Unternehmen aller Branchen und Größen können auf die Nutzung von Geschäftsbriefen nicht verzichten. Sie dienen nicht nur der reinen Kommunikation. Sie sind auch relevant im rechtlichen Rahmen und ein wichtiger Teil der unternehmerischen Außendarstellung.
Geschäftsbriefe liegen in mehreren Formen vor, und sie unterliegen zum Teil einer DIN-Norm. Darüber hinaus gibt es Pflichtangaben, die ein Geschäftsbrief enthalten muss.
Nutzen Sie ein Geschäftsbrief-Muster, um Schreiben aufzusetzen, die in allen Bereichen den höchsten unternehmerischen wie juristisch korrekten Anforderungen entsprechen.
Was ist ein Geschäftsbrief?
Es gibt, genau wie bei der Pressemitteilung der Fall, keine allgemeingültige Vorlage für einen Geschäftsbrief. Denn mit diesem Begriff lassen sich mehrere Schreiben korrekt bezeichnen.
Generell wird die gesamte Korrespondenz zwischen Unternehmen und deren Partnern, Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten als Geschäftsbrief benannt. Der Kontakt kann dabei sowohl per Post, als auch auf dem elektronischen Weg erfolgen.
Da Geschäftsbriefe immer im Rahmen von Handelsgeschäften geschrieben werden, unterliegen sie bestimmten Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht. Sie müssen mindestens sechs Jahre lang archiviert werden. Im Fall einer Unternehmensprüfung müssen Sie in der Lage sein, jederzeit die Geschäftsbriefe vorzulegen.
Welche Angaben müssen auf der Vorlage vorhanden sein?
Das Handelsgesetzbuch nennt Pflichtangaben für Geschäftsbriefe. Welche dies im Detail sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Sind die Pflichtangaben nicht vorhanden, kann es zu Abmahnungen kommen.
Das Handelsgesetzbuch macht keine Angaben über den Inhalt von Geschäftsbriefen für die folgenden Gruppen:
- Einzelunternehmer ohne Eintrag im Handelsregister
- Gesellschaften nach bürgerlichem Recht ohne Eintrag im Handelsregister
Es ist aber denkbar, dass branchenrelevante Verpflichtungen bestehen. Es sollten immer die komplette Benennung der Firma sowie die Anschrift vorhanden sein. Auch der vollständige Name des Geschäftsinhabers ist im Idealfall angegeben.
Achtung: Rechnungen unterliegen einer gesonderten Angabepflicht. Diese ergibt sich aus dem Steuerrecht.
Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag und Personengesellschaften sind zu den folgenden Angaben im Geschäftsbrief verpflichtet:
- Firmenname nach Handelsregistereintrag
- Rechtsform
- Firmensitz
- Registergericht des Firmensitzes
- Handelsregistereintragsnummer
Geschäftsbrief DIN 5008 – Was ist das?
Eine gute Vorlage ist ein DIN 5008-Geschäftsbrief. Die DIN-Norm ist nicht rechtsbindend, allerdings sehr benutzerfreundlich. Der Geschäftsbrief ist im DIN A4 Hochformat gestaltet und hat an der Oberseite einen Rand von 4,5 cm. Das lässt ausreichend Platz, um ein Firmenlogo einzubringen.
Der Seitenrand ist links 2,5 cm breit. Rechts liegt er bei mindestens einem Zentimeter. Die Standard-Schriftgröße ist 12. Für längere Anschreiben ist auch 11 möglich. Die Schriftart ist nicht durch den DIN-Standard benannt. Arial und Times New Roman werden am häufigsten verwendet.
Der Aufbau – immer professionell wirken
Ein guter Geschäftsbrief setzt sich aus vielen Bereichen zusammen. Wenn Sie mit einem Geschäftsbrief-Muster arbeiten, ist es leicht, den Überblick zu wahren. Besonders der Briefkopf stellt einige Punkte, die zu beachten sind:
- Das Firmenlogo wir zumeist linksbündig mit den kompletten Rücksendeangaben am oberen Rand eingefügt. Diese Angaben in eine durchlaufende Zeile schreiben.
- Direkt darunter befindet sich das Feld für die Anschrift des Empfängers. Hier kann eine Bemerkung übergeschrieben werden: vertraulich, Projektname usw.
- Für vertrauliche Anschreiben wird für die Anschrift der Personenname über den Firmenamen gesetzt. So wird signalisiert, dass der Empfänger den Brief persönlich öffnen soll.
- In einem DIN-Umschlag mit Sichtfenster wird die Adresse nur dann komplett sichtbar, wenn das Anschriftfeld 8,5 cm breit und vier Zentimeter hoch ist.
