Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dann sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Dennoch müssen Sie gewisse Punkte aus dem sogenannten Umsatzsteuergesetz beachten. Darunter fällt der korrekte Aufbau für Kleinunternehmer Rechnungen. Die Pflichtangaben sind nach § 14 Abs. 4 UStG definiert. Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Daten anzugeben.
Definition Kleinunternehmer – was ist das?
Ein Kleinunternehmer wird als ein solcher bezeichnet, wenn sein Umsatz so gering ist, dass er in nahezu allen Punkten (nicht ausnahmslos) nach dem Umsatzsteuergesetz noch so behandelt wird, wie eine Privatperson – also ein Nichtunternehmer.
Beispiel für Kleinunternehmer – die passende Vorlage wählen
Sie finden online eine Vielzahl von kostenlosen Vorlagen für Belege aller Art. Als Kleinunternehmer ist es wichtig, dass Sie einen passenden Vordruck wählen, denn Sie dürfen die Umsatzsteuer nicht auf Ihrer Rechnung ausführen. Zusammen mit der Begründung für die fehlende Ausführung wird die Rechnung vom Finanzamt anerkannt. Nutzen Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung bzw. eine Rechnungsvorlage mit aufgeführter Umsatzsteuer, kann dies zu Problemen führen.
Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung für die Rechnung als Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bezieht sich auf Kleinunternehmer, die durch eine Beantragung durch das Finanzamt als solche anerkannt werden. In diesem Fall entfällt die Angabe der Umsatzsteuer auf den Rechnungen eines Kleinunternehmers. Demnach sind auch die Abgaben von Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht notwendig. Im Allgemeinen sollten Sie die Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung kennen, wenn sie auf Sie zutrifft. Denn als Kleinunternehmer ist man fünf Jahre an seine Entscheidung gebunden, sollte man sich trotz Qualifizierung gegen die Regelung entscheiden.
Zudem entfällt bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Nutze für diese Art der Rechnungen einfach unsere kostenloses Muster für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Wann kann die Kleinunternehmerregelung beantragt werden?
Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Der Antrag kann beim Finanzamt gestellt werden, wenn im Vorjahr der umsatzsteuerpflichtige Bruttoumsatz unter 17.500 € und im laufenden Jahr nicht über 50.000 € liegt. In diesem Sinne kann die Kleinunternehmerregelung als finanzielle Unterstützung für Gründer gesehen werden. Existenzgründer, die noch am Anfang ihrer Gründung stehen, müssen ihren Umsatz jedoch schätzen und für das Finanzamt glaubhaft darlegen können, damit sie als Kleinunternehmer eingestuft werden können.
Wer jedoch darauf verzichtet, ist vorsteuerabzugsberechtigt und kann dadurch Kosten sparen.
Pflichtangaben für das Muster
Das Finanzamt erkennt Rechnungen nur dann an, wenn diese ordentlich erstellt sind. Für Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung muss eine ordnungsgemäße Rechnung die folgenden Angaben führen:
- Namen und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Benennung der Dienstleistung
- Lieferdatum
- Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben
Handelt es sich um eine grundstücksbezogene Leistung, ist zusätzlich ein Hinweis auf eine zweijährige Aufbewahrungspflicht (§ 14 UStG) notwendig. Diese gilt für private Leistungsempfänger.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in Excel & Word
Eine Musterrechnung für Kleinunternehmer wird Ihnen sowohl als Word-Dokument, als Excel-Dokument als auch als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Die Word-Dateien lassen sich besonders leicht an Ihre individuellen Ansprüche anpassen. Sie können auf Wunsch ein Logo einbinden oder auch ein Wasserzeichen.
Soll die Rechnung in einem Standard-Briefumschlag mit Sichtfenster versendet werden, kann die Vorlage bei Bedarf ebenfalls mit den passenden Abständen zu dem gewünschten Format bearbeitet werden.
Für sehr lange Rechnungen mit vielen Einzelposten eignen sich die Vorlagen in Excel besser. Hier ist auch die automatische Rechenfunktion von Vorteil. Eine PDF-Datei lässt sich im Idealfall abändern, und anschließend als gesicherte Datei speichern. Das erspart den Arbeitsschritt der Dateiumwandlung.
Unterschied zwischen Waren und Dienstleistungen
Viele Unternehmer sind sich in der Anfangsphase unsicher, wie die Waren und Dienstleistungen auf einer Rechnung korrekt zu benennen sind. Dabei ist es für beide Bereiche ausreichend, eine klare Benennung zu verwenden. Solange für jeden ersichtlich ist, worum es sich handelt, ist die konkrete Bezeichnung nicht relevant.
Für Waren müssen die Stückzahlen erkennbar sein. Ebenso wie der Einzelpreis und der Gesamtpreis der Waren. Für Dienstleistungen kann eine Abrechnung nach Zeiteinheiten oder pro Auftrag bzw. Projekt angegeben werden.
Die Kleinunternehmer-Rechnung mit einer Software erstellen
Sie sind gerade erst dabei, Ihr Unternehmen aufzubauen und stellen Ihre ersten Rechnungen aus? Dann ist es sinnvoll mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Das Muster ist ein vollständiges Beispiel für eine ordentliche Rechnung. Sie können den Vordruck individuell anpassen und ein eigenes Ablagesystem erarbeiten.
Achtung: Die Rechnungsnummer muss es ermöglichen, die chronologische Reihenfolge der Rechnungsstellung nachzuhalten. Die Nummer muss einmalig sein. Wie die Rechnungsnummer aufgebaut ist, bleibt ganz Ihnen überlassen. So ist es unter anderem möglich, die Rechnung einfach durchzugehen und über viele Jahre hinweg fortlaufend zu nummerieren. Sie können aber zum Beispiel auch ein System aus Jahreszahl und Rechnungsnummer kreieren - beispielsweise im Format JJ-XX (21-01 für die erste Rechnung im Jahr 2021).
Die Vorlage hilft Ihnen also dabei, eine korrekte Rechnung ohne einen großen Aufwand anzufertigen. Wenn Sie lediglich ein paar Rechnungen im Monat ausstellen, ist dieses System sehr praktisch. Was aber, wenn Sie im Monat mehrere Hundert Rechnungen ausstellen? Dann wird es schnell unübersichtlich. Sie müssen jede Rechnungsvorlage separat anpassen und anschließend korrekt ablegen.
Für solche Fälle eignet sich eine spezielle Software am besten. Sie arbeiten unter anderem mit automatisch fortlaufenden Rechnungsnummern und die Stammdaten werden immer korrekt übernommen. Ein softwareinternes Ablagesystem hilft dabei, auf einzelne Rechnungen im Handumdrehen zurückzugreifen. Ist die Software cloudbasiert, können Sie jederzeit auf Ihre Daten zugreifen und sind stets abgesichert. Eine Online Software eignet sich am besten für eine übersichtliche und fehlerfreie Büroarbeit. Oftmals bietet sie auch andere Funktionen, wie etwa die Kundenverwaltung.
Auch das Design bei Vorlagen & Co. beachten
Rechnungen, wie auch andere Geschäftsunterlagen, sind ein Teil der Außenpräsentation Ihres Unternehmens. Sieht eine Rechnung professionell aus, kann sich dies positiv darauf auswirken, wie Kunden oder Geschäftspartner Ihr Unternehmen wahrnehmen. Verzichten Sie also auf unnötige Schnörkel oder grelle Farben – außer natürlich, ein solches Design stimmt mit Ihrer Firmenphilosophie und Ihrem Image überein.
