Was auf den ersten Blick als eine einfache Aufgabe erscheint, ist auf den zweiten Blick nicht mehr so einfach. Möchten Sie eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, ist eine Vielzahl von Vorgaben zu beachten. Die durch den Gesetzgeber definierten Pflichtangaben variieren dabei zwischen Rechnungen für Kleinunternehmen und voll steuerpflichtigen Personen. Mit einem Vordruck für eine Rechnung haben Sie alle Angaben in der Übersicht. Auf Grundlage hochwertiger Muster ist es leicht, eine korrekte Rechnung zu erstellen.
Mit unserer Musterrechnung hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck
Geschäftliche Unterlagen sind ein wichtiger Teil für Außenpräsentationen von Unternehmen jeder Branche. Mit einer professionell gestalteten Rechnung können Sie Kunden und Geschäftspartner davon überzeugen, dass Sie in allen Bereichen Ihres Unternehmens wert auf Qualität legen.
Mit einer Vorlage in Word oder in Excel können Sie das Schriftstück leicht anpassen. Von der Farbgestaltung, über das Einfügen von Logos bis hin zur Anpassung der Schriftart, alles ist mit nur wenigen Klicks möglich. Sie erhalten die Rechnungsvorlagen dafür in unterschiedlichen Ausführungen:
- Rechnung für Kleinunternehmer
- Rechnung für Kleinbeträge bis 250 Euro
- Vollwertiges Rechnungsmuster
Wer muss Rechnungen schreiben?
Ob Sie lediglich zwei Kisten Äpfel im Monat verkaufen, oder mehrere Tausend Produkteinheiten im Quartal vertreiben, Sie sind dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Korrekte Belege müssen sowohl für Dienstleistungen als auch für Produkte vorliegen.
Die Rechnungsvorlage muss dabei korrekt und vollständig sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Werden die Rechnungen nicht anerkannt, kann es im Bestfall zu Schätzungen kommen. Im schlimmsten Fall wird eine Strafverfolgung für den Betrugsverdacht eingeleitet.
Warum eine Rechnungsvorlage nutzen?
Wenn Sie eine Rechnungsvorlage verwenden, genießen Sie viele Vorteile. Freiberufler, Kleinunternehmer oder eine eingesessene Firma, eine ordentliche Rechnung ist wichtig. Die Vorlage für die Rechnung enthält alle Pflichtangaben. Individuelle Inhalte lassen sich schnell und somit besonders effizient eintragen.
Sie können die Vorlagen auch dazu nutzen, um sich für einen möglichen Aufbau der Rechnung inspirieren zu lassen. Wichtig ist dabei, dass Sie sich im Vorfeld genau darüber erkundigen, welche Art der Rechnung für Ihren Einsatz korrekt ist. Denn mit den verschiedenen Rechnungsarten ändern sich auch die Pflichtangaben.
Hat die Nutzung von Rechnungsvorlagen Nachteile?
Die rechtlichen Vorgaben für Rechnungen gehen über die Pflichtangaben hinaus. So besteht zum Beispiel eine Aufbewahrungspflicht für sechs Jahre. Inkorrekte Rechnungen müssen mit sogenannten Storno- oder Korrekturrechnungen berichtigt werden. Eine wichtige Pflichtangabe für jede Rechnung ist eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nicht erneut verwendet werden darf.
Wenn Sie also lediglich eine Rechnung oder zwei Rechnungen im Monat ausstellen, sind die spezifischen Vorgaben leicht einzuhalten. Was aber, wenn die Anzahl der Rechnungen stetig wächst? Wenn Sie eine große Flut von Rechnungen bearbeiten, dann ist die Rechnungsvorlage nur bedingt die richtige Wahl. Denn jede Vorlage muss einzeln angepasst werden.
Eine Alternative sind spezielle Software-Lösungen, die das Erstellen und Archivieren von Rechnungen zu einem echten Kinderspiel machen. Sie arbeiten unter anderem mit automatisch fortlaufenden Rechnungsnummern. Auch die statischen Angaben wie Bankdaten, die Steuernummer oder die Anschrift sind automatisch auf jeder Rechnung korrekt hinterlegt.
Vorlagen in Word oder Excel verwenden?
Steht die Rechnungsvorlage kostenlos zum Download bereit, haben Sie in der Regel die Wahl aus einem Word-Dokument, einer Excel-Vorlage und einer PDF-Datei.
Das Word-Dokument ist die beste Wahl für Rechnungen mit wenigen Posten. Wird lediglich eine Dienstleistung abgerechnet, oder die Rechnung bezieht sich auf drei Einheiten des gleichen Produktes, ist Word absolut ausreichend. Die Word-Rechnungsvorlage lässt sich schnell anpassen und individuell gestalten.
Wenn Sie allerdings eine umfangreiche Rechnung ausstellen, dann kann eine Excel-Vorlage eine interessante Alternative darstellen. Eine Vielzahl von Einzelpositionen lässt sich übersichtlich präsentieren und prüfen.
Die Rechnungsvorlage als PDF dient als Ideengeber. Lässt sie sich bearbeiten und anschließend als geschützte Version speichern, erspart dies den Schritt der Dateiumwandlung. Eine kleine Zeitersparnis, die im hektischen Arbeitsalltag einen echten Unterschied machen kann.
Welche Pflichtangaben müssen auf dem Muster vorhanden sein?
Die Pflichtangaben für Rechnungen sind durch das Umsatzsteuergesetz nach § 14 geregelt. Für Kleinunternehmer muss die Rechnungsvorlage dabei weniger Informationen enthalten. Im Folgenden alle Angaben, die für eine voll umsatzsteuerpflichtige Rechnung relevant sind:
- Name und Anschrift von Rechnungsteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer des Leistungserbringers bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum der vorliegenden Rechnung
- Lieferzeitpunkt bzw. vereinbarte Endgelder für zeitverzögerte Lieferungen
- Rechnungsnummer – fortlaufen, eindeutig zu identifizieren, einmalig
- Menge und Art der Waren bzw. Definition der Dienstleistung
- Das vereinbarte Endgeld mit Steuersatz (wenn zutreffend)
- Mögliche Rabatte, Skonti oder Bonuszahlungen
Achtung: Sind diese Informationen nicht vollständig oder inkorrekt, kann es im Rahmen einer Finanzprüfung zu Problemen kommen. Wenn Ihnen nach dem Versenden der Rechnung ein Fehler auffällt, unbedingt eine Korrekturrechnung zusenden. Auch dafür werden die passenden Vorlagen angeboten.
Mit unserem Muster auf der sicheren Seite
Es lohnt sich, vor dem Erstellen einer individuellen Rechnungsvorlage ausreichend Informationen zum Thema einzuholen. So gehen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt wie vollständig auf der Rechnung verzeichnet sind.
Achten Sie bei der Nutzung von Vorlagen darauf, die wichtigen Eckdaten wie das Datum und die Rechnungsnummer anzupassen.
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