Sie müssen also beweisen, welche Fahrten beruflich waren. Somit ist es für Sie nur vorteilhaft, wenn Sie dies möglichst exakt dokumentieren.

Klassifizierung der Fahrten

Welche Fahrten gelten denn nun ganz genau als beruflich und welche sind der Privatsphäre zuzurechnen? Oftmals ist dies ganz eindeutig zu sagen, doch es kann auch Situationen geben, in denen das nicht so einfach der Fall ist. Außerdem sind einige Ausnahmefälle genau definiert. Wir sehen uns daher einige gängige Regelungen genauer an.

Definition „privat“

Wenn Sie eine Fahrt selbst als private Strecke eintragen, sollte dies nicht groß hinterfragt werden, denn schließlich erlangen Sie daraus keinen steuerlichen Vorteil. Als private Fahrten gelten vereinfacht gesagt all jene Fahrten, die nicht aus betrieblicher Notwendigkeit heraus entstehen.

Definition „Wohnung“

Es ist wichtig, was Sie genau als Wohnung bezeichnen, denn Sie müssen zwischen betrieblichen Fahrten, Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betriebsort, Privatfahrten und Fahrten in Bezug zu anderen Einkünften oder doppelten Haushaltsführung unterscheiden.

Für die Klassifizierung der Fahrt ist also wichtig, dass Sie klar definieren, wo sich die Wohnung befindet. Dort sollte der dauerhafte Wohnsitz gemeldet sein, außer es liegt eine doppelte Haushaltsführung vor, bei der dann dementsprechend zwei Wohnsitze vorhanden sind.

Definition „Betrieb“

Für die Angabe der betrieblichen Fahrten sind alle zuvor schon beschriebenen Detailinformationen nötig, also neben Datum, Standort und genauem Ziel auch der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, die genaue Route, der Zweck der Reise und Angaben dazu, wen Sie dort getroffen haben. Bei betrieblichen Fahrten ist das Fahrtenbuch also besonders exakt zu führen.

Außerdem ist der Begriff Betrieb auch dahingehend relevant, dass es konkrete Regelungen für die Strecke von Ihrer Wohnung zu Ihrem Büro gibt. Zu betrieblichen Fahrten zählen alle Fahrten, welche die Betriebsstätte als Ziel oder Start haben.

Definition „Kunde“

Alle Fahrten, die Sie zu einem Geschäftspartner unternehmen und einen betrieblichen Grund haben, sind Betriebsfahrten. Besuchen Sie mehrere Kunden hintereinander, so müssen Sie nicht jede Fahrt einzeln auflisten, sondern können die komplette Tour angeben. Vorsicht ist geboten, wenn der Weg von einem Kunden zu Ihrer Wohnung führt oder umgekehrt, denn hierbei handelt es sich dann um Privatfahrten, da weder Start, noch Ziel, der Betrieb ist.

Fahrtenbuch führen mit Vorlage

Wenn Sie zukünftig ein professionelles Fahrtenbuch führen möchten, fidnen Sie online zahlreiche Vorlagen und Muster, die Sie nutzen können. Durch ein gutes Muster haben Sie die Sicherheit, dass Sie keine relevanten Angaben vergessen. Sie brauchen somit nur noch die jeweils relevanten Daten eintragen.

Unser Tipp: Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage für Ihr Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch Muster steht Ihnen kostenlos zum Download zur Verfügung.
Fahrtenbuch Vorlage
Excel Vorlage für Ihr Fahrtenbuch

Bedeken Sie jedoch, dass Sie das Fahrtenbuch fortlaufend führen müssen. Es ist nicht erlaubt Ihre Fahrt erst Tage später nachzutragen, sondern die Führung muss konsequent laufend erfolgen. Nur so können Sie ein korrekt geführtes Fahrtenbuch sicherstellen. Andernfalls riskieren Sie, dass die beruflichen Fahrten nicht als solche anerkannt werden, was zu einer massiven finanziellen Mehrbelastung führen kann.

