Sie möchten Waren an einen Ihrer Kunden außerhalb der Europäischen Union senden? Dann sollten Sie aufpassen. In diesem Fall benötigen Sie nämlich eine sogenannte Handelsrechnung.
Diese unterscheidet sich nicht nur im Namen von der Standardrechnung, sondern muss auch einige gesonderte Anforderungen erfüllen.
Wieso ist eine korrekte Handelsrechnung so wichtig?
Das Erstellen einer fachgerechten Handelsrechnung ist keine simple Formalität, sondern ausschlaggebend dafür, ob die bestellte Ware bei Ihrem Kunden auch ankommt. Für eine reibungslose Abfertigung am Zoll sollten sich also keine groben Fehler einschleichen. Wenn Ihr Kunde deswegen eine Lieferung nicht erhält, würde Sie das nicht nur unseriös wirken lassen, sondern könnte auch weitergehende Konsequenzen für Sie haben. Mit einer passenden Vorlage der Handelsrechnung behalten Sie jedoch den Überblick und unterschlagen bei der Einfuhr keine wichtigen Informationen.
Die Anforderungen einer Handelsrechnung
Die Handelsrechnung, die sichtbar auf der Außenseite einer Lieferung angebracht werden muss – ähnlich dem Lieferschein – sollte folgende Angaben auf jeden Fall enthalten:
- Pflichtangaben einer Rechnung (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, etc.)
- Eine eindeutige Warenbeschreibung, die der zuständigen Zollbehörde verständlich macht, worum es sich beim Inhalt der Lieferung handelt
- Das Herkunftsland
- Angaben zum Wert der Ware (inklusive Versandkosten)
- Zweck der Lieferung (Geschenk, Warenlieferung, Reparatur, etc.)
- Lieferbedingungen im Incoterms-Format
- Sogenannte HS-Codes (harmonisierte Codes)
Der Code ist im Gegensatz zu den restlichen Angaben nicht verpflichtend, aber durchaus hilfreich, da so viele Informationen wie anfallende Zölle oder Steuern ganz einfach abgefragt werden können. Die Lieferbedingungen können meistens im passenden Format bei dem Dienstleister abgerufen werden, bei dem die Lieferung in Auftrag gegeben wird. Gerade aufgrund der speziellen Anforderungen ist eine Mustervorlage für eine Handelsrechnung zu empfehlen, selbst wenn Sie bereits Erfahrung mit dem Schreiben von Rechnungen haben.
Word-Vordruck – die klassische Option
Eine entsprechende Rechnungsvorlage in Word steht Ihnen standardgemäß zur Verfügung und lässt sich einfach von Ihnen bearbeiten. So können Sie die notwendigen Angaben unkompliziert anpassen. Ein bereits vorhandener Beispieltext hilft Ihnen dabei, sich bei der Erstellung der Handelsrechnung besser orientieren zu können. Für kleine Warenlieferungen ist ein Rechnungsmuster in Word daher hervorragend geeignet. Je nach Umfang der aufgeführten Waren ist jedoch eine Vorlage in Excel bzw. eine Kombination zu empfehlen. Für eine Rechnung von kleinem Umfang bietet eine Vorlage in Word Ihnen alles, was Sie für eine professionelle Handelsrechnung brauchen.
Excel-Vordruck – Muster für umfangreiche Warenlieferungen
Sie suchen eine Vorlage, um die rechtlichen Anforderungen an eine Handelsrechnung zu erfüllen, aber Ihre geplante Lieferung ist ein Großauftrag? In diesem Fall gibt Ihnen ein Muster in Excel alle Möglichkeiten, um die Waren mit den jeweiligen Beschreibungen komfortabel aufzulisten. Auch die Option der automatischen Kalkulation kann Ihnen hier hilfreich sein.
Vor- & Nachteile einer Handelsrechnungsvorlage
Bei einzelnen Lieferungen ins EU-Ausland ist eine entsprechende Vorlage hilfreich. Vor allem, wenn Sie zum ersten Mal eine Handelsrechnung schreiben, ist ein Vordruck eine gute Orientierungshilfe. Sollten Sie hingegen zum Beispiel regelmäßig derartige Lieferungen an Kunden tätigen, so ist die Erstellung per Hand auch mit einem Muster umständlich. In einem solchen Fall kann eine Softwarelösung besser geeignet sein. So lässt sich zusätzlich Zeit sparen.