Den korrekten Inhalt wählen
Es gibt eine Reihe von Arten für Geschäftsbriefe. So finden Sie eine Vielzahl von Vorlagen für einen Geschäftsbrief:
- Vorlage für eine Danksagung
- Vordruck für eine Stornierung
- Muster für die Schule
Abhängig vom Inhalt, ändert sich also der Aufbau des Geschäftsbriefes. Bezieht sich der Inhalt auf einen bestimmten Tatbestand, muss dieser separat erläutert werden. Ist es ein allgemeines Schreiben, zum Beispiel um eine Änderung im Kommunikationsablauf zu erläutern, ist es nicht notwendig, einen speziellen Absatz über den Bezug einzubauen.
Eine Geschäftsbrief-Vorlage in Word erlaubt es Ihnen natürlich, ohne große Mühen Inhalte einzufügen oder zu entfernen. Auf Wusch sind auch Zwischenzeilen oder Textboxen sofort in das Layout integriert.
Formaler Aufbau für den Textinhalt des Briefes
Der Inhalt des Geschäftsbriefes kann also über einen Paragrafen mit Bezugs- und gegebenenfalls Kommunikationsdaten (welche Abteilung, welcher Ansprechpartner usw.) eingeleitet werden. Zwei Zeilen darunter lässt sich zusätzlich eine Betreffzeile einbinden.
Diese gibt auf einen Blick zu erkennen, worum es im Folgeabsatz geht. In der Regel wird dieser Betreff durch Fettdruck und eine größere Schrift optisch hervorgehoben.
Weitere zwei Zeilen trennen die Betreffzeile von der formalen Anrede. Wie diese Anrede formuliert ist, hängt von dem Verhältnis ab, das Absender und Empfänger zueinander haben.
Neutrale Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ sind also ebenso denkbar wie Anreden auf persönlicher Ebene: „Liebe Frau Schmidt.“
Der erste Absatz und die Anrede werden durch eine weitere Leerzeile getrennt. Da der erste Satz die Anrede fortsetzt, wird hier nicht mit Großbuchstaben und einer neuen Satzformulierung begonnen.
Die folgenden Inhalte und deren Aufteilung müssen individuell bestimmt werden. Stilmittel wie Fettungen oder Bullet-Points können zum Einsatz kommen. Zwischen einzelnen Absätzen eine Leerzeile einfügen. Spezielle Kommentare oder Hinweise wie Zitate können um ein Tab eingerückt werden.
Den Geschäftsbrief abschließen – Was ist zu beachten?
Ein professioneller Geschäftsbrief wird mit einer Grußformel abgeschlossen. Diese folgt dem letzten Absatz, mit einer Leerzeile Abstand. Welche Formulierung hier zum Einsatz kommt, hängt erneut von der Beziehung zwischen Absender und Empfänger ab. Branchenbezogen können auch kreative Abschlussformeln wie „Mit blumigen Grüßen“ gewählt werden.
Eine Grußformel, die immer möglich ist: „Mit freundlichen Grüßen.“
Nach der Grußformel drei Leerzeilen einfügen, um ausreichend Platz für die Unterschrift zu lassen. Darunter wird der Name des Absenders eingefügt. Ist der Name bereits an anderer Stelle im Brief genannt, zum Beispiel im Briefkopf oder in der Fußnote, ist dies aber nicht unbedingt notwendig.
Wenn vorhanden, werden Auflagen am Ende des Textes aufgelistet. In der Fußzeile befinden sich sämtliche relevante Geschäftsangaben:
- Kontoverbindung
- Steuernummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen
- Internetpräsenz
Es ist hilfreich, Falzvorlagen oder Lochvorlagen zu integrieren. Eine saubere Abheftung ist so einfacher. Die Falzvorlagen helfen, einen Briefbogen für einen DIN Umschlag passend zu falten.
Warum eine Geschäftsbrief-Vorlage verwenden?
Möchten Sie einen ordentlichen Brief schreiben, gibt es viel zu beachten. Eine gute Geschäftsbrief-Vorlage erlaubt es Ihnen, dies ohne großen Aufwand zu tun. Word-Dokumente sind schnell an die individuellen Ansprüche angepasst.
Werden regelmäßig derartige Schreiben verfasst, lohnt es sich, ein Geschäftsbrief-Beispiel für die Erstellung einer allgemeinen Vorlage für den firmeninternen Gebrauch zu nutzen. Logo, Kontaktdaten und weitere spezifische Informationen sind so für jeden Nutzer leicht zugänglich.
Um stets professionell zu wirken, ist es wichtig, den Vordruck für den Geschäftsbrief eingehend auf mögliche Tippfehler, Zahlendreher oder veraltete Informationen zu prüfen.