Wer überprüft das Fahrtenbuch?

Das Finanzamt ist für die Prüfung des Fahrtenbuches zuständig, da Sie durch das Fahrtenbuch die Bemessungsgrundlage Ihrer Einkommenssteuer verändern und es sich gegebenenfalls bei der Privatnutzung um einen geldwerten Bezug handelt. Diese Prüfungen erfolgen sehr genau, da dem Finanzamt bewusst ist, dass das Fahrtenbuch ansonsten geradezu dazu verleiten würde, die ein oder andere Fahrt falsch zu deklarieren.

Dementsprechend wichtig ist es auch, dass Sie Ihr Fahrtenbuch immer in Ordnung halten, es laufend mitführen und alle Fahrten ehrlich eintragen.

Mögliche Konsequenzen bei falscher Fahrtenbuchführung

Grundsätzlich muss der Fahrzeughalter das Fahrtenbuch führen. Wenn es sich um eine Verpflichtung zur Führung des Fahrtenbuchs handelt, weil zuvor ein Bußgeldverfahren anhängig war, so ist außerdem definiert, wer genau das Fahrtenbuch führen muss.

Das falsche Ausfüllen eines Fahrtenbuchs führt zu einem Bußgeld. Außerdem ist klar, dass bei einem mangelhaft geführten Fahrtenbuch jene Fahrten, die womöglich doch privat waren, wohl als Privatfahrten gezählt werden und nur jene, die ganz eindeutig betrieblichen Ursprungs sind, anerkannt werden.

Was tun, wenn man das Fahrtenbuch verloren hat?

Wenn das Fahrtenbuch verloren geht, ist das leider ein ziemlich großes Problem. Die Folge ist ein Bußgeld. Wenn es sich um eine Auflage gehandelt hat, dass das Fahrtenbuch geführt werden muss, so kann diese Dauer zur verpflichteten Führung entsprechend verlängert werden.

Für Unternehmer bedeutet der Verlust des Fahrtenbuchs, dass es hier keine Kulanz gibt, sondern automatisch die 1%-Regel herangezogen wird.

Gegen einen möglichen Verlust des Fahrtenbuches können Sie sich absichern, indem Sie das Fahrtenbuch elektronisch speichern.

Elektronisches Fahrtenbuch führen

Die Digitalisierung hält auch im Bereich der Dokumentation Ihrer Autofahrten Einzug. Es gibt digitale Lösungen für Fahrtenbücher beispielsweise in Form praktischer Apps. Außerdem können Sie die GPS-Daten mit dem Fahrtenbuch verbinden, sodass Sie alle gefahrenen Strecken ganz exakt nachvollziehen können.

Unterschiede und Vorteile zum klassischen Fahrtenbuch

Der Grundsatz, dass Sie das Fahrtenbuch nicht nachträglich verändern können, gilt selbstverständlich auch bei digitalen Lösungen. Sie sollten sich daher für eine Software entscheiden, die dieser Anforderung unbedingt gerecht wird. Teilweise sind Finanzämter hier etwas kulant und akzeptieren, wenn Sie eine Fahrt ein paar Tage später eingetragen haben, doch darauf sollten Sie sich nicht verlassen.

Der zentrale Unterschied ist selbstverständlich die Art und Weise, wie Sie Ihre Fahrten erfassen. Während Sie bei einem Fahrtenbuch auf Papier vielleicht schnell am Beifahrersitz die wichtigsten Daten ein dein Buch eintragen, können Sie bei App-Lösungen die Daten mit dem Smartphone erfassen.

Dass Sie Angaben vergessen oder das ganze Fahrtenbuch sogar verloren geht, gehört mit digitalen Lösungen zum Glück der Vergangenheit an. Außerdem bieten Softwarelösungen die Möglichkeit, die Daten anschaulich aufzubereiten und diese in verschiedenen Formaten zu exportieren. Diese gut aufbereiteten Daten sind auch im Falle einer Prüfung deutlich übersichtlicher als handschriftliche Einträge.

Fahrtenbuch App

Bei der Auswahl einer Fahrtenbuch-App sollten Sie darauf achten, dass das Finanzamt diese anerkennt. Andernfalls können Sie sich absichern, indem Sie das Fahrtenbuch über die App führen und im ersten Jahr auch noch ein händisches Fahrtenbuch schreiben. Werden die Aufzeichnungen aus der App dann akzeptiert, können Sie in Zukunft auf das manuelle Backup verzichten. Viele App-Anbieter machen in den AGB darauf aufmerksam, dass sie nicht garantieren können, dass die Aufzeichnungen durch das Finanzamt akzeptiert werden. Wichtig ist vor allem, dass die Daten nicht nachträglich geändert werden können.

Ebenso müssen Sie bei der Auswahl der App darauf achten, welche Funktionen diese vorweisen. Ist die App beispielsweise für mehrere Personen nutzbar, wenn ein Auto geteilt wird? Welche Auswertungen sind möglich und wie einfach ist die App zu bedienen?

Beispiele für Fahrtenbuch-Apps sind etwa vimcar oder Driverslog Pro. Beide Apps bieten Exportmöglichkeiten für die aufgezeichneten Daten in verschiedenen Formaten. Bei mehreren Fahrern gibt es die App Mileage Logbook oder für das iPhone die App iFahrtenbuch.

Welche App für Sie am besten passt, können Sie anhand Ihrer Fahten herausfinden.

Navigationssysteme mit Fahrtenbuch

Navigationssysteme mit Fahrtenbuch sind vergleichsweise weniger verbreitet als Apps, doch es gibt durchaus vollautomatische Lösungen dieser Art, beispielsweise von Taskx. Zu beachten ist, dass Sie selbst entsprechende Ergänzungen vornehmen müssen, etwa die Namen der Kunden eintragen, zu denen Sie gefahren sind und sortieren, welche Fahrten nun privat und welche beruflich waren. Das Navi bietet den Vorteil, dass gleich alle GPS-Daten vorhanden sind, doch gegenüber einer App ist es in Summe keine große Zeitersparnis.

Software

Professionelle Softwarelösungen für das Führen eines Fahrtenbuches bietet sich besonders für Unternehmen an, die mehrere Fahrzeuge haben oder womöglich sogar LKWs besitzen. Mit entsprechenden Softwarelösungen lässt sich hier nahezu alles tracken – von der gefahrenen Route, bis hin zu den eingehaltenen Pausen-Zeiten der Fahrer. Es gibt unterschiedlichste Softwarelösungen am Markt, beispielsweise von webfleet. Die Bandbreite ist enorm und wenn Sie eine Softwarelösung suchen, müssen Sie ausreichend Zeit investieren, um die vielen Angebote zu vergleichen, die hier am Markt verfügbar sind.

Dienstleister

Softwareanbieter agieren häufig auch als Dienstleister. Sie können Ortungen durchführen und Auswertungen liefern. Professionelle Dienstleister, die Fahrtenbücher erstellen, machen nur für größere Unternehmen Sinn beziehungsweise für all jene Unternehmen, die einen größeren Fuhrpark verwalten.

Fazit

Das Fahrtenbuch ist erstmal einiges an Bürokratie und niemand macht gerne genaue Aufzeichnungen über jede einzelne Autofahrt. Doch durch die genauen gesetzlichen Regelungen ist klar geregelt, welche Dokumentation nötig ist. Aufgrund der strengen Vorgaben sollten Sie sich unbedingt daran halten, das Fahrtenbuch nach bestem Wissen und Gewissen zu führen.

Glücklicherweise gibt es auch einen interessanten Anreiz, um das Fahrtenbuch exakt zu führen. Denn wer nicht die 1%-Regel nutzt, kann durch die Angabe der Kilometer, die beruflich bzw. privat gefahren wurden, Steuern sparen. Apps und Software-Lösungen sorgen dafür, dass das Führen des Fahrtenbuches zudem heute auch schon einfach und angenehm möglich ist.